О внесении изменений и дополнений в постановления Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168 "Об утверждении некоторых инструкций" и от 10 декабря 2002 года № 1300 "О Регламенте Правительства Республики Казахстан" Постановление Правительства Республики Казахстан от 27 апреля 2012 года № 540

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в некоторые решения Правительства Республики Казахстан следующие изменения и дополнения:

1) в постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168 «Об утверждении некоторых инструкций»:

в Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, утвержденной указанным постановлением:

по всему тексту слова «сектор служебной корреспонденции», «сектора служебной корреспонденции», «сектором служебной корреспонденции», «секторе служебной корреспонденции» заменить соответственно словами «сектор делопроизводства и архива», «сектора делопроизводства и архива», «сектором делопроизводства и архива», «секторе делопроизводства и архива»;

пункт 3 изложить в следующей редакции:

«3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и имеющих пометку «Для служебного пользования».

Подготовка, ознакомление и прохождение служебной информации и служебной информации с пометкой «Для служебного пользования» ограниченного распространения осуществляются в соответствии с Правилами работы государственных органов со служебной информацией, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи и средства электронной цифровой подписи (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи) и имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи (подтверждение (установление) подлинности электронной цифровой подписи) после вычисления и проверки электронной цифровой подписи электронного документа с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи.»;

подпункт 3) пункта 4 изложить в следующей редакции:

«3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.»;

пункт 8 изложить в следующей редакции:

«8. Входящая корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажном носителе, принимается сектором делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения (далее – сектор делопроизводства и архива) под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы, а электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью – после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средства криптографической защиты информации (далее – ЭЦП) лица, подписавшего электронный документ, и лица, заверившего необходимые реквизиты документа.

Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, должны передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее – ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЦМД ЕСЭДО).

При приеме корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя Единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО).

Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.»;

в части второй пункта 9 после слов «в виде» дополнить словом «криптограмм,»;

пункт 12 изложить в следующей редакции:

«12. Приему в Канцелярии подлежат первые экземпляры документов, которые должны быть оформлены на бланке установленного образца, подписанные первым руководителем (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности, при наличии приказа, ответственным секретарем по вопросам, отнесенным к его компетенции, должностным лицом министерства или агентства, определенным Президентом Республики Казахстан и осуществляющим полномочия ответственного секретаря) или созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП). К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства, в обязательном порядке прикладываются копии писем государственных органов-соисполнителей. На документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений – ссылка на регистрационный номер Канцелярии. При этом Канцелярией принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в Канцелярию (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте). Фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя, а также количество экземпляров документа в обязательном порядке проставляются в нижнем правом углу после подписи или на обороте первого листа документа (например: Асанов С.А., тел. 742469). Приложения к документу должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ.

Корреспонденция государственных органов (в том числе электронные документы, удостоверенные ЭЦП), адресованная руководству Правительства и Руководителю Канцелярии, должна быть оформлена на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).

При приеме электронных документов, удостоверенных ЭЦП, количество экземпляров не учитывается.

Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, поступающие в Канцелярию в нерабочее время, хранятся в соответствующей папке ЕСЭДО до регистрации или отказа в приеме сотрудником сектора делопроизводства и архива»;

пункты 13-1 и 13-2 изложить в следующей редакции:

«13-1. Вся корреспонденция (документы), поступающая в Канцелярию, принимается с 9.00 до 15.30 часов и регистрируется сектором делопроизводства и архива, который заполняет на каждый поступивший документ регистрационно-контрольную карточку для регистрации входящих (исходящих, внутренних) документов (приложение 1 к настоящей Инструкции).

13-2. Заведующий сектором делопроизводства и архива предварительно делает разметку поступивших документов и другой служебной корреспонденции, распределяет по компетенции. Распределение поступивших документов и другой служебной корреспонденции в адрес Руководства Правительства, Канцелярии осуществляется в зависимости от характера, важности и срочности поставленных вопросов.

После предварительного рассмотрения поступившие документы и другая служебная корреспонденция регистрируются в установленном порядке. Регистрации не подлежат документы, указанные в приложении 3 к настоящей Инструкции.»;

в пункте 13-3 после слова «Корреспонденция» дополнить словом «(документы)»;

пункт 13-4 изложить в следующей редакции:

«13-4. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется сектором делопроизводства и архива путем проставления в нижнем правом углу (или в случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с указанием входящего регистрационного номера, даты поступления, количества листов основного документа и приложений к нему. Документам, поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам, присваивается регистрационный номер основного документа с отметкой «к».

После присвоения регистрационного номера контрольному документу в секторе контроля, ранее зарегистрированному в секторе делопроизводства и архива, поступившего документа для исключения двойной регистрации необходимо закрыть в учетных данных регистрационный номер, ранее присвоенный сектором делопроизводства и архива.

Электронный документ, удостоверенный ЭЦП, после проверки ЭЦП регистрируется и передается через систему электронного документооборота в приемные руководства и структурные подразделения Канцелярии в соответствии с Правилами электронного документооборота, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430.

При регистрации входящей корреспонденции на иностранном языке штамп ставится на оригинале и тексте перевода с пометкой «Перевод».»;

в пункте 19:

в части первой:

абзац первый изложить в следующей редакции:

«19. Поступающие в Правительство документы распределяются, как правило, следующим образом:»;

подпункт 2) изложить в следующей редакции:

«2) заместителям Премьер-Министра передается на рассмотрение:

корреспонденция (документы), непосредственно им адресованная, а также корреспонденция по курируемым ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии;»;

абзац восьмой подпункта 3) изложить в следующей редакции:

«другие документы в соответствии с Регламентом Правительства, Положением о Канцелярии Премьер-Министра и распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии;»;

дополнить подпунктом 4) следующего содержания:

«4) заместителю Руководителя Канцелярии (курирующему правовые вопросы) направляются:

на предварительное рассмотрение вся корреспонденция (документы), адресуемая в Отдел законодательства, обороны и правопорядка;

копии материалов по вопросам, выносимым на заседание совета директоров акционерного общества «Фонд национального благосостояния «Самрук-Казына»;

копии материалов по вопросам, выносимым на заседание Попечительского совета автономной организации образования «Назарбаев Университет».»;

пункт 21 изложить в следующей редакции:

«21. Сотрудник сектора делопроизводства и архива передает корреспонденцию (документы) в приемную Секретариата Премьер-Министра и вручает их сотруднику приемной под роспись с указанием даты и времени получения на регистрационной карточке, возвращаемой в сектор делопроизводства и архива.