• Мое избранное
Внимание! Документ утратил силу с 01.07.2023 г

Отправить по почте

Об установлении перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 3 октября 2013 года № 8767

Настоящее Постановление утратило силу с 1 июля 2023 года в соответствии с Постановлением Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 26.05.2023 г. № 33
Заголовок Настоящего Постановления изложен в новой редакции Постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 г. № 209 (см. редакцию от 26.07.2013 г.) (изменение вводится в действие с 01.01.2016 г.) 
Редакция с изменениями и дополнениями  по состоянию на 14.06.2021 г.
В соответствии с Законом Республики Казахстан от 21 июня 2013 года «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ :
1. Установить перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде, согласно приложению к настоящему постановлению.
Пункт 1 изложен в новой редакции Постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 г. № 209 (см. редакцию от 26.07.2013 г.) (изменение вводится в действие с 01.01.2016 г.)
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Председатель Национального Банка    Г. Марченко
«СОГЛАСОВАНО»
Министерство культуры и информации
Республики Казахстан
Министр ________ Кул-Мухаммед М.А.
«___» _________ 2013 года
Министерство культуры и информации
Республики Казахстан
Министр ________ Кул-Мухаммед М.А.
«___» _________ 2013 года
Приложение
 к постановлению Правления
 Национального Банка
 Республики Казахстан
 от 26 июля 2013 года № 203
Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде
Заголовок Перечня изложен в новой редакции Постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 г. № 209 (см. редакцию от 26.07.2013 г.) (изменение вводится в действие с 01.01.2016 г.) 
Перечень изменен в соответствии с Постановлением Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 г. № 209 (см. редакцию от 26.07.2013 г.) (изменение вводится в действие с 01.01.2016 г.)
Перечень изменен в соответствии с Постановлением Правления Национального Банка РК от 28.11.2017 г. № 209 (см. редакцию от 26.07.2013 г.) (порядок введения в действие смотрите пункт 5 Постановление Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 г. № 209)
Перечень изменен в соответствии с Постановлением Правления Национального Банка РК от 28.06.2019 г. № 103 (см. редакцию от 28.11.2015 г.) (изменение вводится в действие с 23.07.2019 г.)
Перечень изменен в соответствии с Постановлением Правления Национального Банка РК от 31.12.2019 г. № 262 (см. редакцию от 28.06.2019 г.)(изменение вводится в действие с 01.01.2020 г.)
Перечень изменен в соответствии с Постановлением Правления Национального Банка РК от 20.01.2021 г. № 2 (см. редакцию от 31.12.2019 г.)(изменение вводится в действие с 09.02.2020 г.)
Перечень изменен в соответствии с Постановлением Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 28.05.2021 г. № 65 (см. редакцию от 20.01.2021 г.)(изменение вводится в действие с 14.06.2021 г.)

пункта

Виды документов

Срок хранения

Примечание

в Центральном органе

в филиалах и представительствах ЕНПФ * , ДНПФ **

1

2

3

4

5

1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1.

Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

Постоянно

До минования надобности


 

2.

Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

Постоянно

До минования надобности


 

3.

Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)

Постоянно

До минования надобности


 

4.

Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ

Постоянно

До замены новыми


 

5.

Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ:


 


 


 

1) по основной деятельности;

Постоянно

Постоянно

2) по личному составу;

75 лет

75 лет

3) по отпускам, командировкам

75 лет

75 лет

2. КОНТРОЛЬ

6.

Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)

Постоянно

Постоянно


 

7.

Документы о выполнении предложений по результатам ревизий и проверок (докладные записки, отчеты, справки, переписка)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК


 

8.

Документы ревизий и проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка)

5 лет ЭК

5 лет ЭК


 

9.

Журналы учета проведенных ревизий и проверок, контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий и (проверок)

5 лет

5 лет


 

3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

10.

Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ:


 


 

На электронном носителе.

1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно.

2 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.

3 При отсутствии годовых, полугодовых квартальных отчетов - постоянно.

сводные годовые и отчеты

с большей периодичностью;

Постоянно

-

годовые отчеты и отчеты

с большей периодичностью;

Постоянно

10 лет

полугодовые отчеты;

5 лет 1

5 лет

квартальные отчеты;

5 лет 2

5 лет

месячные отчеты

1 год 3

1 год

11.

Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ:


 


 

1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно.

2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.

3 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно.

4 При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - 10 лет.

5 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.

6 При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.

сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

Постоянно

-

годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;

Постоянно

10 лет

полугодовые отчеты;

5 лет 1

5 лет 2

квартальные отчеты;

5 лет 3

5 лет 4

месячные отчеты

3 года 5

3 года 6

12.

Отчетность ЕНПФ, ДНПФ, предоставляемая согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан, подписанные первым руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на подписание отчета

3 года


 

На электронном носителе.

13.

Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ:


 


 


 

годовые отчеты;

5 лет


 

полугодовые отчеты;

5 лет


 

квартальные отчеты;

5 лет


 

месячные отчеты

3 года


 

14.

Аудиторские отчеты:


 


 

На бумажном носителе.

1 При отсутствии годовых отчетов постоянно.

2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.

годовые;

Постоянно

10 лет

квартальные

5 лет 1

5 лет 2

15.

Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ:


 


 

На электронном носителе.

1 При отсутствии годовых отчетов - постоянно.

2 При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.

консолидированные;

Постоянно

-

годовые;

Постоянно

10 лет

квартальные;

5 лет 1

5 лет 2

ежемесячные

5 лет

5 лет

16.

