Досье на проект приказа «Об утверждении Правил ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе»

В соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового Кодекса Республики Казахстан, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.

2. Департаменту цифрового отбора и кадровых процессов Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы, курирующего вопросы цифровизации государственной службы после его официального опубликования.

4. Настоящий приказ вводится в действие с 13 августа 2026 года, за исключением части второй пункта 9 Правил ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе, которая вводится в действие c 1 января 2027 года, и подлежит официальному опубликованию.  

1. Настоящие Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового Кодекса Республики Казахстан и определяют порядок ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.

2. В соответствии с пунктом 2 статьи 146-3 Трудового кодекса Республики Казахстан действие настоящих Правил не распространяются на:  

1) государственные учреждения, являющиеся государственными органами, имеющими иные цифровые кадровые системы;

2) государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора, находящиеся в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны Республики Казахстан и его ведомства;

3) юридические лица, акционером (участником, доверительным управляющим) которых является Национальный Банк Республики Казахстан.

3. Действие настоящих Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

4. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) цифровая кадровая система (далее – система) – цифровая система, предназначенная для автоматизации кадровых процессов в государственных учреждениях и субъектах квазигосударственного сектора, a также для сбора, хранения, передачи и обработки информации, содержащейся в ней;  

2) кадровые процессы – совокупность действий по оформлению, ведению, учету и хранению документов, связанных с приемом на работу, осуществлением трудовой деятельности, включая документирование перемещения, поощрения, привлечения к дисциплинарной ответственности, прекращением трудовых отношений, а также c осуществлением отбора претендентов и иными кадровыми процедурами;

3) кадровые сведения – сведения, связанные с работниками организаций, их супругами и близкими родственниками, являющимися гражданами Республики Казахстан, необходимые для достоверного, корректного, полноценного и своевременного ведения кадровых процессов в системе;  

4) пользователь – физическое лицо, имеющее доступ в систему с учетом предоставленных прав, в целях ведения кадровых процессов, мониторинга наполнения, получения необходимых сведений;  

5) уполномоченный орган по делам государственной службы (далее – уполномоченный орган) – центральный государственный орган, осуществляющий реализацию единой государственной политики в сфере государственной службы;

6) уполномоченный государственный орган по труду – центральный исполнительный орган, осуществляющий формирование и реализацию государственной политики в сфере трудовых отношений в соответствии c законодательством Республики Казахстан;

7) администратор системы (далее – администратор) – юридическое лицо, в установленном порядке обеспечивающее функционирование системы;

8) организация – государственное учреждение или субъект квазигосударственного сектора, осуществляющие ведение кадровых процессов  

в системе;

9) владелец системы (далее – владелец) – лицо, осуществляющее права владения и пользования системой, обеспечивающее ее функционирование, сопровождение и развитие.

5. Основными задачами системы являются:

1) автоматизация кадровых процессов в организациях;

2) обеспечение прозрачности ведения кадровых процессов в организациях;

3) выявление возможных кадровых дисбалансов, нарушений трудового законодательства в организациях;

4) централизация и унификация кадровых процессов в организациях с учетом специфики их деятельности;

5) формирование объективной кадровой ситуации по организациям;

6) повышение эффективности деятельности организаций.

6. Кадровые процессы подлежат осуществлению в системе в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства Республики Казахстан, законодательства o персональных данных и их защите, а также внутренних нормативных документов работодателя.

7. Кадровые процессы в системе реализуются с применением механизмов автоматизации в целях обеспечения соблюдения требований трудового законодательства.

8. Система обеспечивает контроль соблюдения сроков осуществления кадровых процедур, предусмотренных законодательством Республики Казахстан и внутренними документами работодателя, a также автоматическое уведомление ответственных лиц о наступлении контрольных сроков.

9. Организации вносят в систему данные о работнике, об индивидуальных идентификационных номерах супруги (супруга) и близких родственников работника, являющихся гражданами Республики Казахстан, a также при наличии данные о бизнес-идентификационных номерах организаций (индивидуальных идентификационных номерах индивидуальных предпринимателей), в которых работник ранее осуществлял трудовую деятельность, и иные сведения, связанные с приемом работника, осуществлением трудовой деятельности и прекращением трудовых отношений.  

При отсутствии возможности у работника представить индивидуальные идентификационные номера супруги (супруга) и близких родственников, a также бизнес-идентификационные номера организаций (индивидуальные идентификационные номера индивидуальных предпринимателей), в которых он ранее осуществлял трудовую деятельность, работодатель получает соответствующие данные из цифровых систем в целях выявления конфликта интересов в соответствии с законодательством Республики Казахстан о противодействии коррупции.

10. Организации обеспечивают достоверность, корректность, полноту, актуальность кадровых сведений и кадровых процессов в системе.

11. Система используется исключительно в служебных целях. Пользователи несут ответственность за неправомерное использование кадровых сведений, в том числе персональных данных работников, их супругов и близких родственников. Настоящие требования распространяются также на иные лица, получившие доступ к кадровым сведения системы.

12. Владельцами, администраторами и пользователями при работе в системе обеспечивается соблюдение требований законодательства o кибербезопасности и Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите».  

13. Все решения, согласования и действия, осуществляемые посредством системы, подлежат учету и журналированию, должны быть прослеживаемыми и доступными для проведения внутренних и внешних проверок в случаях, предусмотренных законодательством.

14. Электронные документы, формируемые в рамках кадровых процессов, подлежат хранению, архивированию и уничтожению в порядке и в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан, с обеспечением их юридической значимости, сохранности и возможности последующего подтверждения подлинности.

15. Администратор обеспечивает функционирование и кибербезопасность системы.  

16. Администратор ведет учет пользователей, предоставляет доступ в системе в соответствии с их ролью, a также разрабатывает инструкцию по работе в системе.

17. Организации осуществляют ведение кадровых процессов в системе «Единая кадровая система» (далее – ЕКС).

18. Организации, использующие собственные системы, по решению уполномоченного органа обеспечивают передачу информации о кадровых сведениях работников посредством интеграции с ЕКС согласно приказу исполняющего обязанности Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123 «Об утверждении Правил интеграции объектов информатизации «электронного правительства» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 16777).  

19. Уполномоченный орган определяет организации для подключения  

к ЕКС и устанавливает сроки их подключения. По запросу уполномоченного органа государственные органы предоставляют информацию, необходимую для подключения к ЕКС.  

20. Уполномоченный орган осуществляет общую координацию работ  

по формированию и ведению ЕКС, в том числе мониторинг ее наполнения. Территориальные подразделения уполномоченного органа осуществляют мониторинг наполнения ЕКС в соответствующих регионах.  

21. Уполномоченный государственный орган по труду осуществляет мониторинг за соблюдением трудового законодательства Республики Казахстан организациями путем анализа данных ЕКС.

22. Государственные органы координируют работу по подключению курируемых организаций к ЕКС, a также осуществляют мониторинг за наполнением кадровыми сведениями и ведением кадровых процессов в ЕКС.

23. Государственные органы ведут учет пользователей ЕКС по курируемым организациям.  

24. Организации, на момент введения в действие настоящих Правил подключенные к ЕКС, продолжают работу в данной системе в соответствии с настоящими Правилами.

1. Наименование государственного органа-разработчика.

Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы.

2. Основания для принятия проекта нормативного правового акта.

Проект разработан в соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового Кодекса Республики Казахстан.

3. Необходимость финансовых затрат по проекту нормативного правового акта и его финансовая обеспеченность.

Принятие проекта не потребует дополнительных финансовых затрат из республиканского бюджета.

4. Предполагаемые социально-экономические, правовые и (или) иные последствия.

Принятие проекта позволит повысить прозрачность и эффективность функционирования государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора за счет автоматизации кадровых процессов. Отрицательные социально-экономические и правовые последствия не ожидаются. Проект не оказывает негативного влияния на обеспечение национальной безопасности.

5. Конкретные цели и сроки ожидаемых результатов.

Целью проекта является совершенствование, повышение уровня цифровизации и прозрачности кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора. Ожидаемые результаты достигаются со дня введения приказа в действие.

6. Необходимость приведения законодательства в соответствие.

Принятие дополнительных нормативных правовых актов либо внесение изменений и дополнений в действующие акты не требуется.

7. Соответствие международным договорам.

Проект не противоречит международным договорам, ратифицированным Республикой Казахстан, и решениям международных организаций, участницей которых является Республика Казахстан.

8. Результаты расчетов затрат субъектов частного предпринимательства.

Проект не затрагивает права субъектов частного предпринимательства.