Приложение 1 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 26 января 2017 года № 81

1. Настоящий Регламент Министерства юстиции Республики Казахстан (далее-Регламент) устанавливает общие правила деятельности Министерства юстиции Республики Казахстан (далее - Министерство) в процессе выполнения возложенных на него задач и функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства, а также Положением о Министерстве, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 октября 2004 года №1120 (далее - Положение о Министерстве) и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

2. Требования, установленные настоящим Регламентом, распространяются на всех работников центрального аппарата Министерства, подведомственных организаций, территориальных органов юстиции.

3. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение электронного документооборота определяются настоящим Регламентом в соответствии с требованиями законов Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах» (далее - Закон «Об административных процедурах»), от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»), от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах» (далее - Закон «О государственных услугах»), от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации» (далее - Закон «О доступе к информации»), от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан» (далее - Закон «О языках в РК») и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляются в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-16с (далее - Инструкция по обеспечению режима секретности).

4. Свою деятельность Министерство осуществляет в соответствии со Стратегическим и операционным планами, а также при необходимости с планами работы, составляемыми на квартал, год и долгосрочную перспективу.

5. Стратегический план Министерства формируется Департаментом стратегического планирования (далее - ДСП) на основе предложений структурных подразделений и подведомственных организаций, согласованных с курирующими заместителями Министра или Ответственным секретарем и утверждается приказом Министра юстиции Республики Казахстан (далее-Министр) по согласованию с центральными уполномоченными органами по государственному и бюджетному планированию.

Операционный план разрабатывается ежегодно Департаментом мониторинга государственных услуг и внутреннего администрирования (далее - ДМГУВА) и подписывается Ответственным секретарем Министерства (далее - Ответственный секретарь) в течение 10 календарных дней со дня подписания Стратегического плана Министерства.

6. По мере необходимости могут быть разработаны квартальные, годовые Планы работы Министерства, формируемые ДМГУ и ВА по мотивированным предложениям структурных подразделений, подведомственных организаций и территориальных органов юстиции, согласованных с курирующими заместителями Министра или Ответственным секретарем, не позднее, чем за 15 рабочих дней до начала очередного периода.

План работы Министерства утверждается приказом Ответственного секретаря. При этом план работы Министерства утверждается за 5 рабочих дней до начала очередного периода.

7. Утвержденные планы работы Министерства не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала планируемого периода направляются для ознакомления и дальнейшего исполнения структурным подразделениям, подведомственным организациями территориальным органам юстиции.

ДМГУ и ВА ведет контроль по срокам исполнения планов работ посредством единой системы электронного документооборота (далее - ЕСЭДО) и Интранет-портала государственного органа путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений) (далее - ИПГО).

При снятии с контроля исполненных мероприятий плана работы Министерства необходимо в обязательном порядке предоставление в ДМГУ и ВА копий служебных записок об их исполнении, внесенных на имя Министра, заместителей Министра или Ответственного секретаря. Аналогичный порядок распространяется на снятие с контроля мероприятий по исполнению протокольных решений коллегии и совещаний.

Решение об исключении мероприятий из планов работы Министерства или переносе их сроков исполнения принимается Ответственным секретарем (либо лицом, исполняющим его обязанности) на основании служебной записки, представленной руководителем структурного подразделения, подведомственной организации, согласованной с курирующими заместителями Министра.

8. На основе плана работы Министерства структурные подразделения, подведомственные организации при необходимости составляют свои планы работы в произвольной форме, которые утверждаются заместителем Министра или Ответственным секретарем в соответствии с распределением обязанностей. Корректировки в указанные планы вносятся на основании мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения, подведомственной организации Министерства.

Планы работ структурных подразделений, деятельность которых непосредственно курируется Министром, утверждаются их руководителями, за исключением планов работ Управления внутреннего аудита (далее-УВА), которые утверждаются Министром, в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан от 12 ноября 2015 года «О государственном аудите и финансовом контроле» (далее - Закон «О государственном аудите и финансовом контроле»).

Структурные подразделения Министерства, за исключением Управления организации работы по защите государственных секретов, размещают, ведут контроль планов работ посредством ИПГО.

9. Работа комиссии по оценке деятельности административных государственных служащих, аттестационной комиссии, повышение квалификации, зарубежное командирование работников Министерства, а также работа по организации мероприятий по внутреннему государственному аудиту службы внутреннего аудита Министерства планируются отдельно.

