Приказ Министерство культуры и спорта Республики Казахстан Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах от 9 июня 2017 года № 172

Близость слов :	Окончание :
как словосочетание в пределах абзаца	с любым окончанием точно, как в запросе По части слова
Искать :
искать везде искать в названии
Искать, включая суд. практику
вернуть по умолчанию

2

Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов
Совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 11 сентября 2017 года № 15644

Заголовок изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Редакция с изменениями и дополнениями  по состоянию на 01.07.2024 г.

В соответствии с пунктом 5 статьи 141 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан, ПРИКАЗЫВАЕМ:

Преамбула изложена в новой редакции Совместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 г. № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 г. № 114 (см. редакцию от 28.01.2019 г.)(изменение вводится в действие с 01.01.2023 г.)

1. Утвердить прилагаемые:

Пункт 1 изменен в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 28.01.2019 г. № 18 и Министра национальной экономики РК от 28.01.2019 г. № 11 (см. редакцию от 09.06.2017 г.) (изменение вводится в действие с 02.02.2019 г.)
Пункт 1 изложен в новой редакции Совместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 г. № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 г. № 114 (см. редакцию от 28.01.2019 г.)(изменение вводится в действие с 01.01.2023 г.)
Пункт 1 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

1) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;

2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;

4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу;

5) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 5 к настоящему совместному приказу;

6) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 6 к настоящему совместному приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего совместного приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после его официального опубликования размещение настоящего совместного приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, в течение двух рабочих дней после исполнения.

3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта  Республики Казахстан  ___________ А. Мухамедиулы

Министр национальной экономики Республики Казахстан  ____________ Т. Сулейменов

«СОГЛАСОВАН»
Председатель Комитета
по правовой статистике
и специальным учетам
Генеральной прокуратуры
Республики Казахстан
 ____________ Б. Мусин
 «___» ___________ 2017 года

1

Приложение 1 к
совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 9 июня 2017 года №172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301

Приложение 1 изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 28.01.2019 г. № 18 и Министра национальной экономики РК от 28.01.2019 г. № 11 (см. редакцию от 09.06.2017 г.) (изменение вводится в действие с 02.02.2019 г.)
Приложение 1 изложено в новой редакции Совместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 г. № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 г. № 114 (см. редакцию от 28.01.2019 г.)(изменение вводится в действие с 01.01.2023 г.)

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов

Заголовок изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии), разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 «Об утверждении формы проверочного листа» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 22 июня 2022 года № 48 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 28577), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

Пункт 1 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

Пункт 2 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

1) балл – количественная мера исчисления риска;

2) незначительное нарушение – нарушение требований, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения, соблюдения сроков передачи документов на хранение, оформления дел для передачи на хранение, порядка использования архивных документов;

3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;

4) значительное нарушение – нарушение требований, а именно:

по организации документооборота, по учету, хранению печатей, штампов, бланков, по приему, хранению, учету и использованию документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов;

5) грубое нарушение – нарушение требований, которое повлекло или может повлечь:

незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов НАФ и других архивных документов;

отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации;

6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;

7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;

8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;

9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;

10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;

11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой вред законным интересам физических и юридических лиц, государства;

12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.

3. Кратность профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля определяется органами контроля в отношении субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой и средней степеням риска, не чаще двух раз в год.

4. Основанием для назначения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля является полугодовой список проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утвержденный первым руководителем государственного органа.

5. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.

5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.

Глава 1 дополнена пунктом 5-1 в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Глава 2. Порядок формирования системы оценки и управления рисками при проведении проверки на соответствие квалификационным требованиям и профилактического контроля субъектов (объектов) контроля

6. При осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля относит субъекты (объекты) контроля к одной из следующих степеням риска (далее – степени риска):

1) высокий риск;

2) средний риск;

3) низкий риск.

7. Исходя из приоритетности применяемых источников информации в соответствии с порядком расчета общего показателя степени риска по субъективным критериям в соответствии с главой 3 настоящих Критериев рассчитывается общий показатель степени риска по субъективным критериям по шкале от 0 до 100.

По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:

1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 71 до 100 включительно;

2) к средней степени риска – при показателе степени риска от 31 до 70 включительно;

3) к низкой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 30 включительно.

