Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Отправить по почте
Об утверждении некоторых инструкций Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168
Настоящее Постановление утратило силу с 1 июля 2022 года в соответствии с Постановлением Правительства РК от 02.06.2022 г. № 355
Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1.Утвердить прилагаемые:
Инструкцию по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;
Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением.
Пункт 1 изм. в соответствии с постановлениями Правительства РК от 28.07.2005 г. № 643 (см. редакцию от 28.06.2005); от 14.05.2007 г. № 382.
1-1. Установить, что временная Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан определяет порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан в период проведения пилотного проекта в министерствах по инвестициям и развитию, информации и коммуникаций, финансов Республики Казахстан, акимате города Астаны по внедрению безбумажного делопроизводства по проектам постановлений Правительства.
Постановление дополнено пунктом 1-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 10.12.2002 г. № 1300 (вступает в силу с 01.01.2003 г.). Пункт 1-1 изложен в новой редакции Постановления Правительства РК от 29.12.2017 г. № 943 (см. редакцию от 19.08.2017 г.) (изменение вводится в действие с 01.01.2018 г.)
2. Признать утратившим силу распоряжение Премьер-Министра Республики Казахстан от 14 октября 1998 года N 195.
3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении месяца со дня подписания.
Премьер-Министр Республики Казахстан
УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан
Инструкция изл. в редакции на основании постановления Правительства РК от 04.06.2008 г. № 535 (см. редакцию от 14.05.2007). Согласно Постановлению Правительства РК от 25.06.2010 г. № 641 по всему тексту инструкции слова «работников», «работниками», «Работникам», «работник», «работнику», «работникам», «Работник», «работником», «работника», «работники» заменены словами «сотрудников», «сотрудниками», «Сотрудникам», «сотрудник», «сотруднику», «сотрудникам», «Сотрудник», «сотрудником», «сотрудника», «сотрудники» (см. редакцию от 04.06.2008 г.) Инструкция изменена в соответствии с Постановлением Правительства РК от 13.01.2012 г. № 34 (см. редакцию от 21.12.2011) Инструкция изменена в соответствии с Постановлением Правительства РК от 27.04.2012 г. № 540 по всему тексту слова "сектор служебной корреспонденции", "сектора служебной корреспонденции", "сектором служебной корреспонденции", "секторе служебной корреспонденции" заменены соответственно словами "сектор делопроизводства и архива", "сектора делопроизводства и архива", "сектором делопроизводства и архива", "секторе делопроизводства и архива". Инструкция изменена в соответствии с Постановлением Правительства РК от 02.05.2013 г. № 450 (см. редакцию от 27.04.2012 г.) (изменение вводится в действие с 01.07.2013 г.) Инструкция изменена в соответствии с Постановлением Правительства РК от 27.03.2014 г. № 270 (см. редакцию от 02.05.2013 г.) Инструкция изменена в соответствии с Постановлением Правительства РК от 11.08.2014 г. № 910 (см. редакцию от 12.06.2014 г.) Инструкция изменена в соответствии с Постановлением Правительства РК от 31.12.2015 г. № 1195 (см. редакцию от 29.12.2015 г.) Инструкция изменена в соответствии с Постановлением Правительства РК от 19.08.2017 г. № 491 (см. редакцию от 11.11.2016 г.) Инструкция изложена в новой редакции Постановления Правительства РК от 29.12.2017 г. № 943 (см. редакцию от 19.08.2017 г.) (изменение вводится в действие с 01.01.2018 г.)
Глава 1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.
2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех сотрудников Канцелярии.
3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», включая внутренние документы, если иное не установлено настоящей Инструкцией.
Подготовка, ознакомление и прохождение документов, содержащих служебную информацию и/или служебную информацию с пометкой «Для служебного пользования» ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с Правилами отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196, и требованиями по защите информационных ресурсов, используемых в Канцелярии.
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с электронными документами, удостоверенными электронной цифровой подписью, с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), и средства ЭЦП (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки ЭЦП), имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП (подтверждение (установление) подлинности ЭЦП) после вычисления и проверки ЭЦП электронного документа с использованием открытого ключа ЭЦП (далее – электронная корреспонденция), в случае необходимости с документами на бумажных носителях (далее – бумажная корреспонденция).
4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:
1) работы с обращениями и запросами физических и юридических лиц, а также приема граждан в Канцелярии, который устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;
2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии, центральных и местных исполнительных органах;
3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.
5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение корреспонденции (электронной и бумажной) в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.
6. Отдел контроля и документационного обеспечения (далее - ОКДО) ознакамливает новых сотрудников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.
Глава 2. Порядок приема служебной корреспонденции
7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.
8. Сотрудник ОКДО перед вскрытием конвертов с бумажной корреспонденцией проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяются наличие обязательных реквизитов и комплектность документов и приложений к ним.
В случаях недостачи или повреждения полученных документов и пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, осуществляется оцифровка (сканирование) документов с составлением акта в электронном виде (приложение 2), который удостоверяется ЭЦП заведующего сектором делопроизводства и архива и направляется посредством Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее - ЕСЭДО) вместе с оцифрованным документом по назначению. Бумажная копия акта, распечатанная из ЕСЭДО и заверенная штампом об определении положительного результата ЭЦП в порядке, предусмотренном Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила документирования), вместе с документами направляется отправителю.
Часть вторая пункта 8 изложена в новой редакции Постановления Правительства РК от 11.04.2019 г. № 185 (см. редакцию от 24.07.2018 г.)
Документы, неправильно адресованные и оформленные, или у которых отсутствуют обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами документирования, ошибочно вложенные, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
Часть третья пункта 8 изложена в новой редакции Постановления Правительства РК от 11.04.2019 г. № 185 (см. редакцию от 24.07.2018 г.)
Конверты от поступающей корреспонденции приобщаются к документам только в том случае, когда только по конверту можно установить фамилию, имя, отчество (при наличии) и адрес отправителя, время и дату отправки и получения документов.
Вскрытию в ОКДО подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой «Лично».
Принятые документы и пакеты с отметкой «Лично» (кроме обращений физических и юридических лиц) учитываются в электронных реестрах и передаются без вскрытия непосредственно адресату.
9. Корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажных носителях (далее – бумажная корреспонденция), принимается ОКДО под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы.
Бумажная корреспонденция подлежит оцифровке (сканированию) и дальнейшей регистрации в ЕСЭДО (за исключением документов с пометками «ДСП» и корреспонденции, прием которой осуществляется только на бумажных носителях).
Дальнейшая работа (передача документа в отдел и его исполнение) проводится только в электронном виде, при этом подлинники бумажной корреспонденции, поступившие в Канцелярию, после процедур оцифровки и регистрации подлежат передаче в архив.
Работа в Канцелярии с бумажной корреспонденцией не допускается, за исключением документов с пометками «ДСП», а также корреспонденции, работа с которой регулируется отдельными положениями настоящей Инструкции.
10. Электронная корреспонденция, поступающая в Канцелярию, принимается ОКДО после проведения процедуры проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процессы формирования и проверки ЭЦП (средства ЭЦП), а также прошедшая процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.
Электронная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП, должна передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее - ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЦМД ЕСЭДО).
При приеме электронной корреспонденции все дальнейшие процедуры совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя ЕСЭДО.
Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.
Сроки хранения электронных и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.
11. Сотрудникам структурных подразделений и приемных Руководства Правительства и Канцелярии запрещается принимать документы на бумажных носителях, не зарегистрированные в секторе делопроизводства и архива, и работать с ними.
12. Приему в Канцелярии подлежат документы, созданные с использованием соответствующего бланкам установленного образца шаблона электронных документов, с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП), подписанные ЭЦП первого руководителя (в его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности, при наличии приказа), должностного лица государственного органа, осуществляющего полномочия руководителя аппарата.
Часть первая пункта 12 изложена в новой редакции Постановления Правительства РК от 18.03.2021 г. № 145 (см. редакцию от 31.12.2020 г.)(изменение вводится в действие с 12.04.2021 г.)
Электронная и/или бумажная корреспонденция, адресованная на имя Премьер-Министра, в том числе по кадровым вопросам, направляется только после удостоверения ЭЦП и/или за подписью первого руководителя.
Допускается внесение электронной и/или бумажной корреспонденции, адресованной Премьер-Министру, удостоверенной ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, в случаях отсутствия первого руководителя по причине убытия в командировку, в период нетрудоспособности, в отпуске.
При этом ранее внесенная электронная и/или бумажная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, подлежит повторному удостоверению и/или подписанию первым руководителем государственного органа и повторному внесению в Канцелярию в однодневный срок со дня выхода его на работу.
К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства и Канцелярии, в обязательном порядке прилагаются письма государственных органов-соисполнителей при условии получения положительного результата проверки ЭЦП. На документе обязательно должны быть указаны: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений - ссылка на регистрационный номер Канцелярии.
При этом Канцелярией принимается только та электронная и бумажная корреспонденция, дата которой совпадает с датой их направления или сдачи в Канцелярию (кроме бумажной корреспонденции, поступившей по почте от адресатов, не подключенных к системе электронного документооборота).
Фамилия, инициалы, номер телефона, электронный адрес исполнителя, готовившего исходящий документ, идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии проставляются в нижнем левом углу первого листа электронного документа, содержащего не более одного листа, или последнего листа, содержащего более одного листа (например: Асанов С.А., тел. 742469, Asanov.S@ukimet.kz (идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии), в бумажном документе, кроме вышеуказанных реквизитов количество экземпляров проставляется на обороте первого листа документа.
