Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 Қаулысы

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ: 

1. Қоса беріліп отырған Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының 

Премьер-Министрі                           К. Мәсімов

1. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзірленген.

• 1

2. Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты (бұдан әрі – ұйым мұрағаты) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен дәстүрлі және электрондық ақпарат тасығыштардағы құжаттарды қабылдау, сақтау, сақтауды қамтамасыз ету, есепке алу, пайдалану және белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау үшін құрылады.

3. Ұйымға жүктелген міндеттері мен функцияларына, сондай-ақ оның қызметі барысында пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес, мұрағаттардың мынадай: басқарушылық құжаттама; дыбыс-бейне жазу құжаттамасы; ғылыми-техникалық құжаттама түрлері құрылады.

Электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттардың (бұдан әрі – электрондық құжаттар) мұрағаты ұйым мұрағатының құрамдас бөлігі болып табылады.

4. Ұйым мұрағаты өз қызметіндегі міндеттерді, функцияларды және қабылданатын құжаттардың құрамын анықтайтын Ережеге сәйкес жүзеге асырады. Аталмыш Үлгі ереже осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес әзірленеді.

5. Мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті орган және облыстардың (республикалық маңызы бар қала, астананың) жергілікті атқарушы органдары, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі – мемлекеттік мұрағат мекемелері) ұйымдарға Қағидаларды енгізу бойынша әдістемелік көмек көрсетеді және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылауды жүзеге асырады.

6. Қағидада Қазақстан Республикасы мемлекеттік ҚР СТ 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарттарында белгіленген терминдер пайдаланылады.

7. Ұйым мұрағаты ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттарды сақтауға алады. Ұйым мұрағатына алдыңғы ұйымның, сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың да құжаттары тапсырылады.

8. Басқарушылық құжаттамасы бар істерді мұрағатқа ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен қабылдау құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында бекітілген тәртіппен жүзеге асырылады.

Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің тізімдемедегі нақты қорытынды жазбасының сәйкестігін;

2) істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейінгі) істердің бар болуын;

3) істер тізімдемесінің деректері бар істер парақтарының нөмірленуін;

4) іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің бар болуын және дұрыс толтырылуын;

5) істің куәландырма парағының бар болуын;

6) мұқаба деректемелерінің істер тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;

7) тапсырылатын істердің физикалық жай-күйін тексереді.

9. Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы ұйым мұрағатына мынадай:

1) осы ұйымның немесе оның құқық мирасқорларының қызметінде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттарының іс жүргізуі өндірісі аяқталған;

2) осы ұйымда әзірленген немесе басқа ұйымнан келіп түскен әртүрлі ақпарат тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшірмелері түрінде келіп түседі.

Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын;

2) құжаттардың физикалық сақталуын;

3) қоса берілетін мәтіндік ілеспелі құжаттаманың жинақтылығын тексереді.

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамына:

1) киноқұжаттар үшін – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыға рұқсат беретін куәліктер, техникалық күйінің актілері, жарық және түрлі-түсті паспорттардың жазбалары;

2) фотоқұжаттар үшін – аннотациялар;

3) фоноқұжаттар және бейнеқұжаттар үшін – техникалық күйінің актілері, сөйлеген сөздердің мәтіндері, грампластинка каталогтары, сөз сөйлейтіндердің тізімі, кештердің, концерттердің, рецензиялардың, мақалалардың бағдарламалары, қолданылатын фотоқұжаттарға және бейнеқұжаттарға тікелей қатысты басқа да құжаттар кіреді.

10. Ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелері проблемаларға, бұйымдарға, техникалық процестерге, күрделі құрылыс объектілеріне, жобалауға, қайта жаңартуға, консервациялауға, қалпына келтіруге қатысты әзірленген не олардың өзіндік сатыларының немесе бөлімдерінің аяқталуына қарай ғылыми-техникалық құжаттамаларды сақтауға береді.

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды өткізуге беруді жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын (барлық тапсырылатын құжаттама тізбеленген ерекшеліктер ведомосіне, ерекшеліктерге, томдардың, альбомдардың, кітаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);

2) белгіленген қолдар мен күндерінің болуы;

3) титулдық парақтардың және негізгі жазбалардың орындалу дұрыстығын;

4) құжаттардың сақтауға жарамдылығын, олардан бірнеше рет көшірмелер түсіру мен шағынфильмдер жасалуын (жыртылудың, желімдеудің, өшірілген, майысқан жерлердің жоқ болуын) тексереді.

Ұйым мұрағатына ғылыми-техникалық құжаттама ол әзірленген тасығыштарда (әр түрлі парақтарда, оның ішінде фотопарақтар, калька) беріледі.

11. Электрондық құжаттарды қабылдау процесінде:

1) ұйым мұрағатына беруге әзірленген тасығыштардың физикалық жағдайы;

2) тасығышқа электрондық құжаттар ақпаратының жазылуы;

3) жазбаның сапасын тексеру;