Архив ісі саласында мемлекеттік қызметтер көрсету қағидаларын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы № 159 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2020 жылғы 1 маусымда № 20790 болып тіркелді

«Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 10-бабының 1) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

Кіріспе жаңа редакцияда жазылды ҚР  Мәдениет және спорт министрінің м.а. 18.11.2022 жылғы № 329 Бұйрығына сәйкес (19.10.2021 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 04.12.2022 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

1. Мына:

1) осы бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызмет көрсету қағидалары;

2) осы бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес «Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тысқары жерлерге уақытша әкетуге рұқсат беру» мемлекеттік қызмет көрсету қағидалары;

3) осы бұйрыққа 3-қосымшаға сәйкес «Қазақстан Республикасының мемлекеттік архивтерінен шығатын және шетелге жіберілетін архивтік анықтамаларға, архивтік құжаттардың көшірмелеріне немесе архивтік үзінділерге апостиль қою» мемлекеттік қызмет көрсету қағидалары бекітілсін.

2. Осы бұйрыққа 4-қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің кейбір бұйрықтарының күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгіленген тәртіпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

3) осы бұйрықта көзделген іс- шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі А. Раимкулова

«КЕЛІСІЛДІ»
Қазақстан Республикасының
Цифрлық даму, инновациялар
және аэроғарыш өнеркәсібі
министрлігі

1. Осы «Архивтік анықтамаларды, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділерді беру» мемлекеттік қызмет көрсету қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» (бұдан әрі – Заң) Қазақстан Республикасының Заңының 10-бабы 1) тармақшасына сәйкес әзірленді және «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызмет көрсету тәртібін айқындайды (бұдан әрі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет).

1-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР  Мәдениет және спорт министрінің м.а. 18.11.2022 жылғы № 329 Бұйрығына сәйкес (19.10.2021 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 04.12.2022 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

2. Осы Қағидаларда пайдаланылатын негізгі ұғымдар:

1) архивтік анықтама – ұйымның хат бланкісінде жасалған, жеке және заңды тұлғаларға қажетті ақпаратты жасауға негіз болған архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлері мен парақ нөмірлері көрсетілген осы ақпаратты қамтитын, заңды (түпнұсқа) күші бар құжат;

2) архивтік көшірме – Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 9 тамыздағы № 215 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 33290 болып тіркелген) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтермен жинақтау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларының 455-тармағына сәйкес ресімделген, архивтік шифр және сақтау бірлігі парақтарының нөмірлері көрсетілген архивтік құжаттағы мәтінді сөзбе-сөз көрсететін көшірме;

2-тармақша жаңа редакцияда жазылды ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 жылғы № 275-НҚ Бұйрығына сәйкес (18.11.2022 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 15.07.2024 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

3) архивтік үзінді – архивтің хат бланкісінде жасалған, архивтік құжат мәтінінің белгілі бір фактіге, оқиғаға, адамға қатысты бөлігін сөзбе-сөз көрсететін сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар саны көрсетілген құжат;

4) мемлекеттік архив – Ұлттық архив қорының құжаттарын жинау, сатып алу, жинақтау, ретке келтіру, тұрақты сақтау, мемлекеттік есепке алу мен пайдалану құқығы берілген мемлекеттік мекеме;

5) орталық мемлекеттік архив – архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында басшылықты жүзеге асыратын орталық атқарушы органның қарауындағы мемлекеттік архив.

6) цифрлық құжат – мемлекеттік көрсетілетін қызметтерді және өзге де қызметтерді электрондық нысанда алу үшін, сондай-ақ жеке және заңды тұлғалармен өзара іс-қимыл жасау кезінде цифрлық құжаттар сервисімен қалыптастырылатын қажетті электрондық құжат.

