• Мое избранное
Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Внимание! Документ утратил силу с 19.08.2018 г.

Отправить по почте

Toggle Dropdown
  • Комментировать
  • Поставить закладку
  • Оставить заметку
  • Информация new
  • Редакции абзаца

Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 11 марта 2013 года № 8366.

Заголовок Настоящего Приказа изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) 
Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г.
Настоящий Приказ утратил силу с 19 августа 2018 года в соответствии с Приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.07.2018 г. № 168
Редакция с изменениями и дополнениями  по состоянию на 09.12.2016 г.
В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
Преамбула изложена в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) 
Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г.
1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.
Пункт 1 изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) 
Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г.
2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).
3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр М. Кул-Мухаммед
Утверждена
приказом Министра
культуры и информации
Республики Казахстан
от 6 февраля 2013 года № 27
Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Настоящие Правила изложены в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) 
Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г.
Глава 1. Общие положения
1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).
2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).
Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:
1) законодательных актов и других официальных документов;
2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;
3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;
4) документальных памятников истории и культуры;
5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;
6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;
7) страховых копий документов.
4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:
1) централизации;
2) унификации;
3) динамичности;
4) полноты и достоверности.
6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).
8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.
9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.
Приложение 1
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
 Кому представляется ________________________ (наименование получателя)   Кем представляется __________________________(наименование отчитывающейся   ____________________________________________ организации)   Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года (наименование архива)  
1. Состав и объем архивных документов

п/н

Показатели

Количество фондов

Количество единиц хранения

Количество единиц хранения, принятых на временное хранение

в

с

е

г

о

в том числе

внесенных в описи

на государственном языке

учтенных особо ценных


 

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Документы на бумажной основе. Всего


 


 


 


 


 


 

1.1

Управленческая документация


 


 


 


 


 


 

1.2

Документы личного происхождения


 


 


 


 


 


 

1.3

Научно-техническая документация


 


 


 


 


 


 

1.4

Документы по личному составу


 


 


 


 


 


 

2

Кинодокументы


 


 


 


 


 


 

3

Фотодокументы


 


 


 


 


 


 

4

Фонодокументы


 


 


 


 


 


 

5

Видеодокументы


 


 


 


 


 


 

6

Машиночитаемая документация


 


 


 


 


 


 

7

Микроформы на правах подлинника


 


 


 


 


 


 

8

Итого


 


 


 


 


 


 

Объем единицы учета

п/н

Показатели

Количество единиц учета

всего

в том числе внесенных в описи

1

2

3

4

1

Кинодокументы


 


 

2

Фонодокументы


 


 

3

Видеодокументы


 


 

4

Машиночитаемая документация


 


 

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

п/н

Показатели

Количество единиц хранения

Объем страхового фонда

скопированных для страхового фонда

имеющих фонд пользования

количество кадров негатива

количество единиц хранения страхового фонда

1

2

3

4

5

6

1

Документы на бумажной основе. Всего


 


 


 


 

1.1

Управленческая документация


 


 


 


 

1.2

Документы личного происхождения


 


 


 


 

1.3

Научно-техническая документация


 


 


 


 

1.4

Документы по личному составу


 


 


 


 

2

Кинодокументы


 


 


 


 

3

Фотодокументы


 


 


 


 

4

Фонодокументы


 


 


 


 

5

Видеодокументы


 


 


 


 

6

Машиночитаемая документация


 


 


 


 

7

Микроформы на правах подлинника


 


 


 


 

8

Итого


 


 


 


 

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных

п/н

Показатели

Количество описей (книг учета и описания)

Закаталогизировано

Создано баз данных о составе и содержании

документов

в

с

е

г

о

из них в полном комплекте

Количество фондов

Количество единиц хранения

Количество составленных карточек

Количество баз данных

объем в мега байтах

в

с

е

г

о

из них включенных в каталоги

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

Документы на бумажной основе. Всего


 


 


 


 


 


 


 


 

1.1

Управленческая документация


 


 


 


 


 


 


 


 

1.2

Документы личного происхождения


 


 


 


 


 


 


 


 

1.3

Научно-техническая документация


 


 


 


 


 


 


 


 

1.4

Документы по личному составу


 


 


 


 


 


 


 


 

2

Кинодокументы


 


 


 


 


 


 


 


 

3

Фотодокументы


 


 


 


 


 


 


 


 

4

Фонодокументы


 


 


 


 


 


 


 


 

5

Видеодокументы


 


 


 


 


 


 


 


 

6

Машиночитаемая документация


 


 


 


 


 


 


 


 

7

Микроформы на правах подлинника


 


 


 


 


 


 


 


 

8

Итого


 


 


 


 


 


 


 


 

Справочно-информационные издания

п/н

Показатели

Количество

1

2

3

1

Изданные путеводители, краткие справочники по фондам


 

