Досье на проект постановления «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях и признании утративших силу некоторых решений Правительства Республики Казахстан»

В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

2. Признать утратившим силу постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота».

3. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан К. Масимов

Общие положения

1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – Типовые правила) разработаны в соответствии с подпунктом 2) пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и в соответствии с подпунктом 2) статьи 4 и пунктом 5 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и устанавливают порядок работы со служебной информацией, организации документирования управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях и в форме электронного документа в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).  

2. В Правилах используются следующие основные понятия:

1) делопроизводство, документационное обеспечение управления, документирование и управления документацией – сфера деятельности юридических лиц, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;  

2) документ - зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать и информация представленная в электронно-цифровой форме и удостоверенная посредством электронной цифровой подписи;

3) документ на бумажном носителе - зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;  

4) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

5) реквизит документа – информационный элемент документа;  

6) средство криптографической защиты информации - средство, реализующее алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение и управление ключами;

7) ключевой носитель - носитель информации, содержащий закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи;

8) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан - удостоверяющий центр, обслуживающий участников ЕСЭДО (далее - УЦ ГО);

7) национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан - удостоверяющий центр, обслуживающий участников «электронного правительства», государственных и негосударственных информационных систем;

9) электронная копия документа - документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме, удостоверенный электронной цифровой подписью заявителя или лица, обладающего полномочиями на удостоверение данного документа, либо уполномоченного работника центра обслуживания населения, на основании письменного согласия получателя государственной услуги, данного в момент его личного присутствия;

10) единая система электронного документооборота государственных органов (далее - ЕСЭДО) - система электронного документооборота, предназначенная для обмена электронными документами между государственными органами Республики Казахстан и должностными лицами соответствующего государственного органа;

11) нормативно-справочная информация - информация (классификаторы, справочники, перечни и другие), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;

12) Центр ЕСЭДО - подсистема ЕСЭДО, обеспечивающая регистрацию участников систем электронного документооборота, синхронизацию нормативно-справочной информации и обмен электронными документами между участниками;

13) система электронного документооборота - система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, в том числе ЕСЭДО;

14) участник системы электронного документооборота - физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;

15) электронные информационные ресурсы - информация, хранимая в электронном виде (информационные базы данных), содержащаяся в информационных системах;

16) бумажная копия электронного документа - документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;

17) подлинник электронного документа - документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

18) формат электронного документа - структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;

19) электронная регистрационная контрольная карточка - электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

20) средства электронной цифровой подписи - совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;

21) владелец регистрационного свидетельства - физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

22) защита электронных информационных ресурсов, информационных систем - комплекс правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранение, предотвращение неправомерного доступа к электронным информационным ресурсам, информационным системам (в том числе от несанкционированного доступа к информации), включая незаконные действия по получению, копированию, распространению, искажению (и/или модификации), уничтожению или блокированию информации.

3. При создании электронной копии документа полностью воспроизводится информация, содержащая данные реквизитов соответствующего подлинного бумажного документа, определенных законодательством Республики Казахстан.

4. Порядок сопряжения СЭД с другими информационными, информационно-телекоммуникационными системами и СЭД определяется уполномоченным органом в сфере информатизации в соответствии с требованиями по интеграции с СЭД и порядком формирования электронной цифровой подписи, с выполнением требований по обеспечению информационной безопасности (защите электронных информационных ресурсов) в соответствии с законодательством Республики Казахстан.  

5. Порядок взаимодействия СЭД со средствами криптографической защиты информации определяется уполномоченным органом в сфере информатизации, по согласованию с Комитетом национальной безопасности Республики Казахстан.

6. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.

7. На основе Типовых правил, организации - источники пополнения Национального архивного фонда, расположенные на территории области, города республиканского значения и столицы разрабатывают и утверждают по согласованию с местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы правила документирования и управления документацией.  

Организации - источники пополнения Национального архивного фонда, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан разрабатывают и утверждают аналогичные правила по согласованию с ними.

8. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).

В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

9. При смене руководителей службы ДОУ и структурных подразделений документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи, который составляется в свободной форме.

10. Действие Типовых правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан, со служебной информацией с пометкой «Дсп».