Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 11 марта 2013 года № 8366.

В соответствии с пунктом 1 статьи 21-1 Закона Республики Казахстан от 24 марта 1998 года «О нормативных правовых актах» и статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах»  ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.

2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).

3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр М. Кул-Мухаммед

1. Настоящая Инструкция о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Инструкция) разработана в целях реализации статей 9 и 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» (далее – Закон).

2. Централизованному государственному учету подлежат все документы, которые относятся к Национальному архивному фонду Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд), независимо от формы собственности. Обеспечение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом.

3. Документы Национального архивного фонда учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

4. Основой учета документов Национального архивного фонда является единая система регистрации архивных фондов, архивных коллекций, единиц хранения, единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

5. В Инструкции используются следующие основные понятия:

1) государственный учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксации (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

2) централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда – система учета докуҒментов Национального архивного фонда в масштабе государства, основанная на сборе в уполномоченном органе по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган) сведений о количестве, составе архивных фондов, архивных коллекций и количестве единиц хранения;

3) уполномоченный орган – центральный государственный орган управления архивами и документацией;

4) местный исполнительный орган (акимат) – коллегиальный исполнительный орган, возглавляемый акимом области, города республиканского значения и столицы, осуществляющий в пределах своей компетенции местное государственное управление и самоуправление на соответствующей территории;

5) специальный государственный архив – архивное учреждение или подразделение государственного органа Республики Казахстан, указанное в пункте 1 статьи 22 Закона;

6) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющее собирание, временное хранение и использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав;

7) частный архив – учреждение или структурное подразделение негосударственного юридического лица, осуществляющее собирание, хранение, использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав, или архив физического лица, возникший в результате его деятельности, собирания (приобретения) документов;

8) учетный документ – документ фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в архиве;

9) единица учета архивных документов – единица измерения количества документов Национального архивного фонда в архиве;

10) единица хранения архивных документов – учетная классификационная единица, представляющая собой

физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

6. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда основывается на принципах централизации, унификации, регулярности, полноты и достоверности.

7. Документами централизованного государственного учета являются:

1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции;

2) карточка фонда по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции;

3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции;

4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции;

5) паспорт архива организации, хранящего управленческую документацию по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции;

6) паспорт архива организации, хранящего научно-техническую документацию по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;

7) паспорт архива организации, хранящего аудиовизуальную документацию по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции;

8) паспорт архива организации, хранящего электронные документы по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции;

9) сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.

8. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в государственных архивах, осуществляется в следующим порядке:

1) Центральный государственный архив, Центральный государственный архив научно-технической документации, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей, Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан ежегодно до 15 января составляют и предоставляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:

паспорт архива;

карточку фонда на поступившие в течение отчетного года фонды;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

учетные сведения по фондовому каталогу;

2) государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы ежегодно до 5 января составляют и представляют в местные исполнительные органы в двух экземплярах:

паспорт архива;

карточку фонда на поступившие в течение отчетного года фонды;