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним

Постоянно

10 лет

На бумажном носителе.

17.

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности

Постоянно

5 лет

На электронном носителе.

18.

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций

3 года

3 года

На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.

19.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (по пенсионным активам и по собственным активам)

5 лет

5 лет

На электронном носителе хранятся по пенсионным активам. На бумажном носителе хранятся- по собственным активам. При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

20.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5 лет


 

При отсутствии лицевых счетов - 75 лет.

21.

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

Постоянно

Постоянно

На электронном носителе.

22.

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

5 лет

Аннулированные доверенности хранятся вместе с журналом регистрации доверенностей по финансово-хозяйственной деятельности.

23.

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

5 лет

5 лет

На электронном носителе.

При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

24.

Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений (по пенсионным активам и по собственным активам)

5 лет

5 лет

На электронном носителе хранятся- по пенсионным активам.

На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе хранятся- по собственным активам.

25.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

5 лет

5 лет


 

26.

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации

5 лет

5 лет

При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

27.

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию

До минования надобности

До минования надобности

Не менее 5 лет.

28.

Исполнительные листы

До минования надобности

До минования надобности

Не менее 5 лет.

29.

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам

До минования надобности

До минования надобности

Не менее 5 лет.

30.

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

До минования надобности

До минования надобности

Не менее 5 лет.

31.

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов

Постоянно

До переоценки


 

32.

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств

Постоянно

До переоценки


 

33.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

Постоянно

Постоянно


 

34.

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы

3 года


 


 

35.

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним

Постоянно

Постоянно

При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

36.

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов

5 лет

5 лет


 

37.

Договоры, соглашения

5 лет

5 лет

После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий.

38.

Реестры договоров

5 лет


 


 

39.

Договоры о материальной ответственности.

5 лет

5 лет

После увольнения материально-ответственного лица.

40.

Переписка по административно-хозяйственным вопросам

5 лет


 


 

41.

Образцы подписей (материально-ответственных лиц)

До

минования надобности

До

минования

надобности


 

42.

Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства

5 лет ЭПК


 

На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.

4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА

43.

Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор)

Постоянно


 


 

44.

Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций

Постоянно

Постоянно


 

45.

Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ

Постоянно

Постоянно


 

46.

Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ

Постоянно


 


 

47.

Договоры о пенсионном обеспечении, а также документы (при наличии), влияющие на изменение данных договора о пенсионном обеспечении, в том числе дополнительные соглашения к договорам

5 лет 1

5 лет 1

1 На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий,

2 на электронном носителе.

Постоянно 2

Постоянно 2

48.

Заявление о присоединении к договору о пенсионном обеспечении за счет обязательных профессиональных пенсионных взносов

5 лет 1

5 лет 1

1 На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий,

2 на электронном носителе.

Постоянно 2

Постоянно 2

49.

База данных по индивидуальным пенсионным счетам (в том числе Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов)

Постоянно

Постоянно

На электронном носителе.

50.

База данных по учету условных пенсионных счетов в ЕНПФ (в том числе Книга регистрации условных пенсионных счетов в ЕНПФ)

Постоянно

Постоянно

На электронном носителе.

51.

Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов

5 лет


 

На электронном носителе.

При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.

52.

Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним

5 лет


 

На электронном носителе.

53.

Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом

5 лет


 

На бумажном носителе.

54.

Расчет стоимости условной единицы пенсионных активов

Постоянно


 

На электронном носителе.

55.

Электронные сведения, получаемые/передаваемые из/в государственных(-ые) органов(-ы) и организаций (-и), в том числе из/в Некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» в рамках осуществления деятельности ЕНПФ

Постоянно


 

На электронном носителе.

56.

Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность вкладчика (получателя), поверенного, законного представителя, доверенности и иные документы) по переводу

пенсионных накоплений

5 лет 1

5 лет 1

1 На бумажном носителе - после осуществления перевода,

2 на электронном носителе.

Постоянно 2

Постоянно 2

57.

Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность получателя пенсионных выплат, поверенного, законного представителя, свидетельства о смерти, о праве на наследство, уведомления (при наличии), доверенности и иные документы), представленные в ЕНПФ, ДНПФ на получение пенсионных выплат

10 лет 1

10 лет 1

1 На бумажном носителе - с даты закрытия индивидуального пенсионного счета,

2 на электронном носителе.

Постоянно 2

Постоянно 2

58.

Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета

1 год

1 год


 

59.

Заявления на получение информации о состоянии условного пенсионного счета в ЕНПФ

1 год

1 год


 

60.

Реестры (заявлений на пенсионные выплаты, переводы пенсионных накоплений, о (об) выборе (изменении) управляющего инвестиционным портфелем, на возврат пенсионных накоплений, находящихся в доверительном управлении управляющего инвестиционным портфелем, в доверительное управление Национальному Банку Республики Казахстан

2 года

2 года

На электронном носителе.

61.

Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, полученные из ЕНПФ

1 месяц

1 месяц

На электронном носителе.

62.

Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ

5 лет

5 лет

На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.

63.

Переписка с вкладчиками (получателями пенсионных выплат)

5 лет

5 лет

На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.

64.

Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.)

Постоянно


 


 

Примечание:
ЕНПФ*   – единый накопительный пенсионный фонд;
ДНПФ**   – добровольный накопительный пенсионный фонд.
Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЭК» – экспертная комиссия.