Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 17 августа 2023 года № 33290

В соответствии с подпунктом 476) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 ПРИКАЗЫВАЮ:

Преамбула изложена в новой редакции Приказа Министра культуры и информации РК от 14.11.2024 г. № 544- НҚ (см. редакцию от 09.08.2023 г.)(изменение вводится в действие с 30.11.2024 г.)

1. Утвердить Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами согласно приложению к настоящему приказу.

2. Комитету по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение трех рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение трех рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан А. Оралов

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Министерство информации Министерство и общественного развития сельского хозяйства Республики Казахстан Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Генеральная Прокуратура Министерство Республики Казахстан просвещения Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Министерство здравоохранения Министерство труда и Республики Казахстан социальной защиты населения Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Верховный Суд Министерство индустрии Республики Казахстан и инфраструктурного развития Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Министерство финансов Министерство обороны Республики Казахстан Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Служба государственной охраны Управление делами Президента Республики Казахстан Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Высшая аудиторская палата Министерство торговли и интеграции Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Министерство иностранных дел Министерство по Республики Казахстан чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Комитет национальной Министерство национальной безопасности экономики Республики Казахстан Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Министерство цифрового развития, Министерство внутренних дел инноваций и аэрокосмической Республики Казахстан промышленности Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Министерство экологии, Министерство энергетики геологии и природных ресурсов Республики Казахстан Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Министерство науки Агентство и высшего образования Республики Казахстан Республики Казахстан по делам государственной службы

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Агентство по защите и развитию Агентство по стратегическому конкуренции Республики Казахстан планированию и реформам Республики Казахстан

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан Агентство Республики Казахстан по регулированию и развитию по противодействию коррупции финансового рынка

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Архив Президента РГУ «Национальный банк Республики Казахстан Республики Казахстан»

«СОГЛАСОВАН» «СОГЛАСОВАН» Конституционный Суд Аппарат Высшего Судебного Республики Казахстан Совета Республики Казахстан

1. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее – Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее – архивы).

Порядок деятельности архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются архивы.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная коллекция – совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;

3) архивный фонд – совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;

4) источник комплектования архива – физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на государственное хранение в архив;

5) архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

6) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 455 настоящих Правил;

7) архивный документ – документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;

8) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

9) депозитарное хранение архивных документов – хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

10) учет архивных документов (далее – учет) – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

11) пользователь архивных документов – физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;

12) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

13) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

14) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

15) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

16) архивный шифр – обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

17) база данных архива – совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;