Документ на русском языке

Об утверждении некоторых инструкций Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168

Данная редакция действовала до внесения изменений от 31.12.2015 г.

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.Утвердить прилагаемые:

Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;

Инструкцию по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;

Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением.

1-1. Установить, что требования указанных инструкций обязательны для всех государственных органов в части их касающейся.

2. Признать утратившим силу распоряжение Премьер-Министра Республики Казахстан от 14 октября 1998 года N 195.

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении месяца со дня подписания.

Премьер-Министр Республики Казахстан

УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N 168

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех сотрудников Канцелярии.

3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», включая внутренние документы, если иное не установлено настоящей Инструкцией.

Подготовка, ознакомление и прохождение документов, содержащих служебную информацию и/или служебную информацию с пометкой «Для служебного пользования» ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с Правилами работы государственных органов со служебной информацией, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп, и требованиями по защите информационных ресурсов, используемых в Канцелярии.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с официальными документами и внутренними документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью, с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), и средства ЭЦП (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки ЭЦП) и имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП (подтверждение (установление) подлинности ЭЦП) после вычисления и проверки ЭЦП электронного документа с использованием открытого ключа ЭЦП.

4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:

1) работы с обращениями физических и юридических лиц, а также приема граждан в Канцелярии, который устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;

2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии, центральных и местных исполнительных органах;

3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.

5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.

6. Отдел контроля и документационного обеспечения (далее – ОКДО) ознакамливает новых сотрудников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.

2. Порядок приема служебной корреспонденции

7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.

8. Корреспонденция, поступающая в Канцелярию, принимается ОКДО под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы, а электронные документы, удостоверенные ЭЦП, - после проведения процедуры проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процессы формирования и проверки ЭЦП (средства ЭЦП), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.

Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, должны передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее – ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЦМД ЕСЭДО).

При приеме корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя Единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО).

Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.

Документы со сроками хранения до 10 лет (кроме документов со сроками хранения 75 лет, постоянно, с отметкой «Экспертно-проверочная комиссия» (далее - ЭПК) принимаются и направляются только в электронной форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП.

9. Пункт исключен (см. сноску)

10. Сотрудникам Канцелярии Премьер-Министра запрещается принимать документы, не зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции, и работать с ними, за исключением случаев предусмотренных пунктом 13-3 настоящей Инструкции.

11. Сотрудник ОКДО перед вскрытием конвертов проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяются наличие обязательных реквизитов и комплектность документов и приложений к ним.

В случаях недостачи или повреждения полученных документов и пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт (приложение 2 ) в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в ОКДО, второй - вместе с документом передается по назначению, а третий - направляется отправителю.

Документы, неправильно адресованные и оформленные или у которых отсутствуют обязательные реквизиты, предусмотренные Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, ошибочно вложенные, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты от поступающей корреспонденции приобщаются к переписке только в том случае, когда только по конверту можно установить фамилию, имя, отчество и адрес отправителя, время и дату отправки и получения документов.

Вскрытию в ОКДО подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой «Лично».

Принятые документы и пакеты с отметкой «Лично» (кроме обращений физических и юридических лиц) учитываются в реестрах и передаются без вскрытия непосредственно адресату.

12. Приему в Канцелярии подлежат первые экземпляры документов, которые должны быть оформлены на бланке установленного образца, подписанные первым руководителем (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности, при наличии приказа), ответственным секретарем по вопросам, отнесенным к его компетенции, должностным лицом министерства, определенным Президентом Республики Казахстан и осуществляющим полномочия ответственного секретаря, созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП).

К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства, в обязательном порядке прикладываются заверенные штампом копии писем государственных органов-соисполнителей. На документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений - ссылка на регистрационный номер Канцелярии. При этом Канцелярией принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в Канцелярию (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте).

Фамилия, инициалы, номер телефона, электронный адрес исполнителя, идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии, а также количество экземпляров документа в обязательном порядке проставляются в нижнем левом углу после подписи или на обороте первого листа документа (например: Асанов С.А., тел. 742469, Asanov.S@ukimet.kz (идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии). Приложения к документу должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ (исполнителем документа).

Проекты ответов Президенту Республики Казахстан, в Администрацию Президента, депутатам Парламента, Генеральную прокуратуру и Счетному комитету по контролю за исполнением республиканского бюджета парафируются первым руководителем государственного органа, разработавшего данный проект ответа либо лицом, исполняющим его обязанности.

Корреспонденция государственных органов (в том числе электронные документы, удостоверенные ЭЦП), адресованная руководству Правительства и Руководителю Канцелярии, должна быть оформлена на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается подписанный вариант на русском языке без бланка).

При приеме электронных документов, удостоверенных ЭЦП, количество экземпляров не учитывается.

Документы, поступающие в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП (только в электронной форме), Канцелярией принимаются с 9.00 до 17.00 часов. Документы, поступившие позже указанного срока, могут быть приняты только по указанию Руководителя Канцелярии или его заместителей.

13. Не подлежат приему в Канцелярии:

1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований настоящей Инструкции;

2) документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе проколотые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов;