Об утверждении Положения об Архиве Президента Республики Казахстан Распоряжение Президента Республики Казахстан от 15 июня 1999 года № 52

В связи с принятием Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах":

1. Утвердить прилагаемое Положение об Архиве Президента Республики Казахстан. 

2. Признать утратившими силу распоряжения Президента Республики Казахстан от 12 апреля 1994 г. № 1650 (САПП Республики Казахстан, 1994 г., № 17, ст.167), от 30 ноября 1994 г. № 1965 (САПП Республики Казахстан, 1994 г. № 45, ст.483), от 22 декабря 1995 г. № 2716 "О внесении изменений и дополнений в Положение об Архиве Президента Республики Казахстан" (САПП Республики Казахстан, 1995 г., № 39, ст.500).

Президент   Республики Казахстан

                                         Утверждено                                               распоряжением Президента                                                 Республики Казахстан                                               от 15 июня 1999 г. № 52

Миссия 

Комплектование, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.

1. Архив Президента Республики Казахстан (далее Архив) создается Указом Президента Республики Казахстан и является государственным учреждением, выполняющим функции республиканского государственного органа в сфере архивного обеспечения деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации. 

Архив находится в ведении Администрации Президента Республики Казахстан. 

2. Архив руководствуется в свой деятельности Конституцией и  законами Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением. 

3. В соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" Архив осуществляет постоянное хранение текстовых (на бумажной основе), аудиовизуальных, электронных документов, страхового фонда копий документов, связанных с деятельностью Администрации Президента Республики Казахстан, органов, созданных при Главе государства, отдельных центральных исполнительных органов, государственных и политических деятелей, общественных, политических объединений, архивных фондов архивных учреждений - предшественников. 

Нормы настоящего Положения не распространяются на правоотношения, связанные с формированием и функционированием личного архива и личной библиотеки Президента Республики Казахстан. 

4. Архив принимает на государственное хранение от учреждений - источников комплектования документы на бумажной основе в полном составе и в упорядоченном состоянии после закрытия дел, а также электронные документы (диски, дискеты, кристаллы) вместе с программным обеспечением и соответствующим электронно-вычислительным оборудованием не позже 15 лет. Аудиовизуальная документация поступает на хранение не позже 3 лет с момента записи или съемки в полном комплекте. 

5. Открытый доступ к документам, в том числе содержащим государственную, служебную тайну, производится в соответствии с действующим законодательством. Документы, ограниченные для общего пользования, выдаются в особом порядке по разрешению руководителей учреждений-фондообразователей. 

6. Документы и иные материалы, находящиеся в Архиве, могут передаваться в установленном порядке их фондов Архива в фонды личного архива и личной библиотеки Президента Республики Казахстан. 

7. Порядок работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом в Архиве определяется Правилами работы в читальном зале, утверждаемыми директором архива. 

8. Архив финансируется из республиканского бюджета, имеет соответствующие счета в банке, печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан со своим наименованием на государственном языке, а также бланки установленного образца. Архив вступает в гражданско-правовые отношения от собственного имени. 

9. Структура и предельная штатная численность Архива утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан. 

10. Архив имеет юридический адрес: Республика Казахстан, г.Алматы, проспект Достык, 87 "Б".

11. Приоритетными направлениями работы Архива являются: 

- комплектование и хранение документов, образуемых в процессе деятельности Администрации Президента Республики Казахстан, других государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства; 

- обеспечение сохранности Национального архивного фонда по новейшей истории Казахстана, хранящегося в Архиве; 

- предоставление ретроспективной документной информации, информационное обслуживание Администрации Президента Республики Казахстан, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства, физических и юридических лиц.

12. Основными задачами Архива являются: 

- постоянное государственное хранение, обеспечение сохранности и государственный учет документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Президента, других документов, хранящихся в Архиве; государственный контроль за архивными документами, находящимися на временном ведомственном хранении в учреждениях - источниках комплектования; 

- комплектование Архива документами, образующимися в процессе деятельности Администрации Президента и других государственных учреждений - фондообразователей; 

- разработка и развитие научно-справочного аппарата к архивным фондам; 

- организация всестороннего использования и научная публикация архивных документов; 

- участие в организации управления документацией и контроль за ее состоянием; 

- оказание научно-методической и практической помощи государственным и ведомственным архивам, службам документации учреждений - источников комплектования Архива; 

- ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии, вспомогательных исторических дисциплин; проведение научно-теоретических конференций, участие в исследованиях по проблемам новейшей истории Казахстана, а также в разработке вопросов современной политологии; 

- соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими государственную и служебную тайну.