Для субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой, средней и низкой степеням риска, проводятся профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановые проверки.

8. Критерии оценки степени риска для проведения профилактического контроля субъектов (объектов) контроля формируются посредством определения объективных и субъективных критериев.

Глава 3. Объективные критерии

9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.

10. По объективным критериям относятся:

Пункт 10 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

к высокой степени риска:

1) юридические лица, не являющиеся государственными органами, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

2) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

к средней степени риска:

1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

к низкой степени риска:

1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.

11. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.

Глава 4. Особенности формирования системы оценки и управления рисками для государственных органов, использующих информационные системы с учетом специфики и конфиденциальности, в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан

12. В целях реализации принципа поощрения добросовестных субъектов контроля и концентрации контроля на нарушителях субъекты (объекты) контроля освобождаются от проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля на период, определяемый критериями оценки степени риска регулирующего государственного органа, посредством применения субъективных критериев.

13. Субъекты (объекты) контроля переводятся с применением информационной системы с высокой степени риска в среднюю степень риска или со средней степени риска в низкую степень риска в соответствующих сферах деятельности субъектов контроля в случаях:

1) если такие субъекты заключили договоры страхования гражданско-правовой ответственности перед третьими лицами в случаях и порядке, установленных законами Республики Казахстан;

2) если в законах Республики Казахстан и критериях оценки степени риска регулирующих государственных органов определены случаи освобождения от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля или проведения;

3) если субъекты являются членами саморегулируемой организации, основанной на добровольном членстве (участии) в соответствии с Законом Республики Казахстан «О саморегулировании», с которой заключено соглашение о признании результатов деятельности саморегулируемой организации.

14. В целях освобождения от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, регулирующими государственными органами, а также государственными органами учитываются смягчающие индикаторы.

К смягчающим индикаторам относится:

1) наличие аудио и (или) видео фиксации, с передачей данных в онлайн-режиме;

2) наличие датчиков и фиксирующих устройств по передаче данных в системы государственных органов (датчики воды, датчики фиксации выбросов в атмосферу).

15. Освобождение от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля возможно на основании применяемых альтернативных (независимых) систем оценки и анализа рисков, аудита, экспертиз в соответствии с критериями оценки степени риска регулирующего государственного органа, если такие основания предусмотрены в международных договорах, ратифицированных Республикой Казахстан.

16. Система оценки и управления рисками государственными органами ведется с использованием информационных систем, относящих субъекты (объекты) контроля к конкретным степеням риска и формирующих списки проведения контрольных мероприятий, а также основывается на государственной статистике, итогах ведомственного статистического наблюдения, а также информационных инструментах.

При отсутствии информационной системы оценки и управления рисками минимально допустимый порог количества субъектов (объектов) контроля, в отношении которых осуществляются профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля, не должен превышать пяти процентов от общего количества таких субъектов контроля в определенной сфере государственного контроля.

Глава 5. Субъективные критерии

17. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства о НАФ и архивах (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

Пункт 17 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

К грубой степени относится риск уничтожения или порча документов НАФ, а к уничтожению документов НАФ статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.

18. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:

1) формирование базы данных и сбор информации о нарушении требований;

2) анализ информации и оценка рисков.

19. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

Пункт 19 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;

Подпункт 1 введен в действие с 01.07.2024 г. в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78

2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;

3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.

Подпункт 3 введен в действие с 01.07.2024 г. в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78

20. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.

21. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.

При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.

В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.

При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SР_з   = (SР₂   х 100/SР₁  ) х 0,7,

где:

SР_з   – показатель значительных нарушений;

SР₁   – требуемое количество значительных нарушений;

SР₂   – количество выявленных значительных нарушений;

При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SРн = (SР₂   х 100/SР₁  ) х 0,3,

где:

SР_н   – показатель незначительных нарушений;

SР₁   – требуемое количество незначительных нарушений;

SР₂   – количество выявленных незначительных нарушений.

Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:

SР = SР_з   + SР_н  ,

где:

SР – общий показатель степени риска;

SР_з   – показатель значительных нарушений;

SР_н   – показатель незначительных нарушений.

22. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:

Глава 5 дополнена пунктом 22 в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

x_i   – показатель субъективного критерия,

w_i   – удельный вес показателя субъективного критерия x_i  ,

n – количество показателей.

Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.

23. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:

Глава 5 дополнена пунктом 23 в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,

R_max   – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),

R_min   – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),

R_пром   – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (R_пром   = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).

Приложение
к Критериям оценки степени
риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан о Национальном
архивном фонде и архивах

Приложение изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Степени нарушений риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов


	
		
		
		
	
	
		
			
			№ п/п 
			
			
			Критерии 
			
			
			Степень нарушения 
			
		
		
			
			1. 
			
			
			Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			2. 
			
			
			Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 

			1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 

			2) наименование вида документа, за исключением письма; 

			3) дата документа; 

			4) регистрационный номер (индекс) документа; 

			5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 

			6) оттиск печати организации 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			3. 
			
			
			Соответствие: 

			1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 

			2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 

			3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 

			4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом на всех документах 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			4. 
			
			
			Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания) 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			5. 
			
			
			Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила документирования) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			6. 
			
			
			Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			7. 
			
			
			Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			8. 
			
			
			Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			9. 
			
			
			Наличие актов о выделении к уничтожению: 

			1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 

			2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			10. 
			
			
			Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			11. 
			
			
			Наличие грифов утверждения и согласования на документах 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			12. 
			
			
			Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: 

			1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 

			2) официального наименования организации; 

			3) наименования вида документа; 

			4) даты приказа; 

			5) регистрационного номера приказа; 

			6) места издания приказа; 

			7) заголовка к тексту; 

			8) текста; 

			9) подписи; 

			10) отметки о согласовании приказа; 

			11) оттиска печати организации 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			13. 
			
			
			Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			14. 
			
			
			Наличие: 

			1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 

			2) литера «л/с» или «к», добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 

			3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			15. 
			
			
			1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 

			2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним 

			3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 

			1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 

			2) наименования вида документа; 

			3) даты; 

			4) регистрационного номера протокола; 

			5) места издания протокола; 

			6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 

			7) заголовка к тексту; 

			8) текста; 

			9) подписи 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			16. 
			
			
			Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			17. 
			
			
			Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			18. 
			
			
			Соответствие формирования: 

			1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 

			2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 

			3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			19. 
			
			
			Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			20. 
			
			
			Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			21. 
			
			
			Соблюдение общих требований при формировании дел: 

			1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 

			2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 

			3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 

			4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других; 

			5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 

			6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 

			7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 

			8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 

			9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова «последний» («последняя») в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			22. 
			
			
			Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			23. 
			
			
			Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 

			1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 

			2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 

			3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 

			4) архивного шифра дела 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			24. 
			
			
			Соблюдение порядка нумерации листов дела: 

			1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 

			2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 

			3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 

			4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 

			5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 

			6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 

			7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 

			8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			25. 
			
			
			Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. 

			Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других) 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			26. 
			
			
			Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			27. 
			
			
			Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			28. 
			
			
			Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			29. 
			
			
			Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			30. 
			
			
			Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			31. 
			
			
			Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 

			1) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 

			2) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 

			3) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 

			4) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 

			5) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 

			6) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 

			7) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 

			8) картографической документации – 25 лет; 

			9) геодезической документации – 25 лет; 

			10) телеметрической документации – 5 лет; 

			11) аудиовизуальной документации – 3 года; 

			12) электронных документов –5 лет 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			32. 
			
			
			Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			33. 
			
			
			Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			34. 
			
			
			Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			35. 
			
			
			Соблюдение требований по хранению: 

			1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 

			2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 

			3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 

			4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			36. 
			
			
			Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 

			1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 

			2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 

			3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 

			4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 

			5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			37. 
			
			
			Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			38. 
			
			
			Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 

			1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 

			2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 

			3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 

			4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 

			5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65% 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			39. 
			
			
			Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			40. 
			
			
			Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			41. 
			
			
			Наличие паспорта архива организации 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			42. 
			
			
			Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			43. 
			
			
			Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			44. 
			
			
			Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			45. 
			
			
			Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			46. 
			
			
			Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			47. 
			
			
			Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			48. 
			
			
			Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			49. 
			
			
			Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			50. 
			
			
			Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			51. 
			
			
			Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 

			1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 

			2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 

			3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 

			4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 

			5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 

			6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 

			7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			52. 
			
