Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703

В соответствии с подпунктом 1) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан Б. Сагинтаев

1. Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).

2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, предназначенным для реализации задач и функций по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). При этом запрещается ведение несекретного и секретного делопроизводства в составе одного структурного подразделения.

Пункт 2 изложен в новой редакции Постановления Правительства РК от 30.11.2020 г. № 809 (см. редакцию от 31.10.2018 г.)

3. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

4. Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

Работы по созданию закрытых ключей электронной цифровой подписи (порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения) для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц и порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и закрытых ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются нормативными правовыми актами в области защиты государственных секретов.

Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» определяется постановлениями Правительства Республики Казахстан от 14 сентября 2004 года № 965 «О некоторых мерах по обеспечению информационной безопасности в Республике Казахстан» и от 31 декабря 2015 года № 1196 «Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней».

5. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) абзац – часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся с заглавной либо строчной буквы, абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части);

2) средство криптографической защиты информации - средство, реализующее алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение и управление ключами;

3) носитель ключевой информации – специализированный носитель, в котором для защиты хранящихся закрытых ключей электронной цифровой подписи используются средства криптографической защиты информации, имеющие сертификат соответствия требованиям стандарта СТ РК 1073-2007 «Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования»;

4) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан – удостоверяющий центр, обслуживающий государственные органы, должностных лиц государственных органов в информационных системах и иных государственных информационных ресурсах государственных органов Республики Казахстан (далее – УЦ ГО);

5) национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан – удостоверяющий центр, предоставляющий средства электронной цифровой подписи и регистрационные свидетельства физическим или юридическим лицам для формирования электронных документов в государственных и негосударственных информационных системах;

6) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

7) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;

8) нормативно-справочная информация - информация (классификаторы, справочники, перечни и другие), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;

9) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

10) электронные информационные ресурсы – информация, представленная в электронно-цифровой форме и содержащаяся на электронном носителе, интернет-ресурсе и (или) в информационной системе;

11) защита электронных информационных ресурсов, информационных систем – комплекс правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранение, предотвращение неправомерного доступа к электронным информационным ресурсам, информационным системам (в том числе от несанкционированного доступа к информации), включая незаконные действия по получению, копированию, распространению, искажению (и/или модификации), уничтожению или блокированию информации;

12) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

13) электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами;

14) система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан (далее – СЭД);

15) участник СЭД – физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;

16) бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;

17) подлинник электронного документа – документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

18) электронная регистрационная контрольная карточка – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

19) формат электронного документа – структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;

20) средства электронной цифровой подписи – совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи.

6. Языком работы и делопроизводства государственных организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является казахский язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.

В работе негосударственных организаций используются казахский и, при необходимости, другие языки.

7. Документы составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее – мм), А5 (148 х 210мм) и имеют поля не менее:

1) левое поле – 20 мм;

2) правое поле – 10 мм;

3) верхнее поле –10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

1) левое поле – 10 мм;

2) правое поле – 20 мм;

3) верхнее поле – 10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.