Toggle Dropdown
Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов
Совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 11 сентября 2017 года № 15644
Редакция с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.07.2024 г.
В соответствии с пунктом 5 статьи 141 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан, ПРИКАЗЫВАЕМ:
1. Утвердить прилагаемые:
1) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;
2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;
3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;
4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу;
5) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 5 к настоящему совместному приказу;
6) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 6 к настоящему совместному приказу.
2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего совместного приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;
3) в течение двух рабочих дней после его официального опубликования размещение настоящего совместного приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, в течение двух рабочих дней после исполнения.
3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр культуры и спорта Республики Казахстан ___________ А. Мухамедиулы
Министр национальной экономики Республики Казахстан ____________ Т. Сулейменов
«СОГЛАСОВАН»
Председатель Комитета
по правовой статистике
и специальным учетам
Генеральной прокуратуры
Республики Казахстан
____________ Б. Мусин
«___» ___________ 2017 года
Приложение 1 к
совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 9 июня 2017 года №172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301
Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов
1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии), разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 «Об утверждении формы проверочного листа» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 22 июня 2022 года № 48 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 28577), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).
2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:
1) балл – количественная мера исчисления риска;
2) незначительное нарушение – нарушение требований, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения, соблюдения сроков передачи документов на хранение, оформления дел для передачи на хранение, порядка использования архивных документов;
3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;
4) значительное нарушение – нарушение требований, а именно:
по организации документооборота, по учету, хранению печатей, штампов, бланков, по приему, хранению, учету и использованию документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов;
5) грубое нарушение – нарушение требований, которое повлекло или может повлечь:
незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов НАФ и других архивных документов;
отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации;
6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;
7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;
8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;
9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;
10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;
11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой вред законным интересам физических и юридических лиц, государства;
12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.
3. Кратность профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля определяется органами контроля в отношении субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой и средней степеням риска, не чаще двух раз в год.
4. Основанием для назначения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля является полугодовой список проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утвержденный первым руководителем государственного органа.
5. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.
5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.
Глава 2. Порядок формирования системы оценки и управления рисками при проведении проверки на соответствие квалификационным требованиям и профилактического контроля субъектов (объектов) контроля
6. При осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля относит субъекты (объекты) контроля к одной из следующих степеням риска (далее – степени риска):
7. Исходя из приоритетности применяемых источников информации в соответствии с порядком расчета общего показателя степени риска по субъективным критериям в соответствии с главой 3 настоящих Критериев рассчитывается общий показатель степени риска по субъективным критериям по шкале от 0 до 100.
По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:
1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 71 до 100 включительно;
2) к средней степени риска – при показателе степени риска от 31 до 70 включительно;
3) к низкой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 30 включительно.
Для субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой, средней и низкой степеням риска, проводятся профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановые проверки.
8. Критерии оценки степени риска для проведения профилактического контроля субъектов (объектов) контроля формируются посредством определения объективных и субъективных критериев.
Глава 3. Объективные критерии
9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.
10. По объективным критериям относятся:
1) юридические лица, не являющиеся государственными органами, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
2) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.
11. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.
Глава 4. Особенности формирования системы оценки и управления рисками для государственных органов, использующих информационные системы с учетом специфики и конфиденциальности, в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан
12. В целях реализации принципа поощрения добросовестных субъектов контроля и концентрации контроля на нарушителях субъекты (объекты) контроля освобождаются от проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля на период, определяемый критериями оценки степени риска регулирующего государственного органа, посредством применения субъективных критериев.
13. Субъекты (объекты) контроля переводятся с применением информационной системы с высокой степени риска в среднюю степень риска или со средней степени риска в низкую степень риска в соответствующих сферах деятельности субъектов контроля в случаях:
1) если такие субъекты заключили договоры страхования гражданско-правовой ответственности перед третьими лицами в случаях и порядке, установленных законами Республики Казахстан;
2) если в законах Республики Казахстан и критериях оценки степени риска регулирующих государственных органов определены случаи освобождения от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля или проведения;
3) если субъекты являются членами саморегулируемой организации, основанной на добровольном членстве (участии) в соответствии с Законом Республики Казахстан «О саморегулировании», с которой заключено соглашение о признании результатов деятельности саморегулируемой организации.