10. Коллегия Министерства является постоянно действующим координационно-совещательным органом, который на своих заседаниях вправе рассматривать любой вопрос, входящий в компетенцию Министерства, требующий коллегиального обсуждения. Решения коллегии обязательны для сотрудников Министерства и территориальных органов юстиции.

11.Заседания коллегии Министерства проводятся на казахском и русском языках и являются открытыми, при необходимости Министр может объявить о проведении закрытого заседания коллегии.

Число рассматриваемых на заседаниях коллегии вопросов не ограничивается.

В случае необходимости по решению Министра проводятся внеочередные заседания коллегии. При проведении внеочередных заседаний материалы по рассматриваемым вопросам могут вноситься в день их проведения и доводиться до участников заседания коллегии непосредственно на заседании коллегии.

12.План работы коллегии разрабатывается ДСП на основании предложений Министра, заместителей Министра, Ответственного секретаря, руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций Министерства и утверждается приказом Министра.

Изменения и дополнения в план работы коллегии вносятся только Министром.

Снятие запланированных и включение в повестку дня незапланированных вопросов допускается только по согласованию с Министром или по решению коллегии.

Общая координация проведения коллегий осуществляется ДСП согласно плану проведения коллегий, утвержденному Министром.

13.Председателем коллегии является Министр, который утверждает численный и персональный состав коллегии из числа руководства Министерства и руководителей структурных подразделений Министерства.

Председатель коллегии:

1) утверждает повестку дня, регламент работы коллегии, дату, время и место проведения заседания, порядок ведения и иные необходимые документы и материалы;

2) определяет докладчиков (содокладчиков) по вопросам, вносимым на рассмотрение коллегии.

Члены коллегии:

1) участвуют и голосуют на заседаниях коллегии лично по вопросам, внесенным на рассмотрение коллегии;

2) вносят предложения о снятии запланированных и включении в повестку дня незапланированных вопросов для рассмотрения на коллегии;

3) выражают особое мнение, которое излагается в письменном виде и прилагается к протоколу заседания коллегии.

Каждый член коллегии обладает одним голосом при принятии решений.

14. Заседание коллегии считается правомочным, если в нем принимают участие не менее двух третей ее членов, которые участвуют в заседаниях без права замены.

Заседание коллегии стенографируется ответственным структурным подразделением или подведомственной организацией, инициировавшими рассмотрение вопроса на коллегии, при необходимости в соответствии с решением Председателя Коллегии ведется видео-, аудиозапись.

15. Ответственными за своевременную и качественную подготовку материалов коллегий (повестка коллегии, порядок ведения, доклад Министра, список участников, проект протокола коллегии, справки, презентационные материалы и т.д.) являются:

по профильным вопросам - соответствующие структурные подразделения и (или) подведомственные организации Министерства, инициировавшие рассмотрение вопроса на коллегии;

по итоговым коллегиям за полугодие и год - ДСП совместно со структурными подразделениями и подведомственными организациями Министерства.

16. О заседании коллегии участники уведомляются письмом не менее чем за 3 рабочих дня, в котором указывается повестка дня, докладчики, дата, время и место проведения заседания коллегии. Уведомление и явка приглашаемых лиц обеспечивается подразделением, ответственным за подготовку вопроса.

На заседание коллегии Министерства по согласованию с руководством Министерства могут быть приглашены представители государственных органов и неправительственных организаций. По решению Председателя коллегии на заседании коллегии возможно участие представителей средств массовой информации.

В соответствии с Законом «О доступе к информации» коллегии Министерства, проводимые по итогам года, обеспечиваются онлайн-трансляцией на интернет-ресурсе.

17. Передача материалов коллегии Председателю и членам коллегии осуществляется ответственными за подготовку коллегии структурными подразделениями и (или) подведомственными организациями не позднее чем за 3 рабочих дня до даты заседания.

18. По результатам рассмотрения вопросов на заседании коллегии большинством голосов присутствующих членов коллегии принимается решение коллегии, оформляемое в форме протокола на гербовом бланке на казахском языке (в случае необходимости прилагается вариант на русском языке). В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал Председатель коллегии.

В целях обеспечения качественного и своевременного исполнения решений коллегии, их формулировка должна содержать полный перечень ответственных исполнителей, четкие и ясные поручения о принятии конкретных мер, а также сроки исполнения.