2-тармақ 6-тармақшамен толықтырылды ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 19.10.2021 жылғы № 312 Бұйрығына сәйкес (өзгерту 08.11.2021 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

3. Мемлекеттік қызметті «Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві» республикалық мемлекеттік мекемесі, орталық мемлекеттік архивтер, облыстардың, Астана, Алматы және Шымкент қалаларының, қалалардың, аудандардың мемлекеттік архивтері (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті беруші) көрсетеді.

3-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 жылғы № 275-НҚ Бұйрығына сәйкес (18.11.2022 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 15.07.2024 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

4. Мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу үшін жеке және заңды тұлғалар (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті алушы) осы Қағидаларға 1 – қосымшаға сәйкес нысан бойынша өтінішпен көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесіне, «Азаматтарға арналған үкімет» Мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамына (бұдан әрі – Мемлекеттік корпорация) не «электрондық үкімет» www.egov.kz (бұдан әрі – портал) веб-порталы арқылы жүгінеді.

4-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 19.10.2021 жылғы № 312 Бұйрығына сәйкес (29.05.2020 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 08.11.2021 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)
4-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР  Мәдениет және спорт министрінің м.а. 18.11.2022 жылғы № 329 Бұйрығына сәйкес (19.10.2021 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 04.12.2022 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

Мемлекеттік көрсетілетін қызметтің процесінің сипаттамасын, нысанын, мазмұнын және мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесі кіретін мемлекеттік қызметті көрсетудің негізгі талаптарының тізбесі осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетуге қойылатын негізгі талаптардың тізбесінде (бұдан әрі – Тізбе) жазылған.

4-1. Құжаттар топтамасы тізбеге сәйкес келген кезде көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» автоматтандырылған ақпараттық жүйесіне (бұдан әрі – «ЭҚБА» АЖ) мәліметтерді енгізеді.

2-тарау 4-1-тармағымен толықтырылды ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 19.10.2021 жылғы № 312 Бұйрығына сәйкес (өзгерту 08.11.2021 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)
4-1-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР  Мәдениет және спорт министрінің м.а. 18.11.2022 жылғы № 329 Бұйрығына сәйкес (19.10.2021 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 04.12.2022 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

5. Көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесіне құжаттардың толық топтамасын ұсынған жағдайда, оның көшірмесіне кеңсе қызметкерінің тегін және күнін көрсете отырып қабылданғаны туралы белгі қойылады, портал арқылы жүгінген кезде көрсетілетін қызметті алушының «жеке кабинетіне» мемлекеттік қызмет көрсетуге сұрау салудың қабылданғаны туралы мәртебе жіберіледі.

5-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 19.10.2021 жылғы № 312 Бұйрығына сәйкес (29.05.2020 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 08.11.2021 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)
5-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР  Мәдениет және спорт министрінің м.а. 18.11.2022 жылғы № 329 Бұйрығына сәйкес (19.10.2021 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 04.12.2022 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

Құжаттар топтамасын Мемлекеттік корпорация арқылы тапсырған кезде көрсетілетін қызметті алушы көрсетілетін қызметті берушіге жеке басын куәландыратын құжатты, немесе цифрлық құжаттар сервисінен цифрлық құжатты (жеке басын сәйкестендіру үшін ұсынылады) және заңды тұлға үшін – өкілеттігін растайтын құжат не жеке тұлға үшін – нотариалды куәландырылған сенімхат (уәкілетті өкіл жүгінген кезде) ұсынады.

Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде құжаттарды қабылдау күні мемлекеттік қызметті көрсету мерзіміне кірмейді.

Қызметті алушы Мемлекеттік корпорацияға құжаттарды тапсыру үшін барынша рұқсат етілетін күту уақыты - 15 (он бес) минут, қызметті алушыға қызмет көрсетудің барынша рұқсат етілетін уақыты - 20 (жиырма) минут.

Көрсетілетін қызметті алушы Мемлекеттік корпорация арқылы жүгінген жағдайда Мемлекеттік корпорация қызметкері өтінішті «лектрондық үкімет» шлюзы арқылы «ЭҚБА»АЖ-ға жолдайды.

