Toggle Dropdown
Утверждаю
Директор Центрального
государственного архива
Республики Казахстан Р. Сариева
12 июля 1999 года
Toggle Dropdown
Рекомендации по составлению списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан
Toggle Dropdown
1. Общие положения
Toggle Dropdown
1.1. В соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" от 22 декабря 1998 г. одним из основных источников комплектования государственных архивов являются центральные и местные представительные, исполнительные и судебные органы, административные советы специальных экономических зон, органы местного самоуправления, прокуратуры, юстиции, другие государственные юридические лица Республики Казахстан, а также частные негосударственные структуры и общественные объединения.
Toggle Dropdown
1.2. В целях централизованного учета разрабатываются и ведутся списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан всех уровней (далее - Списки организаций).
Toggle Dropdown
1.3. Настоящие рекомендации определяют единый порядок составления, оформления, утверждения и внесения изменений в Списки организаций.
Toggle Dropdown
1.4. Рекомендации подготовлены в соответствии с "Методическими рекомендациями по определению источников комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999), "Примерного списка видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999) и на основе опыта государственных архивных учреждений страны.
Toggle Dropdown
2. Порядок составления и оформления Списка организаций
Toggle Dropdown
2.1. Республиканский и местные уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией, центральные республиканские, областные, гг. Астаны и Алматы государственные архивы организуют разработку Списка организаций, состоящего из двух частей:
Toggle Dropdown
- Список учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов;
Toggle Dropdown
- Список учреждений, организаций и предприятий, являющихся потенциальными источниками комплектования государственных архивов.
Toggle Dropdown
2.2. Список организаций ведется в листовой форме (см. Приложение 1).
Toggle Dropdown
2.3. Единые списки организаций, состоящие из двух частей, составляют:
Toggle Dropdown
- Центральный государственный архив Республики Казахстан;
Toggle Dropdown
- Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан;
Toggle Dropdown
- Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей Республики Казахстан;
Toggle Dropdown
- Государственные архивы областей с включением организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивных учреждений, расположенных в данной области;
Toggle Dropdown
- Государственные архивы гг. Астаны и Алматы с включением организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования районных архивов, расположенных в данных городах.
Toggle Dropdown
2.4. Ведение централизованного учета организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов всех уровней, необходимо для:
Toggle Dropdown
- регулярного проведения анализа полноты состава источников комплектования государственных архивов документами организаций по каждой из отраслей народного хозяйства;
Toggle Dropdown
- проведения комплекса мероприятий по приему на государственное хранение документов, образованных в деятельности негосударственных организаций, общественных объединений, движений и партий;
Toggle Dropdown
- составления перспективных и текущих планов комплектования государственных архивов документами в целом по архивной отрасли, и по каждому архивному учреждению в отдельности;
Toggle Dropdown
- определения круга организаций, включаемых в планы организационно-методических мероприятий (комплексных и тематических проверок, организации курсовых занятий, совещаний-семинаров и т.д.), направленных на улучшение условий ведомственного хранения, обеспечения качественного отбора, подготовки и передачи документов на государственное хранение.
Toggle Dropdown
2.5. Ответственность за правильность составления Списков организаций несут первые руководители местных уполномоченных государственных органов управления архивами и документацией, республиканских, областных, гг. Астаны и Алматы государственных архивов.
Toggle Dropdown
2.6. Списки организаций ведутся на основе "Примерных списков видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы. 1999)
Toggle Dropdown
2.7. Дополнительные сведения об организациях, расположенных в зоне комплектования конкретного государственного архивного учреждения, можно получить в республиканских и местных органах статистики, юстиции, из нормативно-правовых актов центральных и местных органов власти, из сообщений средств массовой информации.
Toggle Dropdown
2.8. Организации в Списке располагаются в соответствии с порядком, определенным в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999) и на основании Схемы построения списка учреждений, организаций и предприятий - источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан (см. Приложение 2).
Toggle Dropdown
Разделами Списка являются укрупненные отрасли народного хозяйства, сферы государственной и общественной деятельности; подразделами ведомственные системы или подотрасли народного хозяйства. Внутри каждого подраздела виды организаций располагаются в той последовательности, которая предусмотрена в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов", внутри группы организаций одного уровня или разновидности - в строго алфавитном порядке согласно их официальным наименованиям.
