Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294.

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству согласно приложению 1 к приказу.

2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан согласно приложению 2 к приказу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр                                    Р. Тусупбеков

"СОГЛАСОВАН" 

Министр связи и информации 

Республики Казахстан 

       _______________ А. Жумагалиев 

23 августа 2011 года

1. Настоящая инструкция по нотариальному делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее - Закон).

Инструкция регламентирует и детализирует порядок организации работы нотариусов с документами и ведения электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее - электронный реестр ЕНИС).

Регистрация нотариальных действий государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой ведется в реестре для регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС.

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и  статьей 5 Закона.

3. Организация и правильное ведение делопроизводства, хранение и учет, использование архивных документов, а также сдача нотариальных документов в государственный архив на постоянное хранение ведется в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.

Организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, ведет сам нотариус.

Контроль за исполнением требований настоящей Инструкции государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет территориальный орган юстиции совместно с территориальной нотариальной палатой.

4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив.

5. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, право доступа к данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС частного нотариуса, передается в частный нотариальный архив следующим образом:

территориальный орган юстиции в ЕНИС регистрирует сведения о назначении проверки деятельности нотариуса (дата, номер приказа, основание);

нотариальная палата в ЕНИС регистрирует сведения о приеме и передаче архивных документов нотариуса;

Министерство юстиции Республики Казахстан регистрирует в ЕНИС сведения о прекращении действия лицензии (дата, номер приказа, основание).

При регистрации указанных сведений доступ к данным, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву.

Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляются территориальному органу юстиции путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса.

6. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса, увольнении или нахождении в отпуске государственного нотариуса, Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске) с момента введения в действие приказа. При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.

7. В случае остановки работы ЕНИС нотариус составляет акт об остановки работы ЕНИС, о чем сообщает в Акционерное общество «Национальные информационные технологии» через ЕНИС в течение одного часа с момента остановки ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

В период остановки работы ЕНИС, нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус, регистрирует нотариальные действия в реестре для регистрации нотариальных действий.

При восстановлении работы ЕНИС записи в реестре для регистрации нотариальных действий, переносятся в электронный реестр ЕНИС не позднее текущего дня, когда возобновлена работа ЕНИС.

8. Использование нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

9. Подготовка служебных документов оформляется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 5834).

10. При направлении документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ в дательном падеже.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации, которой направляется документ.

В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

11. Датирование документов производится двумя способами: написания числа, месяца и года цифрами, название месяца прописью (27 января 2011), тремя парами арабских цифр (27.01.11). Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то впереди добавляется "0"  (02.02.11).

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

12. Все экземпляры служебных документов подписываются, государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой (наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, (например, нотариус (подпись) О.О. Омарова).

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

13. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении указывается количество листов и число экземпляров.

14. При ответе на запрос делается ссылка на номер и дату документа-запроса.

15. Документы, состоящие из двух и более листов пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

16. Регистрации подлежит вся поступающая к нотариусу корреспонденция, в том числе заявления об отказе от наследства, заявления о принятии наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, поступающие по почте или нарочно нотариусу, занимающемуся частной практикой и в государственную нотариальную контору.

При принятии документов нарочно нотариус, занимающийся частной практикой или государственный нотариус, выдает расписку в их получении.