Об утверждении Программы развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007-2009 годы Постановление Правительства Республики Казахстан от 30 ноября 2006 года N 1153

В целях реализации пункта 147 Сетевого графика исполнения Общенационального плана мероприятий по реализации Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана от 1 марта 2006 года "Стратегия вхождения Казахстана в число пятидесяти наиболее конкурентоспособных стран мира" и Программы Правительства Республики Казахстан на 2006-2008 годы, утвержденного  постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 марта 2006 года N 222, Правительство Республики Казахстан  ПОСТАНОВЛЯЕТ: 

1. Утвердить прилагаемую Программу развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007-2009 годы (далее - Программа).

2. Центральным и местным исполнительным органам обеспечить своевременное выполнение мероприятий, предусмотренных Программой, и по итогам полугодий, не позднее 10 января и 10 июля, представлять информацию о ходе их реализации в Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

3. Министерству культуры и информации Республики Казахстан по итогам полугодий, не позднее 20 января и 20 июля, информировать Правительство Республики Казахстан о ходе реализации Программы.

4. Настоящее постановление вводится в действие со дня подписания.

Премьер-Министр 

Республики Казахстан

1.    Паспорт Программы 

2.    Введение 

3.    Анализ современного состояния архивного дела и систем 

документации 

4.    Цели и задачи Программы 

5.    Основные направления и механизм реализации Программы 

5.1. Совершенствование нормативной правовой базы 

5.2. Обеспечение доступности к архивной информации 

5.3. Обеспечение сохранности Национального архивного фонда 

5.4. Развитие и расширение международного сотрудничества 

6.    Объемы и источники финансирования 

7.    Ожидаемые результаты от реализации Программы 

8.    План мероприятий по реализации Программы развития архивного 

дела и систем документации Республики Казахстан 

на 2007-2009 годы

Наименование           Программа развития архивного дела и 

Программы              систем документации Республики Казахстан 

                на 2007-2009 годы

Основание              Программа развития архивного дела и систем 

разработки             документации на 2007-2009 годы разработана 

Программы              в соответствии с пунктом 147 Сетевого 

                графика исполнения Общенационального плана 

                мероприятий по реализации Послания 

                Президента Республики Казахстан народу 

                Казахстана от 1 марта 2006 года "Стратегия 

                вхождения Казахстана в число пятидесяти 

                наиболее конкурентоспособных стран мира" и 

                Программы Правительства Республики 

                Казахстан на 2006-2008 годы, утвержденный 

                 постановлением Правительства Республики 

                Казахстан от 31 марта 2006 года N 222

Разработчик            Министерство культуры и информации 

Программы              Республики Казахстан 

Цель                   Совершенствование системы архивного дела 

Программы

Задачи                 Достижение поставленной цели будет решаться 

Программы              путем реализации следующих задач: 

                совершенствования нормативной правовой базы; 

                обеспечения доступности к архивной 

                информации; 

                обеспечения сохранности Национального 

                архивного фонда; 

                развития и расширения международного 

                сотрудничества

Сроки реализации       2007-2009 годы 

Программы

Объемы и источники     Реализация Программы предполагает финансовые 

финансирования         затраты: 

                из республиканского бюджета в объеме 

                65,5 млн. тенге, в том числе по годам: 

                2007 - 20,6 млн. тенге; 

                2008 - 21,8 млн. тенге; 

                2009 - 23,1 млн. тенге; 

                Ежегодные расходы будут уточняться при 

                формировании республиканского бюджета на 

                соответствующий финансовый год

Ожидаемые              В результате реализации Программы будет 

результаты от          (будут): 

реализации                установлены на общегосударственном 

Программы:             уровне единые принципы создания, оформления 

                документации, технологий документационного 

                обеспечения управленческой деятельности, 

                организации хранения и использования 

                документов Национального архивного фонда на 

                уровне международных стандартов серии ISO 

                9000 и ISO 15489; 

                   организованы постоянно действующие и 

                тематические выставки архивных документов, 

                проведены республиканские семинары, 

                проводиться дальнейшее развитие базы данных 

                по документам Национального архивного фонда 

                и интеграции ее в "электронное 

                правительство"; 

                   оптимизирован состав и содержание 

                Национального архивного фонда, продолжен 

                перевод архивных документов в цифровой 

                формат и создание Государственного 

                страхового фонда копий документов; 

                   установлены взаимовыгодные контакты в 

                области архивного дела и документации с 

                архивными службами зарубежных стран; 

                организованы стажировки в архивах Египта, 

                Малайзии, Польши, России, США, Турции по 

                проблемам обеспечения сохранности и 

                внедрению новых технологий

Программа развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007-2009 годы (далее - Программа) разработана в целях реализации пункта 147 Сетевого графика исполнения Общенационального плана мероприятий по реализации Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана от 1 марта 2006 года "Стратегия вхождения Казахстана в число пятидесяти наиболее конкурентоспособных стран мира" и Программы Правительства Республики Казахстан на 2006-2008 годы, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 марта 2006 года N 222. 

Выполнение  Концепции и  Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы, утвержденных постановлениями Правительства Республики Казахстан от 26 января 2001 года N 146, 11 июня 2001 года N 797 позволило усовершенствовать организационные и правовые отношения в архивной сфере, модернизировать материально-техническую базу государственных архивов, повысить имидж Казахстана в международных архивных организациях. 

Принятие Программы развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007-2009 годы предполагает комплекс мер по развитию и дальнейшему совершенствованию модели архивного дела и систем документации государства, отвечающей стратегии его вхождения в число пятидесяти наиболее конкурентоспособных стран мира.

В настоящее время стратегические функции в области архивного дела и систем документации осуществляет Министерство культуры и информации Республики Казахстан, реализационные, контрольно-надзорные - Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

      _______________________________________________________ 

      |Министерство культуры и информации Республики Казахстан| 

      |_______________________________________________________| 

                                  | 

                          v 

       _______________________________________________________ 

      |  Комитет информации и архивов Министерства культуры   | 

      |          и информации Республики Казахстан            | 

      |_______________________________________________________| 

          |                                 |||||| 

          v                                 |||||| 

 ____________________   ___________________||||||  ________________ 

 |Управления (отделы)| |Национальный центр| |||||_|  Центральный   | 

 |  архивов и        | | археографии и    | ||||  |государственный | 

 | документации      | |источниковедения  | ||||  |     архив      | 

 |областей, г.г.     | |__________________| ||||  |________________| 

 |Астаны, Алматы (16)|  __________________  ||||  ________________ 

 |___________________|  |   Центральный  |  |||| |   Центральный  | 

      |            |     | государственный|  |||| |государственный | 

 _________    ________  |  архив научно- |__|||| |      архив     | 

 |Государ- |  |Государ-| |  технической   |  |||| |кинофотодокумен-| 

 |ственные |  |ственные| |  документации  |  ||||_|      тов и     | 

 |архивы   |  |архивы  | |________________|  |||  |   звукозаписей | 

 |областей,|  |городов |  ________________   |||  |________________| 

 |  г.г.   |  | и      | |  Центральная   |  |||  ________________ 

 |Астаны,  |  |районов | | лаборатория    |  ||| |    Центр       | 

 |Алматы   |  |(166)   | | микрофотокопи- |__||| |   научно-      | 

 |(16) и   |  |________| |   рования и    |   ||_|  технической   | 

 |филиалы  |             | реставрации    |   |  | информации по  | 

 |(36)     |             | документальных |   |  |документоведению| 

 |_________|             |  материалов    |   |  |и архивному делу| 

                         |государственных |   |  |________________| 

                         |   архивов      |   |   _______________ 

                         |________________|   |  |  Национальный | 

                                              |__|     архив     | 

                                                 |   Республики  | 

                                                 |    Казахстан  | 

                                                 |_______________|

Кроме того, в компетенции Комитета информации и архивов - организационно-методическое руководство и проверка деятельности ведомственных архивов и документационных служб более чем 12 тыс. государственных органов и организаций, национальных компаний и акционерных обществ. 

Наряду с этим в республике функционируют специальные государственные архивы Министерства обороны Республики Казахстан, Министерства внутренних дел Республики Казахстан, Комитета национальной безопасности Республики Казахстан, Агентства Республики Казахстан по борьбе с экономической и коррупционной преступностью, Службы охраны Президента Республики Казахстан, осуществляющие государственное хранение документов, начиная с 20-ых годов прошлого столетия. Эти документы являются неотъемлемой частью Национального архивного фонда, и должны быть введены в базу данных Единой автоматизированной информационной системы архивного дела. 

В период с 2001 по 2005 годы была подготовлена нормативная правовая база функционирования архивной сферы. В  Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" внесены дополнения и изменения в части разграничения функций и полномочий между уровнями государственного управления, проведения проверок соблюдения законодательства по архивному делу государственными, ведомственными, частными архивами, приема на государственное хранение документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение. Принятые за эти годы более 70 нормативных правовых актов и методических документов создали достаточную законодательную базу по архивному делу, документационному обеспечению управленческой деятельности и развитию систем документации. 

