NN ста- тей | Наименование документов | Срок хранения | Примечание |
в головном банке | в филиалах, предста- витель- ствах |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ |
Параграф 1. Распорядительная деятельность |
1. | Протоколы, стенограммы заседаний, решения общих собраний акционеров банка, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | постоянно | до минования надоб- ности | |
2. | Протоколы, стенограммы, постановления исполни- тельного органа банка, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | постоянно | до минования надоб- ности | |
3. | Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров банка, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | постоянно | до минования надоб- ности | |
4. | Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные банком | постоянно | до замены новыми | |
5. | Приказы, распоряжения руководителей банка: | | | |
1) по основной деятельности; | постоянно | постоянно | |
2) по личному составу; | 75 лет | 75 лет | |
3) по отпускам, командировкам; | 5 лет | 5 лет | |
4) по административно- хозяйственным вопросам | 5 лет | 5 лет | |
6. | Переписка с органами государственной власти и органами местного само- управления по вопросам деятельности банка | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
7. | Доверенности на представ- ление интересов банка во взаимоотношениях с третьими лицами и в судах | 10 лет* | 10 лет* | * после истечения срока до- веренности |
8. | Документы по оформлению консульских документов для сотрудников банка и зарубеж- ных консультантов (заявки, справки, распоряжения банка) | 10 лет | 10 лет | |
Параграф 2. Контроль |
9. | Документы ревизий и проверок деятельности банка, его структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (док- лады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка) | постоянно | постоянно | |
10. | Документы о выполнении предложений по результатом проверок, ревизий (докладные записки, отчеты, справки, переписка) | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
11. | Документы ревизий, проверок, проводимых банком (акты, справки, переписка) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
12. | Документы по служебным расследованиям (акты, справки, переписка) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
13. | Претензии и исковые заявления, апелляционные и надзорные жалобы | 5 лет* | 5 лет* | * после вынесения решения |
14. | Заявления, жалобы, предло- жения граждан и переписка по ним: | | | |
1) содержащие предложения о существенных изменениях, об устранении серьезных недостатков в работе банка; | постоянно | постоянно | |
2) личного и второсте- пенного характера | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
15. | Журналы учета проведенных ревизий (проверок) и контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий (проверок) | 5 лет | 5 лет | |
Параграф 3. Организационные вопросы |
16. | Юридические дела: | | | * после закрытия счета |
1) крупных участников/ банковских холдингов банков; | постоянно | до замены новыми |
2) клиентов банков | 5 лет ЭК* | 5 лет ЭК* |
17. | Учредительный договор, устав банка, дополнения и изменения к нему | постоянно | до замены новыми | |
18. | Лицензии, выданные банку | до отзыва | - | |
19. | Согласия уполномоченного органа по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций на открытие структурных подразделений банка | постоянно | до пре- кращения деятель- ности струк- турного подраз- деления банка | |
20. | Положения о постоянно действующих комиссиях банка | постоянно | до замены новыми | |
21. | Сведения об акционерах, реестр акционеров банка и изменения к ним, выписки независимого регистратора из реестра акционеров | постоянно | постоянно | |
22. | Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на получение дивидендов | постоянно | постоянно | |
23. | Заявки лиц, связанных с банком особыми отношениями, на совершение сделок с банком | постоянно | постоянно | |
24. | Информация о сделках, с лицами связанными с банком особыми отношениями | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
25. | Оригиналы документов, подтверждающих собственность на акции, и сведения о формировании уставного капитала банков | 5 лет* | 5 лет* | * после перехода права cоб- ственности на акции при усло- вии завер- шения ревизии налоговыми органами |
26. | Договоры на осуществление аудита банка | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
27. | Документы о реорганизации, переименовании банка, его структурных подразделений (отчеты, акты, переписка, докладные записки, заключения) | 10 лет ЭК | 10 лет ЭК | |
28. | Документы банков и их структурных подразделений по руководящим работникам (справки, акты, переписка) | 10 лет ЭК | 10 лет ЭК | |
29. | Положения о структурных подразделениях банка | постоянно* | постоянно* | * после замены новыми |
30. | Книги регистрации договоров займов | постоянно | постоянно | |
31. | Штатное расписание | постоянно | постоянно | |
32. | Проекты штатных расписаний, документы по их разработке (справки, заключения, докладные записки) | 3 года | 3 года | |
33. | Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, при смене: | | | |
1) руководящих работников банка | постоянно | постоянно |
2) материально- ответственных лиц | 5 лет | 5 лет |
34. | Списки лиц, имеющих право на участие в годовом собрании акционеров банка | 5 лет | 5 лет | |
35. | Должностные инструкции | 3 года* | 3 года* | * после замены новыми |
36. | Документы о командировках (программы, планы-задания, переписка, доклады, справки, отчеты): | | | |
1) внутригосударственных | 5 лет | 5 лет |
2) зарубежных | 5 лет ЭК | 5 лет |
37. | Учредительные документы дочерних организаций банков (устав, учредительный договор, дополнения и изменения к ним) | 5 лет | 5 лет | |
38. | Переписка с акционерами банка по вопросам прове- дения собраний акционеров | 5 лет | 5 лет | |
39. | Документы по начислению дивидендов (расчеты, справки, заключения) | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
40. | Документы по выкупу акций у акционеров банка (заключения, справки, переписка) | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговымиорганами |
41. | Переписка с дочерними организациями и структурными подразделениями банка по вопросам их основной деятельности | 5 лет | 5 лет | |
42. | Документы о задолженности юридических и физических лиц (книги учета, расчеты и прочее) | 5 лет* | 5 лет* | * после погашения задолженности |
43. | Переписка с независимым регистратором банка по вопросам учета акций банка | 5 лет | 5 лет | |
44. | Правоустанавливающие доку- менты, финансовая отчетность и иные документы акционеров банка (учредительные дого- воры, уставы, договора купли-продажи акций) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
Параграф 4. Правовое обеспечение деятельности |
45. | Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество | постоянно | постоянно | |
46. | Договоры (соглашения и контракты) об оказании услуг банку организациями, оказывающими юридические услуги | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия |
47. | Постановления органов дознания, предварительного следствия и органов испол- нительного производства, санкционированные прокуро- ром, а также постановления, решения, приговоры, опреде- ления судов о наложении и снятии ареста на деньги и другое имущество клиента банка, находящееся в банке | 10 лет* | 10 лет* | * после снятия с ареста |
48. | Постановления, решения, определения, приговоры судов по вопросам деятельности банка | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
49. | Решения судебных органов о приостановлении операций по счетам | 5 лет* | 5 лет* | * после возмещения ущерба |
50. | Документы по вопросам применения уполномоченным органом по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций ограниченных мер воздействия и санкций в отношении банков (докладные записки, справки, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
