Приложение 2 к приказу Министра внутренних дел Республики Казахстан от 8 мая 2015 года № 440

1. Государственная услуга «Апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из специального государственного архива Министерства внутренних дел Республики Казахстан и его территориальных подразделений» (далее – государственная услуга) оказывается Министерством внутренних дел Республики Казахстан, его территориальными подразделениями, учебными заведениями Министерства внутренних дел Республики Казахстан (далее – услугодатель) в соответствии со стандартом государственной услуги утвержденным приказом Министра внутренних дел Республики Казахстан в соответствии со стандартом государственной услуги утвержденным приказом Министра внутренних дел Республики Казахстан от 8 апреля 2015 года № 320 «Об утверждении стандартов государственных услуг специального государственного архива Министерства внутренних дел Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11087) – (далее - Стандарт).

Прием документов и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляется через:

2) канцелярию услугодателя;

2) Некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация).

2. Форма оказания государственной услуги: бумажная.

3. Результат оказания государственной услуги – штамп апостиля на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из специального государственного архива Республики Казахстан и направляемых за рубеж, по форме согласно приложению к постановлению Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 «О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)», либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.

Форма предоставления результата оказания государственной услуги – бумажная.

Государственная услуга оказывается на платной основе физическим и юридическим лицам (далее – услугополучатель).

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является прием услугодателем, Государственной корпорацией документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта.

5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:

1) прием документов сотрудником канцелярии от услугополучателя путем проверки документов на соответствие пункту 9 Стандарта и регистрация заявления в течение 15 (пятнадцати) минут (в случае поступления после 17.30 часов, документы регистрируются на следующий рабочий день).

Подтверждением принятия услугодателем пакета документов при личном обращении услугополучателя является выдаваемая ему копия заявления с отметкой даты и времени приема, номера входящего документа, с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии) лица, принявшего документы.

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия отказ работника канцелярии в приеме заявления;

2) направление сотрудником канцелярии в течение 1 (одного) часа зарегистрированных документов руководителю услугодателя, а в случае его отсутствия лицу, исполняющему его обязанности (далее – руководитель услугодателя), для принятия решения по его исполнению;

3) передача сотрудником канцелярии в течение 1 (одного) часа документов ответственному исполнителю;

4) на основании резолюции руководителя услугодателя осуществление ответственным исполнителем проверки подлинности официального документа, проставление апостиля, в случае несоответствия представленных документов подготовка мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги в течение 8 (восьми) рабочих дней;

5) подписание результата оказания государственной услуги в течение 2 (двух) часов;

6) регистрация и отправка сотрудником канцелярии результата оказания государственной услуги в течение 2 (двух) часов услугополучателю или в Государственную корпорацию через курьера, либо почтовой связью, не позднее чем за сутки до истечения срока оказания государственной услуги, установленного Стандартом.

6. Результат процедуры (действия) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры (действия):

1) зарегистрированное заявление услугополучателя;

2) резолюция руководителя структурного подразделения;

3) проверка представленных документов на подлинность;

4) проставление апостиля либо подготовка проекта ответа об отказе в оказании государственной услуги;

5) подписанный апостиль либо ответ об отказе в оказании государственной услуги;

6) запись в Книге регистрации документов, представленных для проставления апостиля;

7) отправка документов по назначению.

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:

1) сотрудник канцелярии;

2) руководитель услугодателя, руководитель соответствующего структурного подразделения услугодателя;

3) ответственный исполнитель.

8. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) с указанием длительности каждой процедуры (действия):

1) сотрудник канцелярии в течение 15 (пятнадцати) минут принимает документы от услугополучателя путем проверки на соответствие пункту 9 Стандарта и регистрирует заявление (в случае поступления документов после 17.30 часов, заявление регистрируется на следующий рабочий день).

Подтверждением принятия услугодателем пакета документов при личном обращении услугополучателя является выдаваемая ему копия заявления с отметкой даты и времени приема, номера входящего документа, с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии) лица, принявшего документы.