Действуют государственные стандарты СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", СТ РК 1042-2001 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", СТ РК 1237-2004 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы на бумажных носителях. Общие требования к архивному хранению", утвержденные приказами Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства экономики и торговли Республики Казахстан от 14 мая 2001 года N 140, 22 октября 2001 года N 376, 5 августа 2004 года N 219. 

Используются  Положение о Государственном страховом фонде копий документов,  Правила электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан, утвержденные постановлениями Правительства Республики Казахстан от 28 мая 2002 года N 578, 17 апреля 2004 года N 430. 

Внедряются Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденные приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 1999 года N 33 (государственный регистрационный N 2331),  Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года N 93 (государственный регистрационный N 2679),  Правила хранения записей теле-, радиопередач, имеющих историческую или культурную ценность, утвержденные приказом Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от 25 мая 2005 года N 138 (государственный регистрационный N 3702), Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения. 

По данному направлению работы архивная сфера республики входит в первую тройку государств-участников СНГ и находится на уровне таких стран, как Польша, Турция, Китай, Эстония. 

Наряду с этим улучшается состав и содержание Национального архивного фонда, растет уровень финансирования архивных учреждений. 

Модернизация материально-технической базы позволила приблизить оснащение государственных архивов к современным стандартам, улучшить условия хранения уникальной части Национального архивного фонда.  Постановлением Правительства Республики Казахстан от 1 марта 2005 года N 183 создан Национальный центр археографии и источниковедения. В текущем году завершается строительство "под ключ" здания Национального архива Республики Казахстан на 1 млн. единиц хранения. 

Проводится работа по созданию Государственного страхового фонда копий документов Национального архивного фонда, переноса архивных документов на новые носители, внедрению новых архивных технологий. Изготовлено 1,6 млн. кадров микрофильмов Государственного страхового фонда копий документов на бумажной основе, что позволяет обеспечивать сохранность подлинников уникальных документов Национального архивного фонда. Кроме того, с применением современных компьютерных технологий восстановлено более 12 тыс. листов затухающих текстов архивных документов, перенесено на цифровые носители 818 фоно-, 172 кино-, 1350 фотодокументов. 

С целью улучшения информирования пользователей ретроспективной архивной информацией и формирования положительного имиджа архивной сферы создан интернет-ресурс "Архивы Казахстана", который в настоящее время насчитывает более 14 тыс. посещений. 

В результате принятых мер по поиску и приобретению документов, имеющих историческую и культурную ценность для Республики Казахстан, из архивов, библиотек и научных учреждений зарубежных государств, заметно обогатился состав и содержание Национального архивного фонда. 

В Армении, Египте, Великобритании, Германии, России, США, Турции, Китае выявлено 35 тыс. ценных исторических документальных источников. Из них приобретено 134 тыс. кадров микрофильмов, 52 кинодокумента, 1 819 фотонегативов, 109 цветных слайдов документов, не имеющих аналогов в отечественных архивах. 

Вопросы развития сотрудничества в области архивного дела были включены в протоколы заседаний казахстанско-египетской, казахстанско-германской, казахстанско-иранской, казахстанско-итальянской, казахстанско-китайской, казахстанско-монгольской, казахстанско-узбекской и других межправительственных комиссий. Заключены Соглашения с Министерством территориального управления Республики Армении Генеральной дирекцией государственных архивов Польши, Генеральной дирекцией государственных архивов при Премьер-Министре Турецкой Республики, Мемориальным музеем Холокоста США. 

В столице нашей республики городе Астане в 2002 году состоялась III конференция Евро-Азиатского регионального отделения Международного Совета Архивов (ЕВРАЗИКА МСА) и Международная научно-практическая конференция "Правовые проблемы архивного дела в Евроазиатском регионе". Итоговые документы, принятые конференцией, внесли свой вклад в претворение идеи евразийства, укрепление паритетного партнерства и стали надежной основой для развития взаимовыгодного сотрудничества между архивными службами государств-участников СНГ. 

Вместе с тем, из анализа современного состояния архивного дела и систем документации вытекает необходимость принятия программного комплекса мер по совершенствованию ее модели, отвечающей стратегии вхождения Казахстана в число 50-ти наиболее конкурентоспособных стран мира. 

Отсутствие до настоящего времени законодательно закрепленных норм и принципов документационного обеспечения управленческой деятельности не способствует проведению единой государственной политики в области документообразования, сокращению объема бумажного документооборота, расширению сферы применения электронных документов. Это не позволяет осуществлять действенный контроль над созданием и оформлением документов на стадии делопроизводства в организациях независимо от уровня их компетенции и организационно-правовых форм. 

Предстоящее вступление Республики Казахстан в Международную торговую организацию (ВТО) требует дальнейшей гармонизации действующей нормативной правовой базы, государственных стандартов с международными стандартами, в том числе серии ISO 9000 и ISO 15489 "Информация и документация. Управление документацией". 

На фоне повсеместного внедрения и использования автоматизированных информационных технологий заметно отставание архивных учреждений в информатизации основных направлений работы. Отсутствие единой базы данных и автоматизированной информационной системы государственных архивов негативно сказывается на своевременном и качественном обеспечении запросов государства, законных прав и интересов граждан в получении ими необходимой архивной информации. 

Отсутствие обеспечения сохранности на стадии ведомственного хранения документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение, привело к тому, что более 30 процентов запросов социально-правового характера, поступающих в архивные учреждения, не получают положительного подтверждения. В то же время более 70 процентов государственных органов не имеют в своих структурах ведомственных архивов. Обеспечение сохранности документов периода суверенитета и независимости, предотвращение их утери требует ужесточения контроля над соблюдением законодательства организациями всех форм собственности. 

Остается нерешенным вопрос подготовки высококвалифицированных специалистов архивного дела и делопроизводства по государственному заказу. Для повышения престижа и привлекательности труда работников сферы необходимо принять кардинальные меры по повышению уровня государственной поддержки и совершенствования системы оплаты их труда. 

Устаревшее технологическое оборудование в ряде областных, городских, районных архивах и отсутствие достаточного финансирования из местного бюджета не позволяет выдерживать оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов, обеспечивать на должном уровне их физико-химическую сохранность. По этим же причинам практически во всех областях, городах Астане, Алматы не осуществляется перевод документов на современные носители и страховое копирование наиболее ценной части Национального архивного фонда на случай утраты или повреждения оригиналов документов. 

Решение обозначенных проблемных вопросов позволило бы Республике Казахстан приблизиться к идеальной модели архивного дела и систем документации, функционирующей в Австрии, Швеции, Испании, Франции, Малайзии и т.д. 

Идеальная модель архивного дела и систем документации подразумевает: 

наличие сети архивных учреждений, обеспечивающих весь цикл хранения документов с момента их поступления в государственный архив и в процессе их использования; 

обеспечение доступности новых архивных технологий, открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования; 

функционирование Автоматизированной информационной системы архивного дела (АИС АД), отвечающей требованиям работы в условиях "электронного правительства" (схема): 

         _______________________________________________ 

        |Уполномоченный государственный орган управления| 

        |архивами и документацией Республики Казахстан  | 

        |_______________________________________________| 

                                | 

         ______________________________________________ 

        |   Единая автоматизированная информационная   | 

        |              система архивного дела          | 

        |______________________________________________| 

         |^         | ^               | ^           | ^  

         ||         | |               | |           | | 

         v|         v |               v |           v | 

 ___________    _____________   _______________   _______________ 

 |Специальные|  |Ведомственные| |  Центральные  | |Государственные| 

 | государ-  |  |   архивы    | |государственные| |    архивы     | 

 | ственные  |  |государствен-| |   архивные    | |   областей,   | 

 | архивы -  |  |ных органов и| |   учреждения     | |   городов,    | 

 |  архивные |  | организаций   |                   |   районов и   | 

 |учреждения |                                    |   их филиалы     | 

 |специальных| 

 |  государ- | 

 | ственных  | 

 | органов     |

стабильное финансирование, позволяющее осуществлять модернизацию материально-технической базы архивных учреждений, внедрение современных архивных технологий; 

обеспечение высококвалифицированными кадрами, владеющими современным менеджментом и мировым прогрессивным опытом.

Целью Программы является совершенствование системы архивного дела. 

В соответствии с поставленной целью предполагается решение следующих основных задач: 

совершенствование нормативной правовой базы; 

обеспечение доступности к архивной информации; 

обеспечение сохранности Национального архивного фонда; 

развитие и расширение международного сотрудничества.

Для достижения цели и решения задач особое внимание будет направлено на обеспечение сохранности Национального архивного фонда, установление на общегосударственном уровне единых принципов создания, оформления документации, внедрение международных стандартов. Будут внесены предложения по подготовке высококвалифицированных специалистов, востребованных в условиях применения новейших информационных технологий в данной отрасли, в том числе по государственному заказу.

В 2007-2009 годах будет совершенствоваться законодательная и нормативная правовая база архивного дела и систем документации. В первую очередь предусматривается разработка и принятие проекта Закона Республики Казахстан "О документационном обеспечении управленческой деятельности", устанавливающего единые принципы документирования в организациях всех организационно-правовых форм, участвующих в социально-экономической и общественно-политической жизни государства и общества. 

Будут разработаны Правила комплектования, хранения, учета, использования управленческой документации государственными и специальными государственными архивами, Правила издания документов Национального архивного фонда, Правила комплектования, хранения, учета, использования научно-технической документации в государственных архивах, Правила комплектования, хранения, учета, использования аудиовизуальной документации в государственных архивах и другие нормативные правовые акты. 

Развитие научно-методической базы предусматривает разработку типовых примерных номенклатур дел, новых методик теоретического и практического характера по работе с документами на электронных носителях, усовершенствование устаревших методических пособий по различным сегментам архивного дела и развития систем документации, регламентирующих вопросы пополнения, обеспечения сохранности, учета и использования документов (электронных документов).

С целью привлечения общественного интереса к историко-культурному документальному наследию будут расширены возможности доступа к ним посредством организации телерадиопередач, публикаций в печатных и электронных средствах массовой информации, проведения постоянно-действующих и тематических выставок и экспозиций, республиканских семинаров. Будут использованы новые формы популяризации документов - электронные издания, подготовленные на основе архивных документов. Это позволит привлечь внимание ученых, исследователей, широкой общественности к проблемам дальнейшего расширения источниковой базы и информационного ресурса государства. 

В результате обеспечения доступа к рассекреченным архивным фондам в научный оборот будут введены ранее неизученные и неизвестные общественности источники, входящие в состав Национального архивного фонда. 

В целях преодоления отставания архивной сферы в области информатизации и внедрения современных технологий запланировано дальнейшее развитие Автоматизированной информационной системы архивного дела (АИС АД), охватывающей всю сеть государственных архивных учреждений республики. 

Она предназначена для управления информационными потоками по выполнению организационно-управленческих функций, централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда, оперативного и многоаспектного поиска ретроспективной документной информации, повышения качества предоставляемых информационных услуг при консультации и исполнении запросов юридических и физических лиц, в соответствии с требованиями работы в условиях "электронного правительства". 

Предстоит развивать и совершенствовать интернет-ресурс "Архивы Казахстана".

Неизбежное старение документов, их износ в процессе использования требует поиска новых форм, методов и способов сохранения и консервации. 

Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в случае утраты их оригиналов в особый период или мирное время при чрезвычайных ситуациях природного или техногенного характера будет продолжена работа по созданию Государственного страхового фонда копий документов. 

На основе изучения опыта Малайзии, Франции, Польши, США, Белоруссии будут разработаны и внедрены современные методы по реставрации и обеспечению долговременного хранения архивных документов. 

Для поддержания оптимальных условий хранения, обеспечивающих сохранность документов от повреждающего действия температуры, влаги, света, биоповреждений, загрязнений, хищений и утраты будут прорабатываться вопросы поэтапного осуществления модернизации материально-технической базы государственных архивов. 

Этого же требуют процессы реставрации, восстановления свойств и внешних признаков документов, работы по консервации, минимизации, переводу на новые (цифровые) носители.

Планируется активизировать работу по расширению международного сотрудничества. Будут проведены международные конференции, семинары, совместные выставки и экспозиции, подготовлены сборники архивных документов и материалов. Предполагается принять участие в конференциях, заседаниях, форумах, проводимых международными архивными организациями. 

В рамках проведения VIII-ой Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА МСА) в г. Астане в 2007 году планируется принять руководителей государственных архивных служб государств-участников СНГ и участников Международной научно-практической конференции "Электронное делопроизводство и архивы". 

В целях реализации международных соглашений о сотрудничестве будут организованы стажировки специалистов в архивах Египта, Малайзии, Польши, России, США, Турции по проблемам реставрации, оцифрованию и хранению документов. 

Будет продолжена работа по поиску и приобретению архивных документов, раритетных изданий и рукописей, имеющих историческую и культурную ценность для Республики Казахстан, выявленных в архивах, библиотеках, научных учреждениях и коллекциях граждан зарубежных государств. Особое внимание будет уделено изучению зарубежной архивной Казахстаники в странах исламского мира, для чего осуществлены командировки в Египет, Иран, Турцию. 

В соответствии с заключенными договорами о сотрудничестве по выявлению и копированию архивных документов предполагается приобретение 47 тыс. кадров микрофильмов копий документов и материалов из архивов, библиотек и научных учреждений Армении, Великобритании, Германии, России и других стран.