51. | Документы по вопросам применения Национальным Банком Республики Казахстан санкций в отношении банков (докладные записки, справки, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
52. | Журналы учета претензий и исков | 5 лет* | 5 лет* | * после вынесения решений по всем искам |
53. | Акты уполномоченных государ- ственных органов, подтверж- дающие изъятие документа (дела) | 5 лет* | 5 лет* | * после возврата документа (дела) |
54. | Копии документов, подлинники которых изъяты правоохрани- тельными органами по уголов- ным и гражданским делам | до возврата документа | до возврата документа | |
55. | Документы по юридической экспертизе договоров (заклю- чения, справки, переписка) | постоянно | постоянно | |
Параграф 5. Делопроизводство и архивное дело |
56. | Номенклатура дел: | | | |
1) банка | постоянно | постоянно |
2) структурных подразделений | 5 лет | 5 лет |
57. | Карточки учета (журналы) регистрации: | | | |
1) приказов, указаний, распоряжений, правил, инструкций, положений, уставов | постоянно | постоянно |
2) поступающих и отправ- ляемых документов, в том числе по электронной почте | 3 года | 3 года |
58. | Журналы (книги), ведомости учета служебных бланков строгой отчетности | 5 лет | 5 лет | |
59. | Перечень документов, образующихся в результате деятельности банков (с указанием сроков хранения) | постоянно | до замены новыми | |
60. | Описи дел: | | | * после уничтоже- ния дел |
1) постоянного срока хранения | постоянно | постоянно |
2) по личному составу | постоянно | постоянно |
3) временного срока хранения | 3 года* | 3 года* |
61. | Акты о выделении документов к уничтожению | постоянно * | постоянно* | * в госу- дарствен- ный архив не пере- даются |
62. | Акты приема-передачи документов и дел на государственное хранение | постоянно | постоянно | |
63. | Протоколы заседаний экспер- тной комиссии по проведению экспертизы ценности доку- ментов банка для опреде- ления их срока хранения | постоянно | постоянно | |
64. | Переписка по методическим и организационным вопросам ведения делопроизводства и архивного дела | 3 года | 3 года | |
65. | Заявки (заказы) на выдачу документов из ведомственного (частного) архива банка | 1 год | 1 год | |
66. | Акты выдачи документов во временное пользование из ведомственного (частного) архива банка | 3 года* | 3 года* | * после возвраще- ния доку- ментов в ведомстве- нный (част ный) архив |
67. | Заявления, запросы юриди- ческих и физических лиц о выдаче архивных справок, копий, выписок из докумен- тов, переписка по их выдаче | 3 года | 3 года | |
68. | Положение о ведомственном (частном) архиве банка | постоянно* | 5 лет* | * после замены новыми |
69. | Паспорт ведомственного (частного) архива банка | постоянно* | постоянно* | * в госу- дарствен- ный архив не пере- даются |
70. | Журналы учета поступления и выбытия документов ведомс- твенного (частного) архива банка | постоянно* | постоянно* | *в государ ственный архив не передаются |
ГЛАВА 2. ПРОГНОЗИРОВАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ И КРЕДИТНО-ФИНАНСОВЫЕ ВОПРОСЫ |
Параграф 1. Прогнозирование и планирование |
71. | Перспективные планы развития банка, документы по их разработке | постоянно | до минования надобности | |
72. | Бизнес-планы банка и их экономические обоснования: | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные | 5 лет | 5 лет |
73. | Документы по разработке бизнес-планов (расчеты, заключения, справки) | 5 лет | 5 лет | |
74. | Планы работы филиалов, представительств: | | | |
1) годовые | 3 года | 3 года |
2) полугодовые, квартальные, месячные | 1 год | 1 год |
75. | Переписка по вопросам прог- нозирования и планирования | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
76. | Документы по разработке ставок вознаграждения и тарифов комиссионного вознаграждения (справки, расчеты, обоснования) | 5 лет | 5 лет | |
Параграф 2. Кредитно-финансовые вопросы |
77. | Договоры (соглашения) о предоставлении займов и документы к ним (ходатайст- ва, заключения, переписка заявления, справки, распо- ряжения, поручительства) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора (соглаше- ния), при условии завершения ревизий налоговыми органами |
78. | Финансовые отчеты, представляемые банками по формам, установленным уполномоченным органом по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций и Национальным Банком Республики Казахстан: | | | * при условии завершения ревизий налоговыми органами, при отсутствии годовых - постоянно |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет* | 5 лет* |
3) ежемесячные, ежене- дельные, ежедневные | 1 год | 1 год |
79. | Документы о возврате займов, находящихся в составе госу- дарственного долга, и возна- граждения по данным займам (справки, расчеты, заключения) | постоянно | постоянно | |
80. | Документы по изучению кредитно-экономических вопросов, анализу размеще- ния и привлечения займов (программы, таблицы, сведения, статистико- аналитические, оперативные материалы, диаграммы, расчеты, таблицы, объяснительные записки) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
81. | Сведения о внутрисистемном перераспределении заемных ресурсов | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
82. | Документы по кредитным линиям банков-корреспон- дентов (договора, переписка, заключения) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
83. | Документы по анализу заемных отношений с клиен- тами (справки, обзоры, таблицы, диаграммы, переписка, записки) | 10 лет ЭК | 10 лет ЭК | |
84. | Документы по полученным ранее и представленным межбанковским займам (ходатайства, экономические расчеты, заключения) | 5 лет* | 5 лет* | * после возвра- щения кредита |
85. | Кредитное досье заемщиков - юридических лиц | 10 лет* | 10 лет* | *после выполнения всех обяза- тельств по договору и истечения срока его действия |
85-1 | Кредитное досье заемщиков - физических лиц | 10 лет* | 10 лет* | *после выполнения всех обяза- тельств по договору и истечения срока его действия |
86. | Оригиналы согласий субъекта кредитной истории на представление сведений о нем в кредитные бюро | 10 лет* | 10 лет* | * после даты пред- ставления последней информации в кредит- ное бюро |
87. | Акты приема-передачи кредитных досье, служебные записки с обоснованием необходимости выдачи документов из кредитных досье | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
88. | Документы по оказанию финансово-консультационных услуг (заявки клиентов, соглашения, счета-фактуры, заключения, акты) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
89. | Документы по оценке стоимости залогового имущества (акты, заключения, переписка) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
90. | Документы по кредитованию государственных региональных программ (копии постанов- лений Правительства Респуб- лики Казахстан, ходатайства органов местного самоуправ- ления, расчеты, разнарядки, заключения, переписка) | 5 лет ЭК* | 5 лет ЭК* | * после реализации программы |
91. | Конкурсная документация, представляемая организато- ром конкурса потенциальным поставщикам для участия в конкурсе по государственным закупкам банковских услуг: | | | |
1) в банке победителе конкурса; | постоянно | постоянно |
2) в банке участнике конкурса | до минования надоб- ности | до минования надоб- ности |
92. | Договоры о государственных закупках банковских услуг: | | | *после истечения срока действия договора |
1) по результатам открытых и закрытых конкурсов; | постоянно | постоянно |
2) на основе ценовых предложений | 5 лет* | 5 лет* |
93. | Переписка по государс- твенным закупкам банковских услуг | 5 лет | 5 лет | |
94. | Журналы регистрации договоров займов с физическими и юридическими лицами | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
95. | Журналы регистрации заявок на займы | 5 лет* | 5 лет* | *при условии завершенияревизий налоговыми органами |
96. | Платежные ведомости, копии расчетных документов, переписка о переуступке (принятии) прав требований по договорам займов | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершенияревизий налоговыми органами |
97. | Ежемесячные, ежедневные справки, группировочные ведомости о состоянии и использовании кредитных ресурсов | 5 лет | 5 лет | |
98. | Документы о списании безнадежных к взысканию займов (заключения, акты, переписка) | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершенияревизий налоговыми органами |
99. | Документы по займам, предоставленным за счет средств республиканского и местных бюджетов, по займам, права требования по которым принадлежат Министерству финансов Республики Казахстан, а также по гарантированным государством займам (заявления, договоры займа, отчеты, переписка и другие) | постоянно | постоянно | |
100. | Отклоненные заявки юридических и физических лиц на получение займа, документы (расчеты, переписка и прочее) по ним | 1 год* | 1 год* | * после вынесения решения банком |
ГЛАВА 3. КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ, ИНКАССАЦИЯ |
Параграф 1. Кассовые операции |
101. | Договоры о материальной ответственности, заклю- ченные банком с работниками, осуществляющими операции с ценностями | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
102. | Договоры на кассовое обслуживание клиентов банка | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
103. | Документы о неплатежных и поддельных банкнотах и монетах (акты экспертиз, отчеты, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
104. | Акты проверок организации кассовой работы в банке | 5 лет | 5 лет | |
105. | Документы по вопросу уста- новления банками минимально допустимого остатка налич- ных денег в операционной кассе на конец дня (справки, заключения, расчеты) | 5 лет | 5 лет | |
106. | Кассовые документы с приложениями (приходные и расходные кассовые мемори- альные ордера по ценностям, хранящимся в хранилище, денежные чеки, объявления на взнос наличными деньгами) | 5 лет | 5 лет | |
107. | Справки о суммах принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов | 5 лет | 5 лет | |
108. | Справки о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет | 5 лет | 5 лет | |
109. | Сводные справки о кассовых оборотах | 5 лет | 5 лет | |
110. | Книги учета денег и ценностей, находящихся в хранилище ценностей, приня- тых и выданных денег (ценно- стей), драгоценных металлов | 5 лет | 5 лет | |
111. | Документы по ревизиям хранилищ ценностей (акты, справки, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
112. | Карточки учета ценностей | 5 лет | 5 лет | |
113. | Акты приема-передачи ценностей и вскрытия посылок с ценностями | 5 лет | 5 лет | |
114. | Книги (журналы) учета квитанционных книжек, бланков строгой отчетности, выданных ответственным исполнителям | 5 лет | 5 лет | |
115. | Контрольный журнал приема-передачи под охрану хранилища ценностей | 5 лет | 5 лет | |
116. | Документы по вопросам пересчета банкнот и монет (акты, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
117. | Документы по вопросам просчетов, совершенных кассирами (акты, переписка) | 5 лет* | 5 лет* | * после возмещения ущерба |
118. | Справки о принятых вечерней кассой сумках с наличными деньгами и порожних сумках | 3 года | 3 года | |
119. | Переписка по вопросам кассовой работы и хранения ценностей | 3 года | 3 года | |
120. | Заполненные сетки для проверки платежности банкнот | 1 год | 1 год | |
Параграф 2. Инкассация |
121. | Договоры на инкассацию и пересылку денег и ценностей клиентов банка | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
122. | Договоры на инкассацию и пересылку наличных денег банка в расчетно-кассовые отделы | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
123. | Доверенности на получение, прием и доставку ценностей | 3 года* | 3 года* | * после истечения срока действия |
124. | Справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках | 3 года | 3 года | |
125. | Списки организаций, обслуживаемых инкассаторами | 3 года | 3 года | |
126. | Журналы учета приема-передачи документов | 5 лет | 5 лет | |
127. | Журналы учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей | 3 года | 3 года | |
128. | Журналы учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок | 3 года | 3 года | |
129. | Книги учета выданных штампов и пломбиров, регистрации их передачи | 3 года | 3 года | |
130. | Сопроводительные ведомости к сумкам с наличными деньгами | 1 год | 1 год | |
ГЛАВА 4. ОПЕРАЦИИ С ЦЕННЫМИ БУМАГАМИ |
Параграф 1. Операции с государственными ценными бумагами |
131. | Договоры купли-продажи государственных ценных бумаг | 5 лет* | 5 лет* | * после погашения выпуска бумаг |
132. | Закрытые лицевые счета по приему на хранение государс- твенных ценных бумаг, приложенные к ним описи | 5 лет* | 5 лет* | * после погашения выпуска бумаг |
133. | Документы о расчетах по государственным ценным бумагам (платежные поручения, поручения на перевод, поручения на погашение, ведомости, акты и приложения к ним) | 5 лет* | 5 лет* | * после погашения выпуска бумаг |
134. | Документы по операциям с государственными краткосрочными облигациями: | | | * при условии завершения ревизии налоговыми органами |
1) заявки на продажу и покупку облигаций | 5 лет | 5 лет |
2) выписки из реестра ценных бумаг | 5 лет | 5 лет |
3) ежемесячные отчеты дилера о работе с ценными бумагами | 5 лет | 5 лет |
4) еженедельные отчеты дилера о работе с ценными бумагами | 1 год | 1 год |
5) выписки из протоколов торгов | 1 год | 1 год |
6) выписки нетто-оборота по счетам управления оператора счета | 1 год | 1 год |
7) сводные реестры заявок, принятых на торгах | 1 год | 1 год |
8) реестры введенных заявок клиентов, дилера по торгам | 1 год | 1 год |
9) обязательства операторов счетов по итогам торгов | 1 год | 1 год |
10) информация межбанковских валютных бирж | 1 год | 1 год |
11) лицевые счета, счета "ДЕПО" клиентов | 5 лет* | 5 лет* |
12) платежные поручения системы электронных межбанковских расчетов | 5 лет* | 5 лет* |
13) выписки по счетам "Ностро" системы электрон- ных межбанковских расчетов | 5 лет* | 5 лет* |
14) журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями, учета брокерских операций, сводных итогов | 5 лет* | 5 лет* |
135. | Документы по вопросам вторичного рынка государс- твенных ценных бумаг (дого- воры, акты, протоколы, условия выпуска, поручения ДЕПО) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения сроков действия договоров |
Параграф 2. Операции с негосударственными ценными бумагами |
136. | Проспекты выпусков ценных бумаг | постоянно | постоянно | |
137. | Документы по размещению и погашению ценных бумаг (распоряжения, письма, отчеты об итогах размещения и погашения ценных бумаг) | 5 лет* | 5 лет* | * после погашения |
138. | Условия выпусков депозитных сертификатов | постоянно | до минования надобности | |
139. | Документы о выпуске, обраще- нии депозитных сертификатов (положения, правила) | постоянно | до минования надобности | |
140. | Переписка по вопросам выпуска и обращения ценных бумаг | 5 лет | 5 лет | |
141. | Отчеты банка установленной формы по каждому виду профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг | постоянно | до минования надобности | |
142. | Документы по учету имущества клиентов, переданного в соответствии с кастодиальным договором (договора, переписка, описи) | 5 лет | 5 лет | |
143. | Счета на оплату услуг депозитария, вознаграждений за размещение акций | 5 лет | 5 лет | |
144. | Договоры о купле-продаже акций и документы к ним (платежные поручения, расчеты, передаточные распоряжения, подписные листы, заявления-обязатель ства на приобретение акций) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
145. | Документы о приобретении иных, кроме акций негосу- дарственных ценных бумаг (договоры, акты, переписка) | 5 лет* | 5 лет* | * после перехода права собствен- ности на ценную бумагу |
146. | Заявки на продажу и покупку негосударственных ценных бумаг | 5 лет | 5 лет | |
147. | Выписки из реестров держателей акций | 5 лет | 5 лет | |
