Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 28 августа 2023 года № 33338

В соответствии с подпунктом 247-3) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и спорта Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 сентября 2014 года № 1003 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами согласно приложению к настоящему приказу.

2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение трех рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение трех рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан А. Оралов

	
		
		
	
	

		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство информации и общественного развития Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство сельского хозяйства Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Генеральная Прокуратура Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство просвещения Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство здравоохранения Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство труда и социальной защиты населения Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Верховный Суд Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство финансов Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство обороны Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Служба государственной охраны Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Управление делами Президента Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Высшая аудиторская палата 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство торговли и интеграции Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство иностранных дел Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Комитет национальной экономики Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство национальной безопасности Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство внутренних дел Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство экологии, геологии и природных ресурсов Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство энергетики Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Министерство науки и высшего образования Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Агентство по защите и развитию конкуренции Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Агентство по стратегическому планированию и реформам Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по противодействию коррупции 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Архив Президента Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» РГУ «Национальный банк Республики Казахстан» 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Конституционный Суд Республики Казахстан 
			
			

			
«СОГЛАСОВАН» Аппарат Высшего Судебного Совета Республики Казахстан 
			
		
		

			

			
«СОГЛАСОВАН» Агентство Республики Казахстан по финансовому мониторингу 
			
			

			


			 
			
		
	

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организации).

3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная справка – документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее – организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

3) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 295 настоящих Правил;

4) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

5) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

6) хранилище архивных документов (архивохранилище) – специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;

7) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

8) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

9) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

10) архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

11) архивное дело – сфера деятельности физических и юридических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда Республики Казахстан, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией сбора, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов;

12) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

13) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;

14) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

15) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;

16) научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;

17) система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

18) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и иной деятельности;

19) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;

20) организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;

21) экспертиза ценности документов – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;

22) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

23) опись дел документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

24) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;

25) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

26) учет документов в архиве организации – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

27) файл – идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

28) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

29) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

30) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;

31) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;

32) информационная система электронного архива (далее ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;