Об утверждении Инструкции об оформлении и учете документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 31 декабря 1996 г. N 351.

В целях совершенствования организации оформления и хранения документов в банках Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию об оформлении и учете документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов, согласованную с Центральным государственным архивом Республики Казахстан, и ввести ее в действие с 1 января 1997 года.

В пункт 1 изм. в соответствии с - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 26.03.2005 г. № 116 (см. редакцию от 02.09.2002).

2. Департаменту банковского надзора (Джаугаштина Б.К.) довести настоящее Постановление и Инструкцию об оформлении и учете документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов до областных (Главного Алматинского территориального) управлений Национального Банка Республики Казахстан и банков второго уровня.

В пункт 2 изм. в соответствии с - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 26.03.2005 г. № 116 (см. редакцию от 02.09.2002).

3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Председателя Национального Банка Республики Казахстан Сайденова А.Г.

Председатель Нацбанка

                                  Утверждена 

                             Постановлением Правления 

                               Национального Банка 

                               Республики Казахстан 

                            от 31 декабря 1996 г. N 351

1. Настоящая Инструкция составлена в соответствии с требованиями действующего законодательства, регулирующими вопросы документирования и обеспечения хранения документов юридическими лицами, устанавливает общие условия организации учета и оформления документов, подлежащих хранению в банках, а также обязательные сроки по хранению банками данных бухгалтерского учета и других основных документов банковской деятельности. 

2. Правовую основу для осуществления банками мер по правильному учету и сохранности документов, связанных с их финансово-хозяйственной деятельностью и отчетностью, составляют Законы Республики Казахстан " О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан", " О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", иные нормативные правовые акты Республики Казахстан.

Пункт 2 изл. в редакции на основании - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 26.03.2005 г. № 116 (см. редакцию от 02.09.2002).

3. Пункт исключен (см. сноску)

Пункт исключен постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 26.03.2005 г. № 116).

4. Бухгалтерские записи, документы по учетной политике и процедурам, программы машинной обработки учетных данных хранятся банками (их филиалами и представительствами) в течение периода, установленного их внутренними документами, настоящей Инструкцией, другими специальными нормативными актами по вопросу сроков и порядка хранения документов юридических лиц. 

Первичные документы и итоговые бухгалтерские записи могут быть оформлены на бумаге или сохранены на электронных носителях. 

5. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. 

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению (передаче на государственное хранение). 

6. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями, создаваемыми банками, с обязательным участием в их составе представителей соответствующего государственного архивного учреждения. 

7. Руководители банков и другие лица, ответственные за организацию работы по учету документов и обеспечению их сохранности, за нарушение требований действующего банковского законодательства о правильном оформлении результатов деятельности банков несут ответственность в установленном порядке. 

8. Методическое, информационное и консультационное обеспечение владельцев архивов и банков, не имеющих архивы, по вопросам организации работы по хранению документов осуществляется в установленном порядке соответствующими государственными архивными учреждениями. 

9. Пункт исключен (см. сноску)

Пункт исключен постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 26.03.2005 г. № 116).

10. Пункт исключен (см. сноску)

Пункт исключен постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 26.03.2005 г. № 116).

11. Банк обязан обеспечить оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение своих документов. 

12. Меры по организации оперативного хранения документов определяются банком и включают в себя обязательное установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного(ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

В пункт 12 изм. в соответствии с - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 26.03.2005 г. № 116 (см. редакцию от 02.09.2002).

13. Длительное хранение документов банка обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие государственные архивные учреждения за счет средств банка. 

Документы и переписка по невзысканной задолженности, хранящиеся в делах, которые за истечением срока хранения подлежат уничтожению, должны быть изъяты в целях обеспечения их сохранности по каждой сумме их задолженности впредь до взыскания долга или списания его с баланса банка. 

Хранилище должно содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м). 

При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинфекции. 

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются: при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).

Пункт 13 - дополн. в соответствии с постановлением Правления Нацбанка РК от 25.12.1999 г. № 445 .

14. Исполненные электронные платежные поручения, распечатанные на бумажных носителях, включаются в соответствующие документы банка. 

Электронные платежные поручения на внешних и внутренних магнитных носителях (дискетах, магнитных лентах и т.п.) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей. 

15. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве банка, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с существующими стандартами архивного дела. 

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в документообороте банка. 

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 

16. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии со стандартами архивного документирования, действующими в Республике Казахстан. 

17. При подготовке дел к передаче для постоянного хранения лицом, ответственным за организацию учета и сохранности документов, проверяется правильность их оформления, формирования и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заверенных в соответствии с номенклатурой дел банка. 

Для окончательной проверки правильности оформления документов и формирования дел проводится их экспертиза специально создаваемой банком экспертной комиссией. 

18. Заседания экспертной комиссии банка проводятся по мере необходимости, не реже 2-х раз в год. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. 

Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем банка. 

19. Протоколы экспертной комиссии банка, содержащие решения: 

- об одобрении описи на дела постоянного хранения и по личному составу; 

- об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел; 

- об изменении сроков хранения документов (в сторону увеличения), установленных перечнем документов, с указанием сроков их хранения; 

- об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим перечнем документов, утверждаются руководителем банка только после их рассмотрения и утверждения соответствующим государственным архивным учреждением. 

20. Банк обязан систематически, не реже 1 раза в год, проверять наличие и состояние дел (документов, находящихся на хранении) путем установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-восстановительной обработки.