Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10128

В соответствии с подпунктом 2-4) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа его направления на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и в информационно-правовой системе «Әділет».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Министр А. Мухамедиулы

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

2. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документов, создаются следующие разновидности архивов - управленческой документации, аудиовизуальной документации, научно-технической документации.

Составной частью архива организации является архив электронных документов, удостоверенных электронными цифровыми подписями (далее – электронные документы).

3. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее – государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую помощь по внедрению Правил.

4. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5. Ведомственный и частный архив (далее - архив организации) принимает документы постоянного, временного срока хранения, а также по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. В архив организации передаются документы организаций предшественников, а также документы упраздненных подведомственных организаций.

6. При приеме управленческой документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию дел, передаваемых по данной описи;

2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;

3) нумерацию листов дел с данными по описи дел;

4) наличие и правильность заполнения внутренней описи документов дела;

5) наличие листа-заверителя дела;

6) соответствие реквизитов обложки с соответствующими записями в описи дел;

7) физическое состояние передаваемых дел.

7. Аудиовизуальная документация поступает в архив организации в виде:

1) законченных производством аудиовизуальных документов, образованных в деятельности данной организации или ее правопреемников;

2) оригиналов и копий аудиовизуальных документов на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из другой организации.

При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов;

2) физическую сохранность документов;

3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.

В состав текстовой сопроводительной документации входят:

1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;

2) для фотодокументов – аннотации;

3) фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие документы, имеющие непосредственное значение к принимаемым фотодокументам и видеодокументам.

8. Соответствующие структурные подразделения организации передают научно-техническую документацию на хранение после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо, по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.

При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

4) пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).

Научно-техническая документация передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька).

9. В процессе приема электронных документов проводится:

1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации;

2) запись информации электронных документов на носители;