Toggle Dropdown
2.9. Списки государственных архивов областей, гг. Астаны и Алматы включают в себя и организации, являющиеся источниками и потенциальными источниками комплектования соответствующих низовых государственных архивных учреждений. В графе № 11 ставится отметка о наименовании государственного архива, в чью зону комплектования входит данная организация,
Toggle Dropdown
2.10. В процессе заполнения формы Списка организаций в графе № 1 проставляется валовый порядковый номер организации, причем обе части (источники комплектования и потенциальные источники комплектования) имеют самостоятельную нумерацию. В графе № 2 в случае наличия двух и более организаций одного вида (разновидности) установленный индекс должен быть дополнен четвертой цифрой, отделяемый точкой, например, 3.6.11.1.; 3.6.11.2.; 3.6.11.3.; 3.6.11.4. и т. д. В графе № 3 указываются наименования отраслей, подотраслей и официальные названия организаций. В графах N№ 5, 6, 7 и 8 необходимо отметить все виды принимаемой от организации документации в аббревиатурной форме: УД (управленческая документация), НИД (научно-исследовательская документация), ПСД (проектно-сметная документация), МЧД (машиночитаемая документация); или в полной форме написания: патентно-лицензионная документация, кинодокументация, фотодокументация и т.д. В графе № 9 организационно-правовые формы организаций допускается указывать в аббревиатурной форме: ЗАО (закрытое акционерное общество), РГКП (республиканское государственное казенное предприятие), ТОО (товарищество с ограниченной ответственностью); или в полной форме написания: государственный орган управления, акционерное общество открытого типа и т.д. Такие же подходы в написании наименования конкретного государственного архива допускается применять в графе № 11.
Toggle Dropdown
2.11. К Списку организаций составляется предисловие, в которой дается краткая характеристика работы по выявлению организаций-источников и потенциальных источников комплектования, о ходе заключения договоров о сотрудничестве с негосударственными структурами, об имеющихся проблемах и предпринимаемых мерах по их преодолению. Необходимо также привести аргументацию и основания включения в данный Список конкретных организации из всей совокупности организаций данного вида (разновидности) группового выборочного приема. Например, почему включены именно этот колледж или эта школа. К предисловию обязательно прилагается полный список сокращенных слов (аббревиатур), встречающихся во всех графах обеих частей Списка организаций, с их расшифровкой.
Toggle Dropdown
2.12. При составлении второй части Списка организаций (потенциальные источники комплектования) порядок расположения отраслей, подотраслей, видов и разновидностей организаций должен также строго соответствовать порядку, приведенному в "Примерном списке видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы. 1999). Причем, в потенциальные источники комплектования рекомендуется включать те негосударственные организации, в которых образуется ценный комплекс документов, но договоры о сотрудничестве с которыми по тем или иным причинам не заключены. Кроме того, потенциальными источниками комплектования могут быть новые структуры, состав и содержания документов которых еще не изучены, но в дальнейшем способные стать источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Toggle Dropdown
2.13. При определении количественного состава организаций, непосредственно передающих свои документы в полном комплексе в государственный архив, необходимо учитывать, что однозначных рекомендаций быть не может. Объем выборочной совокупности определяется каждым государственным архивом с учетом зоны его комплектования, повторяемости документной информации в отраслевых (ведомственных) системах, а также на основе комплексного применения критерий и факторов определения источников и потенциальных источников комплектования.
Toggle Dropdown
3. Порядок утверждения, согласования и одобрения
Списков организаций
Toggle Dropdown
3.1. Центральный государственный архив Республики Казахстан, Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей Республики Казахстан разрабатывают и уточняют Списки организаций, рассматривают и одобряют их на своих экспертно-проверочных (экспертно-проверочно-методических) комиссиях, направляют на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.
Toggle Dropdown
3.2. Государственный архив области (местный уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией) организует разработку и уточнение единого Списка организаций - источников и потенциальных источников комплектования государственных архивных учреждений, расположенных в данной области, рассматривает и одобряет его на своей экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии, согласовывает с аппаратом Акима области, направляет на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.
Toggle Dropdown
3.3. Государственные архивы гг. Астаны и Алматы организуют разработку и уточнение единых Списков организаций - источников и потенциальных источников комплектования городского и районных архивных учреждений данных городов, рассматривают и одобряют на своих экспертно-проверочных (экспертно-проверочно-методических) комиссиях, согласовывают с аппаратами Акимов городов, направляют на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.
Toggle Dropdown
3.4. Списки организаций на рассмотрение и утверждение направляются уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан в двух экземплярах.
Toggle Dropdown
4. Порядок внесения изменений в Списки организаций
Toggle Dropdown
4.1. Работа над уточнением Списков организаций ведется государственными архивами всех уровней на постоянной основе. Списки утверждаются, согласовываются и одобряются не реже, чем один раз в пять лет.
