Об утверждении Регламента Министерства здравоохранения Республики Казахстан Приказ и.о. Министра здравоохранения Республики Казахстан от 17 апреля 2008 года № 222

В соответствии с Законом   Республики Казахстан «Об административных процедурах», Типовым регламентом   центрального государственного органа Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 марта 2008 года № 289, положением   о Министерстве здравоохранения Республике Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 октября 2004 года № 1117, в целях установления общих правил деятельности Министерства здравоохранения Республики Казахстан, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент   Министерства здравоохранения Республики Казахстан.

2. Отменить приказ   Министра здравоохранения Республики Казахстан от 7 мая 2004 года № 407 «Об утверждении документов, регламентирующих деятельность Министерства здравоохранения Республики Казахстан».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания.

 
 И.о. Министра 
 
 К. Омаров 
 
 

Утвержден

приказом   и.о. Министра здравоохранения

Республики Казахстан

от 17 апреля 2008 года № 222

1. Настоящий Регламент Министерства здравоохранения Республики Казахстан (далее - Регламент) устанавливает общие правила деятельности Министерства здравоохранения Республики Казахстан (далее - Министерство) в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Законом   Республики Казахстан «О системе здравоохранения», Положением   о Министерстве здравоохранения Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 октября 2004 года № 1117 (далее - Положение о Министерстве) и иными нормативными правовыми актами.

2. Требования к работе с документами, сроки, установленные настоящим Регламентом, распространяются на всех работников Министерства, его ведомств и территориальных органов.

3. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан.

4. Распорядок работы Министерства устанавливается ответственным секретарем в соответствии с Законом   Республики Казахстан «О государственной службе» и [[Трудовым кодексом|523915068]]   Республики Казахстан.

5. Решение кадровых вопросов осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

6. Свою деятельность Министерство осуществляет в соответствии с ежеквартальными, годовыми и долгосрочными планами работы.

7. Планы работы Министерства и коллегии Министерства формируются Департаментом правовой работы и государственных закупок по предложениям структурных подразделений, Комитетов за 15 дней до начала очередного периода и утверждаются Министром. При этом, планы работы Министерства утверждаются за 5 календарных дней до начала очередного периода.

8. Утвержденные Планы работы Министерства и коллегии Министерства направляются для ознакомления Министру, вице-министрам, ответственному секретарю, структурным подразделениям, ведомствам и территориальным органам.

9. Планы работы должны быть целенаправленными и конкретными, с полным определением мероприятий.

10. Мероприятия плана работы могут корректироваться в течение года, исходя из политической и социально-экономической ситуации в стране.

11. Решение об исключении мероприятия из Планов работы Министерства, иных планов или перенос их исполнения на другой срок принимается ответственным секретарем на основании служебной записки, представленной руководителем (либо лицом, исполняющим его обязанности) структурного подразделения, Комитета и согласованной с курирующим вице-министром.

12. Ответственность за своевременное и качественное выполнение плановых мероприятий несут руководители подразделений.

13. Контроль за выполнением Плана работы Министерства осуществляет ответственный секретарь.

14. Ход выполнения плана работы на основе поступающей из подразделений информации докладывается на аппаратных совещаниях.

15. Заседания коллегии Министерства проводятся в соответствии с Планом работы коллегии Министерства и в случае необходимости - по поручению Министра. Работа коллегии регламентируется Законом   Республики Казахстан «Об административных процедурах» и положением, утвержденным Министром.

16. Заседание коллегии считается правомочным, если в нем принимают участие не менее двух третей от общего числа членов коллегии.

17. Члены коллегии участвуют в заседаниях без права замены.

18. Численный и персональный состав коллегии определяется Министром.

19. На заседание коллегии Министерства приглашаются представители государственных органов, исходя из их задач межведомственной координации в смежных сферах деятельности, а также в случае необходимости неправительственных организации. По решению Министра на заседание коллегии могут быть приглашены представители средств массовой информации и неправительственных организаций.

20. Вопросы исполнения поручений Главы государства рассматриваются на заседании коллегии Министерства не реже чем раз в квартал.

21. По результатам рассмотрения вопросов на заседании коллегии большинством голосов присутствующих членов коллегии принимается решение коллегии, оформляемое в форме протокола. Работа коллегии Министерства стенографируется.

22. На официальном веб-сайте Министерства в обязательном порядке размещается информация об итогах работы коллегии Министерства.

23. С целью оперативного руководства деятельностью Министерства аппаратные совещания проводятся под председательством Министра, ответственного секретаря, вице-министров.

24. На аппаратные совещания приглашаются члены коллегии, руководители структурных подразделений, Комитетов.

Решения, принятые на аппаратном совещании, оформляются секретарем совещаний у Министра в виде протокола.

25. В исключительных случаях аппаратное совещание может проводиться в экстренном порядке.

26. Заседания коллегии и аппаратные совещания проводятся на государственном и русском языках. Число рассматриваемых на заседаниях коллегии вопросов не ограничивается.

27. По мере необходимости также могут проводиться оперативные совещания. Порядок и сроки их проведения, круг участников определяются в каждом конкретном случае председательствующим, который проводит совещание.

28. В случае проведения совещаний под председательством Министра, ответственного секретаря, вице-министров явку участников на заседания обеспечивают секретари их приемных.

29. Ответственный секретарь, вице-министры, руководители структурных подразделений (по поручению Министра, ответственного секретаря, вице-министров) по вопросам своей компетенции взаимодействуют и представляют Министерство во взаимоотношениях с соответствующими государственными органами, организациями и должностными лицами Республики Казахстан.

30. Министерство для решения вопросов, входящих в совместную компетенцию с другими государственными органами, принимают при необходимости в установленном порядке решения в виде совместных приказов.

31. Служебная корреспонденция, направляемая в адрес Правительства в инициативном порядке для принятия соответствующего решения, вносится Министерством в следующих случаях:

1) если решение вопроса входит в непосредственную компетенцию Правительства, на что указывается Министерством в его обращении;

2) при наличии непреодолимых разногласий между Министерством и другими государственными органами концептуального характера и по вопросам финансового обеспечения;

3) если решения требуют межведомственной координации. В этих случаях корреспонденция, адресованная Правительству должна направляться для принятия решения Премьер-Министру или его заместителю в зависимости от содержания вопроса и в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителем и Руководителем Канцелярии.

32. Структурные подразделения не вправе самостоятельно обращаться в адрес Правительства от имени Министерства. Комитеты могут обращаться в адрес Правительства только при наличии согласия (визы на письме Комитета) Министра или лица, исполняющего его обязанности, ответственного секретаря, а также самостоятельно при ответах на прямые поручения в их адрес руководства Правительства или Канцелярии Премьер-Министра.

33. Единый порядок организации и ведения делопроизводства в Министерстве осуществляется в соответствии с законами   Республики Казахстан «Об административных процедурах», «О порядке рассмотрения обращений граждан», настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Казахстан.

34. Работа по регистрации корреспонденции и контролю исполнения документов осуществляется посредством Программного обеспечения Единой системы электронного документооборота согласно схемам обработки документов (далее - ЕСЭДО).

35. Делопроизводство в приемных Министра здравоохранения (далее - Министр), ответственного секретаря Министерства здравоохранения (далее - ответственный секретарь), вице-министров здравоохранения (далее - вице-министры) ведется секретарями приемных, на которых возлагается персональная ответственность за прохождение документов и надлежащее их хранение.

36. Ответственность за ведение делопроизводства (учет, сохранность и своевременное прохождение документов, контроль за их исполнением и состояние ЕСЭДО в структурных подразделениях, Комитетах Министерства) возлагается на их руководителей.

37. В структурных подразделениях Министерства ответственность за прохождение документов и надлежащее их хранение возлагается на каждого сотрудника, ответственного за его исполнение.

38. Координацию работы секретарей в структурных подразделениях и приемных ответственного секретаря, вице-министров по ведению делопроизводства и электронного документооборота в Министерстве осуществляет служба документооборота (канцелярия).

39. Канцелярия в рамках своей компетенции систематически анализирует характер поступающей корреспонденции и вносит предложения ответственному секретарю по сокращению документооборота.

40. Вся корреспонденция, поступающая в Министерство, принимается и регистрируется канцелярией с 09.00 до 17.00 часов . Канцелярия сортирует корреспонденцию на стадии регистрации.

41. Прием документов, поступающих из Администрации Президента Республики Казахстан (далее - Администрация Президента) и Правительства Республики Казахстан (далее - Правительство), регистрируется в рабочие дни до 20-00 часов , в субботние дни до 17.00 часов.

42. Датой поступления корреспонденции считается поступление их в канцелярию до 17.00 часов текущего дня.

43. Датой поступления срочной корреспонденции из Администрации Президента и Правительства считается поступление их в канцелярию в течение рабочего времени текущего дня.

44. Документы, подготовленные государственными органами во исполнение срочных поручений (со сроком исполнения до 10 календарных дней), принимаются в течение рабочего дня, при предъявлении документа, подтверждающего срочность (копии актов и поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра).

45. Документы, поступившие от государственных органов на бумажных и электронных носителях, должны быть идентичными и оформлены на соответствующем гербовом бланке установленного образца и содержать следующие обязательные реквизиты:

исходящий номер и дату;

ссылку на соответствующие акты и поручения Президента, Администрации Президента, Парламента, Палат Парламента, Правительства и Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, а также при ответе на запрос государственного органа - номер и дату запроса;

подпись первого руководителя центрального государственного органа или его заместителя либо ответственного секретаря (либо должностного лица ЦИО, осуществляющего полномочия ответственного секретаря);

фамилию исполнителя и номер его телефона;

46. При этом электронные документы по вопросам, имеющим особое значение, должны оформляться и на бумажных носителях (со сроком хранения, установленным уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией).

47. Входящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований настоящего Регламента, не принимается и (или) возвращается канцелярией в тот же день соответствующему государственному органу, кроме корреспонденции Администрации Президента, Парламента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

48. Поступающая в Министерство корреспонденция принимается под роспись с указанием даты и времени приема.

