• Мое избранное

Отправить по почте

Утверждаю Директор Центрального государственного архива Республики Казахстан Р. Сариева 12 июля 1999 года

Рекомендации по составлению списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан
1.1. В соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" от 22 декабря 1998 г. одним из основных источников комплектования государственных архивов являются центральные и местные представительные, исполнительные и судебные органы, административные советы специальных экономических зон, органы местного самоуправления, прокуратуры, юстиции, другие государственные юридические лица Республики Казахстан, а также частные негосударственные структуры и общественные объединения.
1.2. В целях централизованного учета разрабатываются и ведутся списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан всех уровней (далее - Списки организаций).
1.3. Настоящие рекомендации определяют единый порядок составления, оформления, утверждения и внесения изменений в Списки организаций.
1.4. Рекомендации подготовлены в соответствии с "Методическими рекомендациями по определению источников комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999), "Примерного списка видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999) и на основе опыта государственных архивных учреждений страны.
2.1. Республиканский и местные уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией, центральные республиканские, областные, гг. Астаны и Алматы государственные архивы организуют разработку Списка организаций, состоящего из двух частей:  
- Список учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов;  
- Список учреждений, организаций и предприятий, являющихся потенциальными источниками комплектования государственных архивов.  
2.2. Список организаций ведется в листовой форме (см. Приложение 1).  
2.3. Единые списки организаций, состоящие из двух частей, составляют:  
- Центральный государственный архив Республики Казахстан;  
- Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан;  
- Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей Республики Казахстан;  
- Государственные архивы областей с включением организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивных учреждений, расположенных в данной области;  
- Государственные архивы гг. Астаны и Алматы с включением организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования районных архивов, расположенных в данных городах.  
2.4. Ведение централизованного учета организаций, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов всех уровней, необходимо для:  
- регулярного проведения анализа полноты состава источников комплектования государственных архивов документами организаций по каждой из отраслей народного хозяйства;  
- проведения комплекса мероприятий по приему на государственное хранение документов, образованных в деятельности негосударственных организаций, общественных объединений, движений и партий;  
- составления перспективных и текущих планов комплектования государственных архивов документами в целом по архивной отрасли, и по каждому архивному учреждению в отдельности;  
- определения круга организаций, включаемых в планы организационно-методических мероприятий (комплексных и тематических проверок, организации курсовых занятий, совещаний-семинаров и т.д.), направленных на улучшение условий ведомственного хранения, обеспечения качественного отбора, подготовки и передачи документов на государственное хранение.  
2.5. Ответственность за правильность составления Списков организаций несут первые руководители местных уполномоченных государственных органов управления архивами и документацией, республиканских, областных, гг. Астаны и Алматы государственных архивов.  
2.6. Списки организаций ведутся на основе "Примерных списков видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы. 1999)  
2.7. Дополнительные сведения об организациях, расположенных в зоне комплектования конкретного государственного архивного учреждения, можно получить в республиканских и местных органах статистики, юстиции, из нормативно-правовых актов центральных и местных органов власти, из сообщений средств массовой информации.  
2.8. Организации в Списке располагаются в соответствии с порядком, определенным в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы, 1999) и на основании Схемы построения списка учреждений, организаций и предприятий - источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан (см. Приложение 2).  
Разделами Списка являются укрупненные отрасли народного хозяйства, сферы государственной и общественной деятельности; подразделами ведомственные системы или подотрасли народного хозяйства. Внутри каждого подраздела виды организаций располагаются в той последовательности, которая предусмотрена в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов", внутри группы организаций одного уровня или разновидности - в строго алфавитном порядке согласно их официальным наименованиям.  
2.9. Списки государственных архивов областей, гг. Астаны и Алматы включают в себя и организации, являющиеся источниками и потенциальными источниками комплектования соответствующих низовых государственных архивных учреждений. В графе № 11 ставится отметка о наименовании государственного архива, в чью зону комплектования входит данная организация,  
2.10. В процессе заполнения формы Списка организаций в графе № 1 проставляется валовый порядковый номер организации, причем обе части (источники комплектования и потенциальные источники комплектования) имеют самостоятельную нумерацию. В графе № 2 в случае наличия двух и более организаций одного вида (разновидности) установленный индекс должен быть дополнен четвертой цифрой, отделяемый точкой, например, 3.6.11.1.; 3.6.11.2.; 3.6.11.3.; 3.6.11.4. и т. д. В графе № 3 указываются наименования отраслей, подотраслей и официальные названия организаций. В графах N№ 5, 6, 7 и 8 необходимо отметить все виды принимаемой от организации документации в аббревиатурной форме: УД (управленческая документация), НИД (научно-исследовательская документация), ПСД (проектно-сметная документация), МЧД (машиночитаемая документация); или в полной форме написания: патентно-лицензионная документация, кинодокументация, фотодокументация и т.д. В графе № 9 организационно-правовые формы организаций допускается указывать в аббревиатурной форме: ЗАО (закрытое акционерное общество), РГКП (республиканское государственное казенное предприятие), ТОО (товарищество с ограниченной ответственностью); или в полной форме написания: государственный орган управления, акционерное общество открытого типа и т.д. Такие же подходы в написании наименования конкретного государственного архива допускается применять в графе № 11.  
2.11. К Списку организаций составляется предисловие, в которой дается краткая характеристика работы по выявлению организаций-источников и потенциальных источников комплектования, о ходе заключения договоров о сотрудничестве с негосударственными структурами, об имеющихся проблемах и предпринимаемых мерах по их преодолению. Необходимо также привести аргументацию и основания включения в данный Список конкретных организации из всей совокупности организаций данного вида (разновидности) группового выборочного приема. Например, почему включены именно этот колледж или эта школа. К предисловию обязательно прилагается полный список сокращенных слов (аббревиатур), встречающихся во всех графах обеих частей Списка организаций, с их расшифровкой.  
2.12. При составлении второй части Списка организаций (потенциальные источники комплектования) порядок расположения отраслей, подотраслей, видов и разновидностей организаций должен также строго соответствовать порядку, приведенному в "Примерном списке видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов" (Алматы. 1999). Причем, в потенциальные источники комплектования рекомендуется включать те негосударственные организации, в которых образуется ценный комплекс документов, но договоры о сотрудничестве с которыми по тем или иным причинам не заключены. Кроме того, потенциальными источниками комплектования могут быть новые структуры, состав и содержания документов которых еще не изучены, но в дальнейшем способные стать источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан.  
2.13. При определении количественного состава организаций, непосредственно передающих свои документы в полном комплексе в государственный архив, необходимо учитывать, что однозначных рекомендаций быть не может. Объем выборочной совокупности определяется каждым государственным архивом с учетом зоны его комплектования, повторяемости документной информации в отраслевых (ведомственных) системах, а также на основе комплексного применения критерий и факторов определения источников и потенциальных источников комплектования.
  3. Порядок утверждения, согласования и одобрения  
 Списков организаций
3.1. Центральный государственный архив Республики Казахстан, Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей Республики Казахстан разрабатывают и уточняют Списки организаций, рассматривают и одобряют их на своих экспертно-проверочных (экспертно-проверочно-методических) комиссиях, направляют на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.  
3.2. Государственный архив области (местный уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией) организует разработку и уточнение единого Списка организаций - источников и потенциальных источников комплектования государственных архивных учреждений, расположенных в данной области, рассматривает и одобряет его на своей экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии, согласовывает с аппаратом Акима области, направляет на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.  
3.3. Государственные архивы гг. Астаны и Алматы организуют разработку и уточнение единых Списков организаций - источников и потенциальных источников комплектования городского и районных архивных учреждений данных городов, рассматривают и одобряют на своих экспертно-проверочных (экспертно-проверочно-методических) комиссиях, согласовывают с аппаратами Акимов городов, направляют на рассмотрение и утверждение уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан.  