14. В целях освобождения от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, регулирующими государственными органами, а также государственными органами учитываются смягчающие индикаторы.
К смягчающим индикаторам относится:
1) наличие аудио и (или) видео фиксации, с передачей данных в онлайн-режиме;
2) наличие датчиков и фиксирующих устройств по передаче данных в системы государственных органов (датчики воды, датчики фиксации выбросов в атмосферу).
15. Освобождение от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля возможно на основании применяемых альтернативных (независимых) систем оценки и анализа рисков, аудита, экспертиз в соответствии с критериями оценки степени риска регулирующего государственного органа, если такие основания предусмотрены в международных договорах, ратифицированных Республикой Казахстан.
16. Система оценки и управления рисками государственными органами ведется с использованием информационных систем, относящих субъекты (объекты) контроля к конкретным степеням риска и формирующих списки проведения контрольных мероприятий, а также основывается на государственной статистике, итогах ведомственного статистического наблюдения, а также информационных инструментах.
При отсутствии информационной системы оценки и управления рисками минимально допустимый порог количества субъектов (объектов) контроля, в отношении которых осуществляются профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля, не должен превышать пяти процентов от общего количества таких субъектов контроля в определенной сфере государственного контроля.
Глава 5. Субъективные критерии
17. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства о НАФ и архивах (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.
К грубой степени относится риск уничтожения или порча документов НАФ, а к уничтожению документов НАФ статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.
18. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:
1) формирование базы данных и сбор информации о нарушении требований;
2) анализ информации и оценка рисков.
19. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:
1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;
2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;
3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.
20. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.
21. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.
При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.
В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.
При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРз = (SР2 х 100/SР1 ) х 0,7,
SРз – показатель значительных нарушений;
SР1 – требуемое количество значительных нарушений;
SР2 – количество выявленных значительных нарушений;
При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРн = (SР2 х 100/SР1 ) х 0,3,
SРн – показатель незначительных нарушений;
SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;
SР2 – количество выявленных незначительных нарушений.
Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:
SР – общий показатель степени риска;
SРз – показатель значительных нарушений;
SРн – показатель незначительных нарушений.
22. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:
xi – показатель субъективного критерия,
wi – удельный вес показателя субъективного критерия xi ,
n – количество показателей.
Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.
23. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:
R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,
Rmax – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),
Rmin – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),
Rпром – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (Rпром = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).
Приложение
к Критериям оценки степени
риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан о Национальном
архивном фонде и архивах
Степени нарушений риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов
№ п/п
|
Критерии
|
Степень нарушения
|
1.
|
Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах)
|
значительное
|
2.
|
Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:
1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;
2) наименование вида документа, за исключением письма;
3) дата документа;
4) регистрационный номер (индекс) документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;
6) оттиск печати организации
|
незначительное
|
3.
|
Соответствие:
1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов;
2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования;
3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором;
4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом на всех документах
|
незначительное
|
4.
|
Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)
|
незначительное
|
5.
|
Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила документирования)
|
значительное
|
6.
|
Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов
|
незначительное
|
7.
|
Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации
|
незначительное
|
8.
|
Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид
|
значительное
|
9.
|
Наличие актов о выделении к уничтожению:
1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите;
2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите
|
значительное
|
10.
|
Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)
|
значительное
|
11.
|
Наличие грифов утверждения и согласования на документах
|
значительное
|
12.
|
Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе:
1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официального наименования организации;
3) наименования вида документа;
4) даты приказа;
5) регистрационного номера приказа;
6) места издания приказа;
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи;
10) отметки о согласовании приказа;
11) оттиска печати организации
|
значительное
|
13.
|
Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица
|
значительное
|
14.
|
Наличие:
1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных);
2) литера «л/с» или «к», добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис;
3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности
|
значительное
|
15.
|
1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов.