49. Принятые в установленном настоящим Регламентом порядке документы рассматриваются, ставятся на контроль и распределяются руководителем канцелярии между руководством Министерства и его структурными подразделениями и регистрируются службой документационного обеспечения с указанием номера, даты и количества листов в регистрационном штампе, для соответствующего оформления, указания признаков контроля.

50. Зарегистрированная, оформленная надлежащим образом корреспонденция передаётся адресатам в соответствии с распределением.

51. Копия срочной корреспонденции одновременно направляется руководителю подразделения, в компетенцию которого входят вопросы, затрагиваемые в поступившем документе.

52. Канцелярией Министерства регистрация, распределение, оформление и доведение корреспонденции до адресатов осуществляется, как правило, в течение двух часов с момента ее поступления в ЦГО, а срочной - незамедлительно (во внеочередном порядке).

53. Руководством Министерства входящая корреспонденция рассматривается в день поступления к ним, а срочная - незамедлительно. По результатам рассмотрения ими даются соответствующие поручения, которые оформляются в виде резолюций.

54. Рассмотренная руководством Министерства входящая корреспонденция направляется в службу документационного обеспечения для оформления и дальнейшей передачи руководителю подразделения (исполнителю).

55. Подготовка, согласование и оформление исходящей корреспонденции осуществляются в соответствии с законами   Республики Казахстан «Об административных процедурах», «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Регламента   Правительства Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300, инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра, инструкцией по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Казахстан и настоящим Регламентом.

56. Исходящая корреспонденция перед подписанием для отправки в Администрацию Президента, Парламент и Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан подлежит согласованию (визированию) канцелярией (контрольной службой) Министерства на предмет наличия в них ссылок на поручения и правильности их оформления, в том числе соответствия планов мероприятий и актов, об их утверждении.

57. Документы после регистрации в канцелярии передаются по назначению в приемные ответственного секретаря, вице-министров, структурные подразделения, где принимаются специалистами, ответственными за делопроизводство, которые расписываются за получение документов с указанием даты и времени. В дальнейшем ими в обязательном порядке должен осуществляться журнальный учет движения и хода рассмотрения служебных документов по установленной форме.

58. Поступающая корреспонденция в зависимости от важности, срочности и характера вопроса рассматривается Министром или ответственным секретарем и направляется с соответствующими резолюциями вице-министрам, председателям Комитетов и директорам структурных подразделений. Проекты резолюции на подпись Министру вносятся советником Министра, ответственному секретарю помощником ответственного секретаря.

59. Вице-министрам передаются канцелярией на рассмотрение корреспонденции непосредственно им адресованные, а также корреспонденции по курируемым ими вопросам. Структурные подразделения рассматривают поступившие к ним корреспонденции и самостоятельно принимают решения по всем вопросам, входящим в их компетенцию.

60. Телефонограммы, телетайпы, телефаксы, поступившие из Администрации Президента, Парламента Республики Казахстан, Правительства, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан и других государственных органов, подлежат обязательной регистрации в приемной ответственного секретаря.

61. Главный государственный санитарный врач Республики Казахстан адресует поступившую корреспонденцию по вопросам социально-значимых заболеваний и иммунопрофилактики структурным подразделениям Министерства здравоохранения в пределах их компетенции.

62. Подготовка проектов нормативных правовых актов (далее - проекты), разрабатываемых Министерством в пределах его компетенции, осуществляется соответствующими подразделениями по решению Министра на государственном и русском языках в соответствии с требованиями законов   Республики Казахстан «О нормативных правовых актах», «О языках в Республике Казахстан», Регламента   Правительства, Инструкции   по оформлению постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан (юридическая техника), утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 июля 1998 года № 678, постановления   Правительства Республики Казахстан от 16 августа 2006 года № 773 «О некоторых вопросах оформления и согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов», Инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения Республики Казахстан и настоящего Регламента.

63. Поступившие в Министерство на согласование проекты направляются канцелярией на рассмотрение руководству Министерства согласно распределению обязанностей, который определяет подразделение, ответственное за прохождение проекта, и заинтересованные в силу их компетенции подразделения Министерства, которым направляются проекты. При этом государственными органами на согласование в Министерство могут направляться также копии таких проектов. Одновременно копии проектов после их поступления направляются канцелярией в юридическую службу Министерства, с которой в обязательном порядке согласовываются все проекты.

64. Подразделения Министерства в срок не более 5 рабочих дней, со дня регистрации проекта, если руководством Министерства не установлены более короткие сроки, рассматривают проект и представляют свои заключения подразделению, ответственному за прохождение проекта, руководитель которого определяет непосредственного исполнителя проекта.

65. Общий срок рассмотрения проектов определяется Регламентом Правительства и иными нормативными правовыми актами, а также поручениями вышестоящих государственных органов и должностных лиц.

66. Исполнитель ответственного структурного подразделения обобщает мнения заинтересованных подразделений и готовит в соответствии с законодательством проект ответа органу-разработчику, который визируется руководителем подразделения, ответственного за прохождение проекта и юридической службы, руководителями заинтересованных подразделений, руководством Министерства согласно распределению обязанностей.

