Списание коммунальных расходов при безвозмездном пользовании помещением: какие документы нужны

Госпредприятие получило помещение на безвозмездное пользование, возмещает только комм.услуги. На комм.услуги не выставляются первичные документы (Эсф, акты) так как заключили трехсторонний договор- балансодержатель, арендатор, и коммунальная компания, так как по общему счетчику выставляет собственнику счета, тому кто безвозмездно пользуется нет возможности выставлять первичные документы, балансодержатель -госучреждение, на основании договора на пользование и расчетам к ним по ком.услугам можем списывать расходы?

1. Почему расчет-расшифровка не является первичным документом?

Согласно статье 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», основанием для отражения хозяйственных операций в учете являются первичные учетные документы. Они должны быть составлены по утвержденным формам (или содержать обязательные реквизиты) и подписаны сторонами.

Присланная балансодержателем таблица с расчетом (например: «Общая площадь 1000 кв.м, ваша площадь 100 кв.м, коэффициент 0.1» ) — это лишь приложение/основание к первичному документу, но не сам документ. Налоговые органы при проверке и аудит на основании одной таблицы расходы снимут.

2. Обязанность ГУ по «перевыставлению» (Налоговый кодекс РК)

Поскольку коммунальная компания выставляет общий счет на Балансодержателя (ГУ), ГУ выступает в роли «транзитного узла». Ваш трехсторонний договор по своей экономической сути — это приобретение услуг третьих лиц (монополистов) через посредника (ГУ).

Государственное учреждение не имеет права оказывать вам коммунальные услуги (оно не ТЭЦ и не Водоканал) и не может выставить вам обычный Акт выполненных работ на реализацию.

Но в Налоговом кодексе РК зафиксирован механизм возмещения затрат. ГУ обязано выписать в ваш адрес ЭСФ (Электронный счет-фактуру) с отметкой «Комиссионер» или в рамках перевыставления расходов.  На основании пунктов 3, 4 и 5 статьи 495 Налогового кодекса РК, Балансодержатель (ГУ) обязан по итогам каждого месяца (не позднее 20 числа следующего месяца согласно пп. 2) п. 2 ст. 493 НК РК) выписывать в адрес нашего Госпредприятия Электронный счет-фактуру (ЭСФ) на нашу долю коммунальных услуг со статусом "Комиссионер".

В строках ЭСФ они указывают данные поставщика (например, АлматыЭнергоСбыт), но в качестве покупателя — ваше Госпредприятие. К этому ЭСФ они прикладывают ту самую расчетную таблицу и копию основного счета от коммунальщиков.