О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33.

В соответствии с Планом мероприятий по реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы, утвержденной  постановлением  Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797, и на основании Положения о Комитете по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия, Республики Казахстан, утвержденного  постановлением  Правительства Республики Казахстан от 7 мая 1999 года N 543, приказываю:

1. Утвердить Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан (прилагаются).

2. Направить Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан в установленном законодательством порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Казахстан.

3. Определить, что после государственной регистрации Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан имеют обязательную силу для государственных организаций.

4. Приказ вводится в действие после его государственной регистрации.

Председатель 

Комитета

1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан (далее - Правила) устанавливают обязательные для государственных организаций (далее - организаций) общие требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера, как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий, в том числе электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.

2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с  Законом  Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах",  Законом  Республики Казахстан "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах",  Законом  Республики Казахстан "О нормативных правовых актах",  Законом  Республики Казахстан "Об административных процедурах",  Указом  Президента Республики Казахстан от 31 июля 2000 года N 427 "О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота",  постановлением  Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы". В них учтены требования "Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан", утвержденной приказом Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан от 24 октября 1998 года N 17-457-Р, "Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан", утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168.

3. Организации применяют данные Правила или на их основе разрабатывают и утверждают по согласованию: 

1) с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан - ведомственную (отраслевую) инструкцию по делопроизводству; 

2) с уполномоченными государственными органами управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан - инструкцию по делопроизводству в организации.

4. Руководитель и работники организации, виновные в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

5. Руководство и контроль за документированием и управлением документацией осуществляет документационная служба организации, действующая в соответствии с Положением о документационной службе организации, разработанным на основе Примерного положения (Приложение 1). 

В небольшой организации и структурных подразделениях организации, в которых по штатному расписанию не предусмотрены документационные службы, указанные функции возлагаются на должностное лицо.

6. При смене руководителя документационной службы (должностного лица) документы и дела передаются вновь назначенному руководителю документационной службы (должностному лицу) по акту приема-передачи (Приложение 2).

7. Уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией Республики Казахстан, уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую и практическую помощь по внедрению Правил, осуществляют контроль за выполнением их требований.

8. В настоящих Правилах использованы термины, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

9. Деятельность организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.

10. В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие документы: 

1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие); 

2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие); 

3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие); 

4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты); 

5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение. 

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов.

11. Распорядительный документ отменяется или изменяется распорядительным документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

12. Проект документа, затрагивающего интересы других организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по проекту документа оформляются приложением или указываются в сопроводительном письме.

13. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу.

14. В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с другими организациями и отдельными гражданами. 

Документы, направленные по телефаксу, электронной почте, дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.

15. В целях определения правил составления, оформления различных документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота. 

Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой "Для служебного пользования").

16. Для классификации документов в организации составляется классификатор. 

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу.

17. Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.

18. Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального документа. Их состав и схема расположения определены Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (Приложение 3).

19. При изготовлении бланка письма (Приложение 4) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов: 

1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания); 

2) официальное наименование вышестоящего органа; 

3) официальное наименование организации; 

4) справочные данные об организации; 

5) дата документа;