6. Жеке басын куәландыратын құжаттар туралы мәліметтерді Мемлекеттік коопоряция жұмыскері «электронды үкімет» шлюзі арқылы тиісті мемлекеттік ақпараттық жүйелерден алады.

7. Мемлекеттік корпорация арқылы құжаттар топтамасын беру кезінде Мемлекеттік корпорация қызметкері құжаттарды қабылдау туралы қолхатты береді.

7-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 19.10.2021 жылғы № 312 Бұйрығына сәйкес (29.05.2020 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 08.11.2021 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

Көрсетілетін қызметті алушы құжаттардың толық емес топтамасын және (немесе) қолданылу мерзімі өткен құжаттарды ұсынған жағдайда Мемлекеттік корпорация қызметкері өтінішті қабылдаудан бас тартады.

8. Көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі немесе Мемлекеттік корпорация арқылы не портал арқылы түскен өтінішті кеңсе қызметкері 1 (бір) жұмыс күні ішінде жауапты орындаушыға береді (сағат 18.00-ден кейін түскен жағдайда, өтініш келесі жұмыс күні тіркеледі).

8-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 19.10.2021 жылғы № 312 Бұйрығына сәйкес (29.05.2020 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 08.11.2021 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)
8-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР  Мәдениет және спорт министрінің м.а. 18.11.2022 жылғы № 329 Бұйрығына сәйкес (19.10.2021 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 04.12.2022 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)
8-тармақ өзгертілді ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 жылғы № 275-НҚ Бұйрығымен (18.11.2022 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 15.07.2024 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

Көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы құжаттарды алған сәттен бастап 2 (екі) жұмыс күні ішінде ұсынылған құжаттардың толықтығын және тізбенің 8-тармағында көзделген талаптарға сәйкестігін тексереді

Көрсетілетін қызметті алушы құжаттардың толық топтамасын ұсынған кезде көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы 2 (екі) жұмыс күні ішінде құжаттарды қоса бере отырып, өз басшысының атына қорытынды кіргізеді, оның негізінде 1 (бір) жұмыс күні ішінде мемлекеттік қызмет көрсету туралы шешім қабылданады.

Көрсетілетін қызметті алушы тізбенің 8-тармағына сәйкес құжаттар топтамасын толық ұсынбаған жағдайда көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы көрсетілетін қызметті алушыға өтінішті қабылдаудан бас тартуды жібереді.

Хабарламада көрсетілген құжаттарды сәйкес келтіру мерзімі 2 (екі) жұмыс күнін құрайды, егер көрсетілетін қызметті алушы хабарламаны алған күннен бастап 2 (екі) жұмыс күні ішінде оларды талаптарға сәйкес келтірмесе, онда көрсетілетін қызметті беруші өтінішті одан әрі қараудан дәлелді бас тартуды жібереді.

Мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту үшін негіздер анықталған кезде көрсетілетін қызметті беруші көрсетілетін қызметті алушыға мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы алдын ала шешім туралы, сондай-ақ тыңдауды өткізу уақыты мен орны (тәсілі) туралы алдын ала шешім бойынша көрсетілетін қызметті алушыға позициясын білдіру мүмкіндігі үшін хабарлайды.

Тыңдау туралы хабарлама мемлекеттік қызмет көрсету мерзімі аяқталғанға дейін кемінде 3 (үш) жұмыс күні бұрын жіберіледі. Тыңдау хабардар етілген күннен бастап 2 (екі) жұмыс күнінен кешіктірілмей жүргізіледі.

Тыңдау нәтижелері бойынша көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін немесе мемлекеттік қызмет көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауапты беру туралы шешім қабылдайды.

Жауапты орындаушы 8 (сегіз) жұмыс күні ішінде құжаттарды қарастырады (зерделейді) және мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін дайындайды.

Жауапты орындаушы 1 (бір) жұмыс күні ішінде құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі арқылы жіберуге дайындайды.