Номер пункта | Вид документа | Срок хранения документов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
Раздел 1. Организация системы управления Глава 1. Распорядительная деятельность |
1. | Законодательные акты Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, направленные для сведения и руководства | До минования надобности1 | 1 Относящиеся к деятельности организации - постоянно |
2. | Подзаконные нормативные правовые акты Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, ведомств, местных представительных и исполнительных органов, направленные для сведения и руководства | До минования надобности1 | 1 Относящиеся к деятельности организации - постоянно |
3. | Проекты законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов; документы (пояснительные записки, справки - обоснования, листы согласования, экспертные заключения, перечни, сравнительные таблицы, переписка) к ним, направленные для согласования | 3 года | |
4. | Планы подготовки нормативных правовых актов, направленные для сведения | 3 года | |
5. | Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, направленные для сведения и руководства | До минования надобности1 | 1 Относящиеся к деятельности организации - постоянно |
6. | Проекты приказов, распоряжений руководителя организации; основания к приказам руководителя организации по личному составу и взысканиях (не вошедшие в состав личных дел), о предоставлении отпусков, командировках и по административно-хозяйственным вопросам | 1 год | |
7. | Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы, тексты выступлений и тезисов, прайс-листы, поздравительные адреса, извещения, приглашения, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) по проведению международных, республиканских, отраслевых съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч, направленные для сведения и руководства | До минования надобности | |
Глава 2. Контроль |
8. | Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки) проверок деятельности организации, направленные для сведения | До минования надобности | |
9. | Переписка о проведении проверок, ревизий и обследований | 5 лет | |
10. | Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений физических и юридических лиц, направленные для сведения | 5 лет | |
11. | Базы данных учета приема граждан по личным вопросам, регистрации и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц | 5 лет | |
Глава 3. Организационные основы управления |
12. | Уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, указания и методические рекомендации, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
13. | Проекты уставов, положений, правил, инструкций, регламентов, указаний и методических рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 3 года1 | 1 После утверждения |
14. | Типовые структуры центральных и местных органов государственного управления, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
15. | Проекты типовых структур центральных и местных органов государственного управления | 3 года1 | 1 После утверждения |
16. | Переписка о разработке типовых структур центральных и местных органов государственного управления | 5 лет | |
17. | Перечни государственных учреждений - территориальных органов и подведомственных организаций государственного органа, направленные для сведения и руководства | 3 года1 | 1 После замены новыми |
18. | Перечни видов лицензируемой деятельности, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
19. | Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки и др.) по оперативной деятельности организации | 5 лет | |
Глава 4. Правовое обеспечение деятельности |
20. | Переписка по административным правонарушениям | 5 лет | |
21. | Документы (программы, расписания занятий, тесты) по правовому всеобучу работников организации | 5 лет | |
22. | Переписка по правовым вопросам | 3 года | |
Глава 5. Документационное обеспечение и организация хранения документов |
23. | Перечни документов с указанием сроков хранения, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
24. | Типовые и примерные номенклатуры дел, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
25. | Номенклатуры дел структурных подразделений | 5 лет | |
26. | Справки, сводки, сведения о документообороте в организации | 3 года | |
27. | Переписка по вопросам документирования, управления документацией и хранения документов | 3 года | |
28. | Реестры, списки на отправленные документы | 1 год | |
29. | Переписка об изготовлении печатей и штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан | 3 года | |
30. | Базы данных учета и выдачи: 1) печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан 2) печатей, штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски 3) перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами 4) отдельных листов, чертежей, специальных блокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кино и видеопленок, аудиокассет 5) документов и дел | 5 лет 5 лет 5 лет До минования надобности 3 года1 | 1 После возвращения документов и дел |
31. | Утвержденные сводные описи дел временного (свыше 10 лет) хранения | 3 года1 | 1 После уничтожения дел |
32. | Топографические карточки | 1 год1 | 1 После замены новыми |
33. | Документы (требования, заявки, заказы) о выдаче документов и дел во временное пользование | 3 года1 | 1 После возвращения документов и дел |
34. | Базы данных выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий | 5 лет | |
Раздел 2. Прогнозирование и планирование Глава 1. Организация и методика прогнозирования и планирования |
35. | Перечни показателей и форм к разработке проектов планов, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
Глава 2. Прогнозирование |
36. | Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственные, отраслевые (секторальные), региональные программы, стратегии, концепции социально-экономического и научно-технического развития, направленные для сведения и руководства | До минования надобности | |
37. | Проекты посланий Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития, направленные для согласования | До минования надобности | |
38. | Планы мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития, направленные для согласования | До минования надобности | |
39. | Проекты планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ социально-экономического и научно-технического развития, направленные для согласования | До минования надобности | |
40. | Индикативные планы социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы; планы развития национальных компаний и крупных государственных предприятий, направленные для сведения и руководства | До минования надобности | |
41. | Проекты индикативных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы; проекты планов развития национальных компаний и крупных государственных предприятий, направленные для сведения | До минования надобности | |
Глава 3. Текущее планирование |
42. | Месячные планы, бизнес-планы; документы (технико-экономические показатели, справки, сведения, анализы, таблицы, заключения, справки, расчеты, графики, переписка) к ним: | 1 год | |
43. | Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации | До минования надобности | |
44. | Годовые планы структурных подразделений организации | 3 года | |
45. | Переписка по вопросам планирования | 5 лет | |
Глава 4. Ценообразование |
46. | Прейскуранты, ценники, тарифы на товары, работы и услуги, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
47. | Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, корректировке и применении цен, тарифов на товары, работы и услуги, направленные для сведения и руководства | 3 года | |
48. | Сводные расчетные данные о результатах проверок обоснованности цен, тарифов на товары, работы и услуги, на которые применяются регулируемые государством цены и тарифы, направленные для сведения | До минования надобности | |
49. | Документы (экспертные заключения, расчеты, справки, обоснования, решения) по согласованию цен, тарифов на товары, работы и услуги | 5 лет | |
50. | Ценовые соглашения между производителями и поставщиками | 5 лет1 | 1 После истечения срока действия соглашения |
Раздел 3. Финансирование, кредитование |
51. | Оперативные отчеты по освоению средств республиканского (местного) бюджета | 5 лет | |
52. | Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, направленные для сведения | 1 год | |
53. | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления организации и административно-хозяйственные нужды | 5 лет | |
54. | Переписка о капитальных вложениях | 5 лет | |
55. | Переписка о финансовом планировании | 5 лет | |
56. | Переписка о соблюдении финансовой дисциплины | 5 лет | |
57. | Переписка о лимитах и экономических нормативах | 5 лет | |
58. | Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения | 1 год | |
Раздел 4. Учет и отчетность Глава 1. Бухгалтерский учет и отчетность |
59. | Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5 лет | |
60. | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 год | |
61. | Переписка о зачислении налогов и других обязательных платежей в бюджет, задолженности по ним | 5 лет | |
62. | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам) | 5 лет | |
63. | Переписка о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | 5 лет | |
64. | Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности | 5 лет | |
65. | Переписка о выплате заработной платы | 5 лет | |
66. | Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам | 5 лет | |
67. | Переписка о выдаче и возврате ссуд | 5 лет1 | 1 После погашения ссуды |
68. | База данных описи инвентарных карточек по учету активов | До минования надобности | |
69. | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности в организации | 5 лет | |
Глава 2. Отчетность, статистический учет и статистическая отчетность |
70. | Годовые отчеты структурных подразделений организации | 5 лет | |
71. | Оперативные статистические сводки о выполнении планов организации | 1 год | |
72. | База данных учета передаваемых статистических данных | 5 лет | |
73. | Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности | 5 лет | |
74. | Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект), направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
Раздел 5. Трудовые отношения Глава 1. Трудоустройство |
75. | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 лет | |
Глава 2. Организация труда |
76. | Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников, направленные для сведения и руководства | 3 года | |
77. | База данных учета работников, совмещающих должности | До минования надобности | |
78. | Переписка о нарушениях трудовой дисциплины | 3 года | |
79. | Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени | 3 года | |
80. | Табели (графики), электронные журналы учета рабочего времени | 1 год | |
Глава 3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда |
81. | Нормы труда (нормы времени, выработки, обслуживания, численности, нормированные задания, единые и типовые нормы), направленные для сведения | До замены новыми | |
82. | Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, квалификационный справочник должностей служащих, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
83. | Реестры должностей политических государственных служащих, категории и реестры должностей административных государственных служащих, перечни лиц, не являющихся государственными служащими, квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других служащих, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
84. | Переписка по вопросам оплаты труда | 5 лет | |
Глава 4. Охрана труда |
85. | Переписка о разработке и ходе выполнения планов улучшения условий, охраны труда, техники безопасности и санитарно-оздоровительных мероприятий | 5 лет | |
86. | Список производств, профессий и работ с тяжелыми и вредными условиями труда, на которых запрещается применение труда женщин, направленный для сведения и руководства | До замены новым | |
87. | Список (Перечень) производств, цехов, профессий и должностей с вредными (особо вредными) и (или) тяжелыми (особо тяжелыми), опасными (особо опасными) условиями труда, работа в которых дает право на ежегодный оплачиваемый дополнительный трудовой отпуск и сокращенную продолжительность рабочего времени, направленный для сведения и руководства | До замены новым | |
88. | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности | 5 лет | |
89. | База данных учета: 1) профилактических работ по технике безопасности 2) инструктажа по технике безопасности 3) проведения аттестации по технике безопасности | 10 лет 10 лет 5 лет | |
90. | База данных учета и регистрации административных взысканий и исполнения предписаний о нарушениях санитарных норм и правил | 5 лет | |
91. | Документы (списки, перечни, переписка) о проведении профилактических, гигиенических мероприятий, медицинских осмотров работников | 3 года | |
Раздел 6. Кадровое обеспечение Глава 1. Прием, перемещение и увольнение работников |
92. | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности | 3 года | |
93. | Списки: 1) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием 2) лиц, защитивших диссертации и получивших ученые степени 3) кандидатов на выдвижение по должности 4) лиц, прошедших аттестацию 5) военнообязанных | 10 лет До минования надобности 5 лет 5 лет 3 года | |
94. | Переписка об оформлении командировок | 5 лет | |
95. | Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных | 3 года | |
96. | Графики предоставления отпусков | 1 год | |
97. | База данных учета: 1) командированных и прибывших из командировок работников 2) военнообязанных 3) выдачи командировочных удостоверений | 5 лет 5 лет1 5 лет | 1 После увольнения или снятия с воинского учета |
Глава 2. Установление квалификации работников |
98. | Документы (тесты, итоговые сводки, ведомости, переписка и др.) о проведении аттестации, установлении квалификации | 5 лет | |
99. | Графики проведения аттестации, установления квалификации | 1 год | |
Глава 3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников |
100. | Образовательные программы, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
101. | Учебные планы, программы, направленные для сведения | До замены новыми | |
102. | Учебно-методические пособия, направленные для сведения и руководства | До минования надобности | |
103. | Переписка об организации курсов повышения квалификации работников | 3 года | |
104. | Графики работы курсов повышения квалификации | 3 года | |
105. | Ведомости учета часов работы преподавателей | 1 год | |
106. | Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов | 5 лет1 | 1 После замены новыми |
107. | Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий | 1 год | |
108. | Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий обучающимся работникам организации | 5 лет | |
109. | Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения | 5 лет1 | 1 После окончания обучения |
110. | Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения | 5 лет | |
111. | База данных регистрации выдачи дипломов, аттестатов, свидетельств и удостоверений о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | 5 лет | |
Раздел 7. Экономические, научные, культурные связи |
Глава 1. Организация экономических, научных и культурных связей |
112. | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей организаций иностранных государств | 5 лет | |
Глава 2. Осуществление экономических, научных и культурных связей |
113. | Программы (прогнозы, планы) установления и развития экономических, научных, культурных связей, направленные для сведения и руководства | 3 года | |
Раздел 8. Информационное обслуживание |
Глава 1. Сбор (получение) информации, маркетинг |
114. | Информационные обзоры | До минования надобности | |
115. | Документы (анкеты, тесты, интервью и др.) об оперативном анализе потребности в товарах, работах и услугах | До минования надобности | |
116. | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, в том числе изданных за рубежом | 3 года | |
117. | Переводы информационных статей из иностранных изданий | До минования надобности | |
118. | База данных регистрации научно-технических информационных изданий | 5 лет | |
119. | Документы (планы, акты, справки, переписка) о комплектовании и работе справочно-информационной службы организации | 5 лет | |
120. | Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных | До минования надобности | |
121. | Документы (списки, каталоги, заявки, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 год1 | 1 После получения подписной литературы |
122. | Базы данных учета документов справочно-информационной службы организации | До минования надобности | |
Глава 2. Распространение информации, реклама |
123. | Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, пресс-релизы, каталоги, списки, справочники, сборники и др.) | До минования надобности | |
124. | Статьи, тексты теле-радиопередач, брошюры, диаграммы, фотодокументы по научно-технической информации | До минования надобности | |
125. | Переписка о размещении и выпуске рекламы | 3 года | |
126. | Буклеты, плакаты, тексты реклам, проспекты, фотодокументы, видеодокументы и другие рекламные материалы | До минования надобности1 | 1 Ценные в художественном отношении или выполненные известными авторами - постоянно |
127. | Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы модули) текста рекламы, Web-site (Веб-страницы) в Интернете (переписка) о рекламной деятельности | До минования надобности | |
128. | Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий | 1 год | |
Раздел 9. Государственная закупка товаров, работ и услуг, организация хранения материально-имущественных ценностей Глава 1. Государственная закупка товаров, работ и услуг |
129. | Переписка о государственных закупках товаров через открытые товарные биржи | 5 лет | |
130. | Базы данных: 1) регистрации поступивших конкурсных заявок и потенциальных поставщиков товаров, работ и услуг 2) учета поставок товаров, осуществления работ и оказания услуг | 5 лет 5 лет | |
131. | Переписка по государственным закупкам товаров, работ и услуг | 5 лет | |
Глава 2. Организация хранения материально-имущественных ценностей |
132. | Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей | 3 года | |
Раздел 10. Административно-хозяйственные вопросы Глава 1. Соблюдение правил внутреннего распорядка |
133. | Правила внутреннего распорядка | 1 год1 | 1 После замены новыми |
134. | Переписка о нарушении правил внутреннего распорядка | 1 год | |
135. | Списки, переписка о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию | 1 год | |
136. | База данных регистрации удостоверений и пропусков | 3 года | |
137. | Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 год | |
138. | База данных регистрации прихода и ухода работников | 1 год | |
139. | Списки, база данных адресов и телефонов | 1 год1 | 1 После замены новыми |
140. | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах | 3 года | |
141. | Переписка о предоставлении мест в гостиницах | 3 года | |
Глава 2. Эксплуатация зданий, помещений |
142. | Переписка о предоставлении помещений организации, сдаче и приеме зданий в аренду, продлении сроков аренды | 5 лет | |
143. | Переписка о содержании зданий, дворов и тротуаров в надлежащем техническом и санитарном состоянии, благоустройстве дворов | 3 года | |
144. | Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений организации | 3 года | |
Глава 3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь |
145. | Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах | 5 лет | |
146. | Переписка о перевозке грузов | 5 лет | |
147. | Заявки на перевозку грузов | 1 год | |
148. | Нормативы загрузки транспортных средств | 1 год1 | 1 После замены новыми |
149. | Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях | 5 лет | |
150. | Переписка о техническом состоянии и списании транспортных средств | 5 лет1 | 1 После списания транспортных средств |
151. | Документы (заявки, сведения, переписка) о ремонте транспортных средств | 3 года | |
152. | Переписка о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей | 3 года1 | 1 После завершения документальной ревизии финансово - хозяйственной деятельности |
153. | Разрешения на установку и использование средств связи | 1 год1 | 1 После окончания эксплуатации средств связи |
154. | Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации | 5 лет | |
155. | Схемы линий внутренней связи организации | До замены новыми | |
Глава 4. Чрезвычайные ситуации, охрана |
156. | Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера | До замены новыми | |
157. | Нормы запасов оборудования и материалов на случай чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, направленные для сведения и руководства | До замены новыми | |
158. | Документы (сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации | 5 лет | |
159. | Схемы дислокации постов охраны | 1 год1 | 1 После замены новыми |
160. | Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны | 5 лет | |
161. | Документы (справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации | 5 лет | |
162. | Документы (справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации | 1 год | |
Раздел 11. Социальные вопросы |
163. | Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) | 5 лет | |
164. | Документы (докладные записки, списки, переписка) о предоставлении, распределении, обмене служебных жилищ, комнат в общежитиях государственного жилищного фонда | 5 лет1 | 1 После предоставления жилой площади |
165. | Переписка о выселении граждан из служебных жилищ, комнат в общежитиях государственного жилищного фонда | 5 лет1 | 1 После освобождения жилой площади |
166. | Переписка о коммунальном обслуживании служебных жилищ, общежитий государственного жилищного фонда | 3 года | |