Toggle Dropdown
Утверждаю
Директор Центрального
государственного архива
Республики Казахстан Р. Сариева
12 июля 1999 года
Рекомендации по составлению списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан
1.1. В соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" от 22 декабря 1998 г. одним из основных источников комплектования государственных архивов являются центральные и местные представительные, исполнительные и судебные органы, административные советы специальных экономических зон, органы местного самоуправления, прокуратуры, юстиции, другие государственные юридические лица Республики Казахстан, а также частные негосударственные структуры и общественные объединения.
1.2. В целях централизованного учета разрабатываются и ведутся списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан всех уровней (далее - Списки организаций).
1.3. Настоящие рекомендации определяют единый порядок составления, оформления, утверждения и внесения изменений в Списки организаций.
1.4. Рекомендации подготовлены в соответствии с "Методическими рекомендациями по определению источников комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999), "Примерного списка видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999) и на основе опыта государственных архивных учреждений страны.
2. Порядок составления и оформления Списка организаций
2.1. Республиканский и местные уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией, центральные республиканские, областные, гг. Астаны и Алматы государственные архивы организуют разработку Списка организаций, состоящего из двух частей:
- Список учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов;
- Список учреждений, организаций и предприятий, являющихся потенциальными источниками комплектования государственных архивов.
2.2. Список организаций ведется в листовой форме (см. Приложение 1).
2.3. Единые списки организаций, состоящие из двух частей, составляют:
- Центральный государственный архив Республики Казахстан;
- Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан;
- Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей Республики Казахстан;
- Государственные архивы областей с включением организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивных учреждений, расположенных в данной области;
- Государственные архивы гг. Астаны и Алматы с включением организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования районных архивов, расположенных в данных городах.
2.4. Ведение централизованного учета организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов всех уровней, необходимо для:
- регулярного проведения анализа полноты состава источников комплектования государственных архивов документами организаций по каждой из отраслей народного хозяйства;
- проведения комплекса мероприятий по приему на государственное хранение документов, образованных в деятельности негосударственных организаций, общественных объединений, движений и партий;
- составления перспективных и текущих планов комплектования государственных архивов документами в целом по архивной отрасли, и по каждому архивному учреждению в отдельности;
- определения круга организаций, включаемых в планы организационно-методических мероприятий (комплексных и тематических проверок, организации курсовых занятий, совещаний-семинаров и т.д.), направленных на улучшение условий ведомственного хранения, обеспечения качественного отбора, подготовки и передачи документов на государственное хранение.
2.5. Ответственность за правильность составления Списков организаций несут первые руководители местных уполномоченных государственных органов управления архивами и документацией, республиканских, областных, гг. Астаны и Алматы государственных архивов.
2.6. Списки организаций ведутся на основе "Примерных списков видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы. 1999)
2.7. Дополнительные сведения об организациях, расположенных в зоне комплектования конкретного государственного архивного учреждения, можно получить в республиканских и местных органах статистики, юстиции, из нормативно-правовых актов центральных и местных органов власти, из сообщений средств массовой информации.
2.8. Организации в Списке располагаются в соответствии с порядком, определенным в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999) и на основании Схемы построения списка учреждений, организаций и предприятий - источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан (см. Приложение 2).
Разделами Списка являются укрупненные отрасли народного хозяйства, сферы государственной и общественной деятельности; подразделами ведомственные системы или подотрасли народного хозяйства. Внутри каждого подраздела виды организаций располагаются в той последовательности, которая предусмотрена в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов", внутри группы организаций одного уровня или разновидности - в строго алфавитном порядке согласно их официальным наименованиям.
2.9. Списки государственных архивов областей, гг. Астаны и Алматы включают в себя и организации, являющиеся источниками и потенциальными источниками комплектования соответствующих низовых государственных архивных учреждений. В графе № 11 ставится отметка о наименовании государственного архива, в чью зону комплектования входит данная организация,
2.10. В процессе заполнения формы Списка организаций в графе № 1 проставляется валовый порядковый номер организации, причем обе части (источники комплектования и потенциальные источники комплектования) имеют самостоятельную нумерацию. В графе № 2 в случае наличия двух и более организаций одного вида (разновидности) установленный индекс должен быть дополнен четвертой цифрой, отделяемый точкой, например, 3.6.11.1.; 3.6.11.2.; 3.6.11.3.; 3.6.11.4. и т. д. В графе № 3 указываются наименования отраслей, подотраслей и официальные названия организаций. В графах N№ 5, 6, 7 и 8 необходимо отметить все виды принимаемой от организации документации в аббревиатурной форме: УД (управленческая документация), НИД (научно-исследовательская документация), ПСД (проектно-сметная документация), МЧД (машиночитаемая документация); или в полной форме написания: патентно-лицензионная документация, кинодокументация, фотодокументация и т.д. В графе № 9 организационно-правовые формы организаций допускается указывать в аббревиатурной форме: ЗАО (закрытое акционерное общество), РГКП (республиканское государственное казенное предприятие), ТОО (товарищество с ограниченной ответственностью); или в полной форме написания: государственный орган управления, акционерное общество открытого типа и т.д. Такие же подходы в написании наименования конкретного государственного архива допускается применять в графе № 11.
2.11. К Списку организаций составляется предисловие, в которой дается краткая характеристика работы по выявлению организаций-источников и потенциальных источников комплектования, о ходе заключения договоров о сотрудничестве с негосударственными структурами, об имеющихся проблемах и предпринимаемых мерах по их преодолению. Необходимо также привести аргументацию и основания включения в данный Список конкретных организации из всей совокупности организаций данного вида (разновидности) группового выборочного приема. Например, почему включены именно этот колледж или эта школа. К предисловию обязательно прилагается полный список сокращенных слов (аббревиатур), встречающихся во всех графах обеих частей Списка организаций, с их расшифровкой.
2.12. При составлении второй части Списка организаций (потенциальные источники комплектования) порядок расположения отраслей, подотраслей, видов и разновидностей организаций должен также строго соответствовать порядку, приведенному в "Примерном списке видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы. 1999). Причем, в потенциальные источники комплектования рекомендуется включать те негосударственные организации, в которых образуется ценный комплекс документов, но договоры о сотрудничестве с которыми по тем или иным причинам не заключены. Кроме того, потенциальными источниками комплектования могут быть новые структуры, состав и содержания документов которых еще не изучены, но в дальнейшем способные стать источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан.
2.13. При определении количественного состава организаций, непосредственно передающих свои документы в полном комплексе в государственный архив, необходимо учитывать, что однозначных рекомендаций быть не может. Объем выборочной совокупности определяется каждым государственным архивом с учетом зоны его комплектования, повторяемости документной информации в отраслевых (ведомственных) системах, а также на основе комплексного применения критерий и факторов определения источников и потенциальных источников комплектования.
3. Порядок утверждения, согласования и одобрения
Списков организаций
3.1. Центральный государственный архив Республики Казахстан, Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей Республики Казахстан разрабатывают и уточняют Списки организаций, рассматривают и одобряют их на своих экспертно-проверочных (экспертно-проверочно-методических) комиссиях, направляют на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.
3.2. Государственный архив области (местный уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией) организует разработку и уточнение единого Списка организаций - источников и потенциальных источников комплектования государственных архивных учреждений, расположенных в данной области, рассматривает и одобряет его на своей экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии, согласовывает с аппаратом Акима области, направляет на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.
3.3. Государственные архивы гг. Астаны и Алматы организуют разработку и уточнение единых Списков организаций - источников и потенциальных источников комплектования городского и районных архивных учреждений данных городов, рассматривают и одобряют на своих экспертно-проверочных (экспертно-проверочно-методических) комиссиях, согласовывают с аппаратами Акимов городов, направляют на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.
3.4. Списки организаций на рассмотрение и утверждение направляются уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан в двух экземплярах.
4. Порядок внесения изменений в Списки организаций
4.1. Работа над уточнением Списков организаций ведется государственными архивами всех уровней на постоянной основе. Списки утверждаются, согласовываются и одобряются не реже, чем один раз в пять лет.
4.2. Основаниями для внесения изменений и уточнений в Списки организаций являются:
- директивные указания уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстана по вопросам изменения или уточнения Списков организаций;
- образование, реорганизация или ликвидация органов управления или отдельных организаций, изменения их миссий, задач, функций, уровня компетенции и масштаба деятельности;
- изменения в административно-территориальном делении страны, области, города, района;
- реорганизации в сети государственных архивных учреждений;
- глубокое и всестороннее изучение сотрудниками государственной архивной службы состава и содержания документов, образующихся в деятельности конкретной организации, и на основании этого включения ее в Список;
- заключение договора с организацией негосударственной формы собственности о сотрудничестве в области архивного дела и документации.
4.3. Для обоснования предложений о внесении изменений в Список организаций сотрудники государственных архивов:
- изучают нормативные правовые акты и иные документы по вопросам образования (реорганизации) конкретной организации (указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы, положения и т.д.);
- проводят непосредственную экспертную оценку состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации;
- исследуют поглощаемость (повторяемость) ценной документной информации о деятельности организации в разрезе его ведомственной принадлежности (подчиненности) и межотраслевых связей.
4.4. При этом активно применяются примерные, типовые, конкретные номенклатуры дел как данной, так и соподчиненных с ней организаций, инструкции по делопроизводству, организационно-распорядительная документация вышестоящего органа по вопросам организации планирования, учета, отчетности и иных направлений деятельности.
4.5. На рассмотрение экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии государственного архива предложения о внесении изменений в Список организаций представляются вместе со справкой, в которой должны быть отражены:
- история потенциального фондообразователя;
- состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации, их информативная ценность и степень поглощаемости;
- оценка состояния делопроизводства и архивного дела в организации;
- экспертное заключение о внесении (нецелесообразности внесения) организации в Список, определение его отраслевой принадлежности и формы приема документов.
4.6. Решение о внесении изменений в Список организаций принимает экспертно-проверочная (экспертно-проверочно-методическая) комиссия, данное решение утверждается первыми руководителями местных уполномоченных органов государственного управления архивами и документацией, центральных республиканских, областных, гг. Астаны и Алматы государственных архивов.
4.7. Сведения об изменениях вносятся во все экземпляры Списка организаций только после утверждения решения экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии государственного архива.
Одобрено
Центральная экспертно-проверочная
комиссия Центрального государственного
архива Республики Казахстан
Протокол от 8 июля 1999 г. № 1
Список использованной литературы
1. Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" / Казахстанская правда. 1998, 29 декабря.
2. Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Алматы, 1999.
3. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Алматы, 1999.
Схема построения Списка учреждений, организаций и предприятий - источников и потенциальных источников комплектования государственных
архивов Республики Казахстан всех уровней
1. Государственная власть.
1.1. Представительная власть
1.2. Исполнительная власть
1.3. Судебная власть, юстиция, прокуратура
2. Планирование, статистика, труд и социальная защита населения.
2.3. Ценообразование, регулирование естественных монополий, защита конкуренции
2.4. Труд и социальная защита населения
2.5. Миграция, демография
3.1. Стандартизация, метрология, сертификация
3.2. Надзор за безопасным ведением работ в промышленности и горном деле
3.4. Нефтяная и газовая промышленность
3.5. Угольная и топливная промышленность
3.6. Металлургия черная, цветная и редких металлов
3.7. Химическая и нефтехимическая промышленность
3.8. Машиностроение и металлообработка
3.9. Атомная промышленность
3.10. Промышленная добыча драгоценных металлов и алмазов
3.11. Фосфорная промышленность
3.12. Лесная, целлюлозно-бумажная, деревообрабатывающая промышленность
3.13. Промышленность строительных материалов
3.14. Радиоэлектронная и приборостроительная промышленность
3.15. Легкая промышленность
3.16. Пищевая промышленность
3.17. Мясная и молочная промышленность
3.19. Медицинская, фармацевтическая и микробиологическая промышленность
4. Сельское, водное, лесное хозяйство, земельные ресурсы.
4.2. Плодоовощное хозяйство
4.3. Лесное и охотничье хозяйство
4.6. Геодезия и картография
5. Охрана и мониторинг окружающей среды.
5.1. Охрана окружающей среды
5.2. Гидрометеорология и мониторинг окружающей среды
7. Строительство и архитектура.
8. Геология и разведка недр.
9. Торговля и общественное питание.
10. Снабжение, заготовки, сбыт.
10.3. Обеспечение нефтегазопродуктами
11. Финансирование, кредитование, развитие малого и среднего бизнеса, страхование.
11.2. Кредитование, инвестирование, банки
11.3. Развитие малого и среднего бизнеса
12. Жилищно-коммунальное хозяйство, сервисное обслуживание населения.
12.1. Жилищно-коммунальное хозяйство
12.2. Сервисное обслуживание населения
13. Государственные доходы, налогообложение, государственное имущество.
13.1. Государственные доходы
13.3. Государственное имущество
14. Чрезвычайные ситуации.
15. Здравоохранение, физическая культура и спорт.
15.2. Физическая культура и спорт
16.2. Среднее и профессиональное образование
17. Информационная деятельность.
17.1. Информационная деятельность
17.2. Издательская деятельность
17.3. Средства массовой информации
18. Наука и научное сопровождение.
18.1. Академическая наука
18.2. Научные общественные объединения
18.3. Защита авторских прав, патентно-лицензионная деятельность
19. Культура и искусство.
20. Общественные объединения.
20.1. Профессиональные союзы
20.2. Потребительские общества
20.3. Политические партии и движения
20.4. Творческие союзы и объединения
20.5. Женские неправительственные организации
20.6. Детские и юношеские организации
20.7. Неправительственные организации по поддержке общественных инициатив
20.8. Правозащитные организации
20.9. Экологические неправительственные организации
20.10. Неправительственные организации по социальной поддержке
20.11. Неправительственные организации по защите прав инвалидов
20.12. Просветительские неправительственные организации
20.13. Медицинские неправительственные организации
20.14. Добровольные неправительственные организации
20.15. Культурно-национальные объединения
20.16. Конфессиональные объединения
