Приложение 2 к приказу Председателя Агентства Республики Казахстан по борьбе с экономической и коррупционной преступностью (финансовой полиции) Республики Казахстан от 12 мая 2014 года № 171

1. Настоящие Правила ведения личных дел, содержащих персональные данные сотрудника органов финансовой полиции Республики Казахстан (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 7 статьи 42 Закона Республики Казахстан «О правоохранительной службе» от 6 января 2011 года № 380-IV и определяют порядок формирования и ведения личных дел сотрудников органов финансовой полиции (далее – ОФП), их учета, хранения и выдачи. 

2. При поступлении кандидата на службу в ОФП или организации образования ОФП, кадровыми подразделениями формируется личное дело, в которое приобщаются все материалы изучения и в дальнейшем сведения о служебной деятельности и стаже правоохранительной службе. 

3. Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника ОФП, относятся в соответствии с законодательством Республики Казахстан к государственным секретам. 

4. Личные дела оформляются и ведутся кадровыми подразделениями ОФП на всех лиц рядового и начальствующего состава, состоящих на службе в ОФП. 

5. Личное дело является основным документом, в котором сосредотачиваются все персональные данные и материалы, характеризующие служебную, профессиональную и общественную деятельность сотрудников ОФП. 

6. В личном деле отражаются прежняя трудовая деятельность, прохождение службы в Вооруженных Силах, войсках, специальных государственных и правоохранительных органах, данные биографического и социального характера, результаты изучения, специальной проверки и другие сведения. 

7. Материалы личного дела могут быть использованы для решения вопросов о служебном использовании сотрудника, представлении к присвоению очередных специальных званий, награждении и поощрении, повышении категорий служащим, для исчисления стажа службы для определения размера должностного оклада, трудового стажа, расчета выслуги лет для назначения пенсии и проведения других необходимых кадровых процедур. 

8. Личное дело выступает как информационная модель сотрудника, и используется не только в качестве учетного документа, содержащего точные и подробные биографические данные и сведения, характеризующие его деловые и личные качества, служебную и трудовую деятельность, но и в качестве хранилища документов, юридически подтверждающих эти сведения (характеристики, служебные аттестации, присяга, представления и другие материалы). 

9. Все материалы личного дела аккуратно подшиваются в соответствующие части на прочную нить, не допускающую выпадения документов. Не допускается использование клея, скотча, степлеров и других устройств, предназначенных для скрепления документов.

10. Личное дело является документом персонального учета кадров ОФП и состоит из пяти частей. 

В первой части хранятся:

1) послужной список; 

2) заключения комиссии по определению стажа службы; 

3) заключения о подтверждении отдельных периодов службы. 

Во второй части хранятся:

1) аттестационные листы; 

2) служебные характеристики; 

3) представления к присвоению специальных званий, представления к понижению (восстановлению) в специальном звании; 

4) решение о задержке представления к присвоению очередного специального звания; 

5) представления и рапорта к перемещению по службе; 

6) представления и рапорта к увольнению; 

7) уведомление об увольнении; 

8) наградные листы, представления о поощрении (награждении); 

9) результаты тестирования, сдачи нормативов по физической подготовке; 

10) копии сертификатов (об окончании специального первоначального обучения, курсов переподготовки, повышения квалификации, а также языковых, образовательных и других курсов, оплачиваемых за счет бюджета органов финансовой полиции). 

В третьей части хранятся:

1) заявление о приеме на службу в ОФП; 

2) автобиографии (написанная собственноручно и в отпечатанном виде, заверенная подписью сотрудника кадрового подразделения); 

3) личный листок по учету кадров (с фотокарточкой, заверенной печатью кадровой службы); 

4) заключение о приеме на службу в ОФП; 

5) характеристики (служебные, учебные и другие), представляемые до поступления на службу (учебу); 

6) контракт на подготовку специалистов в организациях образования; 

7) справка центральной (окружной) военно-врачебной комиссии; 

8) письменное обязательство об ознакомлении с условиями прохождения службы, материального и пенсионного обеспечения, предупреждение об ответственности за нарушение служебной дисциплины и законности; 

9) подписка и обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайны; 

10) обязательство государственного служащего по ограничениям, установленным Законом Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией»; 

11) обязательство по соблюдению Кодекса чести государственных служащих Республики Казахстан, утвержденных Указом Президента Республики Казахстан 3 мая 2005 года № 1567; 

12) подписанный бланк с текстом Присяги лиц рядового и начальствующего состава ОФП. 

В четвертой части (отдельная папка) – «Архивные материалы» хранятся:

1) устаревшие послужные списки; 

2) устаревшие автобиографии и личные листки по учету кадров; 

3) рапорта сотрудника; 

4) заключения и материалы служебных проверок и расследований; 

5) решения и протокола собраний личного состава, заседаний общественных формирований и др.; 

6) устаревшие справки Ц(О)ВВК, справки о состоянии здоровья, о ранениях и контузиях; 

7) третья часть путевки по перемещению сотрудника по службе в другую местность;