148. | Выписки по лицевым счетам банка | 5 лет | 5 лет | |
149. | Лицевые счета, счета депо клиентов, выписки по счетам ДЕПО, в разрезе видов профессиональной деятель- ности на рынке ценных бумаг | 5 лет | 5 лет | |
150. | Ежемесячные, ежеквартальные отчеты брокера о выполненных (невыполненных) сделках | 5 лет | 5 лет | |
151. | Уведомления о приостанов- лении действия, отзыве лицензии на осуществление деятельности на рынке ценных бумаг | постоянно | постоянно | |
152. | Предписания уполномоченного органа по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций об устранении нарушений законодательства о рынке ценных бумаг | постоянно | 5 лет* | * после устранения нарушений |
153. | Документы по выявленным нарушениям законодательства Республики Казахстан о рынке ценных бумаг (инфор- мация, заключения, отчеты о результатах проверки) | постоянно | 5 лет | |
154. | Документы по операциям доверительного управления (договоры, общие условия создания и доверительного управления имуществом общих фондов банковского управления, инвестиционные декларации, изменения и дополнения к ним, сертификаты долевого участия, уведомления о прекращении договоров доверительного управления) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
155. | Документы внутреннего учета (положения, инструкции, учетные политики) | 5 лет | 5 лет | |
156. | Иные журналы, документы подлежащие ведению и хранению банком в соответ- ствии с нормативными право- выми актами уполномоченного органа по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций | 5 лет | 5 лет | |
157. | Документы о нарушениях правил выпуска ценных бумаг (справки, сведения, записки, акты заключения) | постоянно | 10 лет | |
ГЛАВА 5. ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ |
Параграф 1. Международные связи и расчеты |
158. | Договоры, соглашения, контракты с иностранными банками, международными и иностранными организациями, изменения и дополнения к ним | постоянно | постоянно | |
159. | Переписка с иностранными банками, международными и иностранными организациями о сотрудничестве | 5 лет ЭПК | 5 лет | |
160. | Лицевые счета по транзитным счетам, предназначенным для расчетов с международными платежными организациями | 5 лет | 5 лет | |
161. | Планы приема, программы пребывания представителей иностранных банков, междуна- родных и иностранных организаций | 5 лет ЭПК | 3 года | |
162. | Записи бесед, протоколы проведения переговоров с иностранными банками, международными и иностранными организациями | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭК | |
163. | Доклады, отчеты, справки, переписка о приеме представителей иностранных банков, международных и иностранных организаций | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭК | |
164. | Переписка по вопросам открытия и ведения счетов в иностранной валюте | 5 лет | 5 лет | |
165. | Паспорта сделок по импортным и экспортным операциям (копии таможенных деклараций, учетные карты, реестры, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
166. | Переписка по вопросам открытия и ведения счетов, инвестиционной деятельности | 5 лет | 5 лет | |
167. | Документы по вопросам расчетов с иностранными банками, международными и иностранными организациями (справки, заключения, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
168. | Образцы подписей иностранных банков-корреспондентов | 5 лет* | 5 лет* | * после аннулирования прав подписи |
169. | Переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям | 5 лет | 5 лет | |
170. | Договоры с иностранными банками-корреспондентами | 3 года | 3 года | |
Параграф 2. Валютные операции |
171. | Переписка по вопросам валютных операций | 5 лет | 5 лет | |
172. | Документы о проведении операций на межбанковских валютных биржах (биржевые свидетельства, операционные листы, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
173. | Свидетельства о регистрации валютных операций, связа- нных с движением капитала | 5 лет* | 5 лет* | * после завершения инвести- ционной операции |
174. | Заявки на проведение валютных операций, связа- нных с движением капитала | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания срока действия всех валютных операций в рамках заявки |
175. | Разрешения (лицензии), выданные Национальным Банком Республики Казахстан, на проведение операций, связанных с движением капитала | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания срока действия разрешения (лицен- зии)й и пред- ставления отчетности по ним |
176. | Отчеты банка по валютным операциям: | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
3) месячные | 5 лет | 5 лет |
177. | Свидетельства о регистрации обменных пунктов банка | постоянно | постоянно | |
178. | Списки обменных пунктов | до замены новыми | до замены новыми | |
179. | Переписка о регистрации обменных пунктов | 5 лет | 5 лет | |
180. | Соглашения с банками- эмитентами дорожных чеков | постоянно | постоянно | |
181. | Копии дорожных чеков (покупка) | 5 лет | 5 лет | |
182. | Контрольные документы эмитентов дорожных чеков | постоянно | до минования надобности | |
183. | Документы о приеме дорожных чеков на инкассо (заявления, копии, сопроводительные документы) | 5 лет | 5 лет | |
184. | Документы, оформляемые при операциях с дорожными чеками (лицевые счета по полученным бланкам дорожных чеков, извещения) | 5 лет | 5 лет | |
185. | Первичные платежные документы - слипы | 5 лет | 5 лет | |
186. | Документы граждан по обменным операциям с иностранной валютой (справки, квитанции, ордера) | 5 лет | 5 лет | |
187. | Ежедневные курсы покупки-продажи валют, установленные банком | 5 лет | 5 лет | |
188. | Договоры о совершении банковских операций и сделок с иностранной валютой и драгоценными металлами | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
189. | Справки о состоянии ресурсов банка в драгоценных металлах и иностранной валюте | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭК | |
190. | Документы по ведению металлических счетов (выписки, сведения, справки) | 5 лет | 5 лет | |
191. | Карточки по балансовым и внебалансовым счетам в иностранной валюте и металлическим счетам | 5 лет | 5 лет | |
192. | Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями (справки, акты, заявки, кассовые ордера и прочее) | 5 лет | 5 лет | |
193. | Досье по валютному контролю | 5 лет* | 5 лет* | * после закрытия досье |
194. | Дела по валютным счетам клиентов банка | 5 лет* | 5 лет* | * после закрытия счета |
195. | Кассовые и внебалансовые приходные и расходные ордера с документами к ним по операциям с иностранной валютой | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизии налоговыми органами |
196. | Первичные платежные документы, выписки по счетам в иностранной валюте и металлическим счетам | 5 лет | 5 лет | |
197. | Документы по ведению коррес- пондентских счетов в иностранной валюте (переписка, сведения, выписки) | 5 лет | 5 лет | |
198. | Тарифы комиссионного вознаграждения при выполнении валютных операций | 5 лет | 5 лет | |
199. | Банковские акцепты | 3 года | 3 года | |
200. | Импортные аккредитивы | 3 года | 3 года | |
201. | Рамбурсные обязательства | 3 года | 3 года | |
ГЛАВА 6. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ |
Параграф 1. Финансовая и иная отчетность |
202. | Сводные бухгалтерские отчеты, балансы банка и документы к ним (поясни- тельные записки, приложения, специализированные формы, аудиторские заключения): | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
3) месячные | 3 года | 3 года |
203. | Отчеты структурных подразделений банка: | | | |
1) годовые; | 5 лет | 5 лет |
2) полугодовые; | 5 лет | 5 лет |
3) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
4) месячные | 3 года | 3 года |
204. | 1. Отчеты в уполномоченные государственные органы: | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
3) месячные, еженедельные, ежедневные | 5 лет | 5 лет |
2. Дополнительные сведения: | | |
1) для расчета коэффициента размещения части средств во внутренние активы; | 5 лет | 5 лет |
2) для расчета пруденциальных нормативов; | 5 лет | 5 лет |
3) расчет коэффициента размещения части средств во внутренние активы и среднемесячной величины внутренних обязательств; | 5 лет | 5 лет |
4) расчет пруденциальных нормативов | 5 лет | 5 лет |
205. | Переписка с уполномоченным органом по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 3 года | 3 года | |
206. | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов | постоянно | 5 лет | |
207. | Годовые сметы расходов банка | постоянно | постоянно | |
208. | Отчеты об исполнении го- довых смет расходов банка: | | | |
1) по месту составления; | постоянно | постоянно |
2) представленные филиа- лами, представительствами | 5 лет | - |
209. | Отчеты по исчислению и уплате налогов и других обязательных платежей в бюджет: | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
3) месячные | 3 года | 3 года |
210. | Первичные документы и прило- жения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйст- венной операции и явившиеся основанием для бухгал- терских записей | 5 лет* | 5 лет* | * При условии завершения ревизий налоговыми органами. В случае возник- новения споров, разно- гласий, следст- венных и судебных дел сох- раняются до выне- сения оконча- тельного решения |
211. | Передаточные, раздели- тельные, балансы, прило- жения, объяснительные записки к ним | постоянно | постоянно | |
Параграф 2. Расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц |
212. | Документы об открытии счетов и оформлению полно- мочий на распоряжение счетами (извещения, справки, копии учредительных документов) | 5 лет* | 5 лет* | * после закрытия счета |
213. | Заявки на резервирование наличных денег | 3 года | 3 года | |
214. | Заявки от филиалов (на подкрепление денежными чековыми книжками, вкладными книжками) | 3 года | 3 года | |
215. | Документы по счетам юридических и физических лиц (копии платежных и кассовых поручений, мемориальные ордера, ордера к объявлениям на взнос наличными деньгами) | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
216. | Альбомы оттисков печатей и подписей должностных лиц банка, имеющих право подписи платежных документов | 5 лет* | 5 лет* | * после замены новыми |
217. | Книги регистрации лицевых счетов | постоянно | постоянно | |
218. | Документы по списанию комиссионного вознаграждения с корреспондентских счетов филиалов банка за кассовое обслуживание в филиале Национального Банка Респуб- лики Казахстан (платежные поручения, мемориальные ордера, распоряжения) | 5 лет | 5 лет | |
219. | Документы по счетам, расходные операции по которым были приостановлены (распоряжения на списание, платежные требования- поручения) | 10 лет* | 10 лет* | * после закрытия счета |
220. | Книги по учету приема- передачи документов по лицевым счетам клиентов при смене операционных работников | 5 лет | 5 лет | |
221. | Мемориальные и кассовые документы, ведомости начисленного по счетам вознаграждения | 5 лет | 5 лет | |
222. | Карточки учета выдачи выписок по лицевым счетам, доверенности клиентов на получение выписок | 1 год | 1 год | |
223. | Платежные документы по клиринговым операциям | 5 лет | 5 лет | |
224. | Регистрационные журналы, журналы-описи, реестры по инкассовым операциям и взаимным расчетам | 5 лет | 5 лет | |
225. | Условия выпусков векселей | постоянно | до минования надобности | |
226. | Документы о выпуске, обращении векселей (положения, правила) | постоянно | до минования надобности | |
227. | Документы по оформлению продажи векселей (договоры, заключения, справки) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
228. | Уведомления о принятии векселей к оплате | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
229. | Документы по учету векселей в разрезе клиентов (вексельное досье) | до минования надобности | до минования надобности | |
230. | Погашенные векселя | 5 лет | 5 лет | |
231. | Лицевые счета по учету заемных операций | 5 лет* | 5 лет* | * после закрытия счета |
232. | Мемориальные и кассовые документы по займам | 5 лет* | 5 лет* | * после закрытия счета |
233. | Документы по вопросам налогообложения (акты сверок с налоговыми органами, расчеты, справки по налоговым платежам) | 5 лет | 5 лет | |
234. | Документы по чекам (корешки чеков, оплаченные чеки, заявления об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма) | 5 лет | 5 лет | |
235. | Книги учета бланков строгой отчетности | 5 лет | 5 лет | |
Параграф 3. Операции по вкладам |
236. | Документы по счетам вкладчиков (переписка, договоры, вкладные книжки, завещания и доверенности вкладчиков, образцы подписи вкладчика, заявление на открытие счета) | постоянно | постоянно | |
237. | Алфавитные карточки по счетам вкладчиков | 5 лет* | 5лет* | * после закрытия лицевого счета |
238. | Лицевые счета по вкладам | 15 лет* | 15 лет* | * после закрытия счета |
239. | Карточки закрытых и условно закрытых лицевых счетов вкладчиков | 10 лет* | 10 лет* | * после закрытия счета |
240. | Переписка о переводе за границу сумм вкладов по наследственным делам | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
241. | Промежуточные ордера по вкладным операциям | 10 лет* | 10 лет* | * после закрытия счета |
242. | Проверочные ведомости и контрольные листы по вкладным операциям | 5 лет | 5 лет | |
243. | Годовые выписки остатков вкладов лицевых счетов вкладчиков (форма N 29) | 15 лет* | 15 лет* | * после закрытия счета |
244. | Документы по работе с ПИН-конвертами (акты уничтожения, служебные записки) | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания срока действия договора |
245. | Переписка по вопросам внедрения и выпуска банковских платежных карт | 5 лет | 5 лет | |
246. | Образцы банковских платежных карт | постоянно | постоянно | |
247. | Заказы на эмбоссирование банковских платежных (клубных) карт | | | |
248. | Журнал регистрации принятых файлов на выпуск банковских платежных карт | постоянно | постоянно | |
249. | Заявления на выпуск (перевыпуск, блокирование, разблокирование) банковских платежных карт | 5 лет | 5 лет | |
250. | Книги регистрации заявлений об утрате сберегательных книжек, банковских платежных карт | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания срока действия договора |
251. | Распоряжение на открытие банковских платежных карт и ведомости на их получение | 3 года | 3 года | |
252. | Документы по обслуживанию банковских платежных карт (договоры, заявления сотруд- ников банка и физических лиц) | 5 лет | 5 лет | |
253. | Документы по обслуживанию банковских платежных карт (договоры, заявления юридических лиц) | 5 лет | 5 лет | |
254. | Журнал регистрации заявлений на получение банковских платежных карт | 3 года | 3 года | |
255. | Журнал учета возвращенных банковских платежных карт | 3 года | 3 года | |
256. | Документы по учету чистого пластика (акты приема- передачи чистого пластика, внебалансовые ордера, акты об уничтожении бракованного пластика, акты сверки) | 5 лет | 5 лет | |
Параграф 4. Бухгалтерский учет |
257. | Лицевые счета по учету уставного капитала | постоянно | постоянно | |
258. | Лицевые счета по заработной плате | 75 лет | 75 лет | |
259. | Платежные поручения и списки физических лиц (работников) по обязательным и добровольным платежам в накопительные пенсионные фонды | 75 лет | 75 лет | |
260. | Операционные ордера по добровольным пенсионным взносам | 50 лет | 50 лет | |
261. | Ведомости на получение пенсий | 5 лет | 5 лет | |
262. | Сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов | 5 лет | 5 лет | |
263. | Документы по расчету заработной платы сотрудников по найму (распоряжения, договора) | 5 лет | 5 лет | |
264. | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределе- нием, о расчетах по пере- расходу и задолженности по заработной плате | 5 лет | 5 лет | |
265. | Авансовые отчеты | 5 лет | 5 лет | |
266. | Лицевые счета по учету долгов, списанных в убыток | 5 лет* | 5 лет* | * после закрытия счета |