67. В случае подготовки заключения о возможности согласования (визирования) проекта без замечаний орган-разработчик в рабочем порядке по решению руководителя подразделения согласующего Министерства представляет подлинник проекта на визирование, о чем делается отметка в ранее представленном сопроводительном письме (Ф.И.О., дата, роспись в получении).

68. Заключение о возможности согласования (визирования) проекта подписывается руководителем подразделения, ответственного за прохождение проекта в согласующем министерстве, и в срок не более 2 рабочих дней визируется руководителями заинтересованных подразделений, руководством министерства согласно распределению обязанностей.

69. При наличии замечаний у согласующего центрального государственного органа, с которыми разработчик согласен полностью, проект возвращается для доработки в рабочем порядке, о чем делается отметка в ранее представленном сопроводительном письме государственного органа-разработчика (Ф.И.О., дата, роспись в получении). Срок доработки проекта составляет не более 10 рабочих дней. По мере доработки согласующим центральным государственным органом одновременно подготавливается заключение о возможном согласовании (визировании) проекта, в случае устранения имеющихся замечаний.

70. В случае не представления доработанного с учетом ранее имевшихся замечаний по проекту в течение срока предусмотренного частью первой настоящего пункта, а также в случае представления частично доработанного проекта, согласующим центральным государственным органом в течение двух рабочих дней направляются замечания органу-разработчику.

71. В случае согласования и доработки центральным государственным органом проекта, разработанного в соответствии с Указом   Президента Республики Казахстан от 21 сентября 2007 года № 413 «О мерах по обеспечению права законодательной инициативы Президента Республики Казахстан и приведению некоторых актов Президента Республики в соответствие с Конституцией Республики Казахстан», то применяются сроки, предусмотренные данным Указом.

72. В случае отказа в согласовании либо несогласия с замечаниями согласующего центрального государственного органа, руководство органа-разработчика может созывать совещания для выработки взаимоприемлемого решения с участием соответствующих должностных лиц согласующего центрального государственного органа. Сроки, порядок проведения и участники совещаний определяются должностным лицом органа-разработчика, инициировавшим проведение совещания, после консультаций с соответствующим должностным лицом согласующего центрального государственного органа. При этом должностные лица согласующего центрального государственного органа не могут отказываться от участия в совещании по формальным и иным неуважительным причинам.

73. Если на совещаниях удалось выработать взаимоприемлемое решение, то проект дорабатывается и согласовывается (визируется) согласующим центральным государственным органом в течение трех рабочих дней.

74. В случаях, когда центральные государственные органы представляют проекты на согласование во исполнение срочных поручений Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра, его заместителей, руководства Администрации Президента и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, согласующие центральные государственные органы вносят свои предложения органу-разработчику, за которым закреплен созыв, не менее чем за 3 дня до установленного для него срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением, а по поручениям со сроком исполнения менее 5 дней - в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения.

74-1. Запрещается предоставление дополнительных (ранее не представленных) замечаний и предложений при повторном согласовании Министерством проектов постановлений, актов Главы государства, законопроектов, за исключением случаев, когда такие замечания вытекают из новых положений в проектах нормативных правовых актов.

75. При внесении в Канцелярию Премьер-Министра проектов заключений Правительства на законопроекты, инициированные депутатами Парламента, подготовленных в соответствии с Регламентом Правительства, Министерство прикладывает к ним копию протокольного решения Межведомственной комиссии по вопросам законопроектной деятельности при Правительстве Республики Казахстан, а также при необходимости к проекту заключения разработчиком прикладываются финансово-экономические расчеты в части возможного сокращения государственных доходов или увеличения государственных расходов.

75-1. Проекты постановлений Правительства Республики Казахстан вносятся в Канцелярию Премьер-Министра только по средам. При этом данный порядок не распространяется на распоряжения Премьер-Министра, законопроекты, проекты Указов Президента Республики Казахстан и проекты нормативных правовых актов, разработанные во исполнение поручений Премьер-Министра, предусматривающие их срочное внесение в Правительство.

76. Разработка, внутреннее согласование, оформление проектов, опубликование и государственная регистрация нормативных правовых актов, по отношению к которым Министерство является уполномоченным органом, и служебных документов осуществляются в соответствии с законами   Республики Казахстан «О нормативных правовых актах», «Об административных процедурах», Указом   Президента Республики Казахстан «Об утверждении Положения о порядке подготовки, согласования, представления на подпись актов Президента Республики Казахстан и контроля за исполнением актов и поручений Президента республики», постановлениями   Правительства Республики Казахстан от 16 августа 2006 года № 773 «О некоторых вопросах оформления и согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов» и 17 августа 2006 года № 778 «Об утверждении Правил государственной регистрации нормативных правовых актов», от 22 августа 2002 года № 938 «Об утверждении Правил последующего официального опубликования текстов нормативных правовых актов Республики Казахстан» и 31 января 2001 года № 168 «Об утверждении некоторых инструкций».

77. Организация контроля за своевременным и качественным исполнением поручений осуществляется в соответствии с Конституционным законом   Республики Казахстан «О Правительстве Республики Казахстан», законами   Республики Казахстан «Об административных процедурах», «О порядке рассмотрения обращении физических и юридических лиц», Указом   Президента Республики Казахстан «Об утверждении Положения о порядке подготовки, согласования, представления на подпись актов Президента Республики Казахстан и контроля за исполнением актов и поручений Президента республики», а также иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.

78. На контроль берутся следующие, в том числе секретные документы (далее - контрольные документы):

1) акты Президента, в которых даются поручения Министерству;

2) постановления Правительства, протоколы заседаний Правительства, распоряжения Премьер-Министра, в которых имеются поручения Министерству;

3) поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планах мероприятий) Президента, Премьер-Министра, его заместителей, руководства Администрации Президента, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра в адрес Министерства, в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, пометки «срочно», «доложить», «внести предложения», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость постановки на контроль;

4) запросы депутатов Парламента и инициированные ими законопроекты, по которым необходимо заключение Правительства;

5) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;

6) обращения физических и юридических лиц;

7) проекты нормативных правовых актов, поступающие в Министерство для согласования;

8) приказы, протоколы, решения коллегии, поручения руководства Министерства.

79. При поступлении в Министерство на исполнение актов Президента Республики Казахстан, в трехдневный срок составляется и утверждается решением первого руководителя план организационных мероприятий по их реализации. При этом у исполнителя заводится специальная накопительная папка, в которой содержатся все документы, касающиеся данного поручения.

80. Постановка на контроль и снятие с контроля, продление сроков исполнения контрольных документов в Министерство осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.

81. Систему контроля Министерства составляют:

первый руководитель Министерства - осуществляет общее руководство и контроль за деятельность Министерства, в том числе за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;

ответственный секретарь Министерства - отвечает за организацию работы аппарата по выполнению поручений руководства Министерства, осуществляет контроль за соблюдением исполнительской дисциплины, обеспечивает эффективное взаимодействие подразделений Министерства в целях своевременного исполнения контрольных документов, несет персональную ответственность перед первым руководителем Министерства за организацию работы аппарата, трудовую и исполнительскую дисциплину в подразделениях Министерства;

руководители структурных подразделений Министерства - осуществляют контроль исполнения документов в возглавляемых ими подразделениях Министерства, вносят предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности своих сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную ответственность перед руководством Министерства за работу вверенных им структурных подразделений Министерства;

руководитель службы документационного обеспечения Министерства - обеспечивает своевременную регистрацию и постановку документов на контроль, устанавливает сроки их исполнения с учетом резолюции руководства Министерства, осуществляет мониторинг состояния исполнительской дисциплины в Министерства, информирует руководство Министерства о поступивших контрольных поручениях и сроках их исполнения путем рассылки перечней контрольных документов и напоминаний о наступлении сроков их исполнения (еженедельно), координирует работу сотрудников структурных подразделений Министерства, ответственных за ведение делопроизводства и внутренний контроль; несет персональную ответственность за организацию делопроизводства и работу службы документационного обеспечения Министерства, вносит предложения в пределах своей компетенции руководству Министерства о привлечении к ответственности руководителей подразделений Министерства, неэффективно осуществляющих свои функции, а также сотрудников Министерства, допустивших срывы сроков или некачественное исполнение контрольных поручений;

служба документационного обеспечения Министерства - осуществляет контроль за сроками исполнения и прохождения контрольных документов, состоянием исполнительской дисциплины в Министерстве, регистрацию, постановку документов на контроль, снятие с контроля исполненных документов, подготовку перечней контрольных поручений и направление напоминаний о сроках их исполнения руководству Министерства и подразделениям Министерства; несет ответственность за правильность постановки документов на контроль и снятие их с контроля, установление и перенос сроков исполнения контрольных документов.

82. В целях обеспечения своевременности исполнения контрольных документов в Инструкции по делопроизводству Министерства указываются сроки и порядок прохождения контрольных документов в подразделениях государственного органа, а также порядок передачи документов, подготовленных во исполнение контрольных документов, на подпись или визирование руководству Министерства согласно распределению обязанностей.

83. Проекты документов, подготовленные подразделениями Министерства во исполнение контрольных документов, передаются на визирование руководству Министерства согласно распределению обязанностей не позднее, чем за три дня до окончания срока исполнения, а первому руководителю Министерства - не позднее чем за два дня до окончания срока исполнения.

84. Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов со сроком исполнения от 5 до 10 календарных дней, передаются на визирование руководству Министерства согласно распределению обязанностей и на подпись первому руководителю Министерства не позднее, чем за один рабочий день до окончания срока исполнения.

85. В целях обеспечения прозрачности процедур, связанных с прохождением корреспонденции в Министерстве, на его официальном веб-сайте размещается следующая информация:

фамилия, имя, отчество, должность, прямой телефон работников службы документационного обеспечения, ответственных за контроль сроков исполнения и прохождения документов в Министерстве;

фамилия, имя, отчество, должность, прямой телефон руководителя службы документационного обеспечения Министерстве;

номер телефона доверия, действующего в Министерстве в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

график приема граждан руководством Министерства;

иная информация в соответствии с законодательством.

86. Ответственность за своевременную передачу исполнителям контрольных поручений возлагается на специалистов соответствующих подразделений, ответственных за делопроизводство.

87. Корреспонденция, принятая непосредственно Министром, ответственным секретарём, вице-министрами незамедлительно должна быть передана для регистрации в канцелярию секретарем соответствующей приемной.

88. Вся исходящая корреспонденция сдается в канцелярию работниками Министерства для отправки до 12.00 часов в рабочие дни.

89. Канцелярией перед отправкой проверяется правильность оформления исходящих документов. Ненадлежащим образом оформленные документы (подписанные неуполномоченным лицом, без указания соответствующих реквизитов исполнителя и т.д.) возвращаются в соответствующие структурные подразделения Министерства для доработки.

90. Ответственность за неправильную рассылку документа несет работник, готовивший документ и указавший неправильный адрес и/или работник канцелярии, допустивший отправку документа по неправильному адресу.

91. В приемные руководства Министерства корреспонденция доставляется работниками канцелярии сразу после их регистрации, а срочные документы - незамедлительно.

92. Корреспонденция, предназначенная для структурных подразделений Министерства, передается работником канцелярии непосредственно секретарям, осуществляющим ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях.

93. Получение корреспонденции, предназначенной для структурных подразделений, Комитетов, осуществляется секретарями приемных структурных подразделений, Комитетов самостоятельно, два раза в день, согласно графику, установленному ответственным секретарём, а срочные документы - незамедлительно.

94. Запрещается передача кому бы то ни было копий документов Министерства без разрешения руководителей структурных подразделений.

95. Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут руководители структурных подразделений Министерства (либо лица, исполняющие их обязанности) и исполнители документов.

96. Передача документов из одного структурного подразделения в другое должна осуществляться следующим образом:

в случае отсутствия резолюции Министра (либо лица, исполняющего его обязанности), ответственного секретаря, вице-министров - по договоренности руководителей структурных подразделений (либо лиц, исполняющих их обязанности), при наличии разногласий на основании служебной записки, внесенной на имя Министра (либо лица, исполняющего его обязанности), ответственного секретаря или курирующего вице-министра и в случае их согласия передаваемый документ направляется в канцелярию для внесения соответствующих изменений и передачи в структурное подразделение, принимающее данный документ;

в том случае, когда к документу имеется резолюция Министра (либо лица, исполняющего его обязанности), ответственного секретаря или вице-министров с поручением в адрес одного из структурных подразделений, передача таких документов через канцелярию на исполнение в другое подразделение возможна только на основании письменного указания Министра (либо лица, исполняющего его обязанности), ответственного секретаря или вице-министра путем внесения структурным подразделением служебной записки на имя Министра, ответственного секретаря (либо лица, исполняющего его обязанности) или вице-министра.

97. Служебная переписка между ведомствами и департаментами Министерства (внутренняя переписка) регистрируется лицами, ответственными за делопроизводство в данных подразделениях или исполнителем документа.

98. Бланки Министерства изготавливаются типографским способом по заявкам канцелярии для последующей выдачи структурным подразделениям, а бланки приказов Министра, ответственного секретаря и командировочные удостоверения - по заказу Департамента правовой работы и государственных закупок. При переписке внутри аппарата Министерства бланки Министерства установленного образца не используются.

99. Контроль за изготовлением, учетом, использованием и хранением бланков Министерства возлагается на канцелярию.

100. Организация контроля исполнения актов Президента, Правительства, Премьер-Министра, а также поручений Президента, Премьер-Министра, его заместителей и руководителей Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра (далее - контрольные поручения) осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об административных процедурах», Указом   Президента Республики Казахстан от 2 октября 1998 года № 4097 «Об утверждении Положения о порядке подготовки, согласования, представления на подпись актов Президента Республики Казахстан и контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан», Регламентом   Правительства, Инструкцией   по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168, иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.

101. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Министерстве осуществляет служба документооборота, которая систематически анализирует состояние исполнительской дисциплины в Министерстве, ведет учет контрольных поручений, комплексную статистику контрольных документов, проводит проверки исполнения, позволяющие получить исчерпывающие информации по исполнительской дисциплине.

102. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, Комитетах осуществляют их руководители или заместители руководителей, которые являются членами рабочей группы Министерства по вопросам исполнительской дисциплины.

Координацию работы по контролю за исполнительской дисциплиной в Министерстве осуществляет ответственный секретарь.

103. Служба документооборота не позднее 10-ти дней до истечения установленного срока исполнения контрольного поручения направляет руководителю структурного подразделения, Комитета соответствующее письменное напоминание.

104. Организация контроля за исполнением приказов Министра, ответственного секретаря и плановых мероприятий возлагается на руководителей структурных подразделений, Комитетов (либо лиц, исполняющих их обязанности), осуществлявших разработку проектов приказов и иных планов, а также на курирующих вице-министров.

