Об утверждении Правил документирования и управления документацией Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан Приказ Ответственного секретаря Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 31 октября 2014 года № 115

В соответствии с постановлениями Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168 «Об утверждении некоторых инструкций», от 10 декабря 2002 года № 1300 «О Регламенте Правительства Республики Казахстан» и от 21 декабря 2011 года № 1570 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила документирования и управления документацией Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан.

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит рассылке.

Ответственный секретарь Б. Атамкулов

1. Настоящие правила документирования и управления документацией (далее - Правила) в Министерстве по инвестициям и развитию Республики Казахстан (далее - Министерство) разработаны в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан от 27 апреля 2010 года № 976 «Об утверждении Правил подготовки, согласования, представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан», законом Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации», Правилами обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан в государственных органах Республики Казахстан, утвержденными приказом Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан от 4 июня 2009 года № 01-30.13 дсп, Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, Положением о Министерстве по инвестициям и развитию Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2014 года № 995 «Некоторые вопросы Министерства по инвестициям и развитию» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и устанавливают общие требования по осуществлению делопроизводства и управления документацией в Министерстве.

Пункт 1 изложен в новой редакции Приказа Ответственного секретаря Министерства по инвестициям и развитию РК от 16.02.2016 г. № 197 (см. редакцию от 22.09.2015 г.)

2. Требования и порядок работы с документами, установленные настоящими Правилами, обязательны для всех сотрудников Министерства.

3. Правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера и распространяются на организационно-распорядительную документацию.

4. Порядок ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием специальных видов связи устанавливается отдельными инструкциями Министерства.

Подготовка, ознакомление и прохождение служебной информации ограниченного распространения осуществляются в соответствии с Правилами отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196 «Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней.

Абзац второй пункта 4 изложен в новой редакции Приказа Ответственного секретаря Министерства по инвестициям и развитию РК от 16.02.2016 г. № 197 (см. редакцию от 22.09.2015 г.)

5. Положения настоящих Правил распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи.

6. В настоящих Правилах используются следующие понятия и сокращения:

1) руководство Министерства - Министр по инвестициям и развитию Республики Казахстан (далее - Министр), Ответственный секретарь Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан (далее - Ответственный секретарь), первый вице-министр Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан (далее - первый вице-министр), вице-министры Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан (далее - вице-министры);

2) ЕСЭДО - единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан;

3) ПО - программное обеспечение;

4) БД - база данных;

5) служебная корреспонденция - вся корреспонденция, входящая/исходящая в Министерстве, имеющая регистрационный номер в ПО ЕСЭДО;

6) ЭЦП - ключевой носитель информации, содержащий закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи;

7) РКК - регистрационно-контрольная карточка служебной корреспонденции в БД ЕСЭДО;

8) документы вышестоящих органов - поручения (письма, планы) поступающие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;

9) поручения руководства Министерства - оперативные поручения Министра, личные, протокольные поручения руководства Министерства;

10) обращения граждан - обращения физических и юридических лиц;

11) внутренняя переписка - переписка между структурными подразделениями и ведомствами Министерства;

12) ответственный исполнитель - сотрудник (структурное подразделение) Министерства, определенное руководством Министерства первым исполнителем;

13) служба документационного обеспечения Министерства - Департамент документирования и контроля Министерства (далее - Департамент), осуществляющий регистрацию и адресацию корреспонденции, а также контроль исполнения документов;  

14) фирменные бланки - бланки строгой отчетности, установленного формата, оформленные с использованием государственной символики (бланк письма и бланк приказа).

7. Ведение делопроизводства в Министерстве, в том числе учет входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение своевременного доведения документов и поручений руководства до исполнителей, принятие мер по сохранности и оформлению документов в соответствии с положениями настоящих Правил, а также информирование руководства о состоянии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, по корреспонденции, поступающей в Министерство возложено на Управление документационного обеспечения Департамента (далее - УДО).

Контроль за своевременным исполнением документов информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Министерства, осуществляет Управление контроля за исполнением служебных документов Департамента (далее - УКСД).

8. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляется УДО, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

9. Ответственными за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов в структурных подразделениях и ведомствах Министерства являются их руководители.

10. Персональная ответственность за качественное и своевременное исполнение актов и поручений вышестоящих государственных органов возлагается на руководство Министерства по компетенции и руководителей структурных подразделений.

11. По итогам ежегодной оценки эффективности деятельности центральных государственных органов, в случае снижения показателей эффективности деятельности Министерства по исполнению актов и поручений вышестоящих государственных органов, привлекаются к ответственности руководители структурных подразделений (директора, заместители директоров, председатели, заместители председателей).

12. Ответственными за качественную подготовку материалов, по всем вопросам рассматриваемым на заседаниях Правительства и совещаниях Премьер-Министра и предварительную проработку всех вопросов межведомственного характера с заинтересованными государственными органами, для принятия соответствующего решения являются руководители структурных подразделений, за которыми определен свод материалов.

13. Контроль за соблюдением настоящих Правил осуществляет Департамент.

14. Вновь принимаемых сотрудников руководители структурных подразделений Министерства знакомят с настоящими Правилами и другими документами, регламентирующими работу в Министерстве.

15. Переписка с государственными органами ведется на государственном языке, с организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ - на государственном и русском языках. Переписка с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.

16. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до полного завершения исполнения или отправления образует документооборот, (схема движения - приложение 1).

17. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих, внутренних документов за определенный период времени: месяц, квартал, год.

18. Сотрудникам структурных подразделений Министерства запрещается производить прием документов, адресованных Министерству напрямую, без регистрации их в электронной базе Министерства.

Корреспонденция, поступившая в структурные подразделения без внесения в электронную базу Министерства, передается в Канцелярию для регистрации.

Приему в Министерство подлежат первые экземпляры документов, отпечатанные на бланке, имеющие подпись руководителя либо созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа в ПО ЕСЭДО с наличием ЭЦП, также поступившие по факсу и на электронный адрес Министерства «mid@mid.gov.kz.». При этом на документе обязательно должны быть проставлены: дата и исходящий номер документа.

Абзац третий пункта 18 изложен в новой редакции Приказа Ответственного секретаря Министерства по инвестициям и развитию РК от 16.02.2016 г. № 197 (см. редакцию от 22.09.2015 г.)

19. Документы, поступившие в Министерство после 17.00 часов, в нерабочее время или в выходные дни, регистрируются рабочим днем, следующим за днем поступления.

20. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

21. Корреспонденция, поступающая в Министерство на бумажном носителе, принимается сотрудниками УДО под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы, а электронные документы - после проведения процедуры проверки наличия электронной версии документа и положительного результата ЭЦП лица, подписавшего электронный документ, и лица, заверившего необходимые реквизиты документа. При приеме документов, в случае наличия приложений, производится сверка на соответствие указанных приложений. Не имеющая электронной версии корреспонденция сканируется. Корреспонденция, адресованная в Министерство регистрируется сотрудниками УДО в соответствующих базах ЕСЭДО, адресованная в комитеты передается к ним по журналам и регистрируется делопроизводителями комитетов в соответствующих базах ЕСЭДО.

Абзац первый пункта 21 изложен в новой редакции Приказа Ответственного секретаря Министерства по инвестициям и развитию РК от 16.02.2016 г. № 197 (см. редакцию от 22.09.2015 г.)

Не принимаются к рассмотрению письма государственных органов, территориальных подразделений и ведомств и не направляются в вышестоящие государственные органы письма касательно выделения бюджетных средств после принятия Закона «О республиканском бюджете».