Toggle Dropdown
4.2. Основаниями для внесения изменений и уточнений в Списки организаций являются:
Toggle Dropdown
- директивные указания уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстана по вопросам изменения или уточнения Списков организаций;
Toggle Dropdown
- образование, реорганизация или ликвидация органов управления или отдельных организаций, изменения их миссий, задач, функций, уровня компетенции и масштаба деятельности;
Toggle Dropdown
- изменения в административно-территориальном делении страны, области, города, района;
Toggle Dropdown
- реорганизации в сети государственных архивных учреждений;
Toggle Dropdown
- глубокое и всестороннее изучение сотрудниками государственной архивной службы состава и содержания документов, образующихся в деятельности конкретной организации, и на основании этого включения ее в Список;
Toggle Dropdown
- заключение договора с организацией негосударственной формы собственности о сотрудничестве в области архивного дела и документации.
Toggle Dropdown
4.3. Для обоснования предложений о внесении изменений в Список организаций сотрудники государственных архивов:
Toggle Dropdown
- изучают нормативные правовые акты и иные документы по вопросам образования (реорганизации) конкретной организации (указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы, положения и т.д.);
Toggle Dropdown
- проводят непосредственную экспертную оценку состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации;
Toggle Dropdown
- исследуют поглощаемость (повторяемость) ценной документной информации о деятельности организации в разрезе его ведомственной принадлежности (подчиненности) и межотраслевых связей.
Toggle Dropdown
4.4. При этом активно применяются примерные, типовые, конкретные номенклатуры дел как данной, так и соподчиненных с ней организаций, инструкции по делопроизводству, организационно-распорядительная документация вышестоящего органа по вопросам организации планирования, учета, отчетности и иных направлений деятельности.
Toggle Dropdown
4.5. На рассмотрение экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии государственного архива предложения о внесении изменений в Список организаций представляются вместе со справкой, в которой должны быть отражены:
Toggle Dropdown
- история потенциального фондообразователя;
Toggle Dropdown
- состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации, их информативная ценность и степень поглощаемости;
Toggle Dropdown
- оценка состояния делопроизводства и архивного дела в организации;
Toggle Dropdown
- экспертное заключение о внесении (нецелесообразности внесения) организации в Список, определение его отраслевой принадлежности и формы приема документов.
Toggle Dropdown
4.6. Решение о внесении изменений в Список организаций принимает экспертно-проверочная (экспертно-проверочно-методическая) комиссия, данное решение утверждается первыми руководителями местных уполномоченных органов государственного управления архивами и документацией, центральных республиканских, областных, гг. Астаны и Алматы государственных архивов.
Toggle Dropdown
4.7. Сведения об изменениях вносятся во все экземпляры Списка организаций только после утверждения решения экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии государственного архива.
Toggle Dropdown
Одобрено
Центральная экспертно-проверочная
комиссия Центрального государственного
архива Республики Казахстан
Протокол от 8 июля 1999 г. № 1
Toggle Dropdown
Список использованной литературы
Toggle Dropdown
1. Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" / Казахстанская правда. 1998, 29 декабря.
Toggle Dropdown
2. Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Алматы, 1999.
Toggle Dropdown
3. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Алматы, 1999.
Toggle Dropdown
Приложение
Toggle Dropdown
Схема построения Списка учреждений, организаций и предприятий - источников и потенциальных источников комплектования государственных
архивов Республики Казахстан всех уровней
Toggle Dropdown
1. Государственная власть.
Toggle Dropdown
1.1. Представительная власть
Toggle Dropdown
1.2. Исполнительная власть
Toggle Dropdown
1.3. Судебная власть, юстиция, прокуратура
Toggle Dropdown
2. Планирование, статистика, труд и социальная защита населения.
Toggle Dropdown
2.1. Планирование
Toggle Dropdown
2.2. Статистика
Toggle Dropdown
2.3. Ценообразование, регулирование естественных монополий, защита конкуренции
Toggle Dropdown
2.4. Труд и социальная защита населения
Toggle Dropdown
2.5. Миграция, демография
Toggle Dropdown
3. Промышленность.
Toggle Dropdown
3.1. Стандартизация, метрология, сертификация
Toggle Dropdown
3.2. Надзор за безопасным ведением работ в промышленности и горном деле
Toggle Dropdown
3.3. Электроэнергетика
Toggle Dropdown
3.4. Нефтяная и газовая промышленность
Toggle Dropdown
3.5. Угольная и топливная промышленность
Toggle Dropdown
3.6. Металлургия черная, цветная и редких металлов
Toggle Dropdown
3.7. Химическая и нефтехимическая промышленность
Toggle Dropdown
3.8. Машиностроение и металлообработка
Toggle Dropdown
3.9. Атомная промышленность
Toggle Dropdown
3.10. Промышленная добыча драгоценных металлов и алмазов
Toggle Dropdown
3.11. Фосфорная промышленность
Toggle Dropdown
3.12. Лесная, целлюлозно-бумажная, деревообрабатывающая промышленность
Toggle Dropdown
3.13. Промышленность строительных материалов
Toggle Dropdown
3.14. Радиоэлектронная и приборостроительная промышленность
Toggle Dropdown
3.15. Легкая промышленность
Toggle Dropdown
3.16. Пищевая промышленность
Toggle Dropdown
3.17. Мясная и молочная промышленность
Toggle Dropdown
3.18. Рыбное хозяйство
Toggle Dropdown
3.19. Медицинская, фармацевтическая и микробиологическая промышленность
Toggle Dropdown
4. Сельское, водное, лесное хозяйство, земельные ресурсы.
Toggle Dropdown
4.1. Сельское хозяйство
Toggle Dropdown
4.2. Плодоовощное хозяйство
Toggle Dropdown
4.3. Лесное и охотничье хозяйство
Toggle Dropdown
4.4. Водное хозяйство
Toggle Dropdown
4.5. Земельные ресурсы
Toggle Dropdown
4.6. Геодезия и картография
Toggle Dropdown
5. Охрана и мониторинг окружающей среды.
Toggle Dropdown
5.1. Охрана окружающей среды
Toggle Dropdown
5.2. Гидрометеорология и мониторинг окружающей среды
Toggle Dropdown
6. Транспорт и связь.
Toggle Dropdown
6.1. Транспорт
Toggle Dropdown
6.2. Связь
Toggle Dropdown
7. Строительство и архитектура.
Toggle Dropdown
8. Геология и разведка недр.
Toggle Dropdown
9. Торговля и общественное питание.
Toggle Dropdown
10. Снабжение, заготовки, сбыт.
Toggle Dropdown
10.1. Снабжение и сбыт
Toggle Dropdown
10.2. Заготовки
Toggle Dropdown
10.3. Обеспечение нефтегазопродуктами
Toggle Dropdown
11. Финансирование, кредитование, развитие малого и среднего бизнеса, страхование.
Toggle Dropdown
11.1. Финансирование
Toggle Dropdown
11.2. Кредитование, инвестирование, банки
Toggle Dropdown
11.3. Развитие малого и среднего бизнеса
Toggle Dropdown
11.4. Страхование
Toggle Dropdown
12. Жилищно-коммунальное хозяйство, сервисное обслуживание населения.
Toggle Dropdown
12.1. Жилищно-коммунальное хозяйство
Toggle Dropdown
12.2. Сервисное обслуживание населения
Toggle Dropdown
13. Государственные доходы, налогообложение, государственное имущество.
Toggle Dropdown
13.1. Государственные доходы
Toggle Dropdown
13.2. Налогообложение
Toggle Dropdown
13.3. Государственное имущество
Toggle Dropdown
14. Чрезвычайные ситуации.
Toggle Dropdown
15. Здравоохранение, физическая культура и спорт.
Toggle Dropdown
15.1. Здравоохранение
Toggle Dropdown
15.2. Физическая культура и спорт
Toggle Dropdown
15.3. Туризм
Toggle Dropdown
16. Образование.
Toggle Dropdown
16.1. Высшее образование
Toggle Dropdown
16.2. Среднее и профессиональное образование
Toggle Dropdown
17. Информационная деятельность.
Toggle Dropdown
17.1. Информационная деятельность
Toggle Dropdown
17.2. Издательская деятельность
Toggle Dropdown
17.3. Средства массовой информации
Toggle Dropdown
17.4. Архивное дело
Toggle Dropdown
18. Наука и научное сопровождение.
Toggle Dropdown
18.1. Академическая наука
Toggle Dropdown
18.2. Научные общественные объединения
Toggle Dropdown
18.3. Защита авторских прав, патентно-лицензионная деятельность
Toggle Dropdown
19. Культура и искусство.
Toggle Dropdown
20. Общественные объединения.
Toggle Dropdown
20.1. Профессиональные союзы
Toggle Dropdown
20.2. Потребительские общества
Toggle Dropdown
20.3. Политические партии и движения
Toggle Dropdown
20.4. Творческие союзы и объединения
Toggle Dropdown
20.5. Женские неправительственные организации
Toggle Dropdown
20.6. Детские и юношеские организации
Toggle Dropdown
20.7. Неправительственные организации по поддержке общественных инициатив
Toggle Dropdown
20.8. Правозащитные организации
Toggle Dropdown
20.9. Экологические неправительственные организации
Toggle Dropdown
20.10. Неправительственные организации по социальной поддержке
Toggle Dropdown
20.11. Неправительственные организации по защите прав инвалидов
Toggle Dropdown
20.12. Просветительские неправительственные организации
Toggle Dropdown
20.13. Медицинские неправительственные организации
Toggle Dropdown
20.14. Добровольные неправительственные организации
Toggle Dropdown
20.15. Культурно-национальные объединения
Toggle Dropdown
20.16. Конфессиональные объединения