Toggle Dropdown
Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 11 марта 2013 года № 8366.
Редакция с изменениями и дополнениями по состоянию на 09.12.2016 г.
В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.
2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).
3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Утверждена
приказом Министра
культуры и информации
Республики Казахстан
от 6 февраля 2013 года № 27
Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).
2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).
Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:
1) законодательных актов и других официальных документов;
2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;
3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;
4) документальных памятников истории и культуры;
5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;
6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;
7) страховых копий документов.
4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:
4) полноты и достоверности.
6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).
8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.
9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.
Приложение 1
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Кому представляется ________________________ (наименование получателя) Кем представляется __________________________(наименование отчитывающейся ____________________________________________ организации) Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года (наименование архива)
1. Состав и объем архивных документов
№ п/н
|
Показатели
|
Количество фондов
|
Количество единиц хранения
|
Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
|
в
с
е
г
о
|
в том числе
|
внесенных в описи
|
на государственном языке
|
учтенных особо ценных
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
Документы на бумажной основе. Всего
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Управленческая документация
|
|
|
|
|
|
|
1.2
|
Документы личного происхождения
|
|
|
|
|
|
|
1.3
|
Научно-техническая документация
|
|
|
|
|
|
|
1.4
|
Документы по личному составу
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Кинодокументы
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Фотодокументы
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Фонодокументы
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Видеодокументы
|
|
|
|
|
|
|
6
|
Машиночитаемая документация
|
|
|
|
|
|
|
7
|
Микроформы на правах подлинника
|
|
|
|
|
|
|
8
|
Итого
|
|
|
|
|
|
|
№ п/н
|
Показатели
|
Количество единиц учета
|
всего
|
в том числе внесенных в описи
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
Кинодокументы
|
|
|
2
|
Фонодокументы
|
|
|
3
|
Видеодокументы
|
|
|
4
|
Машиночитаемая документация
|
|
|
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
№ п/н
|
Показатели
|
Количество единиц хранения
|
Объем страхового фонда
|
скопированных для страхового фонда
|
имеющих фонд пользования
|
количество кадров негатива
|
количество единиц хранения страхового фонда
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
1
|
Документы на бумажной основе. Всего
|
|
|
|
|
1.1
|
Управленческая документация
|
|
|
|
|
1.2
|
Документы личного происхождения
|
|
|
|
|
1.3
|
Научно-техническая документация
|
|
|
|
|
1.4
|
Документы по личному составу
|
|
|
|
|
2
|
Кинодокументы
|
|
|
|
|
3
|
Фотодокументы
|
|
|
|
|
4
|
Фонодокументы
|
|
|
|
|
5
|
Видеодокументы
|
|
|
|
|
6
|
Машиночитаемая документация
|
|
|
|
|
7
|
Микроформы на правах подлинника
|
|
|
|
|
8
|
Итого
|
|
|
|
|
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных
№ п/н
|
Показатели
|
Количество описей (книг учета и описания)
|
Закаталогизировано
|
Создано баз данных о составе и содержании
документов
|
в
с
е
г
о
|
из них в полном комплекте
|
Количество фондов
|
Количество единиц хранения
|
Количество составленных карточек
|
Количество баз данных
|
объем в мега байтах
|
в
с
е
г
о
|
из них включенных в каталоги
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
1
|
Документы на бумажной основе. Всего
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Управленческая документация
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2
|
Документы личного происхождения
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3
|
Научно-техническая документация
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4
|
Документы по личному составу
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Кинодокументы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Фотодокументы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Фонодокументы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Видеодокументы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
Машиночитаемая документация
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7
|
Микроформы на правах подлинника
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8
|
Итого
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Справочно-информационные издания
№ п/н
|
Показатели
|
Количество
|
1
|
2
|
3
|
1
|
Изданные путеводители, краткие справочники по фондам
|
|
2
|
Изданные справочники по административно-территориальному делению
|
|
3
|
Изданные справочники по истории учреждений
|
|
4
|
Изданные справочники других типов
|
|
5
|
Всего изданных справочников
|
|
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
№ п/н
|
Показатели
|
Количество
|
1
|
2
|
3
|
1
|
Книги и брошюры
|
|
2
|
Газеты
|
|
3
|
Журналы
|
|
4
|
Другие виды печатной продукции
|
|
5. Условия хранения документов
№ п/н
|
Показатели
|
Количество
|
1
|
2
|
3
|
1
|
Здания архива
|
|
2
|
Специальные помещения
|
|
3
|
Приспособленные помещения
|
|
4
|
Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
|
|
5
|
Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
|
|
6
|
Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
|
|
7
|
Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
|
|
8
|
Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
|
|
9
|
Закартонировано документов (в единицах хранения)
|
|
________________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя ________________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Приложение 2
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Дата первого поступления фонда
|
Дата получения карточки фонда
|
Место хранения фонда
|
№ фонда/ Категория/ Форма собственности
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Крайние даты каждого названия фонда
|
Название фонда
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Объем фонда на 1 января
|
Годы
|
|
|
|
|
|
Количество единиц хранения/документов
|
|
|
|
|
|
В том числе неописанных единиц хранения/документов
|
|
|
|
|
|
имеющих страховые копии единиц хранения
|
|
|
|
|
|
Оборотная сторона карточки фонда
Название описи, аннотация документов
|
Начало года
|
Конец года
|
Название описи, аннотация документов
|
Начало года
|
Конец года
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Прежний № ___________ фонда Примечание________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Приложение 3
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
______________________________________ (наименование государственного архива, ______________________________________ музея, библиотеки)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
№ п/н
|
№ фонда
|
Категория
|
Название фондов
|
Поступило
|
Выбыло
|
Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года
|
Примечание
|
Название описи, аннотация документов
|
Годы
|
Название описи, аннотация документов
|
Годы
|
Внесенных в описи единиц хранения
|
Не внесенных единиц хранения/
документов
|
Имеющих страховые копии единиц хранения
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов; выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов; созданы страховые копии на __________ единиц хранения. На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____, утраченных __________ фондов, свободных номеров __________. Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Приложение 4
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Учетные сведения по фондовому каталогу
№ п/н
|
Наименование архива
|
Первый и последний номера фондов по списку фондов
|
Количество фондов по паспорту на 1 января
|
Количество карточек в фондовом каталоге
|
Количество свободных номеров фондов
|
Примечание
|
Всего
|
На фонды, хранящиеся в архиве
|
На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды
|
На утраченные фонды
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
__________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Приложение 5
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Кому представляется _______________________ (официальное наименование ___________________________________________государственного архива и его почтовый адрес) Кем представляется ________________________ (официальное наименование __________________________________________ отчитывающейся организации и его почтовый адрес) ___________________________________________ (форма собственности отчитывающейся организации)
Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию
№ п/н
|
Наименование показателей
|
Количество
|
Количество штатных работников
|
Количество согласованных с архивными учреждениями
|
Количество помещений для хранения документов
|
Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение
|
Номенклатуры дел
|
Инструкции, правила по делопроизводству
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Объединенные ведомственные архивы
|
|
|
|
|
|
|
2. Сведения об управленческой документации
№ п/н
|
Наименование показателей
|
Всего единиц хранения
|
Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)
|
Количество документов по личному составу (в единицах хранения)
|
Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)
|
Внесенных в описи
|
Хранящиеся сверх установленного срока
|
Всего
|
Внесенных в описи
|
|
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
|
|
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива
|
|
|
|
|
|
|
3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию
№ п/н
|
Виды организаций
|
Количество помещения для хранения документов
|
Количество штатных сотрудников
|
Количество единиц хранения внесенных в описи
|
Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
|
Всего единиц хранения
|
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
1
|
Государственные организации
|
|
|
|
|
|
2
|
Негосударственные организации
|
|
|
|
|
|
4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах
№ п/н
|
Виды организаций
|
Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении
|
Количество помещения для хранения документов
|
Количество штатных сотрудников
|
Количество единиц хранения внесенных в описи
|
Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
|
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
1
|
Государственные организации, хранящие кинодокументы
|
|
|
|
|
|
2
|
Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
|
|
|
|
|
|
3
|
Государственные организации, хранящие фотодокументы
|
|
|
|
|
|
4
|
Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
|
|
|
|
|
|
5
|
Государственные организации хранящие фонодокументы
|
|
|
|
|
|
6
|
Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
|
|
|
|
|
|
7
|
Государственные организации, хранящие видеодокументы
|
|
|
|
|
|
8
|
Негосударственные организации, хранящие видеодокументы
|
|
|
|
|
|
_____________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя