• Мое избранное
О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами»
Внимание! Документ утратил силу с 25.09.2023 г.

Отправить по почте

Toggle Dropdown
  • Комментировать
  • Поставить закладку
  • Оставить заметку
  • Информация new
  • Редакции абзаца
  • 1

О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» Постановление Правительства Республики Казахстан от 29 марта 2022 года № 173

Настоящее Постановление утратило силу с 25 сентября 2023 года в соответствии с Постановлением Правительства РК от 11.09.2023 г. № 780
Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Внести в постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» следующие изменения:
преамбулу изложить в следующей редакции:
«В соответствии с подпунктом 3) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:»;
Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденные указанным постановлением, изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Премьер-Министр Республики Казахстан  А. Смаилов
Приложение
к постановлению Правительства
Республики Казахстан
от 29 марта 2022 года № 173
Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 19 сентября 2018 года № 575
Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
Глава 1. Общие положения
1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организации).
3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:
1) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;
2) архивная справка – документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее – организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);
3) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 295 настоящих Правил;
4) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;
5) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;
6) хранилище архивных документов (архивохранилище) – специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;
7) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;
8) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;
9) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
10) архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;
11) архивное дело – отдельный(е) архивный(е) документ(ы) на бумажном носителе, оформленный(е) в отдельную обложку, папку;
12) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;
13) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;
14) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);
15) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;
16) научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;
17) система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов;
18) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;
19) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;
20) организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;
21) экспертиза ценности документов – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;
22) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;
23) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;
24) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
25) учет документов в архиве организации – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
26) файл – идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;
27) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;
28) опись дел документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;
29) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;
30) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;
31) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;
32) информационная система электронного архива (далее ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;
33) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;
34) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;
35) информационный пакет электронных документов (дел) – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;