Досье на проект приказа «О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»

В соответствии c пунктом 2 статьи 9 Закона Республики Казахстан  от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля  2013 года № 27 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликованный в газете «Казахстанская правда» от 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376), в газете «Егемен Қазақстан» от 20 марта 2013 года  № 90 (28029)) следующие изменения:

заголовок указанного приказа изложить в следующей редакции:

«Об утверждении Правил ведения учета данных о составе документов»;

преамбулу изложить в следующей редакции:

«В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:»;

пункт 1 указанного приказа изложить в следующей редакции:

«1. Утвердить прилагаемые Правила ведения учета данных o составе документов.»;

Правила ведения учета данных о составе документов, утвержденные  указанным приказом, изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации (Тукеев Ж.А.)  в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в графическом формате в полном соответствии с подлинником для официального опубликования в информационно-правовой системе «Әділет»;

3) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации Министерства юстиции Республики Казахстан» копий настоящего приказа в бумажном и электронном виде, заверенные электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, для официального опубликования, включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан, Государственный реестр нормативных правовых актов Республики Казахстан;

4) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;

5) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.  

Министр
культуры и спорта
Республики Казахстан А. Мухамедиулы

1. Правила ведения учета данных о составе документов (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

2. Централизованному государственному учету подлежат все документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда независимо от формы их собственности.  

3. Обеспечение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).

4. Учет документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда.  

5. Архивы осуществляют учет данных o составе документов Национального архивного фонда.

6. Учет осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

7. Учет основывается на принципах, установленных в пункте 217 Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146, зарегистрированных в Реестре государственной регистрации нормативно-правовых актов за № 10128, централизованный государственный (далее – Правила приема).

8. Определение количества и состава документов Национального архивного фонда и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, установления их наличия и состояния.

9. Учету подлежат:

1) хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

2) документы Национального архивного фонда, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

10. В состав основных учетных документов архива помимо документов централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда входят:

1) книга учета поступлений документов – для учета каждого поступления архивных документов в архив, a также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

2) список фондов– для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

3) лист фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

4) лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации, учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

5) опись дел, документов – для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;  

6) реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

7) инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни – для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

8) паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

9) лист учета и описания документа, отнесенного к объектам национального достояния Республики Казахстан;

10) список фондов, содержащих особо ценные документы;

11) опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

12) реестр описей особо ценных дел, документов;