			
			Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов 
			
			
			грубое 
			
		
		
			
			53. 
			
			
			Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах) 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			54. 
			
			
			Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			55. 
			
			
			Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			56. 
			
			
			Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 

			1) название архивного фонда; 

			2) справочные данные об архивном фонде; 

			3) историческая справка к фонду; 

			4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 

			5) информация об условиях доступа и использования; 

			6) библиография 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			57. 
			
			
			Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			58. 
			
			
			Уничтожение документов Национального архивного фонда 
			
			
			грубое 
			
		
		
			
			59. 
			
			
			Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			60. 
			
			
			Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) 
			
			
			значительное

1

Приложение 2 к
совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 9 июня 2017 года №172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301

Приложение 2 изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 28.01.2019 г. № 18 и Министра национальной экономики РК от 28.01.2019 г. № 11 (см. редакцию от 09.06.2017 г.) (изменение вводится в действие с 02.02.2019 г.)
Приложение 2 изложено в новой редакции Совместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 г. № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 г. № 114 (см. редакцию от 28.01.2019 г.)(изменение вводится в действие с 01.01.2023 г.)

Критерии оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов

Заголовок изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 «Об утверждении формы проверочного листа» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 126 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 31148), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

Пункт 1 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

Пункт 2 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

1) балл – количественная мера исчисления риска;

2) незначительное нарушение – нарушение требований к порядку использования единой нормативно-справочной информации, соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организации;

3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;

4) значительное нарушение – нарушение требований к функционалу систем электронного документооборота, к реквизитной части электронного документа, срокам хранения электронных документов и электронной регистрационной контрольной карточки к ним, к порядку использования электронного документооборота;

5) грубое нарушение – нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области электронного документа и электронных архивов (далее – требования), которое повлекло или может повлечь незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку электронных документов;

6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;

7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;

8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;

9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;

10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;

11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой угрозу законным интересам физических и юридических лиц, государства;

12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.

3. Кратность профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля определяется органами контроля в отношении субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой и средней степеням риска, не чаще двух раз в год.

4. Основанием для назначения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля является полугодовой список проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утвержденный первым руководителем государственного органа.

5. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.

5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.

Глава 1 дополнена пунктом 5-1 в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Глава 2. Порядок формирования системы оценки и управления рисками при проведении проверки на соответствие квалификационным требованиям и профилактического контроля субъектов (объектов) контроля

6. При осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля относит субъекты (объекты) контроля к одной из следующих степеням риска (далее – степени риска):

1) высокий риск;

2) средний риск;

3) низкий риск.

7. Исходя из приоритетности применяемых источников информации в соответствии с порядком расчета общего показателя степени риска по субъективным критериям в соответствии с главой 3 настоящих Критериев рассчитывается общий показатель степени риска по субъективным критериям по шкале от 0 до 100.

По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:

1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 71 до 100 включительно;

2) к средней степени риска – при показателе степени риска от 31 до 70 включительно;

3) к низкой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 30 включительно.

Для субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой, средней и низкой степеням риска, проводятся проверки на соответствие требованиям, профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановые проверки.

8. Критерии оценки степени риска для проведения профилактического контроля субъектов (объектов) контроля формируются посредством определения объективных и субъективных критериев.

Глава 3. Объективные критерии

9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности электронных документов Национального архивного фонда (далее – НАФ), которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.

Пункт 9 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

10. По объективным критериям относятся:

Пункт 10 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

к высокой степени риска:

1) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота (далее – СЭД) государственных органов или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;

к средней степени риска:

1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;

к низкой степени риска:

1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ, использующие СЭД.

11. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.

Глава 4. Субъективные критерии

12. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

Пункт 12 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

К грубой степени относится уничтожение документов НАФ, где применяется статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.

13. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:

1) формирование базы данных и сбор информации о нарушении требований;

2) анализ информации и оценка рисков.

14. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

Пункт 14 изложен в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;

Подпункт 1 введен в действие с 01.07.2024 г. в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78

2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;

3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.

Подпункт 3 введен в действие с 01.07.2024 г. в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78

15. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.

16. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.

При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.

В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.