267. | Документы по обслуживанию займов, выданных по счетам банковских платежных карт (расчет вознаграждения за пользование займами, распоряжения, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
268. | Лицевые счета по учету займов, выданных по счетам банковских платежных карт в тенге и иностранной валюте | | | |
269. | Лицевые счета, карточки, штафеля, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
270. | Бюджет банка и документы к нему | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
271. | Бухгалтерские, кассовые журналы | 5 лет | 5 лет | |
272. | Ежедневные проверочные ведомости | 5 лет | 5 лет | |
273. | Ведомости предоставленных расчетных услуг за месяц | 5 лет | 5 лет | |
274. | Оборотно-сальдовые балансы | 3 года | 3 года | |
275. | Выписки по счетам клиентов, справки и акты, сверки взаимных расчетов, документы к ним | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
276. | Карточки по недостачам и излишкам на счетах клиентов | 5 лет | 5 лет | |
277. | Отчеты по транзакциям | 5 лет | 5 лет | |
278. | Реестры выставленных платеж- ных требований-поручений | 5 лет | 5 лет | |
279. | Электронные платежные поручения, проведенные через платежные системы | 3 года | 3 года | |
280. | Документы по вопросам учета операций по банковским платежным картам (докладные записки, справки) | 5 лет | 5 лет | |
281. | Выписки по корреспондентским счетам | 5 лет | 5 лет | |
282. | Расчеты с иностранными банками по платежам, совершенным посредством банковских платежных карт | 5 лет | 5 лет | |
283. | Операционные ордера, заменяющие их документы, приложения к ним: | | | |
1) по приему платежей за коммунальные услуги и другие услуги; | 2 года | 2 года |
2) по вкладам и прочим операциям | 5 лет | 5 лет |
284. | Кассовые приходно-расходные ордера и заменяющие их документы, приложения к ним, мемориальные ордера, сводные ведомости по приему от населения платежей, послужившие основанием для бухгалтерских записей | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
285. | Платежные поручения и счета по расчетам банка | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
286. | Документы об инвентариза- ции (протоколы, описи, акты, инвентарные номера): | | | |
1) зданий, сооружений; | 10 лет | 5 лет |
2) имущества и товарно- материальных ценностей | 5 лет | 5 лет |
287. | Протоколы комиссий по списанию сумм с баланса или снятию их с внебалансового учета с ходатайствами, обос- новывающими списание сумм | 5 лет | 5 лет | |
288. | Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию денег и имущества | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
289. | Документы по дебиторской задолженности, хищениям (справки, акты, обязательства, переписка) | до минования надобности* | до минования надобности* | * не менее пяти лет |
290. | Документы по учету основных средств и товарно- материальных ценностей (заявки на приобретение, акты приема-передачи, требования на отпуск товарно-материальных ценностей, акты сверки, акты о переоценке и определении износа, протоколы, ведомости) | 3 года ЭК | 3 года ЭК | |
291. | Акты списания основных средств, иного имущества и инвентаря | 5 лет* | 5 лет* | * после списания |
292. | Договоры на приобретение основных средств | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
293. | Договоры о несении матери- альной ответственности, за сохранность основных средств, иного имущества и инвентаря, заключенные между банком и материально ответственными работниками | 5 лет* | 5 лет* | * после увольнения материаль- но ответ- ственного лица |
294. | Хозяйственные договоры | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
295. | Доверенности на получение сумм денег и товарно- материальных ценностей (в том числе аннулированные) | 1 год | 1 год | |
296. | Гарантийные письма | 5 лет | 5 лет | |
297. | Учетные регистры (главная книга, журналы учета ордеров, таблицы) | 5 лет | 5 лет | |
298. | Документы о выплате пенсий, пособий по листкам нетрудо- способности по социальному страхованию, исполни- тельные листы, переписка по различным удержаниям из заработной платы (решения судов, отчеты, заключения) | 5 лет | 5 лет | |
299. | Документы по организации выплат пенсий, пособий и прочих видов компенсаций (договоры, положения, справки, акты, отчеты, рас- поряжения банка, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
300. | Журналы регистрации исполнительных листов, книги учета депонированной заработной платы | 5 лет | 5 лет | |
301. | Справки на получение льгот по налогам | 5 лет | 5 лет | |
302. | Книги регистрации счетов, доверенностей на бумажном носителе и/или электронный файл, платежных поручений | 5 лет* | 5 лет* | * при условии завершения ревизий налоговыми органами |
303. | Лицевые счета по учету основных средств | 5 лет | 5 лет | |
304. | Книги учета основных средств, малоценных и быстро изнашивающихся предметов | 5 лет | 5 лет | |
Параграф 5. Статистическая отчетность |
305. | Статистические отчеты и таблицы банка и его структурных подразделений: | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
3) месячные | 1 год | 1 год |
306. | Разработочные ведомости по статистической отчетности банка и его структурных подразделений: | | | |
1) годовые; | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК |
2) квартальные, месячные | 3 года | 3 года |
307. | Динамические тетради, карточки и динамические таблицы банка | постоянно | постоянно | |
308. | Документы по составлению статистических отчетов (таблицы, графики, расчеты, сведения и прочее) | 3 года | 3 года | |
ГЛАВА 7. АВТОМАТИЗАЦИЯ БАНКОВСКИХ РАБОТ |
309. | Договоры на проектирование, создание, внедрение автоматизированных систем | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока договора |
310. | Технологические карты по совершаемым банковским операциям | постоянно | постоянно | |
311. | Технические задания, протоколы, программы испытаний и согласования автоматизированных систем | постоянно | постоянно | |
312. | Переписка по вопросам автоматизации банковских работ | 3 года | 3 года | |
313. | Документы по вопросам международной сети теле- коммуникаций (докладные записки, справки, переписка) | 3 года | 3 года | |
314. | Документы по вопросам банковской сети теле- коммуникаций (докладные записки, справки, переписка) | 3 года | 3 года | |
315. | Журналы регистрации и учета технического состояния оборудования | постоянно | постоянно | |
316. | Отчеты о технической эксплуатации оборудования | 3 года | 3 года | |
317. | Документы о поломках и простоях оборудования (акты, справки, протоколы, переписка) | 3 года | 3 года | |
318. | Документы о проведении наладочных, ремонтных, профилактических работ (акты, справки, переписка, номенклатуры, спецификации, заявки и прочее) | 3 года | 3 года | |
319. | Акты приема-передачи и внедрения программных средств | до окончания эксплуатации | до окончания эксплуатации | |
320. | Документы по информационной безопасности (справки, заключения, договора) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
ГЛАВА 8. РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ |
321. | Тексты сценариев видео- фильмов, радио- и телеви- зионных передач, видео- клипов о деятельности банка | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
322. | Оригиналы-макеты иллюстрированных альбомов, рекламных буклетов, плакатов, листовок, другой полиграфической продукции | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
323. | Рекламно-информационные документы о новых видах услуг банка, опубликованные в периодической печати | 3 года | 3 года | |
ГЛАВА 9. РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ |
Параграф 1 . Учет кадров |
324. | Документы по аттестации работников (характеристики, аттестационные листы, анкеты) | 75 лет* | 75 лет* | * за минусом возраста, когда работник уволился из банка |
325. | Решения аттестационных комиссий банка | 15 лет | 15 лет | |
326. | Личные карточки, личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, документы о проведении аттестаций и установлении квалификации) работников банка | 75 лет* | 75 лет* | * за минусом возраста, когда работник уволился из банка |
327. | Документы по кадровому резерву (резюме, анкеты) | до минования надобности | до минования надобности | |
328. | Контракты, договоры, соглашения с работниками | 75 лет | 75 лет | |
329. | Список (штатно-списочный состав) работников банка | 75 лет | 75 лет | |
330. | Документы по учету пенсио- неров (сведения, списки) | 5 лет | 5 лет | |
331. | Подлинные личные документы рабочих и служащих (тру- довые книжки, аттестаты) | до востребо- вания* | до востребо- вания* | не востре- бованные - не менее пятидесяти лет |
332. | Книги (журналы) учета трудовых книжек, других личных документов | 3 года* | 3 года* | * после истечения срока хранения документов |
333. | Документы предоставляемые в уполномоченные государст- венные органы, по вопросам изучения государственного языка (справки, информации, сведения) | 5 лет | 5 лет | |
334. | Журналы, списки лиц, нап- равленных в командировки, переписка об оформлении командировок: | | | * на электрон- ном носителе |
1) по Республике Казахстан; | 3 года* | 3 года* |
2) зарубежные | 5 лет* | 5 лет* |
335. | Книги учета выдачи справок о стаже и месте работы | 1 год | 1 год | |
336. | Картотеки, карточки учета военнообязанных | 3 года | 3 года | |
337. | Уведомления работникам о сокращении | 3 года | 3 года | |
Параграф 2. Подготовка кадров |
338. | Переписка по подготовке и повышению квалификации специалистов банка | 3 года | 3 года | |
339. | Переписка по вопросам повы- шения квалификации в банке (в том числе по организации изучения иностранных и государственного языков) | 3 года | 3 года | |
340. | Учебные планы, программы банковских семинаров, курсов | 3 года | 3 года | |
341. | Документы по организации учебы, аттестации сотруд- ников охраны, результаты учебных стрельб (справки, информации, переписка) | 3 года ЭК | 3 года ЭК | |
ГЛАВА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА |
342. | Документы о механизации и автоматизации труда (формы подсчета уровня механизации, перечни технических средств, технические требования, расчеты, методика расчетов, комплексные проекты механи- зации и автоматизации труда) | 10 лет | 10 лет | |
343. | Отчеты по труду: | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
3) месячные | 1 год | 1 год |
344. | Документы по операционной нагрузке подразделений банка (докладные записки, справки, таблицы) | постоянно | постоянно | |
345. | Переписка по операционной нагрузке и объемным показа- телям в работе основных категорий работников | 3 года | 3 года | |
346. | Сведения подразделений банка по операционной нагрузке | 5 лет | 5 лет | |
347. | Переписка по вопросам труда работников банка и его структурных подразделений | 5 лет | 5 лет | |
348. | Табели выхода сотрудников на работу | 1 год | 1 год | |
349. | Документы о трудовой дисциплине и ее нарушениях (докладные записки, справки, акты, переписка) | 3 года | 3 года | |
350. | Анкеты, опросные листы по проведению социологических обследований | 5 лет | 5 лет | |
351. | Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки, схемы должностных окладов работников банка | постоянно | до замены новыми | |
352. | Документы о разработке тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок, их выполнении и изменении (справки, предложения, док- ладные записки, переписка) | 3 года | 3 года | |
353. | Документы о состоянии и совершенствовании действующих систем оплаты труда, материального и морального стимулирования труда и контроле за их применением (докладные записки, справки, проекты, предложения, информация, переписка) | 10 лет ЭПК | 10 лет ЭПК | |
354. | Документы о материальном поощрении (списки, расчеты лимита средств на премирование) | 5 лет | 5 лет | |
355. | Переписка об оплате труда в праздничные и выходные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы | 1 год | 1 год | |
356. | Переписка по вопросам охраны труда и пожарной безопасности | 5 лет | 5 лет | |
357. | Документы по технике безо- пасности (акты, предписания, справки, докладные записки, отчеты, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
358. | Предписания инспектора охраны труда, охраны окружающей среды и пожарной безопасности | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
359. | Планы мероприятий по охране труда и пожарной безопасности | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
360. | Графики отбора проб атмосферы воздуха, производ- ственных помещений, состояния очистных, пылеулавливающих сооружений | 3 года | 3 года | |
361. | Акты, постановления, предписания инспекций, технических инспекторов по охране труда, окружающей среды и пожарной безопасности | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
362. | Журналы регистрации несчастных случаев на производстве, происшедших по пути следования на работу и с работы | постоянно | постоянно | |
363. | Журналы учета прохождения инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности | 3 года | 3 года | |
364. | Документы расследований несчастных случаев на производстве, по пути следования на работу и с работы (акты, заключения, протоколы) | 45 лет ЭПК | 45 лет ЭПК | |
365. | Акты проверок состояния технической защиты информации банка | 5 лет | 5 лет | |
366. | Акты проверок технических средств, заключения о возможности обработки защищаемой информации средствами электронно- вычислительной техники | 1 год* | 1 год* | * после окончания эксплуатации |
367. | Лицензии на оружие | постоянно | постоянно | |
368. | Договоры на охрану зданий банка | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока действия договора |
369. | Книги учета оружия и боеприпасов | 5 лет | 5 лет | |
370. | Журналы учета сдачи и приема оружия, боеприпасов | 5 лет | 5 лет | |
371. | Документы по вопросам организации охраны и контроля за инженерно- техническим оборудованием (акты, справки, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
372. | Книги регистрации удостоверений и пропусков | 5 лет | 5 лет | |
373. | Книги учета посетителей | 3 года | 3 года | |
374. | Журналы приема - передачи ключей от помещений банка | 3 года | 3 года | |
375. | Документы о нарушениях правил работы с документами, содержащими информацию ограниченного распростра- нения (акты, докладные записки, переписка) | 3 года | 3 года | |
376. | Документы по вопросам допуска к работе с доку- ментами ограниченного распространения (переписка, докладные записки, справки, разрешения) | 3 года | 3 года | |
ГЛАВА 11. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ |
Параграф 1. Общие вопросы по административно-хозяйственной деятельности |
377. | Правила внутреннего трудового распорядка | до замены новыми* | до замены новыми* | * не менее одного года |
378. | Акты, переписка о нарушении правил внутреннего трудового распорядка | 1 год | 1 год | |
379. | Переписка, заявки на изго- товление печатей и штампов | 3 года | 3 года | |
380. | Торговые контракты | 3 года | 3 года | |
381. | Финансовые документы: счета к оплате, счета-фактуры, акты сдачи-приемки продукции (копии) | 3 года | 3 года | |
382. | Разрешение на изготовление печатей и штампов | постоянно | постоянно | |
383. | Журналы, книги учета оттис- ков, слепков печатей и штампов | постоянно | постоянно | |
384. | Акты уничтожения печатей и штампов | 3 года | 3 года | |
385. | Списки, справочники адресов и телефонов | до замены новыми | до замены новыми | |
386. | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежно- стей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи | 1 год | 1 год | |
387. | Документы по оформлению таможенных деклараций на груз (переписка, заявки, справки) | 1 год | 1 год | |
388. | Квитанции, корешки, заявки на подписку печатных изданий | 3 мес.* | 3 мес.* | * после получения изданий |
389. | Переписка о помещении в средствах массовых информации объявлений, публикаций | 1 год | 1 год | |
Параграф 2. Строительство |
