Утверждена приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 9 июля 2001 года № 43

Работа по исполнению запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа, является одним из основных направлений деятельности государственных архивов Республики Казахстан.  

Настоящая Инструкция разработана с целью содействия архивным учреждениям Республики Казахстан в правильной и своевременной организации исполнения запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа, а также дальнейшего совершенствования этой работы.  

1. Государственные архивы Республики Казахстан исполняют поступающие из-за рубежа запросы социально-правового характера по обеспечению прав и законных интересов граждан Республики Казахстан, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих за пределами Республики Казахстан.  

2. Запросы социально-правового характера физических и юридических лиц в архивные учреждения Республики Казахстан поступают по следующим каналам:  

- из Министерства иностранных дел Республики Казахстан;  

- из посольств и консульств иностранных государств, аккредитованных в Республике Казахстан;  

- из других министерств и ведомств Республики Казахстан и подчиненных им организаций;  

- непосредственно от физических или юридических лиц государств, с которыми Республика Казахстан имеет соответствующие договоры или соглашения о правовой помощи (в частности, от нотариальных офисов, общественных организаций США, Государства Израиль, Федеративной Республики Германии, Республики Польши и др., занимающихся вопросами выплаты компенсаций лицам, пострадавшим в годы Второй мировой войны).  

3. Запросы поступают в виде анкет установленного образца, нот, писем, заявлений, в которых должны быть следующие данные: фамилия, имя, отчество; год, месяц, число, место рождения (город/село, район, область, край, республика); национальность, гражданство; название и адрес предприятия, учреждения, в котором работал заявитель, должность, время работы; для какой цели требуется документ; точный адрес заявителя).  

Анкеты, ноты, письма, заявления с неполными данными к исполнению не принимаются и возвращаются адресату (МИД РК, соответствующим посольствам, консульствам, ведомствам).  

4. Исполнение запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа, организуют Комитет по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан, а на местах - органы управления архивами и документацией областей, г. Астаны, государственные архивы Мангистауской, Североказахстанской областей и г. Алматы.  

Непосредственное исполнение запросов осуществляется государственными архивами Республики Казахстан.  

5. Государственные архивы Республики Казахстан исполняют запросы по истребованию документов о трудовой деятельности, размерах заработной платы, образовании, награждении, присвоении ученых степеней и званий, участии в работе общественных организаций, несчастных случаях на производстве, нахождении на излечении, пенсии, эвакуации, депортации, спецпоселении, нахождении в трудовой армии, пребывании в местах лишения свободы, имущественных правах, установлении родственных связей, возраста (на основании церковно-приходских книг с записями актов гражданского состояния, нехозяйственных книг сельских советов), генеалогии, проживании в зонах экологического бедствия и других документов, касающихся обеспечения прав и законных интересов граждан.  

К исполнению принимаются запросы только о фактах и событиях, произошедших на территории Республики Казахстан.  

6. Запросы социально-правового характера, поступающие из-за рубежа и не относящиеся к компетенции архивных учреждений Республики Казахстан, направляются:  

- по истребованию свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в Министерство юстиции Республики Казахстан или непосредственно в областные, районные органы ЗАГСа;  

- по розыску граждан в Национальный Комитет Общества Красного Полумесяца и Красного Креста Республики Казахстан или его региональные отделения, органы милиции по месту жительства;  

- по истребованию подлинных документов, подтверждающих обучение и окончание иностранными гражданами учебных заведений, дающих высшее и среднее профессиональное образование, в Министерство образования и науки Республики Казахстан;  

- о нахождении на излечении в госпиталях на территории Республики Казахстан в период Великой Отечественной войны, боевых действий в Афганистане в Военно-медицинский музей Министерства обороны Российской Федерации, Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации, Центральный архив Министерства обороны Республики Казахстан;  

- о службе в армии в Министерство обороны Республики Казахстан, военкоматы по месту призыва.  

7. Государственные архивы Республики Казахстан организуют исполнение запросов как по документам государственных архивов, так и по документам, хранящимся в архивах министерств, ведомств, организаций республики.  

8. Ответы на заявления граждан, относящиеся к компетенции архивных служб других стран, даются в виде писем-рекомендаций. 

9. Гражданам Республики Казахстан, иностранцам, а также лицам без гражданства, проживающим за границей, документы в подлинниках не направляются.  

Вместо подлинников высылаются архивные справки, а в необходимых случаях - копии архивных документов.  

10. Архивные справки и копии архивных документов, полученные из ведомственных архивов, не подлежат вывозу и направлению за границу.  

Они переоформляются в архивные справки соответствующими государственными архивами Республики Казахстан.  

11. Подготовка архивной справки требует тщательного изучения прямых и косвенных документов, относящихся к запрашиваемым вопросам.  

12. В архивную справку включаются только сведения, подтвержденные документами государственных или ведомственных архивов.  

13. Архивная справка должна быть составлена лаконично, в ней не допускаются сокращения, собственные толкования архивных документов и выводы.  

Все расхождения в написании фамилии, имени, отчества и т.п. по сравнению с указанными в запросе (анкете, ноте, письме, заявлении) данными, отсутствие в документах имени, отчества или наличие только одного из них, невозможность расшифровать инициалы - должны оговариваться в тексте справки - "так в документе", "в документе не указано" и т.п. (Приложения 1-3).  

14. Не подлежат включению в архивную справку данные о степени сохранности документов, отсутствии документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений.  

Подобные сведения излагаются в сопроводительном письме.  

15. В архивной справке не указываются адресат (кому предназначена и куда направляется), поисковые данные использованных документов (названия и номера архивных фондов, описей, дел), не приводятся номера приказов о назначении и увольнении.  

Перечисленные сведения проставляются только на копии архивной справки, остающейся в делопроизводстве архива. 

16. При переоформлении государственными архивами ведомственных справок их содержание должно излагаться не дословно, а с сохранением только необходимых сведений.  

17. Архивные справки, копии архивных документов должны оформляться на чистом листе бумаги хорошего качества (формат А 4) машинописным образом, подписываться директором государственного архива или его заместителем и заверяться гербовой печатью архива, далее проставляется номер справки и дата ее составления.  

В конце листа должно быть оставлено место для проставления апостиля *. При необходимости может быть использован оборот листа или развернутый лист. В случае, когда архивная справка и копия архивного документа составляется на нескольких листах, они должны быть прошиты и место прошива скреплено "звездочкой" (плотная бумага, которая заклеивается в месте скрепления листов документов), на которой проставляется гербовая печать государственного архива, выдавшего архивную справку или копию архивного документа (Приложения 4-7).  

18. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.  

19. Копии архивных документов могут быть изготовлены ксеро-, электро-, фотографическим или иным способом. На каждой странице ксероили фотокопии архивного документа делается отметка "Копия", проставляется штамп архива с указанием его названия и поисковыми данными подлинного документа - номер фонда, описи, дела, листа.  

На копиях рассекреченных архивных документов в обязательном порядке ставится штамп "Рассекречено".  

20. На последнем листе копии архивного документа ставятся подпись директора архива или его заместителя и гербовая печать.  

21. При отсутствии в государственных и ведомственных архивах документов, необходимых для подтверждения трудового стажа или действительной службы в армии (если установлен факт несохранности документов), справки могут быть оформлены в установленном порядке по представлениям органов труда и социальной защиты, военкоматов.  

Справки, составленные органами труда и социальной защиты или военкоматами на основании свидетельских показаний, направляются ими в соответствующие государственные архивы для переоформления в архивные справки установленного образца. В таком случае в архивной справке указывается, что она составлена на основании свидетельских показаний (Приложение 8).  

22. Архивные справки и копии архивных документов с проставленным апостилем направляются Комитетом по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан, иностранным дипломатическим представительствам, аккредитованным в Республике Казахстан, а в случае непосредственного обращения - заявителю.  

23. При отсутствии в государственных и ведомственных архивах документов, необходимых для наведения справки, составляется отрицательный ответ на бланке архивного учреждения. В ответе, направляемом в Комитет по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан, обязательно излагается причина отрицательного ответа (отсутствие документов, сведений, неполнота документов и т.п.). К ответу (положительному, отрицательному) прилагаются анкеты, ноты, письма, заявления граждан (Приложения 9-10).  

24. Архивные справки и ответы на запросы граждан оформляются на государственном и русском языках согласно Закону Республики Казахстан "О языках".  

25. Учет запросов социально-правового характера, поступивших от граждан, проживающих за границей, а также формирование переписки по их исполнению в дела, должны вестись отдельно от делопроизводства по заявлениям граждан Республики Казахстан.  

26. Справки ведомственных архивов, послужившие основанием для переоформления в архивные справки, формируются в отдельные дела; сроки хранения этих дел должны устанавливаться как для документов по личному составу.

* Апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего архивную справку или заверившего копию архивного документа, исходящего из государственных архивов Республики Казахстан, а также подлинность печати или штампа, которым скреплен документ.

В документах Государственного архива (название архива) имеются сведения, что семья СЕГАЛ Л.А. в 1941 г. была эвакуирована из г. Житомира УССР и проживала в колхозе им. Ворошилова Александровского сельсовета Теректинского района Западно-Казахстанской области в следующем составе:  

1. Сегал Лиза (так в документе) Авроновна, 1902 г.р., глава семьи, еврейка;  

2. Сегал Аврам (так в документе) Исакович, 1927 г.р., сын, еврей;  

3. Сегал Рива (так в документе) Исаковна, 1929 г.р., дочь, еврейка.

      Директор Государственного     Гербовая     Подпись     Расшифровка

      архива (название архива)      печать                   подписи

N

дата

В документах Государственного архива (название архива) имеются сведения, что гр. Риммер Ираида Готлибовна зачислена в Темиртауское медицинское училище г. Темиртау Карагандинской области 25 августа 1981 г. по специальности "Медицинская сестра" и в июне 1983 г. закончила полный курс названного училища с присвоением квалификации "Медицинская сестра" (диплом ДТ № 268077) со следующими оценками, полученными на государственных экзаменах: 

      1. Основы философских знаний    4 (четыре)

      2. Внутренние болезни           5 (пять)

      3. Детские болезни              5 (пять)

      4. Хирургические болезни        5 (пять)

      Директор Государственного     Гербовая     Подпись     Расшифровка

      архива (название архива)      печать                   подписи

N

дата

В документах Государственного архива (название архива) имеются све-дения о работе Масс Лидии (так в документе) в колхозе им. Сталина за 1952-1955 гг., Балтабайском откормсовхозе за 1955-1959 гг. Энбекшиказахского района Алматинской области рабочей; Мас (Павловой) Лидии Генриховны (так в документе) в Казгипропищепроме за 1970-1993 гг. техничкой.

      Директор Государственного     Гербовая     Подпись     Расшифровка

      архива (название архива)      печать                   подписи

N

дата

В документах Государственного архива (название архива) имеются сведения, что гр. Голиков-Дорожинский Андрей Андреевич, 1952 года рож-дения, уроженец г. Днепропетровска, после окончания автокурсов в школе ДОСААФ г. Джезказгана в июле 1968 г. получил водительское удостовере-ние категории "С" серии ААХ № 073360 с талоном 051583.

      Директор Государственного     Гербовая     Подпись     Расшифровка

      архива (название архива)      печать                   подписи

N

дата

В документах государственного архива Карагандинской области имеются сведения, что Вейцель Вильгельмина Корнеевна работала на шахте № 17-бис мотористкой участка "подъем" с декабря 1944 года по июнь 1947 года.

Директор Государственного  

	
		
		
	
	

		

			

			
архива Карагандинской области
			
			

			
Л.А. Киселева
			
		
	

N Г-2  

10 апреля 2001 г.

[См. графический объект] 

В документах Государственного архива (название архива) имеются сведения о том, что гр. Питковская Кларцета Давидовна (так в документе), 1933 года рождения, находилась в эвакуации в г. Семипалатинске с 1942 по 1944 годы.

      Директор Государственного     Гербовая     Подпись     Расшифровка

      архива (название архива)      печать                   подписи

N

дата

В документах Государственного архива (название архива) имеются сведения, что гр. Ратке Л.Г. (имя и отчество полностью не указаны) работала дояркой в колхозе "Червонный пахарь" Чкаловского района в 1936-1943 гг.

      Директор Государственного     Гербовая     Подпись     Расшифровка

      архива (название архива)      печать                   подписи

N

дата

В документах Государственного архива (название архива) имеются сведения, что Подвальский Игнат Мартынович, 1890 г. р., уроженец с. Коновалы Видзинской волости, был арестован 13 декабря 1939 г. как агент полиции Видзинским районным отделом НКВД, осужден к восьми годам исправительно-трудовых работ и направлен для отбытия срока наказания в лагерь на ст. Потьма. В 1943 г. был депортирован в Казахстан, в Чистовский зерносовхоз Булаевского района Северо-Казахстанской области, где находился до 1946 г.  

Основание: свидетельские показания.

      Директор Государственного     Гербовая     Подпись     Расшифровка

      архива (название архива)      печать                   подписи

N

дата

Направляем архивную справку и анкету на семью Школьниковых.  

Одновременно сообщаем, что документы п. Чернышевка Первомайского сельсовета Мендыгаринского района Кустанайской области за 1942-1945 гг. не сохранились на стадии ведомственного хранения, вследствие чего подтвердить факт проживания за вышеуказанный период не представляется возможным.

Приложение: на 2 л.

      Директор      Подпись       Расшифровка подписи

Направляем архивную справку на Масс Л.Г. и письмо, поступившее непосредственно в ГА Алматинской области.  

Одновременно сообщаем, что документы колхоза им. Сталина Купластовского сельсовета Энбекшиказахского района Алма-Атинской области за 1947-1948 гг. не сохранились на стадии ведомственного хранения, а в неполных документах колхоза за 1949-1951 гг. сведений о заявителе не имеется, вследствие чего подтвердить факт работы за вышеуказанный период не представляется возможным.

Приложение: на 2 л.

      Директор           Подпись            Расшифровка подписи