Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 16 июля 1998 года № 83.

В соответствии со статьей 32 Закона Республики Казахстан "О нотариате" от 14 июля 1997 года приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан. 

2. Начальникам территориальных органов юстиции: 

- организовать изучение Инструкции всеми нотариусами и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности по ведению делопроизводства; 

- в срок до 01.09.98 г. привести в соответствие с требованиями настоящей Инструкции книги, журналы, бланки, регистрационные штампы и обеспечить ими все государственные нотариальные конторы.

3. В связи с введением в действие настоящей Инструкции, считать утратившей силу Инструкцию "По делопроизводству в государственных нотариальных конторах", утвержденную приказом Министра юстиции Казахской ССР N 3 от 03.03.1976 г.

4. Признать утратившим силу п.2 Приказа N 61 от 25.05.98 г. "Об утверждении эскиза и временного положения о печати частного нотариуса".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Департамент организации юридических услуг.

Министр

1. Настоящая инструкция по нотариальному делопроизводству (далее - Инструкция) составлена с учетом Основных правил и требований ГОСТ 6.38-72 на организационно-распорядительную документацию и устанавливает единый порядок ведения делопроизводства в нотариате. 

2. В соответствии со статьей 4 Закона "О языках в Республике Казахстан" нотариальное делопроизводство ведется на государственном и русском языках. 

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. 

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива в государственной нотариальной конторе возлагается приказом начальника территориального органа юстиции на одного из нотариусов государственной нотариальной конторы. 

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, несет сам нотариус. 

4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При сложении полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата обязаны принять меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив (статья 12 пункт 3 Закона "О нотариате").

Пункт 4 изм. в соответствии с - приказом Министра юстиции РК от 04.11.2004 г. № 325 (см. редакцию от 30.12.1999).

4-1. Право доступа к сведениям электронного реестра единой нотариальной информационной системы (далее - ЕНИС) частного нотариуса предоставляются соответствующему частному нотариальному архиву территориальной нотариальной палаты следующим образом:

лицензиар вносит в ЕНИС сведения о приказе о прекращении действия лицензии частного нотариуса (дата, номер, основание);

областные, городов Астаны и Алматы территориальные органы юстиции вносят в ЕНИС сведения о приказе о снятии частного нотариуса с учетной регистрации (дата, номер, основание);

соответствующая Нотариальная палата вносит в ЕНИС сведения о приказе об утрате членства нотариальной палаты (дата, номер, основание).

При условии регистрации указанных данных доступ к сведениям, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву территориальной нотариальной палаты.

Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляются соответствующему государственному архиву путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса (дата, номер, основание).

Инструкция дополн. в соответствии с пунктом 4-1 в соответствии с приказом и.о. Министра юстиции РК от 30.09.2010 г. № 272 (подлежит введению в действие после дня его первого официального опубликования).

4-2. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса лицензиар, в течение 24 часов со дня вынесения приказа, блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС этого частного нотариуса, с отражением сведений о приказе (дата, номер, основание прекращения или приостановления, срок приостановления). При истечении срока приостановления или восстановления действия лицензии лицензиаром в течение 24 часов со дня вынесения приказа производится его разблокировка.

Инструкция дополн. в соответствии с пунктом 4-2 в соответствии с приказом и.о. Министра юстиции РК от 30.09.2010 г. № 272 (подлежит введению в действие после дня его первого официального опубликования).

4-3. В случае остановки работы ЕНИС по техническим причинам нотариус составляет об этом акт и производит запись в реестре для регистрации нотариальных действий. При восстановлении работы ЕНИС записи, не отраженные в электронном реестре ЕНИС, производятся не позднее 24 часов, в той последовательности в которой произведена запись в реестре для регистрации нотариальных действий.

Инструкция дополн. в соответствии с пунктом 4-3 в соответствии с приказом и.о. Министра юстиции РК от 30.09.2010 г. № 272 (подлежит введению в действие после дня его первого официального опубликования).

4-4. Использование нотариусами сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

Инструкция дополн. в соответствии с пунктом 4-4 в соответствии с приказом и.о. Министра юстиции РК от 30.09.2010 г. № 272 (подлежит введению в действие после дня его первого официального опубликования).

5. Удостоверение нотариальных сделок, выдача свидетельств и свидетельствование других документов, а также удостоверительные надписи к ним, должны быть написаны с соблюдением требований Инструкции "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами", утвержденной Министром юстиции 28 июля 1998 года за N 539, и с учетом основных правил и требований ГОСТ 6.38-72. 

6. В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от нотариуса, следует указывать наименование государственной нотариальной конторы или фамилию, имя, отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, почтовый адрес и нотариальный округ, по которому нотариусом осуществляется нотариальная деятельность. Наименование вида документа (протокол, постановление, доверенность) печатается прописными буквами и указывается заголовок документа. 

7. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297 мм), независимо от его назначения. Заголовок формируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. 

Заголовок не указывается на извещениях и телефонограммах. 

8. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие реквизиты: 

документ адресуется организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу; 

наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже; 

при направлении документа должностному лицу указывается наименование организации в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном; 

почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации, которой направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. 

9. Датирование документов производится двумя способами: 

путем написания числа, месяца и года цифрами, а название месяца прописью, например: 27 января 1998г.; 

тремя парами арабских цифр, например: 27.01.98 г. Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то впереди добавляется "0", например: 02.02.98 г. 

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа. 

10. Все экземпляры служебных документов должны быть подписаны. 

В состав подписи документа должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, например, "нотариус (подпись) О.О. Омарова". 

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). 

11. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. 

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. 

12. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса. 

13. Документы, состоящие из двух и более листов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.