ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения СТ РК 1037-2001

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Комитетом по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан

УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства экономики и торговли Республики Казахстан от 14 мая 2001 г. № 140

2 СРОК ПЕРВОЙ ПРОВЕРКИ       2006 г.

ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕРКИ  5 лет

3 РАЗРАБОТАН ВПЕРВЫЕ

Дата введения            2001.07.01

Настоящий стандарт разработан с целью установления терминов и определения понятий, применяемых в области делопроизводства и архивном деле.

Термины расположены в систематизированном порядке.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены аббревиатурой «Ндп».

Термины-синонимы без аббревиатуры «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

Приведенные элементы можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой - светлым, синонимы - курсивом.

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации, образующейся в деятельности юридических лиц, а также в научно-методической, нормативно-методической, справочной и учебной литературе по делопроизводству и архивному делу.

2.1 делопроизводство: документационное обеспечение управления: Сфера деятельности юридических лиц, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;

2.2 архивное дело: Сфера деятельности юридических и физических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией их хранения и использования;

2.3 документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;

2.4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

2.5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления, хранения и передачи речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

2.6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта (каких-либо объектов);

2.7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта (объектов) получено посредством линий, штрихов, светотени;

2.8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

2.9 кинодокумент: Изобразительный документ, содержащий изобразительную (в немом кино) или аудиовизуальную (в звуковом кино) информацию, зафиксированную кинематографическим способом;

2.10 фотодокумент: Изобразительный документ, содержащий информацию, зафиксированную фотографическим способом;

2.11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

2.12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

2.13 видеофонограмма: Документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную любой системой видеозвукозаписи;

2.14 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

2.15 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

2.16 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

2.17 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

2.18 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

2.19 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;

2.20 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

2.21 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

2.22 автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

2.23 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;

2.24 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

2.25 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

2.26 юридическая сила документа: Свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его юридического лица и установленным порядком оформления;

2.27 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения