В соответствии с подпунктом 2-2) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
Отправить по почте
Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10129
Данная редакция действовала до внесения изменений от 29.12.2017 г.
В соответствии с подпунктом 2-2) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.
2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа его направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и в информационно-правовой системе «Әділет».
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.
Министр А. Мухамедиулы
Утверждены приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144
Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
1. Общие положения
1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) разработаны в соответствии с подпунктом 2-2) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».
2. Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности с документами несекретного характера на бумажных носителях в государственных и негосударственных организациях (далее - организации).
3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.
4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
5. При смене руководителей службы ДОУ и структурных подразделений документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
6. Настоящие Типовые правила не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан, со служебной информацией с пометкой «Для служебного пользования».
2. Порядок документирования, подготовки и оформления документов
7. Подготовка нормативных правовых и правовых актов государственных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
8. Документы составляются на казахском языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык. В случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.
Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
9. При создании и оформлении документа используются бланки. Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.
10. Субъекты малого и среднего предпринимательства составляют документы на белых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
При составлении документов на листах бумаги указывается:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа, за исключением письма;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;
6) оттиск печати.
11. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.
12. Бланки документов изготавливаются на белых листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
При двустороннем печатании оборотная сторона листа документа должна иметь поля не менее:
10 мм - левое;
20 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
13. В организации применяются следующие бланки документов:
1) бланк письма, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;
2) бланк конкретного вида документа, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам;
3) общий бланк, согласно приложению 4 к настоящим Типовым правилам.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.
14. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся непосредственно при составлении документа.
