Бекітемін Қазақстан Республикасы Инвестициялар және даму министрлігінің жауапты хатшысы 2014 жылғы 31 қазандағы № 116 бұйрығына 1-қосымша

1. «Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес Қазақстан Республикасы Инвестициялар және даму министрлігінің (бұдан әрі - Министрлік) қызметінде пайда болған және ерекше тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси және мәдени маңызы бар құжаттар халықтың тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және Қазақстан Республикасының ұлттық байлығы ретінде мемлекеттің сақтауында болады және мемлекеттік сақтауға тапсырылуға жатады.

Көрсетілген құжаттар Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тұрақты сақтауға тапсырылғанға дейін, уақытша, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Мұрағат және құжаттама департаменті белгілеген шектерде Қазақстан Республикасы Инвестициялар және даму министрлігінің ведомстволық мұрағатында сақталады.

2. Министрлік оның қызметінде пайда болатын Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын, есепке алынуын, іріктелуін, реттелуі мен пайдаланылуын қамтамасыз етеді, оларды Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатқа тұрақты сақталуға тапсыруды уақтылы жүзеге асырады.

Мұрағаттық құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тұрақты сақтауға дайындаумен, тасымалдаумен және тапсырумен байланысты барлық жұмыстар Министрліктің күшімен және есебімен жүзеге асырылады.

Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды жоғалтқаны және бүлдіргені үшін министрліктің лауазымды тұлғалары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапкершілікте болады.

3. Министрлікте Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, жеке құрам жөніндегі құжаттарды, оның ішінде қызметкерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттарды және олардың зейнетақы төлемдері туралы мәліметтерді, сондай-ақ тәжірибелік маңызы бар іс жүргізуі аяқталған құжаттарды уақытша сақтау, оларды іріктеу, есепке алу, пайдалану және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына мемлекеттік сақтауға құжаттар беруге дайындау мақсатында ведомстволық мұрағат құрылады. Министрлік ведомстволық мұрағатты қажетті үй-жаймен, жабдықпен және кадрлармен қамтамасыз етеді.

4. Ведомстволық мұрағат Министрліктің ғимаратында орналасқан және Құжаттау және бақылау департаменті құжаттамалық қамтамасыз ету басқармасының бөлімшесі болып табылады, мұрағатты жүргізу үшін жауапкершілік Министрліктің мұрағатшысына жүктеледі.

5. Ведомстволық мұрағат өз жұмысында Қазақстан Республикасының заңнамасын, Қазақстан Республикасының мұрағат ісі саласындағы нормативтік құқықтық актілерін, Үкіметтің, Премьер-Министрдің, Министрліктің актілерін, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Мұрағат және құжаттама департаментінің нормативтік-әдістемелік құжаттарын, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының әдістемелік нұсқаулықтарын және осы Ережені басшылыққа алады.

6. Министрліктің ведомстволық мұрағаты туралы ережесін Министрліктің басшылығы Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының және Министрліктің ОСК-ның келісуі бойынша бекітеді.

7. Министрліктің Ведомстволық мұрағаты өз қызметін Құжаттау және бақылау департаментінің директоры бекітетін жоспар бойынша жүргізеді және оның алдында өз жұмысы туралы есеп береді.

8. Ведомстволық мұрағаттың қызметін бақылауды Министрліктің басшылығы жүзеге асырады.

9. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты ведомстволық мұрағаттың қызметіне ұйымдастырушылық - әдістемелік басшылықты жүзеге асырады.

10. Ведомстволық мұрағат құжаттарының құрамына:

1) Министрліктің іс жүргізуі аяқталған құжаттары, тұрақты сақтаудағы, уақытша (10 жылдан аса) сақтауға және Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінде қызмет процесінде пайда болған жеке құрам жөніндегі істер;

2) Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған тұрақты, сақтау мерзімі уақытша (10 жылдан аса) құжаттар, іс жүргізудегі қызметте қажет, жеке құрам жөніндегі істер (құжаттар), оның ішінде қызметкерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттар және алдыңғы ұйымдар қызметінде пайда болған олардың зейнетақы төлемдері туралы мәліметтер;

3) Министрліктің қызметінде пайда болған өзге құжаттама, соның ішінде ғылыми-техникалық, аудиовизуалдық және машина оқитын құжаттама;

4) қызметтік және ведомстволық басылымдар;

5) мұрағаттың құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппарат.