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия работник канцелярии отказывает в приеме заявления;

2) сотрудник канцелярии в течение 1 (одного) часа направляет документы руководителю услугодателя, для принятия решения по его исполнению;

3) сотрудник канцелярии в течение 1 (одного) часа передает рассмотренные документы ответственному исполнителю;

4) ответственный исполнитель в течение 8 (восьми) рабочих дней проверяет подлинность официального документа, проставляет штамп апостиля, гербовую печать на штамп апостиля, заполняет Книгу регистрации документов, представленных для проставления апостиля, в случае несоответствия представленных документов готовит мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги;

5) руководитель соответствующего структурного подразделения услугодателя в течение 1 (одного) часа визирует результат оказания государственной услуги;

6) руководитель услугодателя в течение 1 (одного) часа подписывает результат оказания государственной услуги;

7) сотрудник канцелярии в течение 2 (двух) часов регистрирует и направляет результат оказания государственной услуги услугополучателю или в Государственную корпорацию через курьера, либо почтовой связью, не позднее чем за сутки до истечения срока оказания государственной услуги, установленного Стандартом.

9. Описание порядка обращения в Государственную корпорацию, длительность обработки запроса услугополучателя:

1) для получения государственной услуги услугополучатель обращается в Государственную корпорацию в порядке электронной очереди без ускоренного обслуживания. При необходимости услугополучатель имеет возможность бронирования электронной очереди посредством портала;

2) процесс 1 – ввод работником Государственной корпорации в автоматизированное рабочее место информационной системы Государственной корпорации логина и пароля (процесс авторизации) для оказания государственной услуги в течение 5 (пяти) минут;

3) процесс 2 – выбор работником Государственной корпорации государственной услуги, вывод на экран формы запроса для оказания государственной услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально засвидетельствованной доверенности, при ином удостоверении доверенности – данные доверенности не заполняются) в течение 5 (пяти) минут;

4) процесс 3 – направление запроса через шлюз «электронного правительства» в государственную базу данных «Физические лица» (далее – ГБД ФЛ) либо государственную базу данных «Юридические лица» (далее – ГБД ЮЛ) о данных услугополучателя, а также в единую нотариальную информационную систему (далее – ЕНИС) – о данных доверенности представителя услугополучателя в течение 2 (двух) минут;

5) условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ и данных доверенности в ЕНИС в течение 1 (одной) минуты;

6) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ и данных доверенности в ЕНИС в течение 2 (двух) минут;

7) процесс 5 – заполнение работником Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством электронной цифровой подписи заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание государственной услуги;

8) условие 2 – проверка работником Государственной корпорации документов на соответствие пункту 9 стандарта;

9) процесс 6 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;

10) процесс 7 – направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) электронной цифровой подписью работника Государственной корпорации, через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место государственного органа в течение 2 (двух) минут либо направление документов услугодателю в бумажном виде через курьерскую связь;

11) процесс 8 – регистрация электронного документа в автоматизированном рабочем месте услугодателя;

12) процесс 9 – осуществление процедур (действий), предусмотренных подпунктами 2)-6) пункта 5 настоящего регламента;

13) процесс 10 – получение услугополучателем через Государственную корпорацию результата оказания государственной услуги.

День сдачи документов в Государственную корпорацию не входит в срок оказания государственной услуги.

10. Описание процесса получения результата оказания государственной услуги через Государственную корпорацию, его длительность:

получение услугополучателем документов со штампом апостиля либо ответа об отказе в оказании государственной услуги производится через работника Государственной корпорации в течение 20 (двадцати) минут.

В Государственной корпорации выдача документов со штампом апостиля либо мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги осуществляется на основании расписки о приеме соответствующих документов, при предъявлении удостоверения личности услугополучателя.

Государственная корпорация обеспечивает хранение результата оказания государственной услуги в течение 1 (одного) месяца, после чего передает его услугодателю для дальнейшего хранения в течении 5 (пяти) лет. При обращении услугополучателя по истечении 1 (одного) месяца, по запросу Государственной корпорации услугодатель в течение 1 (одного) рабочего дня направляет результат оказания государственной услуги в Государственную корпорацию для выдачи услугополучателю.

11. Подробное описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорации и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению к настоящему регламенту государственной услуги.

12. Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги размещается на интернет-ресурсе услугодателя.