При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SР_з   = (SР₂   х 100/SР₁  ) х 0,7,

где:

SР_з   – показатель значительных нарушений;

SР₁   – требуемое количество значительных нарушений;

SР₂   – количество выявленных значительных нарушений;

При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

SРн = (SР₂   х 100/SР₁  ) х 0,3,

где:

SР_н   – показатель незначительных нарушений;

SР₁   – требуемое количество незначительных нарушений;

SР₂   – количество выявленных незначительных нарушений.

Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:

SР = SР_з   + SР_н  ,

где:

SР – общий показатель степени риска;

SР_з   – показатель значительных нарушений;

SР_н   – показатель незначительных нарушений.

17. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:

Глава 4 дополнена пунктом 17 в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

x_i   – показатель субъективного критерия,

w_i   – удельный вес показателя субъективного критерия x_i  ,

n – количество показателей.

Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.

18. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:

Глава 4 дополнена пунктом 18 в соответствии с Совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,

R_max   – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),

R_min   – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),

R_пром   – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (R_пром   = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).

Приложение
к Критериям оценки степени
риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан об электронном
документе и электронной цифровой
подписи в части электронного
документооборота и электронных
архивов в источниках комплектования
Национального архива
Республики Казахстан, центральных
государственных архивов
и государственных архивов,
за исключением государственных
и местных исполнительных органов

Приложение изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Степени нарушении риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов


	
		
		
		
	
	
		
			
			№ п/п 
			
			
			Критерии 
			
			
			Степень нарушения 
			
		
		
			
			1. 
			
			
			Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 

			1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 

			2) RTF, DOCX - текстовый формат; 

			3) XLS, XLSX - табличный формат; 

			4) PPT, PPTX - презентации; 

			5) RAR, ZIP - архивированный формат 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			2. 
			
			
			Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			3. 
			
			
			Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			4. 
			
			
			Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной 
			
			
			незначительное 
			
		
		
			
			5. 
			
			
			Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			6. 
			
			
			Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			7. 
			
			
			Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки 
			
			
			грубое 
			
		
		
			
			8. 
			
			
			Уничтожение документов Национального архивного фонда 
			
			
			грубое 
			
		
		
			
			9. 
			
			
			Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года 
			
			
			значительное 
			
		
		
			
			10. 
			
			
			Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) 
			
			
			значительное

1

Приложение 3
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года
№ 172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года
№ 301

Приложение 3 изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 28.01.2019 г. № 18 и Министра национальной экономики РК от 28.01.2019 г. № 11 (см. редакцию от 09.06.2017 г.) (изменение вводится в действие с 02.02.2019 г.)
Приложение 3 изложено в новой редакции Совместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 г. № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 г. № 114 (см. редакцию от 28.01.2019 г.)(изменение вводится в действие с 01.01.2023 г.)
Приложение 3 изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

В отношении ведомственных и частных архивов, являющиеся источниками комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов.

  Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля________________________

  _________________________________________________________________

  Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля____________________________________________

 _____________________________________________________________________ (№, дата)

  Наименование субъекта (объекта) контроля____________________________

  _____________________________________________________________________

  (Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля_______________________________________

  Адрес места нахождения____________________________________________


	
		
		
		
		
	
	
		
			
			№п/п 
			
			
			Перечень требований 
			
			
			Соответствует требованиям 
			
			
			Не соответствует требованиям 
			
		
		
			
			1 
			
			
			2 
			
			
			3 
			
			
			4 
			
		
		
			
			1. 
			
			
			Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанного каждого на отдельных бланках (отдельных листах) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			2. 
			
			
			Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 

			1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 

			2) наименование вида документа, за исключением письма; 

			3) дата документа; 

			4) регистрационный номер (индекс) документа; 

			5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 

			6) оттиск печати организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			3. 
			
			
			Соответствие: 

			1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 

			2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 

			3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 

			4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом, на всех документах 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			4. 
			
			
			Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			5. 
			
			
			Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			6. 
			
			
			Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			7. 
			
			
			Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			8. 
			
			
			Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			9. 
			
			
			Наличие актов о выделении к уничтожению: 

			1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 

			2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			10. 
			
			
			Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			11. 
			
			
			Наличие грифов утверждения и согласования на документах 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			12. 
			
			
			Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: 

			1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 

			2) официального наименования организации; 

			3) наименования вида документа; 

			4) даты приказа; 

			5) регистрационного номера приказа; 

			6) места издания приказа; 

			7) заголовка к тексту; 

			8) текста; 

			9) подписи; 

			10) отметки о согласовании приказа; 

			11) оттиска печати организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			13. 
			
			
			Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			14. 
			
			
			Наличие: 

			1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 

			2) литера «л/с» или «к», добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 

			3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности. 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			15. 
			
			
			1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 

			2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним. 

			3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 

			1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 

			2) наименования вида документа; 

			3) даты; 

			4) регистрационного номера протокола; 

			5) места издания протокола; 

			6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 

			7) заголовка к тексту; 

			8) текста; 

			9) подписи 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			16. 
			
			
			Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			17. 
			
			
			Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			18. 
			
			
			Соответствие формирования: 

			1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 

			2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 

			3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений. 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			19. 
			
			
			Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			20. 
			
			
			Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			21. 
			
			
			Соблюдение общих требований при формировании дел: 

			1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 

			2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 

			3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 

			4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других; 

			5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 

			6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 

			7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 

			8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 

			9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова «последний» («последняя») в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			22. 
			
			
			Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			23. 
			
			
			Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 

			1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 

			2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 

			3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 

			4) архивного шифра дела 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			24. 
			
			
			Соблюдение порядка нумерации листов дела: 

			1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 

			2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 

			3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 

			4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 

			5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 

			6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 

			7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 

			8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			25. 
			
			
			Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. 

			Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			26. 
			
			
			Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			27. 
			
			
			Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			28. 
			
			
			Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			29. 
			
			
			Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			30. 
			
			
			Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			31. 
			
			
			Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 

			1) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 

			2) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 

			3) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 

			4) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 

			5) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 

			6) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 

			7) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 

			8) картографической документации – 25 лет; 

			9) геодезической документации – 25 лет; 

			10) телеметрической документации – 5 лет; 

			11) аудиовизуальной документации – 3 года; 

			12) электронных документов – 5 лет 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			32. 
			
			
			Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			33. 
			
			
			Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			34. 
			
			
			Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			35. 
			
			
			Соблюдение требований по хранению: 

			1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 

			2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 

			3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 

			4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			36. 
			
			
			Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 

			1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 

			2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 

			3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 

			4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 

			5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			37. 
			
			
			Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			38. 
			
			
			Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 

			1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 

			2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 

			3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 

			4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 

			5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65% 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			39. 
			
			
			Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			40. 
			
			
			Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			41. 
			
			
			Наличие паспорта архива организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			42. 
			
			
			Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			43. 
			
			
			Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			44. 
			
			
			Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			45. 
			
			
			Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			46. 
			
			
			Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			47. 
			
			
			Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			48. 
			
			
			Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			49. 
			
			
			Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-технической документации) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			50. 
			
			
			Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			51. 
			
			
			Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 

			1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 

			2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 

			3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 

			4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 

			5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 

			6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 

			7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			52. 
			
			
			Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			53. 
			
			
			Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах) 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			54. 
			
			
			Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			55. 
			
			
			Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			56. 
			
			
			Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 

			1) название архивного фонда; 

			2) справочные данные об архивном фонде; 

			3) историческая справка к фонду; 

			4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 

			5) информация об условиях доступа и использования; 

			6) библиография 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			57. 
			
			
			Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			58. 
			
			
			Уничтожение документов Национального архивного фонда 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			59. 
			
			
			Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			60. 
			
			
			Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)

 Должностное (ые) лицо (а): ________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________________________ (должность) (подпись) Руководитель субъекта контроля: ________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ____________________________________________ (должность) (подпись)

1

Приложение 4
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года
№ 172 и
Министра национальной экономики
Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года
№ 301

Приложение 4 изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 28.01.2019 г. № 18 и Министра национальной экономики РК от 28.01.2019 г. № 11 (см. редакцию от 09.06.2017 г.) (изменение вводится в действие с 02.02.2019 г.)
Приложение 4 изложено в новой редакции Совместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 г. № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 г. № 114 (см. редакцию от 28.01.2019 г.)(изменение вводится в действие с 01.01.2023 г.)
Приложение 4 изложено в новой редакции Совместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 г. № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 г.№ 78 (см. редакцию от 01.12.2022 г.)(изменение вводится в действие с 11.06.2023 г.)

