Документ на русском языке

Об утверждении некоторых инструкций Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168 СОДЕРЖАНИЕ:

Данная редакция действовала до внесения изменений от 02.05.2013 г.

1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168 "Об утверждении некоторых инструкций"

2. Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

3. Инструкция по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

4. Инструкция по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах

5. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан и контроля за их исполнением.

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.Утвердить прилагаемые:

Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;

Инструкцию по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;

Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением.

1-1. Установить, что требования указанных инструкций обязательны для всех государственных органов в части их касающейся.

2. Признать утратившим силу распоряжение Премьер-Министра Республики Казахстан от 14 октября 1998 года N 195.

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении месяца со дня подписания.

Премьер-Министр Республики Казахстан

УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168* ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех сотрудников Канцелярии.

3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера и имеющих пометку "Для служебного пользования".

Подготовка, ознакомление и прохождение служебной информации и служебной информации с пометкой "Для служебного пользования" ограниченного распространения осуществляются в соответствии с Правилами работы государственных органов со служебной информацией, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи и средства электронной цифровой подписи (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи) и имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи (подтверждение (установление) подлинности электронной цифровой подписи) после вычисления и проверки электронной цифровой подписи электронного документа с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи.

4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:

1) работы с обращениями физических и юридических лиц, а также приема граждан в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, который устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;

2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах;

3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.

5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.

6. Отдел контроля и документационного обеспечения знакомит новых сотрудников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.

* С изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года N 1300, от 14 апреля 2005 года N 358.

2. Порядок приема служебной корреспонденции

7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.

8. Входящая корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажном носителе, принимается сектором делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения (далее – сектор делопроизводства и архива) под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы, а электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью – после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средства криптографической защиты информации (далее – ЭЦП) лица, подписавшего электронный документ, и лица, заверившего необходимые реквизиты документа.

Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, должны передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее – ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЦМД ЕСЭДО).

При приеме корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя Единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО).

Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.

9. Прием документов, поступающих в Канцелярию в субботние дни до 11.00 часов, осуществляется дежурными сотрудниками сектора делопроизводства и архива, а также может осуществляться ответственными дежурными приемной Премьер-Министра с обязательной последующей передачей их в сектор делопроизводства и архива на регистрацию.

С помощью средств электрической и электронной связи в порядке, установленном отдельными инструкциями, осуществляется передача сообщений (информации) в виде криптограмм, телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм и почтовых файловых (электронных) сообщений. Бумажные оригиналы факсограмм незамедлительно досылаются адресатам в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, для отправления аналогичной корреспонденции.

10. Сотрудникам Канцелярии Премьер-Министра запрещается принимать документы, не зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции, и работать с ними, за исключением случаев предусмотренных пунктом 13-3 настоящей Инструкции.

11. Сотрудник сектора служебной корреспонденции перед вскрытием конвертов проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяется комплектность документов и приложений к ним.

В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт (приложение 2 ) в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в секторе делопроизводства и архива, второй - вместе с документом передается по назначению, а третий - направляется отправителю.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Вскрытию в секторе делопроизводства и архива подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой "Лично".

12. Приему в Канцелярии подлежат первые экземпляры документов, которые должны быть оформлены на бланке установленного образца, подписанные первым руководителем (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности, при наличии приказа, ответственным секретарем по вопросам, отнесенным к его компетенции, должностным лицом министерства или агентства, определенным Президентом Республики Казахстан и осуществляющим полномочия ответственного секретаря) или созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП). К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства, в обязательном порядке прикладываются копии писем государственных органов-соисполнителей. На документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений – ссылка на регистрационный номер Канцелярии. При этом Канцелярией принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в Канцелярию (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте). Фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя, а также количество экземпляров документа в обязательном порядке проставляются в нижнем правом углу после подписи или на обороте первого листа документа (например: Асанов С.А., тел. 742469). Приложения к документу должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ.

Корреспонденция государственных органов (в том числе электронные документы, удостоверенные ЭЦП), адресованная руководству Правительства и Руководителю Канцелярии, должна быть оформлена на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).

При приеме электронных документов, удостоверенных ЭЦП, количество экземпляров не учитывается.

Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, поступающие в Канцелярию в нерабочее время, хранятся в соответствующей папке ЕСЭДО до регистрации или отказа в приеме сотрудником сектора делопроизводства и архива.

13. Не подлежат приему в Канцелярии Премьер-Министра:

1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований настоящей Инструкции;