Об утверждении Правил документирования и управления документацией в Министерстве образования и науки Республики Казахстан Приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 12 января 2011 года № 7

В целях организации контроля исполнения документов и ведения делопроизводства, рассмотрения обращений физических и юридических лиц ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Утвердить прилагаемые Правила документирования и управления документацией в Министерстве образования и науки Республики Казахстан.

2. Отменить приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 8 июня 2009 года № 280 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству, по организации контроля исполнения документов, о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением в Министерстве образования и науки Республики Казахстан".

3. Департаменту организационной и кадровой работы (Баймурзина А.Р.) довести настоящий приказ до сведения структурных подразделений Министерства образования и науки Республики Казахстан.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ вводится со дня подписания.

И.о. Министра                              Б. Абдрасилов

1. Настоящие Правила документирования и управления документацией (далее - Правила) в Министерстве образования и науки Республики Казахстан разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах " от 22 декабря 1998 года (далее - Закон), "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц " от 12 января 2007 года, "Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи " от 7 января 2003 года, с Указом Президента Республики Казахстан "Об утверждении Правил подготовки, согласования, представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных и правовых указов Президента Республики Казахстан" от 27 апреля 2010 года № 976, с постановлением Правительства Республики Казахстан "О Регламенте Правительства Республики Казахстан" от 10 декабря 2002 года № 1300, "Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения" утвержденными приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128.

2. Правила определяют порядок подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и документов, имеющих пометку "Для служебного пользования". Порядок работы с документами, установленный настоящими Правилами, обязателен для всех работников структурных подразделений Министерства.

Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальными правилами.

3. Ведение делопроизводства, в том числе учет входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение своевременного доведения документов и поручений руководства до исполнителей, принятие мер по сохранности и оформлению документов, а также контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства, информирование руководства о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплине в подразделениях, осуществляет Управление контроля и документооборота Департамента организационной и кадровой работы (далее - Управление).

При смене начальника Управления контроля и документооборота документы и дела передаются вновь назначенному начальнику Управления по акту приема-передачи по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, а также поручений Министра возлагается персонально на Ответственного секретаря, вице-министров, руководителей департаментов и управлений в соответствии с их компетенцией.

5. Соответствующие структурные подразделения Министерства в рамках своей компетенции осуществляют контроль за соблюдением ведения делопроизводства, сроков исполнения контрольных документов и поручений руководства, установленного настоящими Правилами, а также анализируют характер и качество поступающей корреспонденции.

6. Переписка с органами, организациями, гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и русском языках.

7. Руководители подразделений всех уровней обязаны оказывать содействие сотрудникам Управления контроля и документооборота, при проведении ими консультаций или других мероприятий по вопросам делопроизводства и исполнительской дисциплины.

8. Структурные подразделения Министерства при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с документами, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.

Категорически запрещается передача кому-либо копий документов без разрешения руководства Министерства.

Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут Ответственный секретарь, вице-министры, руководители структурных подразделений Министерства и исполнители документов.

9. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящих Правил, работники Министерства привлекаются к соответствующей ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

10. В Министерстве используются два вида фирменных бланка:

1) бланк письма Министерства, по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

2) бланк приказа Министерства, по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

11. Фирменные бланки являются бланками строгой отчетности, установленного формата, на государственном и русском языках, с изображением Герба Республики Казахстан, указанием полного наименования Министерства "ҚаЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ", "МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН", и номера фирменного бланка. Кроме того, фирменные бланки содержат следующие реквизиты:

1) бланк письма:

- индекс, почтовый адрес, номер телефона, номер факса Министерства;

- строку для указания номера и даты регистрации исходящего документа;

- строку для указания ссылки на дату, номер и пункт письма-запроса;

2) бланк приказа:

- наименование документа - "БҰЙРЫҚ", "ПРИКАЗ";

- место составления документа;

- строку для указания номера и даты регистрации приказа.

12. В Министерстве для заверения используются следующие печати по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам:

Пункт 12 изменен в соответствии с Приказом Министра образования и науки РК от 22.11.2011 г. № 490 (см. редакцию от 12.01.2011 г.)

большая гербовая печать Министерства "Білім және ғылым министрлігі";

маленькая гербовая печать Министерства;

круглая печать Министерства "Бұйрықтың көшірмесін анықтау үшін";

круглая печать Департамента организационной и кадровой работы "Ұйымдастыру жіне кадр жұмысы департаменті";

круглая печать для исходящих документов Управлении № 1 "Бақылау және құжат айналымы басқармасы";

круглая печать для пакетов фельдсвязи "Пәкеттер үшін";

круглая печать для командировочных удостоверений "Iccaпap куәлігі";

штамп регистрации входящих документов "Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі кipic № ___ "__" _______ 20__ ж. __ бет;

штамп "Көшірме";

штамп для возврата документов "Қайтарылуға тиіс";

штамп для повторно поступивших документов "Қайта түсті";