О создании постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Республики Казахстан Согласовано: Директор Центрального Государственного архива Р. Сариева Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 15 июля 1999 г. № 411

В целях своевременного отбора и систематизации документов, обеспечения их сохранности до момента передачи на государственное хранение приказываю:

1. Создать постоянно действующую Центральную экспертную комиссию (ЦЭК) Министерства юстиции в составе:

Ваисов М.К. - вице-Министр юстиции, председатель комиссии;

Хамитов Р.Х. - директор Департамента внутренней администрации;

Укасова Ж.К. - начальник канцелярии;

Демин Б.А. - зав. сектором организации работы с секретными документами;

Абильдинова Б.Д. - зав. архивом Министерства юстиции, секретарь комиссии;

Сабденова Р.Б. - архивист высшей категории отдела комплектования и ведомственных архивов Центрального государственного архива Республики Казахстан.

2. Утвердить прилагаемое Положение  о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Республики Казахстан.

 
 И.о. Министра 
 
 М. Ваисов 
 
 

приказом   Министра юстиции 

1.1. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, в том числе научно-технической, кинофотофоно и другой специальной документации, их отбору и подготовке для архивного хранения, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) структурных подразделений Министерства и подведомственных ему организаций создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

1.2. Центральная экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководством Министерства.

1.3. Центральная экспертная комиссия образуется приказом Министра юстиции РК из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством вице-Министра. В состав комиссии в обязательном порядке включаются зав. архивом и представитель Центрального государственного архива Республики Казахстан.

1.4. В своей работе Центральная экспертная комиссия руководствуется Положением  о Государственном архивном фонде Республики Казахстан, Основными правилами  документирования и управления документацией, приказами и указаниями Министерства юстиции РК, Правилами, инструкциями и указаниями Центрального государственного архива РК, типовыми и ведомственными перечнями документов и настоящим Положением.

Центральная экспертная комиссия Министерства осуществляет следующие функции:

2.1. Рассматривает и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, а также по вопросам организации документов в делопроизводстве (классификация документов, разработка номенклатуры дел, подготовка их для архивного хранения) и представляет эти рекомендации на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии  Центрального государственного архива Республики Казахстан.

2.2. Рассматривает и представляет на утверждение Центрального государственного архива Республики Казахстан проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, вводных, примерной и типовой номенклатуры, перечней документов со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче на хранение в государственные архивы, типовых положений об экспертных комиссиях подведомственных учреждений, а также проекты других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовка документов для последующего хранения и использования.

2.3. Определяет совместно с Центральным архивом и службой делопроизводства Министерства организацию и порядок отбора документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях, уделяя основное внимание отбору на стадии делопроизводства документов, подлежащих передаче в Государственный архив и экспертизе ценности документов с отметкой "ЭПК".

2.4. Рассматривает и одобряет сводные описи дел (годовые разделы) постоянного хранения и выносит решение о представлении их на утверждение ЭПК Центрального государственного архива Республики Казахстан, а также утверждает описи дел долговременного хранения.

2.5. Регулярно рассматривает разделы описи дел, подлежащих передаче в архивный фонд "Новая столица".

2.6. Рассматривает и утверждает акты о выделении к уничтожению документов, хранящихся в центральном архиве Министерства и в установленном порядке выдает разрешение на их уничтожение.

2.7. По согласованию с соответствующим архивным учреждением может выносить решения о предоставлении права экспертным комиссиям подведомственных учреждений самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения по актам установленной формы после рассмотрения описей дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу за соответствующий хронологический период (при наличии утвержденного перечня документов со сроками хранения).

2.8. Рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменения сроков хранения отдельных категорий документов и в установленном порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения их архивными учреждениями.

2.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий подведомственных учреждений, осуществляет проверку их деятельности и периодически заслушивает на своих заседаниях доклады и сообщения председателей этих комиссий.

2.10. Организует инструктаж и консультации для членов ЭК подведомственных учреждений.

Участвует совместно с Центральным архивом Министерства и делопроизводственными службами в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных служб и архивов, а также членов ЭК подведомственных организаций.

Центральной экспертной комиссии предоставляется право:

3.1. В соответствии с установленными требованиями давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным ему организациям по вопросам отбора документов на хранение и уничтожение, упорядочения и передачи их в архив Министерства, а также розыска недостающих дел постоянного и долговременного хранения, запрашивать письменные объяснения и о причинах отсутствия дел и документов.

3.2. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственных служб и архива о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состояния учета и сохранности дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

3.3. Запрашивать от структурных подразделений Министерства и подведомственных ему организаций заключения и другие материалы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства и подведомственных ему организаций, а также, в случае необходимости, работников соответствующих архивных учреждений.

3.5. Принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архива подведомственных учреждений.

3.6. Информировать руководителей Министерства по вопросам деятельности ЦЭК и ЭК подведомственных учреждений.

4.1. Центральная экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией  Центрального государственного архива Республики Казахстан и получает от нее организационно-методические указания.

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством Министерства, и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности.

4.4. Заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

4.5. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов.

Обязательному утверждению Центральным государственным архивом РК подлежат: решения ЦЭК об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; проекты типовой и примерной номенклатуры дел; предложения об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, типовой и примерной номенклатурой дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовой и примерной номенклатурой дел.

4.6. Решения ЦЭК по результатам рассмотрения работы экспертных комиссий подведомственных учреждений доводятся до сведения их руководителей.

4.7. Ведение делопроизводства ЦЭК и хранение ее документов возлагается на зав. архивом.