Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Постановление Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576

В соответствии с подпунктом 2) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Преамбула изложена в новой редакции Постановления Правительства РК от 29.03.2022 г. № 174 (см. редакцию от 20.09.2018 г.)(изменение вводится в действие с 02.05.2022 г.)

1. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальныи государственными архивами.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан Б. Сагинтаев

1. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее – Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее – архивы).

Порядок деятельности архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются архивы.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная коллекция – совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;

3) архивный фонд – совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;

4) источник комплектования архива – физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на государственное хранение в архив;

5) архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

6) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 455 настоящих Правил;

7) архивный документ – документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;

8) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

9) депозитарное хранение архивных документов – хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

10) учет архивных документов (далее – учет) – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

11) пользователь архивных документов – физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;

12) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

13) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

14) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

15) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

16) архивный шифр – обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

17) база данных архива – совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;

18) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

19) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, созданную с помощью технических средств;

20) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

21) система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов на бумажном и (или) электронном носителях;

22) научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации о документах;

23) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

24) единица учета – единица измерения количества архивных документов в архиве;

25) фондообразователь – физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы НАФ;

26) государственная экспертиза ценности документов (далее – экспертиза ценности документов) – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов на бумажном и (или) электронном носителях и отбора их для включения в состав НАФ;

27) описание документов – структурированное изложение сведений о составе, содержании, физико-техническом состоянии, условиях доступа и справочных данных архивных документов, обеспечивающее их поиск и многоаспектное использование;

28) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документов;

29) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

30) ключевое слово – термин, характеризующий в обобщенном или сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения или единицы учета, документа);

31) уполномоченный орган – центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

32) государственный учет документов НАФ (далее – государственный учет) – система учета документов НАФ на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;

33) документ НАФ – архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

34) файл – идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

35) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

36) опись дел документов (далее – опись) – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

37) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

38) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;