105. Обеспечение полноты, качества и своевременности исполнения контрольных документов, плановых мероприятий, постановлений коллегии, приказов Министра, ответственного секретаря возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений, Комитетов (либо лиц, исполняющих их обязанности).

106. Обо всех нарушениях Регламента директор Департамента правовой работы и государственных закупок докладывает ответственному секретарю для принятия соответствующих мер.

107. В случае нарушения исполнения контрольного документа директор Департамента правовой работы и государственных закупок или руководитель структурного подразделения, допустившего срыв исполнения контрольного документа, вносит ответственному секретарю предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, виновных в срыве сроков исполнения документов.

108. Контрольные поручения исполняются структурными подразделениями, Комитетами в срок, указанный в них, либо в поручениях к ним, а при отсутствии конкретного срока в месячный срок со дня дачи поручения.

109. Личные поручения Главы государства подлежат исполнению не более чем в двухнедельный срок со дня дачи поручения, если иное не предусмотрено в поручении Главы государства или Администрации Президента Республики Казахстан.

110. Контрольные поручения Главы государства и руководства Администрации Президента с резолюциями к ним Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра исполняются в 20-дневный срок со дня поручения Главой государства и/или руководства Администрации Президента, если в поручениях не установлены иные сроки.

111. Запросы депутатов Парламента с резолюциями на них Премьер-Министра или его заместителя исполняются не позднее 20-дневного срока с даты регистрации запроса в Канцелярии Премьер-Министра, если в поручении не установлены иные более короткие сроки.

112. Поручения Премьер-Министра, его заместителя и Руководителя Канцелярией Премьер-Министра исполняются не позднее месячного срока со дня дачи поручения, если в поручениях не установлены иные сроки.

113. Поручения, имеющие в тексте пометку «срочно» или «ускорить», исполняются в течение 10 дней и представляются исполнителем для визы руководителю структурного подразделения за 3 дня до истечения установленного срока исполнения, курирующему вице-министру для визы либо на подпись - за 2 дня , Министру, ответственному секретарю на подпись - за 1 день .

114. Поручения со сроком исполнения менее 10 дней представляются исполнителем на подпись Министру, ответственному секретарю или курирующему вице-министру за 1 день до истечения установленного срока исполнения, а соисполнители вносят свои предложения структурному подразделению, Комитету, осуществляющему свод, не позднее, чем за 2 дня .

115. При исполнении поручений несколькими структурными подразделениями, Комитетами ответственным является структурное подразделение, Комитет, рядом с наименованием которого стоит пометка «созыв», либо указанный в поручении первым, который имеет право вносить предложения о переносе срока исполнения после согласования с соисполнителями.

116. Соисполнители поручения вносят свои предложения подразделению, осуществляющему свод, не позднее, чем за 5 дней до истечения установленного срока исполнения поручения.

По поручению Министра, ответственного секретаря, направляемому нескольким вице-министрам, информация об исполнении представляется вице-министру, ответственному за созыв, за подписью соответствующего руководителя структурного подразделения, Комитета.

117. Если поручение не может быть исполнено в установленный срок, вносится служебная записка на имя ответственного секретаря о продлении срока его исполнения с обязательным указанием причины задержки и ставится вопрос о наказании виновных в срыве сроков.

Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях.

118. Все документы, указанные в пунктах 50   , 51   , 52   , 53   Регламента представляются исполнителем для визы руководителю структурного подразделения, Комитета, вице-министру, за 4 дня до истечения установленного срока исполнения, курирующему вице-министру - за 3 дня , ответственному секретарю, Министру на подпись - за 2 дня .

119. Оригиналы проектов нормативных правовых актов, поступившие на согласование в Министерство, представляются исполнителем для визы руководителю структурного подразделения, вице-министру за 3 дня до истечения установленного Регламентом Правительства срока исполнения, курирующему вице-министру - за 2 дня , Министру на подпись - за 1 день .

120. При поступлении поручения об ускоренном согласовании проектов нормативных правовых актов срок их согласования не должен превышать трех дней с момента поступления поручения.

121. Рассмотрение обращений и прием граждан в Министерстве осуществляются в соответствии с законами   Республики Казахстан «Об административных процедурах», «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и постановлением   Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан».

122. Работники Министерства при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с государственными секретами Республики Казахстан, не разглашать государственную и служебную тайну, обеспечить сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, телефонами и другими средствами оргтехники.

123. При увольнении или переводе на другую работу работник Министерства по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения (либо лица, исполняющего его обязанности) передает другому работнику этого же подразделения все находящиеся у него на исполнении документы.

В этом случае работником, передающим документы, составляется в двух экземплярах акт о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются передаваемые документы, и характеризуется состояние исполнения нерешенных в день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы работниками и утверждаются руководителем структурного подразделения (либо лицом, исполняющим его обязанности), передается специалисту, ответственному за делопроизводство.

124. Сотрудник при уходе в отпуск и выезде в командировку, докладывает заместителю руководителя структурного подразделения об имеющихся у него на исполнении служебных документах, которые в дальнейшем передаются другому сотруднику.

