Отправить по почте
Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 28 августа 2023 года № 33339
В настоящий Приказ предусмотрено изменение в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ (изменение вводится в действие с 12.07.2026 г.)
Редакция с изменениями и дополнениями по состоянию на 25.04.2026 г.
В соответствии с подпунктом 475) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 ПРИКАЗЫВАЮ:
Преамбула изложена в новой редакции Приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.2024 г. № 329-НҚ (см. редакцию от 25.08.2023 г.) (изменение вводится в действие с 09.08.2024 г.)
1. Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.
2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение трех рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
3) в течение трех рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр культуры и спорта Республики Казахстан А. Оралов
|
«СОГЛАСОВАН» Министерство информации и общественного развития Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство сельского хозяйства Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Генеральная Прокуратура Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство просвещения Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Министерство здравоохранения Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство труда и социальной защиты населения Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Верховный Суд Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Министерство финансов Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство обороны Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Служба государственной охраны Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Управление делами Президента Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Высшая аудиторская палата Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство торговли и интеграции Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Министерство иностранных дел Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Комитет национальной безопасности Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство национальной экономики Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Министерство цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство внутренних дел Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Министерство экологии, геологии и природных ресурсов Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Министерство энергетики Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Министерство науки и высшего образования Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы |
|
«СОГЛАСОВАН» Агентство по защите и развитию конкуренции Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Агентство по стратегическому планированию и реформам Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка |
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по противодействию коррупции |
|
«СОГЛАСОВАН» Архив Президента Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» РГУ «Национальный банк Республики Казахстан» |
|
«СОГЛАСОВАН» Конституционный Суд Республики Казахстан |
«СОГЛАСОВАН» Аппарат Высшего Судебного Совета Республики Казахстан |
|
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по финансовому мониторингу |
|
Приложение к приказу Министр культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236
Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).
2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, предназначенным для реализации задач и функций по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). Ведение секретного и несекретного делопроизводства осуществляется в разных структурных подразделениях.
3. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, управление документацией возлагается на должностное лицо.
4. Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.
Пункт 4 изменен в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ (см. редакцию от 14.11.2024 г.)(изменение вводится в действие с 25.04.2026 г.)
Работы по созданию закрытых ключей электронной цифровой подписи (порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения) для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц, порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и закрытых ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан о государственных секретах и работе со служебной информацией ограниченного распространения.
Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» определяется постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 июня 2022 года № 429 «Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней».
Особенности документирования, управления документацией и использования системы электронного документооборота в специальных государственных органах определяются их руководителями.
5. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) абзац – часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы (абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части);
2) подпункт исключен (см. сноску)
Подпункт 2 исключен в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ (см. редакцию от 14.11.2024 г.)(изменение вводится в действие с 25.04.2026 г.)
3) средство криптографической защиты информации (далее – СКЗИ) – программное обеспечение или аппаратно-программный комплекс, реализующие алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение или управление ключами шифрования;
3-1) документы по личному составу – документы, образующиеся при приеме на работу, службу, при переводе, перемещении, увольнении работника, служащего о предоставлении отпуска, командировках, прикомандировании, поощрении, начислении заработной платы, сведения об удержании и отчислении денег на социальное, пенсионное и медицинское обеспечение, учебе, о присвоении квалификации, разряда, звания и иные документы, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан;
Пункт 5 дополнен подпунктом 3-1 в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ (изменение вводится в действие с 25.04.2026 г.)
4) носитель ключевой информации – специализированный носитель, в котором для защиты хранящихся закрытых ключей электронной цифровой подписи используются СКЗИ, имеющие сертификат соответствия требованиям национального стандарта Республики Казахстан 1073-2007 «Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования» (3 уровень);
С 12 июля 2026 года в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ подпункт 5 будет действовать в следующей редакции:Показать текст будущей редакции.
5) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан (далее – УЦ ГО) – удостоверяющий центр, обслуживающий государственные органы, должностных лиц государственных органов в информационных системах и иных государственных информационных ресурсах государственных органов Республики Казахстан;
6) подпункт исключен (см. сноску)
Подпункт 6 исключен в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ (см. редакцию от 14.11.2024 г.)(изменение вводится в действие с 25.04.2026 г.)
7) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;
8) бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;
9) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;
10) нормативно-справочная информация – информация (классификаторы, справочники, перечни и иные), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;
11) классификатор «Корреспонденты» нормативно-справочной информации – перечень государственных органов и организаций, участников СЭД;
12) официальный документ – документ, созданный юридическим, должностным или физически лицом, оформленный и удостоверенный в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан;
Подпункт 13 действует до 12.07.2026 г. в соответствии с пунктом 4 Приказа Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ
13) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;
С 12 июля 2026 года в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ пункт 5 будет дополнен подпунктом 13-1 и 13-2:Показать текст будущей редакции.
Подпункты 14 и 15 действуют до 12.07.2026 г. в соответствии с пунктом 4 Приказа Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ
14) электронные информационные ресурсы – данные в электронно-цифровой форме, содержащиеся на электронном носителе и в объектах информатизации;
15) информационная система электронного архива (далее – ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;
16) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;
17) участник СЭД – физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;
18) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
19) электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами;
20) Центр Единой системы электронного документооборота (далее – Центр ЕСЭДО) – подсистема, обеспечивающая регистрацию участников систем электронного документооборота, синхронизацию нормативно-справочной информации и обмен электронными документами между участниками СЭД;
С 12 июля 2026 года в соответствии с Приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.2026 г. № 155-НҚ подпункт 21 будет действовать в следующей редакции:Показать текст будущей редакции.
21) система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан (далее – СЭД);