13. Архив осуществляет следующие основные функции: 

- постоянное государственное хранение документов на различных носителях информации; обеспечение оптимальных технологий их хранения и реставрации; производство и хранение в специальном хранилище страхового фонда копии особо ценных документов; 

- проведение проверки наличия дел в Архиве, выявление документальных памятников истории и культуры, ведение учетной документации, паспортизация ведомственных архивов учреждений - источников комплектования; 

- определение перечня учреждений - источников комплектования Архива, который согласовывается с уполномоченным органом управления архивным делом Республики Казахстан и утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан; 

- определение перечня видов документов, образующихся в процессе деятельности Президента, для передачи на хранение в Архив, который утверждается заведующими Канцелярией Президента и Общим отделом Администрации Президента; 

- утверждение результатов отбора документов, прием на постоянное государственное хранение документов учреждений - источников комплектования; 

- согласование номенклатур дел, инструкции по документированию и управлению документацией, перечней документов со сроками хранения учреждений - источников комплектования; проведение проверок состояния документирования и ведомственного хранения архивных документов; оказание помощи в разработке форм организационно-распорядительной документации; проведение семинаров, участие в подготовке и повышении квалификации работников ведомственных служб документации и архивов; 

- создание системы научно-справочного аппарата к архивным документам, информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных; 

- изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации, организация использования документов через читальный зал, выполнение тематических и социально-правовых запросов, издание сборников документов, проведение радио, телепередач, документальных выставок; информационно-аналитическая работа с документами Архива; рассекречивание документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан; 

- ведение научных тем, разработка методических пособий по вопросам архивоведения, документоведения и археографии, проведение конференций по этим проблемам.

Пункт 13 изм. в соответствии с Указами Президента РК от 24.04.2008 г. № 576 (см. редакцию от 15.06.1999); от 12.11.2008 г. № 689.

14. Архив для осуществления своих функций имеет право в пределах своей компетенции: 

- владеть и пользоваться документами Национального архивного фонда, хранящимися в Архиве на правах государственной республиканской собственности в пределах, установленных законодательством Республики Казахстан; 

- самостоятельно разрабатывать, утверждать планы работы, целевые комплексные программы по основным направлениям деятельности; 

- получать от соответствующих структурных подразделений Администрации Президента Республики Казахстан, иных государственных органов и организаций необходимую информацию, а также справочные, аналитические, статистические и архивные документы, сведения о местонахождении, составе и содержании документов; 

- проверять состояние документирования и работу ведомственных архивов учреждений - источников комплектования, заслушивать их представителей по этим вопросам; согласовывать номенклатуры дел, инструкции по документированию, положения об экспертных комиссиях, ведомственных архивах, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению; 

- осуществлять в установленном порядке сотрудничество с архивами, научными и другими учреждениями, обмениваться информацией с профильными архивами других государств;

- заключать договоры с государственными юридическими лицами, физическими лицами для консультаций, выполнению работ по выявлению документов для целевого использования; оказывать платные услуги в порядке, установленном Правительством Республики Казахстан; 

- в необходимых случаях приобретать за плату архивные фонды, коллекции, отдельные документы, профильные Архиву, у физических и негосударственных юридических лиц; 

- вступать в международные архивные организации, заключать договоры о сотрудничестве с архивными учреждениями зарубежных государств.

15. Архив имеет на праве оперативного управления обособленное имущество. Имущество Архива формируется за счет имущества, переданного ему государством, и состоит их основных фондов и оборотных средств, стоимость которых отражается в балансе Архива, а также архивного фонда, хранящегося в Архиве. 

16. Имущество и Архивный фонд являются республиканской собственностью. 

17. Архив не вправе самостоятельно отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и Архивным фондом.

18. Архив возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Республики Казахстан. Другие руководящие работники назначаются директором по согласованию с Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан.

Пункт 18 изм. в соответствии с указами Президента РК от 24.04.2008 г. № 576 (см. редакцию от 15.06.1999); от 12.11.2008 г. № 689.

19. Директор Архива выполняет следующие основные функции: 

- руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и осуществление функций; 

- издает приказы в пределах компетенции, утверждает штатное расписание, положение о структурных подразделениях Архива, осуществляет прием и увольнение, поощрение работников, присваивает квалификационные классы государственных служащих в соответствии с законодательством; 

- вносит в Администрацию Президента Республики Казахстан предложения по совершенствованию деятельности Архива; 

- представляет Архив и выступает от его имени в различных организациях. 

20. В Архиве функционируют совещательные органы: Дирекция, Научный совет, экспертно-проверочная методическая комиссия, техническая комиссия по рассекречиванию документов, положения и персональный состав которых утверждаются директором Архива.

21. Реорганизация и ликвидация Архива осуществляется в соответствии с законодательством.