125. Документы, адресованные Президенту Республики Казахстан, Председателям Палат Парламента Республики Казахстан, Премьер-Министру Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра, Правительству Республики Казахстан, Государственному Секретарю Республики Казахстан, Руководителю Администрации Президента Республики Казахстан и его заместителям, руководителям государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства, заместителю Премьер-Министра Республики Казахстан, первым руководителям центральных исполнительных органов Республики Казахстан, руководителям Канцелярии Премьер-Министра и аппаратов Палат Парламента Республики Казахстан, Председателю Конституционного Совета Республики Казахстан, Председателю Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральному Прокурору Республики Казахстан, Председателю Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, акимам областей, городов Астаны и Алматы, руководителям дипломатических представительств республики, первым руководителям международных организаций, ответы на запросы депутатов Парламента Республики Казахстан, представления об устранении нарушений закона готовятся структурными подразделениями, Комитетами, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов, визируются их руководителями (либо лицами, исполняющими их обязанности), а также вице-министрами и подписываются Министром (либо лицом, исполняющим его обязанности либо лицом, официально уполномоченным Министром подписывать такие документы).

Документы, адресованные другим должностным лицам, государственным органам и иным организациям, независимо от форм собственности, а также гражданам готовятся структурными подразделениями, Комитетами, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов, визируются их руководителями (либо лицами, исполняющими их обязанности) и подписывается ответственным секретарем или вице-министром.

126. Документы, адресованные Министру, ответственному секретарю, вице-министрам подписываются первыми руководителями структурных подразделений, Комитетов (либо лицами, исполняющими их обязанности).

127. Проекты приказов Министра, ответственного секретаря общего характера (кроме кадровых) готовятся заинтересованными структурными подразделениями, Комитетами визируются их руководителями (либо лицами, исполняющими их обязанности) и вице-министрами.

В случае если проекты приказов связаны с вопросами финансирования и/или государственной собственности, то они подлежат обязательному визированию директором Департамента экономики и финансов.

128. Проекты приказов ответственного секретаря по кадровым вопросам (о назначении, увольнении, командировании, предоставлении отпусков, поощрении, премировании, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи и др.) визируются руководителем Департамента правовой работы и государственных закупок (либо лицом, исполняющим его обязанности), руководителем заинтересованного структурного подразделения Министерства, вице-министрами и подписываются ответственным секретарем по согласованию с Министром.

В случае если проекты приказов ответственного секретаря по кадровым вопросам касаются вопросов финансирования, то подлежат обязательному визированию директором Департамента экономики и финансов (либо лицом, исполняющим его обязанности) и главным бухгалтером.

129. Проекты приказов председателей Комитетов, связанные с вопросами финансирования, государственной собственности, подлежат обязательному визированию директором Департамента экономики и финансов (либо лицом, исполняющим его обязанности) и главным бухгалтером.

130. Проекты приказов Комитетов Министерства не должны содержать указаний либо поручений структурному подразделению аппарата Министерства.

131. После принятия и регистрации приказа Министра, ответственного секретаря общего характера в Департаменте правовой работы и государственных закупок его ксерокопирование и передачу копий делопроизводителям структурных подразделений, Комитетов под роспись для последующего его ознакомления других сотрудников производится работниками структурного подразделения, Комитета, осуществлявшими разработку проекта приказа Министра, ответственного секретаря.

132. Своевременное ознакомление работников с приказом Министра, ответственного секретаря возлагается на секретарей, осуществляющих ведение делопроизводства в структурных подразделениях, Комитетах.

133. Визирование документов, поступающих в Министерство на согласование в соответствии с Регламентом   Правительства Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 550 «О внесении изменения в постановление Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300» (далее - Регламент Правительства), осуществляется путем наложения визы Министра (либо лица, исполняющего его обязанности либо лица, официально уполномоченного Министром подписывать документы, адресованные руководству Правительства и Канцелярии Премьер-Министра) на первом экземпляре документа.

Вносимые в Канцелярию Премьер-Министра, а также в заинтересованные государственные органы для согласования проекты нормативных правовых актов и приложения к ним полистно парафируются, а сопроводительные письма подписываются Министром либо лицом, официально уполномоченным Министром подписывать документы, адресованные руководству Правительства и Канцелярии Премьер-Министра.

134. Руководители структурных подразделений, Комитетов, являющиеся ответственными за продвижение и принятие законодательного акта, несут персональную ответственность за своевременную разработку и внесение в Канцелярию Премьер-Министра проектов постановлений Правительства Республики Казахстан или распоряжений Премьер-Министра о мерах, необходимых для реализации данного нормативного правового акта.

135. В случае если вопрос выходит за пределы установленной компетенции Министерства, руководитель структурного подразделения (либо лицо, исполняющее его обязанности), на исполнении которого находится документ, принимает меры по направлению данного документа в государственный орган в порядке, установленном законодательством (направляет компетентному государственному органу или должностному лицу с обязательным уведомлением заявит еля в срок не более 3-х рабочих дней ).

Данный порядок распространяется и на случаи ошибочного направления документа внутри Министерства.