11. Ведомстволық мұрағаттың негізгі міндеттері мыналар болып табылады:

1) осы Ереженің 10-тармағында құрамы көзделген құжаттарды жинақтау;

2) ведомстволық мұрағатта уақытша сақталатын құжаттарды есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, пайдалану, оларға ғылыми-анықтамалық аппарат жасау;

3) Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген талаптарды сақтай отырып, оларды Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатына мемлекеттік сақтауға дайындау және уақтылы тапсыру;

4) Министрліктің іс жүргізуінде құжаттарды құру мен рәсімдеуге бақылауды жүзеге асыру.

12. Ведомстволық мұрағат жүктелген негізгі міндеттерге сәйкес мынадай функцияларды атқарады:

1) Министрліктің іс жүргізуі аяқталған құжаттарын және құрылымдық бөлімшелердің белгіленген талаптарға сәйкес өңделген істерін екі жылдан асырмай қабылдайды, оларды есепке алуды және сақтауды қамтамасыз етеді;

2) Құжаттардың тізімдемелерін, сақтау мерзімдері тиісінше емес құжаттарды жоюға беру туралы актілерді және Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік сақтауға тапсыру кестелерін әзірлейді және Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатымен келіседі.

3) іс жүргізуі аяқталғаннан кейін екі жылдан кешіктірмей тұрақты сақталатын және жеке құрам жөніндегі істер тізімдемелерінің жылдық бөлімшелерін жасайды және оларды Министрліктің орталық сараптау комиссиясы мен Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты сараптау-тексеру комиссиясының қарауына ұсынады;

4) сақтауға қабылданған құжаттарды және істерді есепке алуды жүзеге асырады және олардың толық сақталуын қамтамасыз етеді.

5) мұрағатта сақтауда тұрған құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппаратты құрады, оны толықтырады және жетілдіреді, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының ғылыми-анықтамалық аппаратымен оның септестігін қамтамасыз етеді.

6) мұрағатта сақталатын құжаттардың пайдалануын жүзеге асырады:

Министрліктің басшылығы мен қызметкерлерін мұрағаттағы құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы хабардар етеді;

қызмет бабында пайдалану мақсатында, ведомстволық мұрағаттың үй-жайында жұмыс істеу істерді, құжаттарды немесе құжаттардың көшірмелерін белгіленген тәртіппен береді;

сыртқы ұйымдардың сұрау салулары мен азаматтардың еңбек өтініштерін лайықтау туралы және әлеуметтік-құқықтық сипаттағы басқа да мәселелер;

ведомстволық мұрағатта сақталуда тұрған құжаттарды пайдалану есебін жүргізеді;

7) мұрағатта сақталуда тұрған құжаттардың құндылығына сараптама жүргізеді, Министрліктің Орталық сараптау комиссиясының жұмысына қатысады;

8) іс жүргізу қызметіне, Министрліктің істер номенклатурасын жасауға әдістемелік көмек көрсетеді, іс жүргізген және Министрліктің ведомстволық мұрағатына құжаттарды сақтауға тапсыру үшін дайындаған кезде құжаттарды қалыптастыру мен рәсімдеудің дұрыстығын бақылайды;

9) іс жүргізу қызметі және ведомстволық мұрағат қызметкерлерінің біліктілігін жоғарылату жөніндегі іс-шараларды өткізуге қатысады;

10) үш жылда бір рет Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына құжаттардың құрамы мен көлемі туралы белгіленген нысан бойынша мәліметтер ұсынады;

11) Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорына жатқызылған құжаттарды дайындайды және оларды белгіленген тәртіппен Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тұрақты сақтауға тапсырады.

13. Министрліктің ведомстволық мұрағаты оған жүктелген негізгі міндеттер мен функцияларды орындау үшін :

1) Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінде құжаттармен жұмыс істеудің белгіленген ережесінің орындалуын бақылауды;

2) Министрліктің құрылымдық бөлімшелерінен ведомстволық мұрағаттың жұмысы үшін қажетті мәліметтерді сұратуды;

3) Министрлік басшылығын құрылымдық бөлімшелерде құжаттарды өңдеу мен сақтауда анықталған кемшіліктер туралы хабардар етуді жүргізе алады.