Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10129

В соответствии с подпунктом 2-2) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа его направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и в информационно-правовой системе «Әділет».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Министр А. Мухамедиулы

1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) разработаны в соответствии с подпунктом 2-2) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».

2. Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности с документами несекретного характера на бумажных носителях в государственных и негосударственных организациях (далее - организации).  

3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.

4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).

В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

5. При смене руководителей службы ДОУ и структурных подразделений документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.

6. Настоящие Типовые правила не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан, со служебной информацией с пометкой «Для служебного пользования».

7. Подготовка нормативных правовых и правовых актов государственных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

8. Документы составляются на казахском языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык. В случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

9. При создании и оформлении документа используются бланки. Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.

10. Субъекты малого и среднего предпринимательства составляют документы на белых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

При составлении документов на листах бумаги указывается:

1) официальное наименование организации, издавшей документ;

2) наименование вида документа, за исключением письма;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

6) оттиск печати.

11. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

12. Бланки документов изготавливаются на белых листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:  

20 мм - левое;  

10 мм - правое;  

10 мм - верхнее;  

10 мм - нижнее.  

При двустороннем печатании оборотная сторона листа документа должна иметь поля не менее:

10 мм - левое;  

20 мм - правое;  

10 мм - верхнее;  

10 мм - нижнее.  

13. В организации применяются следующие бланки документов:  

1) бланк письма, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;

2) бланк конкретного вида документа, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам;

3) общий бланк, согласно приложению 4 к настоящим Типовым правилам.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.  

14. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся непосредственно при составлении документа.