2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним
3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе:
1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения;
2) наименования вида документа;
3) даты;
4) регистрационного номера протокола;
5) места издания протокола;
6) грифа утверждения (в некоторых случаях);
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи
|
значительное
|
16.
|
Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом
|
незначительное
|
17.
|
Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением
|
незначительное
|
18.
|
Соответствие формирования:
1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке;
2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд;
3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений
|
незначительное
|
19.
|
Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников
|
незначительное
|
20.
|
Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов
|
значительное
|
21.
|
Соблюдение общих требований при формировании дел:
1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе;
3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках;
4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других;
5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров;
8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов;
9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова «последний» («последняя») в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)
|
значительное
|
22.
|
Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
|
значительное
|
23.
|
Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов:
1) наименования организации, наименования структурного подразделения;
2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела;
3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела;
4) архивного шифра дела
|
значительное
|
24.
|
Соблюдение порядка нумерации листов дела:
1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу;
2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно;
4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу;
5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование;
7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя;
8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов
|
незначительное
|
25.
|
Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.
Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)
|
незначительное
|
26.
|
Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации
|
незначительное
|
27.
|
Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища
|
незначительное
|
28.
|
Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее
|
значительное
|
29.
|
Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела
|
значительное
|
30.
|
Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив
|
значительное
|
31.
|
Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе:
1) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет;
2) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет;
3) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет;
4) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет;
5) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет;
6) опытно-конструкторской документации – 15 лет;
7) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
8) картографической документации – 25 лет;
9) геодезической документации – 25 лет;
10) телеметрической документации – 5 лет;
11) аудиовизуальной документации – 3 года;
12) электронных документов –5 лет
|
значительное
|
32.
|
Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования
|
значительное
|
33.
|
Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы
|
значительное
|
34.
|
Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей
|
значительное
|
35.
|
Соблюдение требований по хранению:
1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток;
2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару;
3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона;
4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке
|
значительное
|
36.
|
Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов):
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров;
2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров
|
значительное
|
37.
|
Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах
|
значительное
|
38.
|
Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах:
1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%;
2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %;
5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%
|
значительное
|
39.
|
Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища
|
значительное
|
40.
|
Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование
|
значительное
|
41.
|
Наличие паспорта архива организации
|
значительное
|
42.
|
Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов
|
значительное
|
43.
|
Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
|
значительное
|
44.
|
Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа
|
значительное
|
45.
|
Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
|
значительное
|
46.
|
Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения
|
значительное
|
47.
|
Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа
|
значительное
|
48.
|
Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов
|
значительное
|
49.
|
Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации)
|
значительное
|
50.
|
Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)
|
значительное
|
51.
|
Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)
|
значительное
|
52.
|
Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов
|
грубое
|
53.
|
Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах)
|
значительное
|
54.
|
Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей
|
незначительное
|
55.
|
Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка
|
значительное
|
56.
|
Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям:
1) название архивного фонда;
2) справочные данные об архивном фонде;
3) историческая справка к фонду;
4) аннотация о составе и содержании архивных документов;
5) информация об условиях доступа и использования;
6) библиография
|
значительное
|
57.
|
Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов
|
значительное
|
58.
|
Уничтожение документов Национального архивного фонда
|
грубое
|
59.
|
Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет
|
значительное
|
60.
|
Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)
|
значительное
|
Приложение 2 к
совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 9 июня 2017 года №172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301
Критерии оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 «Об утверждении формы проверочного листа» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 126 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 31148), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).
2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:
1) балл – количественная мера исчисления риска;
2) незначительное нарушение – нарушение требований к порядку использования единой нормативно-справочной информации, соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организации;
3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;
4) значительное нарушение – нарушение требований к функционалу систем электронного документооборота, к реквизитной части электронного документа, срокам хранения электронных документов и электронной регистрационной контрольной карточки к ним, к порядку использования электронного документооборота;
5) грубое нарушение – нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области электронного документа и электронных архивов (далее – требования), которое повлекло или может повлечь незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку электронных документов;
6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;
7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;
8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;
9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;
10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;
11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой угрозу законным интересам физических и юридических лиц, государства;
12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.
3. Кратность профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля определяется органами контроля в отношении субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой и средней степеням риска, не чаще двух раз в год.
4. Основанием для назначения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля является полугодовой список проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утвержденный первым руководителем государственного органа.
5. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.
5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.
Глава 2. Порядок формирования системы оценки и управления рисками при проведении проверки на соответствие квалификационным требованиям и профилактического контроля субъектов (объектов) контроля
6. При осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля относит субъекты (объекты) контроля к одной из следующих степеням риска (далее – степени риска):
7. Исходя из приоритетности применяемых источников информации в соответствии с порядком расчета общего показателя степени риска по субъективным критериям в соответствии с главой 3 настоящих Критериев рассчитывается общий показатель степени риска по субъективным критериям по шкале от 0 до 100.
По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:
1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 71 до 100 включительно;
2) к средней степени риска – при показателе степени риска от 31 до 70 включительно;
3) к низкой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 30 включительно.
Для субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой, средней и низкой степеням риска, проводятся проверки на соответствие требованиям, профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановые проверки.
8. Критерии оценки степени риска для проведения профилактического контроля субъектов (объектов) контроля формируются посредством определения объективных и субъективных критериев.
Глава 3. Объективные критерии
9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности электронных документов Национального архивного фонда (далее – НАФ), которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.
10. По объективным критериям относятся:
1) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота (далее – СЭД) государственных органов или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;
1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;
1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ, использующие СЭД.
11. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.
Глава 4. Субъективные критерии
12. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.
К грубой степени относится уничтожение документов НАФ, где применяется статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.
13. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:
1) формирование базы данных и сбор информации о нарушении требований;
2) анализ информации и оценка рисков.
14. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:
1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;
2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;
3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.
15. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.
16. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.
При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.
В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.
При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРз = (SР2 х 100/SР1 ) х 0,7,
SРз – показатель значительных нарушений;
SР1 – требуемое количество значительных нарушений;
SР2 – количество выявленных значительных нарушений;
При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРн = (SР2 х 100/SР1 ) х 0,3,
SРн – показатель незначительных нарушений;
SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;
SР2 – количество выявленных незначительных нарушений.
Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:
SР – общий показатель степени риска;
SРз – показатель значительных нарушений;
SРн – показатель незначительных нарушений.
17. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:
xi – показатель субъективного критерия,
wi – удельный вес показателя субъективного критерия xi ,
n – количество показателей.
Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.
18. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:
R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,
Rmax – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),
Rmin – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),
Rпром – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (Rпром = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).
Приложение
к Критериям оценки степени
риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан об электронном
документе и электронной цифровой
подписи в части электронного
документооборота и электронных
архивов в источниках комплектования
Национального архива
Республики Казахстан, центральных
государственных архивов
и государственных архивов,
за исключением государственных
и местных исполнительных органов
Степени нарушении риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
№ п/п
|
Критерии
|
Степень нарушения
|
1.
|
Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат;
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат
|
значительное
|
2.
|
Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов
|
значительное
|
3.
|
Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов
|
значительное
|
4.
|
Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной
|
незначительное
|
5.
|
Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации
|
значительное
|
6.
|
Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов
|
значительное
|
7.
|
Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки
|
грубое
|
8.
|
Уничтожение документов Национального архивного фонда
|
грубое
|
9.
|
Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года
|
значительное
|
10.
|
Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)
|
значительное
|
Приложение 3
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года
№ 172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года
№ 301
Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
В отношении ведомственных и частных архивов, являющиеся источниками комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля________________________
_________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля____________________________________________
_____________________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля____________________________
_____________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля_______________________________________
Адрес места нахождения____________________________________________
№п/п
|
Перечень требований
|
Соответствует требованиям
|
Не соответствует требованиям
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1.
|
Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанного каждого на отдельных бланках (отдельных листах)
|
|
|
2.
|
Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:
1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;
2) наименование вида документа, за исключением письма;
3) дата документа;
4) регистрационный номер (индекс) документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;
6) оттиск печати организации
|
|
|
3.
|
Соответствие:
1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов;
2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования;
3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором;
4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом, на всех документах
|
|
|
4.
|
Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)
|
|
|
5.
|
Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования
|
|
|
6.
|
Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов
|
|
|
7.
|
Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации
|
|
|
8.
|
Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид
|
|
|
9.
|
Наличие актов о выделении к уничтожению:
1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите;
2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите
|
|
|
10.
|
Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)
|
|
|
11.
|
Наличие грифов утверждения и согласования на документах
|
|
|
12.
|
Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе:
1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официального наименования организации;
3) наименования вида документа;
4) даты приказа;
5) регистрационного номера приказа;
6) места издания приказа;
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи;
10) отметки о согласовании приказа;
11) оттиска печати организации
|
|
|
13.
|
Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица
|
|
|
14.
|
Наличие:
1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных);
2) литера «л/с» или «к», добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис;
3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности.
|
|
|
15.
|
1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов.
