Приложение 8 к приказу Министра финансов Республики Казахстан от 29 января 2015 года № 56

         1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с пунктом 7  статьи 42 Закона Республики Казахстан от 6 января 2011 года «О правоохранительной службе» (далее - Закон) и определяют порядок ведения личных дел, содержащих персональные данные сотрудников службы экономических расследований органов государственных доходов (далее – сотрудник).

2. В органах государственных доходов личное дело ведется в одном экземпляре по месту прохождения службы. Личное дело сотрудника назначаемого председателем Комитета государственных доходов Министерства финансов Республики Казахстан (далее - Комитет) оригинал личного дела ведется в подразделение человеческих ресурсов (далее - кадровая служба) Комитета.

3. Личное дело является основным документом, в котором сформированы материалы, характеризующие служебную и общественную деятельность сотрудника. В личном деле отражаются: трудовая деятельность в государственных органах, гражданских организациях, прохождение службы в Вооруженных Силах, других воинских формированиях, в правоохранительных органах, а также биографические и иные данные сотрудника.

4. Материалы личного дела предназначаются для решения вопросов о служебном использовании сотрудника, представлении к установлению квалификационных классов, награждении, а также для исчисления стажа службы в порядке, устанавливаемом законодательными актами Республики Казахстан, в целях расчета выслуги лет, дающей право выхода на пенсию, предоставления дополнительного отпуска за выслугу лет, выплаты единовременного пособия при увольнении сотрудника, а также к награждению ведомственными знаками отличия органа государственных доходов.

5. При приеме (переводе) гражданина (сотрудника), проходившего (проходящего) правоохранительную или воинскую службу, государственные органы или организации, в которых гражданин (сотрудник) проходил (проходит) правоохранительную или воинскую службу, по запросу руководителя правоохранительного органа или уполномоченного руководителя направляют в адрес правоохранительного органа расчет выслуги лет, копию послужного списка, заключение по последней аттестации и иные характеризующие служебную деятельность сотрудника материалы.

6. Передача персональных данных сотрудника третьей стороне не допускается без согласия сотрудника, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, установленных законодательными актами Республики Казахстан. 

7. Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника, относятся в соответствии с законодательством Республики Казахстан к государственным секретам. Личным делам присваивается гриф «секретно». Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, а равно виновный в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

8. В органах государственных доходов при получении, хранении, обработке, использовании и передаче персональных данных сотрудника соблюдаются следующие требования:

1) обработка персональных данных сотрудника осуществляется в целях содействия сотруднику в прохождении правоохранительной службы, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности сотрудника и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

2) проверка достоверности персональных данных, полученных у сотрудника в соответствии с законодательными актами, осуществляется с участием государственных органов;

3) защита персональных данных сотрудника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств органа государственных доходов в порядке, установленном Законом и иными законодательными актами Республики Казахстан.

9. На каждого сотрудника формируется личное дело по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам. Формирование личного дела сотрудника начинается после наложения положительной визы на заявлении кандидата о приеме на службу в органы государственных доходов.

10. Личное дело состоит из пяти частей согласно приложению 2 к настоящим Правилам:

в первой части хранятся: послужной список согласно приложениею 3 к настоящим правилам, заключение комиссии по определению стажа службы, заключение о подтверждении отдельных периодов службы;

во второй части в хронологической последовательности хранятся:

1) представления к назначению на должность, перемещению, освобождению от занимаемой должности, увольнению с органов государственных доходов; 

2) служебные характеристики; 

3) аттестационные листы; 

4) представления об установлений квалификационных классов; 

5) наградные листы о награждении государственными и другими наградами; 

6) рапорта сотрудников, написанные собственноручно на перемещение, ротацию, назначение и увольнение с занимаемой должности; 

7) справки о работе с кандидатом, состоящим в резерве кадров на выдвижение; 

в третьей части в хронологической последовательности хранятся:

1) заявление сотрудника о приеме на службу в органы государственных доходов; 

2) автобиография, написанная от руки и отпечатанная на компьютере; 