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов

В отношении источников комплектования центральных и государственных архивов.

  Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля_______________________ ____________________________________________________________________

  Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля_____________________________________________________________

 ____________________________________________________________________ (№, дата)

  Наименование субъекта (объекта) контроля__________________________

  ____________________________________________________________________

  (Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля____________________________________ ____________________________________________________________________

  Адрес места нахождения__________________________________________

  ___________________________________________________________________


	
		
		
		
		
	
	
		
			
			№ п/п 
			
			
			Перечень требований 
			
			
			Соответствует требованиям 
			
			
			Не соответствует требованиям 
			
		
		
			
			1 
			
			
			2 
			
			
			3 
			
			
			4 
			
		
		
			
			1. 
			
			
			Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 

			1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 

			2) RTF, DOCX - текстовый формат; 

			3) XLS, XLSX - табличный формат; 

			4) PPT, PPTX - презентации; 

			5) RAR, ZIP - архивированный формат 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			2. 
			
			
			Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			3. 
			
			
			Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			4. 
			
			
			Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, либо бумажной 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			5. 
			
			
			Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			6. 
			
			
			Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			7. 
			
			
			Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			8. 
			
			
			Уничтожение документов Национального архивного фонда 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			9. 
			
			
			Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года 
			
			
			

			 
			
			
			

			 
			
		
		
			
			10. 
			
			
			Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)

 Должностное (ые) лицо (а): _______________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись) Руководитель субъекта контроля: _______________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись)

BESTPROFI

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

Юрклуб

Юрклуб NEW

Главный бухгалтер

Судебная практика OLD

Администрация медорганизации

Бизнес и закон

Главный бухгалтер NEW

OpenSud

Конструктор документов

Документы стран СНГ

Проверка контрагента

Дата

Тип документа

Номер

Номер в Мин. Юст.

Орган

Заголовок (текст)

Где искать

Близость слов

Окончание

Фильтры

Показывать акты, вносящие изменения

Сортировать по

Показывать акты, утратившие силу

Языки

Автор

Правообладатель

Судебная практика

Тип

Дата

Поиск по тексту Судебной практики

Где искать

Близость слов

Окончание

№ п/п	Критерии	Степень нарушения
1.	Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 2) RTF, DOCX - текстовый формат; 3) XLS, XLSX - табличный формат; 4) PPT, PPTX - презентации; 5) RAR, ZIP - архивированный формат	значительное
2.	Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов	значительное
3.	Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов	значительное
4.	Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной	незначительное
5.	Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации	значительное
6.	Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов	значительное
7.	Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки	грубое
8.	Уничтожение документов Национального архивного фонда	грубое
9.	Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года	значительное
10.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)	значительное

№ п/п	Перечень требований	Соответствует требованиям	Не соответствует требованиям
1	2	3	4
1.	Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 2) RTF, DOCX - текстовый формат; 3) XLS, XLSX - табличный формат; 4) PPT, PPTX - презентации; 5) RAR, ZIP - архивированный формат
2.	Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов
3.	Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов
4.	Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, либо бумажной
5.	Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации
6.	Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов
7.	Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки
8.	Уничтожение документов Национального архивного фонда
9.	Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года
10.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)

Эта возможность доступна только для зарегистрированных пользователей. Пожалуйста, войдите или зарегистрируйтесь.
Запомнить меня	Регистрация

BESTPROFI

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

Юрклуб

Юрклуб NEW

Главный бухгалтер

Судебная практика OLD

Администрация медорганизации

Бизнес и закон

Главный бухгалтер NEW

OpenSud

Конструктор документов

Документы стран СНГ

Проверка контрагента

Дата

Тип документа

Номер

Номер в Мин. Юст.

Орган

Заголовок (текст)

Где искать

Близость слов

Окончание

Фильтры

Показывать акты, вносящие изменения

Сортировать по

Показывать акты, утратившие силу

Языки

Автор

Правообладатель

Судебная практика

Тип

Дата

Поиск по тексту Судебной практики

Где искать

Близость слов

Окончание

Эта возможность доступна только для зарегистрированных пользователей. Пожалуйста, войдите или зарегистрируйтесь.

Сообщить об ошибке