2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.
3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе:
1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения;
2) наименования вида документа;
3) даты;
4) регистрационного номера протокола;
5) места издания протокола;
6) грифа утверждения (в некоторых случаях);
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи
|
|
|
16.
|
Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом
|
|
|
17.
|
Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением
|
|
|
18.
|
Соответствие формирования:
1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке;
2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд;
3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений.
|
|
|
19.
|
Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников
|
|
|
20.
|
Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов
|
|
|
21.
|
Соблюдение общих требований при формировании дел:
1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе;
3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках;
4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других;
5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров;
8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов;
9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова «последний» («последняя») в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)
|
|
|
22.
|
Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
|
|
|
23.
|
Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов:
1) наименования организации, наименования структурного подразделения;
2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела;
3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела;
4) архивного шифра дела
|
|
|
24.
|
Соблюдение порядка нумерации листов дела:
1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу;
2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно;
4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу;
5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование;
7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя;
8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов
|
|
|
25.
|
Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.
Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)
|
|
|
26.
|
Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации
|
|
|
27.
|
Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища
|
|
|
28.
|
Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее
|
|
|
29.
|
Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела
|
|
|
30.
|
Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив
|
|
|
31.
|
Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе:
1) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет;
2) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет;
3) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет;
4) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет;
5) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет;
6) опытно-конструкторской документации – 15 лет;
7) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
8) картографической документации – 25 лет;
9) геодезической документации – 25 лет;
10) телеметрической документации – 5 лет;
11) аудиовизуальной документации – 3 года;
12) электронных документов – 5 лет
|
|
|
32.
|
Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования
|
|
|
33.
|
Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы
|
|
|
34.
|
Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей
|
|
|
35.
|
Соблюдение требований по хранению:
1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток;
2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару;
3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона;
4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке
|
|
|
36.
|
Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов):
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров;
2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров
|
|
|
37.
|
Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах
|
|
|
38.
|
Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах:
1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%;
2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %;
5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%
|
|
|
39.
|
Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища
|
|
|
40.
|
Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование
|
|
|
41.
|
Наличие паспорта архива организации
|
|
|
42.
|
Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов
|
|
|
43.
|
Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
|
|
|
44.
|
Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа
|
|
|
45.
|
Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
|
|
|
46.
|
Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения
|
|
|
47.
|
Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа
|
|
|
48.
|
Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов
|
|
|
49.
|
Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-технической документации)
|
|
|
50.
|
Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)
|
|
|
51.
|
Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)
|
|
|
52.
|
Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов
|
|
|
53.
|
Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах)
|
|
|
54.
|
Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей
|
|
|
55.
|
Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка
|
|
|
56.
|
Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям:
1) название архивного фонда;
2) справочные данные об архивном фонде;
3) историческая справка к фонду;
4) аннотация о составе и содержании архивных документов;
5) информация об условиях доступа и использования;
6) библиография
|
|
|
57.
|
Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов
|
|
|
58.
|
Уничтожение документов Национального архивного фонда
|
|
|
59.
|
Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет
|
|
|
60.
|
Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)
|
|
|
Должностное (ые) лицо (а): ________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________________________ (должность) (подпись) Руководитель субъекта контроля: ________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ____________________________________________ (должность) (подпись)
Приложение 4
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года
№ 172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года
№ 301
Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
В отношении источников комплектования центральных и государственных архивов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля_______________________ ____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля_____________________________________________________________
____________________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля__________________________
____________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля____________________________________ ____________________________________________________________________
Адрес места нахождения__________________________________________
___________________________________________________________________
№ п/п
|
Перечень требований
|
Соответствует требованиям
|
Не соответствует требованиям
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1.
|
Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат;
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат
|
|
|
2.
|
Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов
|
|
|
3.
|
Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов
|
|
|
4.
|
Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, либо бумажной
|
|
|
5.
|
Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации
|
|
|
6.
|
Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов
|
|
|
7.
|
Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки
|
|
|
8.
|
Уничтожение документов Национального архивного фонда
|
|
|
9.
|
Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года
|
|
|
10.
|
Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)
|
|
|
Должностное (ые) лицо (а): _______________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись) Руководитель субъекта контроля: _______________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись)