УТВЕРЖДЕНО приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 31 декабря 2009 года № 401-п

ПРОДЛЕНО:
Вице-министр труда
и социальной защиты населения РК
__________________________________
от________________________________
№_________
Срок продления
От ______________ до ______________

В настоящем нормативном документе использованы следующие сокращения:

 
 МТСЗН РК 
 
 Министерство труда и социальной защиты населения Республики Казахстан 
 
 
 РГКП «РНИИОТ» 
 
 Республиканское государственное казенное предприятие «Республиканский научно-исследовательский институт по охране труда» 
 
 
 СТ РК 
 
 Стандарт Республики Казахстан 
 
 
 ПК 
 
 Персональный компьютер 
 
 
 ЦЭК (ЭК) 
 
 Центральная экспертная комиссия (Экспертная комиссия) 
 
 
 РКК 
 
 Регистрационно-контрольная карточка 
 
 
 РКФ 
 
 Регистрационно-контрольная форма в ПК 
 
 
 РК 
 
 Регистрационная карточка 
 
 
 НАФ РК 
 
 Национальный архивный фонд Республики Казахстан 
 
 
 К 
 
 Контроль 
 
 

1.1. Типовые укрупненные нормы времени предназначены для нормирования труда работников, занятых делопроизводственным обслуживаниеми для работников, занятых архивным делом и для установления численности.

1.2.В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников, хронометражные наблюдения, фотографии рабочего дня; данные оперативного учета и отчетности.

При составлении сборника использованы следующие нормативные материалы:

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (М.: 1993),

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (М., Экономика, 2002),

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М., Экономика, 1994),

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (М., Экономика, 1987),

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 2002, г. Астана.

1.3. Нормы времени установлены на работы, выполняемые работниками, занятых делопроизводственным обслуживанием и работниками архива организации.

Нормами времени охвачены следующие виды работ: составление и ведение номенклатур дел; обработка, регистрация, учет количества документов; работы по контролю исполнения документов, работы по обращениям, предложениям, заявлениями и жалобами граждан; формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в подведомственный архив; создание научно-справочного аппарата к документам архива организации; каталогизация документов; использование документов; информационное обслуживание учреждений и граждан; контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях, обеспечение сохранности документов, учет документов; техническое оформление работ.

1.4. Сборник содержит нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы.

1.5. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по оперативному времени и определяется по формуле 1:

где: Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы,установленный по сборнику, ч;

Кн- коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно - техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности. По результатам анализа хронометражных карт и фотографий рабочего времени работников Кн принимается равным 1,1.

1.6. Если планируемые объемы работ выполняются в полном соответствии с нормативными документами меньшим количеством работников по сравнению с рассчитанным на основе нормативов настоящего сборника, то данные нормативы не являются основанием для изменения фактической численности.

1.7. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат А 4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.8. За единицу измерения объема работы - авторский лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков.

1.9. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.10. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с действующими правилами и другими нормативно-методическими документами.

1.11. Если планируемые объемы работ выполняются в полном соответствии с нормативными документами меньшим количеством работников по сравнению с рассчитанными на основе нормативов настоящего сборника, то данные нормативы не являются основанием для изменения фактической численности.

1.12 Приведенные в нормативных таблицах числовые значения с указанием «до» следует понимать включительно.

1.13 Пример расчета численности работников делопроизводственной службы и работников архива приведен в Приложении 1, 2.

Функции работников делопроизводственного обслуживания определяются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

В функции делопроизводственного обслуживания обеспечения входят: организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации; внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов; прием документов; обработка документов и учетно-справочная работа; контроль исполнения документов; оформление и рассылка документов; формирование, хранение дел и их использование; подготовка и передача дел в архив организации и другие.

В функции архива организации входят: комплектование документами структурных подразделений организации; учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов; составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам; проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации; подготовка и передача документов на государственное хранение; представление в государственный архив форм статистической отчетности; использование документов, хранящихся в архиве; проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются: рациональная организация рабочих мест; своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа; соблюдение рационального режима труда и отдыха; обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работника службы делопроизводства оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей. На столе должны быть лотки (вертикальные или горизонтальные) для удобного расположения папок. Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Работники службы делопроизводства обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

Рабочее место специалистов должны быть оснащены персональными компьютерами, принтером и другими необходимыми средствами оргтехники.

Клавиатура располагается на поверхности стола таким образом, чтобы пространство перед клавиатурой было достаточным для опоры рук работника (на расстоянии не менее чем 300 мм от края обращённого к работнику).

Чтобы обеспечивалось удобство зрительного наблюдения, быстрое и точное считывание информации, плоскость экрана монитора располагается ниже уровня глаз работника предпочтительно перпендикулярно нормальной линии взгляда работника (нормальная линия взгляда - 15 градуса вниз от горизонтали).

Для исключения воздействия повышенных уровней электромагнитных излучений расстояние между экраном и работником должно составлять не менее 500 мм (оптимальное 600-700 мм). Рабочий стул (кресло) должно быть устойчивым, место сидения должно регулироваться по высоте. Рабочее место размещается таким образом, чтобы естественный свет падал сбоку (желательно слева). Для снижения яркости в поле зрения при естественном освещении применятся регулируемые жалюзи, плотные шторы.

Светильники общего и местного освещения должны создавать нормальные условия освещенности и соответствующий контраст между экраном и окружающей обстановкой с учётом вида работы и требований видимости со стороны работника. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна составлять 300-500 люкс.

Для обеспечения оптимальных параметров микроклимата проводятся регулярное в течение рабочего дня проветривание.

Работу за экраном монитора следует периодически прерывать на регламентированные перерывы, которые устанавливаются для обеспечения работоспособности и сохранения здоровья, или заменять другой работой с целью сокращения рабочей нагрузки у экрана.

Рабочее место специалистов должно соответствовать требованиям безопасности и охраны труда.

При 8-часовой рабочей смене и работе с персональным компьютером регламентированные перерывы устанавливаются: через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый.

Не следует оставлять оборудование включенным без внимания. При необходимости прекращения на некоторое время работы корректно закрываются все активные задачи и оборудование выключается.