Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству
Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32.
Редакция с изменениями и дополнениями по состоянию на 15.10.2022 г.
В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан от 14 июля 1997 года «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила по нотариальному делопроизводству.
2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7182).
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
«СОГЛАСОВАН»
Министр культуры и информации
Республики Казахстан
________________ Д. Мынбай
01 февраля 2012 год
Утверждено
приказом Министра юстиции
Республики Казахстан
31 января 2012 года № 32
Правила по нотариальному делопроизводству
Глава 1. «Общие положения»
1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее – Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее – Закон).
Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства:
нотариусом, занимающимся частной практикой (далее – частный нотариус);
государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее – государственный нотариус).
2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.
3. Правила определяют порядок:
1) приема, регистрации и отправления документов;
2) составления номенклатуры дел;
4) оформления дел, составления описи дел;
6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;
8) регистрации консультирования;
9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;
10) использования печати, штампов и электронной цифровой подписи;
11) формирования и оформления наследственных дел.
4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:
государственный нотариус.
5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.
При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.
При выходе из членства территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение тридцати календарных дней, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членства нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.
При исключении из членства территориальной нотариальной палаты территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня вступления в силу решения дисциплинарной комиссии об исключении из нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.
В случае приостановления действия лицензии нотариуса, прекращения действия лицензии нотариуса, выхода или исключения нотариуса из членства нотариальной палаты Кабинет нотариуса в единой нотариальной информационной системе (далее – ЕНИС) передается другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты, а также в частный нотариальный архив.
6. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
7. Документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
Глава 2. Прием, регистрация и отправление документов
8. Регистрации подлежат все поступающие документы.
9. Для учета документов и контроля за их исполнением ведется:
журнал регистрации входящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
журнал регистрации исходящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
10. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов и дата их регистрации.
11. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
12. Документы направляются адресатам по почте (с направлением копии на известные электронные адреса) или вручаются нарочно.
Глава 3. Составление номенклатуры дел