390. | Документы финансирования капитальных вложений (ли- миты капитальных вложений, уточненные объемы капиталь- ных вложений и строительно- монтажных работ по пере- ходящим стройкам, копии сводных сметных расчетов строительства) | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания строитель- ства |
391. | Титульные списки вновь начинаемых строек | 5 лет ЭК* | 5 лет ЭК* | * после окончания строи- тельства |
392. | Договоры подряда (контракты) | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания строи- тельства |
393. | Заключения государственной вневедомственной экспертизы по проектам (технико- экономическое обоснование) | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания строи- тельства |
394. | Акты об отводе земельных участков для строительства, планы, паспорта земельных участков и документы к ним | постоянно | постоянно | |
395. | Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно-сметная докумен- тация на строительство и реконструкцию | постоянно | до окончания эксплуа- тации | |
396. | Договоры с подрядчиками | 3 года | 3 года | |
397. | Документы о приеме в эксплуатацию построенных объектов (акты, решения, справки) | постоянно | до окончания эксплуа- тации | |
398. | Договоры, акты о приеме- передаче зданий, сооружений | постоянно | постоянно | |
399. | Акты приемки выполненных работ, справки и счета за выполненные работы, предоставленные услуги | 5 лет* | 5 лет* | * после окончания строи- тельства |
400. | Паспорта зданий, сооружений и оборудования | 10 лет* | 10 лет* | * после списания с баланса |
401. | Договора по инженерно- техническим средствам защиты | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
Параграф 3. Материально-техническое обеспечение |
402. | Документы о потребности в материалах и оборудовании (лицевые счета, сводные ведомости, таблицы, расчеты, заявки, переписка) | 2 года | 2 года | |
403. | Документы маркетинговых исследований рынка на приобретение товаров (работ и услуг) (прайс-листы, газетные обзоры и прочее) | 2 года | 2 года | |
404. | Переписка по вопросам материально-технического обеспечения | 3 года | 3 года | |
405. | Сводки, сведения о поступлении, расходовании, остатков сырья, материалов и готовой продукции | 3 года | 3 года | |
406. | Акты, заключения о качестве поступающих товаров и материалов | 5 лет | 5 лет | |
407. | Документы о реализации сверхнормативных и неисполь- зуемых товарно-материальных ценностей и оборудования (ведомости, сведения, переписки, справки) | 5 лет | 5 лет | |
408. | Документы по организации и оборудованию складских помещений (докладные записки, переписка) | 3 года | 3 года | |
409. | Нормативы складских запасов | 3 года* | 3 года* | * после замены новыми |
410. | Уведомления, переписка о прибытии грузов | 1 год | 1 год | |
411. | Графики, переписка о завозе товаров на склады | 1 год | 1 год | |
412. | Акты приема поступивших на склад товаров и материалов | 5 лет | 5 лет | |
413. | Документы о движении и остатках товаров и материалов на складе (сведения, акты, справки) | 5 лет | 5 лет | |
414. | Документы об отпуске товаров со склада (сведения, акты, справки) | 5 лет | 5 лет | |
415. | Пропуска на вывоз товаров и материалов со склада | 1 год | 1 год | |
416. | Документы о недостаче и растратах товаров, материа- лов, оборудования (акты, сведения, справки, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
417. | Документы об изготовлении печатной продукции (заявки, книги учета, переписка) | 3 года | 3 года | |
418. | Документы об изготовлении бланков строгой отчетности (заказы, переписка) | 5 лет | 5 лет | |
419. | Заявки от филиалов по регистрации банкоматов | постоянно | постоянно | |
Параграф 4. Эксплуатация зданий и помещений |
420. | Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование | постоянно | постоянно | |
421. | Документы о приеме-сдаче зданий, помещений в аренду и расчеты по ним (договоры, соглашения, акты) | 5 лет* | 5 лет* | * после истечения срока договора |
422. | Документы об эксплуатации зданий, помещений, занимаемых организациями (переписка, доклады, обзоры, справки) | 3 года | 3 года | |
423. | Документы о страховании зданий, помещений (соглашения, переписка) | 3 года | 3 года | |
424. | Документы о техническом, санитарном состоянии зданий, помещений, дворов и приле- гающих территорий (акты, переписка) | 3 года | 3 года | |
425. | Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений | 1 год | 1 год | |
Параграф 5. Транспортное обслуживание |
426. | Документы об организации перевозок и эксплуатации автотранспорта (обзоры, справки, докладные записки, сведения) | 5 лет | 5 лет | |
427. | Переписка и документы о наличии, ремонте, состоянии и эксплуатации автотранс- порта, а также об определе- нии потребности в автотранспорте | 3 года | 3 года | |
428. | Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами | 1 год | 1 год | |
429. | Путевые листы | 3 года | 3 года | |
ГЛАВА 12. ЛИКВИДАЦИЯ БАНКА |
430. | Акты приема-передачи документов и дел банка временной администрации | постоянно | постоянно | |
431. | Акты приема-передачи документов и дел банка от временной администрации ликвидационной комиссии | постоянно | постоянно | |
432. | Переписка временной администрации и ликвидацио- нной комиссии с государст- венными органами, организа- циями и гражданами по общим вопросам | 5 лет | 5 лет | |
433. | Переписка временной адми- нистрации и ликвидационной комиссии с уполномоченным органом по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций и Национальным Банком Респуб- лики Казахстан по общим вопросам | 5 лет | 5 лет | |
434. | Переписка по претензиям, предъявленным ликвидацио- нными комиссиями дебиторам | 5 лет | 5 лет | |
435. | Переписка с филиалами временной администрации и ликвидационных комиссий банков | 5 лет | 5 лет | |
436. | Протоколы совещаний временной администрации и ликвидационной комиссии банка, документы к ним | постоянно | постоянно | |
437. | Отчеты и показатели работы ликвидационных комиссий банков, переписка по вопросам отчетности: | | | |
1) годовые; | постоянно | постоянно |
2) квартальные; | 5 лет | 5 лет |
3) ежемесячные | 5 лет | 5 лет |
438. | Список кредиторов ликвиди- руемого банка на начало ликвидационного процесса | 5 лет | 5 лет | |
439. | Список дебиторов ликвиди- руемого банка на начало ликвидационного процесса | 5 лет | 5 лет | |
440. | Перечень заявленных креди- торами претензий, резуль- таты их рассмотрения и задолженности, невостребо- ванной кредиторами ликвидируемого банка | постоянно | постоянно | |
441. | Журналы учета невостребо- ванной кредиторской задол- женности ликвидируемого банка | постоянно | постоянно | |
442. | Журналы учета собственного имущества ликвидируемого банка | постоянно | постоянно | |
443. | Журналы учета дебиторской задолженности ликвидируемого банка | постоянно | постоянно | |
444. | Журналы учета заявленных кредиторами ликвидируемого банка претензий (заявлений) | постоянно | постоянно | |
445. | Расшифровка балансовых счетов промежуточного ликвидационного баланса | постоянно | постоянно | |
446. | Отчет по внебалансовым счетам на дату утверждения промежуточного ликвидационного баланса | постоянно | постоянно | |
447. | Сведения о составе имущест- ва, включенного в промежу- точный ликвидационный баланс | постоянно | постоянно | |
448. | Сведения об имеющихся откло- нениях данных промежуточного ликвидационного баланса по сравнению с балансом на начало ликвидационного процесса | постоянно | постоянно | |
449. | Реестр требований креди- торов, промежуточный ликви- дационный баланс (изменения и дополнения в реестр требо- ваний кредиторов и промежу- точный ликвидационный баланс) ликвидируемых банков, пояснительная записка о проведении ликвидационной комиссией первоочередных мероприятий, переписка по данным вопросам | постоянно | постоянно | |
450. | Отчет о ликвидации и ликви- дационный баланс ликвиди- руемых банков, приказ органов юстиции о регист- рации ликвидации банка, переписка по данным вопросам | постоянно | постоянно | |