3.4. Списки организаций на рассмотрение и утверждение направляются уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан в двух экземплярах.
4.1. Работа над уточнением Списков организаций ведется государственными архивами всех уровней на постоянной основе. Списки утверждаются, согласовываются и одобряются не реже, чем один раз в пять лет.  
4.2. Основаниями для внесения изменений и уточнений в Списки организаций являются:  
- директивные указания уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстана по вопросам изменения или уточнения Списков организаций;  
- образование, реорганизация или ликвидация органов управления или отдельных организаций, изменения их миссий, задач, функций, уровня компетенции и масштаба деятельности;  
- изменения в административно-территориальном делении страны, области, города, района;  
- реорганизации в сети государственных архивных учреждений;  
- глубокое и всестороннее изучение сотрудниками государственной архивной службы состава и содержания документов, образующихся в деятельности конкретной организации, и на основании этого включения ее в Список;  
- заключение договора с организацией негосударственной формы собственности о сотрудничестве в области архивного дела и документации.  
4.3. Для обоснования предложений о внесении изменений в Список организаций сотрудники государственных архивов:  
- изучают нормативные правовые акты и иные документы по вопросам образования (реорганизации) конкретной организации (указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы, положения и т.д.);  
- проводят непосредственную экспертную оценку состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации;  
- исследуют поглощаемость (повторяемость) ценной документной информации о деятельности организации в разрезе его ведомственной принадлежности (подчиненности) и межотраслевых связей.  
4.4. При этом активно применяются примерные, типовые, конкретные номенклатуры дел как данной, так и соподчиненных с ней организаций, инструкции по делопроизводству, организационно-распорядительная документация вышестоящего органа по вопросам организации планирования, учета, отчетности и иных направлений деятельности.  
4.5. На рассмотрение экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии государственного архива предложения о внесении изменений в Список организаций представляются вместе со справкой, в которой должны быть отражены:  
- состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации, их информативная ценность и степень поглощаемости;  
- оценка состояния делопроизводства и архивного дела в организации;  
- экспертное заключение о внесении (нецелесообразности внесения) организации в Список, определение его отраслевой принадлежности и формы приема документов.  
4.6. Решение о внесении изменений в Список организаций принимает экспертно-проверочная (экспертно-проверочно-методическая) комиссия, данное решение утверждается первыми руководителями местных уполномоченных органов государственного управления архивами и документацией, центральных республиканских, областных, гг. Астаны и Алматы государственных архивов.  
4.7. Сведения об изменениях вносятся во все экземпляры Списка организаций только после утверждения решения экспертно-проверочной (экспертно-проверочно-методической) комиссии государственного архива.
Одобрено
Центральная экспертно-проверочная
комиссия Центрального государственного
архива Республики Казахстан
Протокол от 8 июля 1999 г. № 1
1. Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" / Казахстанская правда. 1998, 29 декабря.  
2. Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Алматы, 1999.  
3. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Алматы, 1999.
 Схема построения Списка учреждений, организаций и предприятий - источников и потенциальных источников комплектования государственных  
 архивов Республики Казахстан всех уровней
2. Планирование, статистика, труд и социальная защита населения.  
2.3. Ценообразование, регулирование естественных монополий, защита конкуренции  
3.2. Надзор за безопасным ведением работ в промышленности и горном деле  
3.12. Лесная, целлюлозно-бумажная, деревообрабатывающая промышленность  
3.14. Радиоэлектронная и приборостроительная промышленность  
3.19. Медицинская, фармацевтическая и микробиологическая промышленность
11. Финансирование, кредитование, развитие малого и среднего бизнеса, страхование.  
12. Жилищно-коммунальное хозяйство, сервисное обслуживание населения.  
13. Государственные доходы, налогообложение, государственное имущество.  
18.3. Защита авторских прав, патентно-лицензионная деятельность
20.7. Неправительственные организации по поддержке общественных инициатив  
20.10. Неправительственные организации по социальной поддержке  
20.11. Неправительственные организации по защите прав инвалидов