2

Изданные справочники по административно-территориальному делению


 

3

Изданные справочники по истории учреждений


 

4

Изданные справочники других типов


 

5

Всего изданных справочников


 

4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

п/н

Показатели

Количество

1

2

3

1

Книги и брошюры


 

2

Газеты


 

3

Журналы


 

4

Другие виды печатной продукции


 

5. Условия хранения документов

п/н

Показатели

Количество

1

2

3

1

Здания архива


 

2

Специальные помещения


 

3

Приспособленные помещения


 

4

Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)


 

5

Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)


 

6

Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)


 

7

Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)


 

8

Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)


 

9

Закартонировано документов (в единицах хранения)


 

 ________________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя ________________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 2
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
Карточка фонда

Дата первого поступления фонда

Дата получения карточки фонда

Место хранения фонда

фонда/ Категория/ Форма собственности


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

Крайние даты каждого названия фонда

Название фонда


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

Объем фонда на 1 января

Годы


 


 


 


 


 

Количество единиц хранения/документов


 


 


 


 


 

В том числе неописанных единиц хранения/документов


 


 


 


 


 

имеющих страховые копии единиц хранения


 


 


 


 


 

Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, аннотация документов

Начало года

Конец года

Название описи, аннотация документов

Начало года

Конец года


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

 Прежний № ___________ фонда Примечание________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 3
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
 ______________________________________ (наименование государственного архива, ______________________________________ музея, библиотеки)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
 на 1 января 20___ года

п/н

фонда

Категория

Название фондов

Поступило

Выбыло

Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года

Примечание

Название описи, аннотация документов

Годы

Название описи, аннотация документов

Годы

Внесенных в описи единиц хранения

Не внесенных единиц хранения/

документов

Имеющих страховые копии единиц хранения


 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

 Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов; выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов; созданы страховые копии на __________ единиц хранения. На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____, утраченных __________ фондов, свободных номеров __________. Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 4
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
Учетные сведения по фондовому каталогу
 на 1 января 20___ года

п/н

Наименование архива

Первый и последний номера фондов по списку фондов

Количество фондов по паспорту на 1 января

Количество карточек в фондовом каталоге

Количество свободных номеров фондов

Примечание

Всего

На фонды, хранящиеся в архиве

На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды

На утраченные фонды

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

 __________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 5
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
Форма
 Кому представляется _______________________ (официальное наименование   ___________________________________________государственного архива и его почтовый адрес)   Кем представляется ________________________ (официальное наименование  __________________________________________ отчитывающейся организации и его почтовый адрес)  ___________________________________________ (форма собственности отчитывающейся организации)  
Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
 на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

п/н

Наименование показателей

Количество

Количество штатных работников

Количество согласованных с архивными учреждениями

Количество помещений для хранения документов

Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение

Номенклатуры дел

Инструкции, правила по делопроизводству

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Государственные организации профиля комплектования государственных архивов


 


 


 


 


 


 

2

Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов


 


 


 


 


 


 

3

Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов


 


 


 


 


 


 

4

Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов


 


 


 


 


 


 

5

Объединенные ведомственные архивы


 


 


 


 


 


 

2. Сведения об управленческой документации

п/н

Наименование показателей

Всего единиц хранения

Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)

Количество документов по личному составу (в единицах хранения)

Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)

Внесенных в описи

Хранящиеся сверх установленного срока

Всего

Внесенных в описи


 

Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения


 

Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения


 

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов


 


 


 


 


 


 

2

Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов


 


 


 


 


 


 

3

Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов


 


 


 


 


 


 

4

Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов


 


 


 


 


 


 

5

Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива


 


 


 


 


 


 

3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

п/н

Виды организаций

Количество помещения для хранения документов

Количество штатных сотрудников

Количество единиц хранения внесенных в описи

Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)

Всего единиц хранения

утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения

1

2

3

4

5

6

7

1

Государственные организации


 


 


 


 


 

2

Негосударственные организации


 


 


 


 


 

4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

п/н

Виды организаций

Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении

Количество помещения для хранения документов

Количество штатных сотрудников

Количество единиц хранения внесенных в описи

Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)

утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения

1

2

3

4

5

6

7

1

Государственные организации, хранящие кинодокументы


 


 


 


 


 

2

Негосударственные организации, хранящие кинодокументы


 


 


 


 


 

3

Государственные организации, хранящие фотодокументы


 


 


 


 


 

4

Негосударственные организации, хранящие фотодокументы


 


 


 


 


 

5

Государственные организации хранящие фонодокументы


 


 


 


 


 

6

Негосударственные организации, хранящие фонодокументы


 


 


 


 


 

7

Государственные организации, хранящие видеодокументы


 


 


 


 


 

8

Негосударственные организации, хранящие видеодокументы


 


 


 


 


 

 _____________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя