Об утверждении Правил оказания государственных услуг в области архивного дела Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 1 июня 2020 года № 20790

В соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» ПРИКАЗЫВАЮ:

Преамбула изложена в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 г. № 329 (см. редакцию от 19.10.2021 г.) (изменение вводится в действие с 04.12.2022 г.)

1. Утвердить:

1) правила оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) правила оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» согласно приложению 2 к настоящему приказу;

3) правила оказания государственной услуги «Апостилирование архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж» согласно приложению 3 к настоящему приказу.

2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра культуры и спорта Республики Казахстан согласно приложению 4 к настоящему приказу.

3. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим приказом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан А. Раимкулова

«СОГЛАСОВАН»
Министерство цифрового развития,
инноваций и аэрокосмической
промышленности Республики Казахстан

1. Настоящие Правила оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» (далее – Закон) и определяют порядок оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее – государственная услуга).

Пункт 1 изложен в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 г. № 329 (см. редакцию от 19.10.2021 г.) (изменение вводится в действие с 04.12.2022 г.)

2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника), оформленная в соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 33290);

Подпункт 1 изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и информации РК от 15.10.2025 г. № 561-НҚ (см. редакцию от 28.06.2024 г.) (изменение вводится в действие с 31.10.2025 г.)

2) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 33290);

Подпункт 2 изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 г. № 275- НҚ (см. редакцию от 18.11.2022 г.) (изменение вводится в действие с 15.07.2024 г.)
Подпункт 2 изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и информации РК от 15.10.2025 г. № 561-НҚ (см. редакцию от 28.06.2024 г.) (изменение вводится в действие с 31.10.2025 г.)

3) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 33290);

Подпункт 3 изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и информации РК от 15.10.2025 г. № 561-НҚ (см. редакцию от 28.06.2024 г.) (изменение вводится в действие с 31.10.2025 г.)

4) государственный архив – государственное учреждение, наделенное правом сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, постоянного хранения, государственного учета и использования документов Национального архивного фонда;

5) центральный государственный архив – государственный архив, находящийся в ведении центрального исполнительного органа, осуществляющего руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

6) цифровой документ – электронный документ, формируемый сервисом цифровых документов, необходимый для получения государственных услуг и иных услуг в электронной форме, а также при взаимодействии с физическими и юридическими лицами.

Пункт 2 дополнен подпунктом 6 в соответствии с Приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 г. № 31 (изменение вводится в действие с 08.11.2021 г.)

3. Государственная услуга оказывается республиканским государственным учреждением «Национальный архив Республики Казахстан», центральными государственными архивами, государственными архивами областей, городов Астана, Алматы и Шымкент, городов, районов (далее – услугодатель).

Пункт 3 изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 г. № 275- НҚ (см. редакцию от 18.11.2022 г.) (изменение вводится в действие с 15.07.2024 г.)

4. Для получения государственной услуги физические и юридические лица (далее – услугополучатель) обращаются с заявлением по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам в канцелярию услугодателя, некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация) либо через веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал).

В пункт 4 внесено изменение на государственном языке, текст на русском языке не изменялся в соответствии с Приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 г. № 31
Пункт 4 изложен в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 г. № 329 (см. редакцию от 19.10.2021 г.) (изменение вводится в действие с 04.12.2022 г.)

Перечень основных требований к оказанию государственной услуги, включающий характеристику процесса, форму, содержание и результат оказания государственной услуги изложены в перечне основных требований к оказанию государственной услуги (далее – Перечень) согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

4-1. При соответствии пакета документов Перечню ответственный исполнитель услугодателя вносит сведения в автоматизированную информационную систему «Единый архив электронных документов» (далее – ИС «ЕАЭД»).

Правила дополнены пунктом 4-1 в соответствии с Приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 г. № 31 (изменение вводится в действие с 08.11.2021 г.)
Пункт 4-1 изложен в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 г. № 329 (см. редакцию от 19.10.2021 г.) (изменение вводится в действие с 04.12.2022 г.)

5. При предоставлении полного пакета документов в канцелярию услугодателя на его копии ставится отметка о принятии с указанием даты и фамилии работника канцелярии, при обращении через портал в «личный кабинет» услугополучателя направляется статус о принятии запроса на оказание государственной услуги.

Пункт 5 изложен в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 г. № 31 (см. редакцию от 29.05.2020 г.) (изменение вводится в действие с 08.11.2021 г.)
Пункт 5 изложен в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 г. № 329 (см. редакцию от 19.10.2021 г.) (изменение вводится в действие с 04.12.2022 г.)

При подаче пакета документов через Государственную корпорацию услугополучатель предоставляет услугодателю документ, удостоверяющий личность, либо цифровой документ из сервиса цифровых документов (представляется для идентификации личности) и документ, подтверждающий полномочия – для юридического лица либо нотариально засвидетельствованная доверенность – для физического лица (при обращении уполномоченного представителя).

При обращении в Государственную корпорацию день приема не входит в срок оказания государственной услуги.

При сдаче документов услугополучателем в Государственную корпорацию максимально допустимое время ожидания – 15 (пятнадцать) минут, максимально допустимое время обслуживания услугополучателя – 20 (двадцать) минут.

При обращении услугополучателя через Государственную корпорацию работник Государственной корпорации направляет заявление в ИС «ЕАЭД» через шлюз «электронного правительства.

6. Сведения о документах, удостоверяющих личность услугополучателя, работник Государственной корпорации получает из соответствующих государственных информационных систем через шлюз «электронного правительства».

7. При подаче пакета документов через Государственную корпорацию работник Государственной корпорации выдает услугополучателю расписку о приеме документов.

В пункт 7 внесено изменение на государственном языке, текст на русском языке не изменялся в соответствии с Приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 г. № 31

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов и (или) документов с истекшим сроком действия работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления.

8. Поступившее заявление через канцелярию услугодателя или Государственную корпорацию либо портал, работник канцелярии в течение 1 (одного) рабочего дня регистрирует и направляет руководителю для назначения ответственного исполнителя (в случае поступления после 17.30 часов заявление регистрируется на следующий рабочий день). Руководитель в течение 1 (одного) рабочего дня направляет заявление ответственному исполнителю.

Пункт 8 изложен в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 г. № 31 (см. редакцию от 29.05.2020 г.) (изменение вводится в действие с 08.11.2021 г.)
Пункт 8 изложен в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 г. № 329 (см. редакцию от 19.10.2021 г.) (изменение вводится в действие с 04.12.2022 г.)
Пункт 8 изменен в соответствии с Приказом Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 г. № 275- НҚ (см. редакцию от 18.11.2022 г.) (изменение вводится в действие с 15.07.2024 г.)
Пункт 8 изменен в соответствии с Приказом Министра культуры и информации РК от 15.10.2025 г. № 561-НҚ (см. редакцию от 28.06.2024 г.) (изменение вводится в действие с 31.10.2025 г.)

Ответственный исполнитель услугодателя в течение 2 (двух) рабочих дней с момента получения документов проверяет полноту и соответствие представленных документов требованиям, предусмотренным пунктом 8 Перечня.

В случае предоставления услугполучателем неполного пакета документов согласно пункту 8 Перечня ответственный исполнитель услугодателя направляет услугополучателю отказ в приеме заявления.

Срок приведения в соответствие документов, указанных в уведомлении, составляет 2 (два) рабочих дня, если в течение 2 (двух) рабочих дней со дня получения уведомления услугополучатель не привел их в соответствие с требованиями, то услугодатель направляет мотивированный отказ в дальнейшем рассмотрении заявления.

При выявлении оснований для отказа в оказании государственной услуги услугодатель уведомляет услугополучателя о предварительном решении об отказе в оказании государственной услуги, а также времени и месте (способе) проведения заслушивания для возможности выразить услугополучателю позицию по предварительному решению.

Уведомление о заслушивании направляется не менее чем за 3 (три) рабочих дня до завершения срока оказания государственной услуги. Заслушивание проводится не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня уведомления.

По результатам заслушивания услугодатель принимает решение о выдаче результата оказания государственной услуги либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.

Ответственный исполнитель рассматривает (изучает) документы и подготавливает результат оказания государственной услуги в течение 8 (восьми) рабочих дней.

Ответственный исполнитель в течение 1 (одного) рабочего дня подготавливает документы на отправку через канцелярию услугодателя.

С момента поступления документов услугодателю из Государственной корпорации, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги выдается в течение 11 (одиннадцати) рабочих дней.