3) личный листок по учету кадров; 

4) заключение военно-врачебной комиссии; 

5) подписанный текст присяги сотрудника; 

6) обязанности сотрудников, связанные с прохождением правоохранительной службы; 

7) ограничения, связанные с пребыванием сотрудника на правоохранительной службе; 

8) подписка о неразглашении сведений и обеспечении сохранения служебной тайны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 2 июля 1998 года «О борьбе с коррупцией» и согласии принятия ограничений в соответствии с Законом; 

9) нотариально засвидетельствованная копия договора на доверительное управление имуществом (при наличии); 

в четвертой части хранятся архивные материалы: устаревшие послужные списки, автобиографии, анкеты, заключения по материалам проверки, проведенной подразделениями внутренней безопасности, представления и копии решений о наложении на сотрудника дисциплинарных взысканий и их снятии, справки архивов и другие документы о подтверждении отдельных периодов службы, свидетельства о состоянии здоровья, справки о ранениях, декларация о доходах, свидетельство о первоначальной подготовке, документ о повышении квалификации;

в пятой части (в специальной папке): хранятся материалы специальной проверки на сотрудника и его близких родственников, оригинал или копия письма Комитета национальной безопасности Республики Казахстан или его территориального органа о результатах специальной проверки, заключение о допуске к секретным документам.

11. Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудника. Он составляется сотрудником кадровой службы на основании проверенной анкеты, автобиографии, военного билета, трудовой книжки, приказов и других соответствующих документов. Записи производятся чернилами (шариковой ручкой), разборчиво, аккуратно, от руки (без сокращений и подчисток). Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается.

С составленным послужным списком знакомится сотрудник и в подтверждение правильности записанных о нем сведений расписывается в послужном списке. После этого послужной список подписывается руководителем кадровой службы и скрепляется печатью кадровой службы органа государственных доходов.

В последующем сотрудник знакомится с записями в послужном списке не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы, перед представлением к увольнению и в других случаях с разрешения руководителя кадровой службы. 

12. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:

1) в раздел 8 заносятся данные о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, исключая службу в Вооруженных Силах, других воинский формированиях и правоохранительных органах, на основании соответствующих документов (трудовой книжки, справок и т.п.). В этом же разделе записывается работа в качестве рабочих и служащих в Вооруженных Силах, войсках и правоохранительных органах.

При наличии перерывов указывается деятельность в этот период, например: «Служил в правоохранительных органах», «Не работал», «Состоял на пенсии»;

2) в разделе 9 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах, других воинских формированиях и правоохранительных органах на должностях, подлежащих замещению рядовым, сержантским, старшинским составом, прапорщиками, мичманами и лицами начальствующего и офицерского состава. Записываются также сведения о прикомандировании лиц начальствующего состава к другим министерствам и ведомствам или подведомственным им учреждениям, предприятиям и организациям.

Основанием для внесения записей в раздел 9 являются приказы о назначении по личному составу подразделений Вооруженных сил, пограничных и внутренних войсках, органах Комитета национальной безопасности, Министерства внутренних дел, прокуратуры Республики Казахстан.

Записи о срочной действительной военной службе в Вооруженных Силах производятся на основании военных билетов.

В случаях, когда отсутствуют архивные материалы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы подтверждаются другими документами: аттестационными материалами, служебными характеристиками, представлениями к награждению и присвоению специальных воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, военными билетами, удостоверениями, денежными и вещевыми аттестатами, устаревшими послужными списками, а также свидетельскими показаниями бывших сослуживцев. При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый ими период действительно совместно служили с сотрудником, служба которого подтверждается.

После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и показаний сослуживцев) кадровыми службами органов государственных доходов составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименования документов и содержащихся в них конкретных данных, свидетельствующих о пребывании сотрудника на службе в тот или иной период.

Заключение после утверждения о подтверждении службы руководителем органа государственных доходов оформляется приказ по личному составу. 

Номер, дата приказа и наименование органа государственных доходов, его издавшей, записываются против каждого периода службы, подтвержденным этим приказом.