Об утверждении Положения о ведомственном архиве органов и учреждений прокуратуры Республики Казахстан Приказ Генерального Прокурора Республики Казахстан от 4 января 2006 года № 2

В связи с Основными правилами   работы ведомственных архивов, в целях установления единого порядка работы ведомственных архивов органов и учреждений прокуратуры и учета архивных документов, руководствуясь ст. 11   Закона Республики Казахстан «О прокуратуре»,

1. Утвердить прилагаемое Положение   о ведомственном архиве органов и учреждений прокуратуры Республики Казахстан.

2. Приказ   Генерального Прокурора Республики Казахстан от 30 июня 2000 года № 58 «Об утверждении Положения об архиве органов прокуратуры, научных и других учреждений при Генеральной прокуратуре Республики Казахстан» признать утратившим силу.

3. Настоящий приказ направить Комитету по правовой статистике и специальным учетам, Главной военной прокуратуре, прокурорам областей, г.г. Астаны, Алматы и приравненным к ним, прокурорам специализированных прокуратур, руководителям научных и других учреждений при Генеральной прокуратуре.

 
 Генеральный Прокурор 
 
 
 
 
 Республики Казахстан 
 
 
 
 
 государственный советник 
 
 
 
 
 юстиции 2 класса 
 
 Р. Тусупбеков 
 
 

УТВЕРЖДЕНО

приказом   Генерального Прокурора

Республики Казахстан

от 4 января 2006 года № 2

1. В соответствии с Законом   Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» документы, образованные в результате деятельности органов прокуратуры и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Национального архивного фонда Республики Казахстан и подлежат постоянному хранению в качестве национального достояния в Центральном государственном архиве Республики Казахстан, государственных областных архивах.

До передачи на государственное хранение указанные документы временно, в пределах установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков, хранятся в архивах органов и учреждений прокуратуры.

2. Органы и учреждения прокуратуры обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, образующихся в их деятельности, своевременно осуществляют передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств органов и учреждений прокуратуры.

За утрату и порчу документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, должностные и ответственные за хранение лица органов и учреждений прокуратуры несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

3. Для временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, дел по личному составу (в том числе документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение), законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки передачи на государственное хранение, создаются ведомственные архивы.

Ведомственный архив органов и учреждений прокуратуры создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. В составе ведомственного архива образуется электронный архив.

Архивы обеспечиваются необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

4. В своей работе архивы органов и учреждений прокуратуры руководствуются Законом   Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», Положением   о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденном постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года, Инструкцией   «О порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц», утвержденной приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 26 декабря 2000 года № 83, Основными правилами   работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93, Инструкцией   о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47, Типовыми правилами   документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33, Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Республики Казахстан от 25 февраля 2004 года № 11, Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства РК от 14 марта 2000 года № 390-16с, Перечнем   документов органов и учреждений прокуратуры Республики Казахстан с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Генерального Прокурора Республики Казахстан от 20 сентября 1999 года № 81, приказами, указаниям руководства Генеральной прокуратуры, нормативно-методическими документами Центрального государственного архива Республики Казахстан и настоящим Положением.

5. Положение согласовывается с Комитетом информации архивов и утверждается руководством Генеральной прокуратуры.

6. Ведомственный архив является составной частью Управления по надзору за применением законов о рассмотрении обращений граждан и делопроизводства Аппарата Генерального Прокурора, отдела защиты государственных секретов и документационных служб нижестоящих органов и учреждений прокуратуры.

7. Ведомственный архив работает по планам Управления по надзору за применением законов о рассмотрении обращений граждан и делопроизводства, отдела защиты государственных секретов, документационных служб нижестоящих органов и учреждений прокуратуры, утвержденным руководством Генеральной прокуратуры, органов и учреждений прокуратуры и отчитывается перед ними о своей работе.

8. Контроль за деятельностью ведомственного архива осуществляют непосредственно начальники Управления по надзору за применением законов о рассмотрении обращений граждан и делопроизводства, отдела защиты государственных секретов и руководство органов и учреждений прокуратуры.

9. Методическую и практическую помощь в работе ведомственных архивов осуществляет уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией Республики Казахстан, местные уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией, и соответствующие государственные архивы республики.

10. Основными задачами ведомственного архива являются:

1) комплектование документов, состав которых предусмотрен п. 12   настоящего Положения;

2) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, временно хранящихся в ведомственном архиве;

3) подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, на государственное хранение в соответствующий государственный архив с соблюдением установленных требований;

4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве органов и учреждений прокуратуры.

11. В соответствии с возложенными задачами архив выполняет следующие функции:

1) принимает, не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством документы и дела структурных подразделений прокуратуры, обработанные в соответствии с установленными требованиями, обеспечивает их учет и сохранность;

2) разрабатывает и согласовывает с Центральным государственным архивным учреждением, соответствующими государственными архивными учреждениями на местах, графики представления описей дел, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и передачи документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан на государственное хранение;

3) разрабатывает и представляет не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение центральной экспертной комиссии органов и учреждений прокуратуры и экспертно-проверочной комиссии соответствующих государственных архивов.

4) осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов и дел;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам, обеспечивает его преемственность (совместимость) с научно-справочным аппаратом соответствующих государственных архивов.

6) с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и передачи их на государственное хранение разрабатывает перечень таких документов, утверждаемый руководителями органов прокуратуры; формирует из копии специальные дела с отражением их в номенклатуре;

7) организует использование документов

- информирует руководство и работников прокуратуры о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении ведомственного архива;

- исполняет запросы сторонних организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

8) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Центральной экспертной комиссии органов и учреждений прокуратуры;

9) оказывает методическую помощь делопроизводственной службе в составлении номенклатуры дел органов и учреждений прокуратуры, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку и передачу дел на хранение в архив;

10) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников делопроизводственной и архивной служб органов и учреждений прокуратуры;

11) раз в три года представляет в Центральный государственный архив и соответствующие архивные учреждения на местах сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

12) готовит и в установленном порядке передает на государственное хранение в соответствующий государственный архив документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан.

12. В ведомственный архив поступают:

1) законченные делопроизводством документы органов и учреждений прокуратуры постоянного (вечного) хранения, образованные в деятельности Генеральной прокуратуры, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; дела (документы) по личному составу, в том числе подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение;

2) документы постоянного (вечного) хранения, образованные в деятельности Генеральной прокуратуры, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; дела (документы) по личному составу, в том числе подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение;

3) документы постоянного (вечного) хранения, образованные в деятельности органов и учреждений прокуратуры, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; дела (документы) по личному составу, в том числе подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение, образованные в деятельности органов и учреждений прокуратуры;

4) иная документация, образованная в деятельности органов и учреждений прокуратуры, в том числе научно-техническая, аудиовизуальная и машиночитаемая;

5) служебные и ведомственные издания.

13. Прием документов от структурных подразделений на хранение в архив осуществляется в порядке, определенном приказом Генерального Прокурора Республики Казахстан от 25 февраля 2004 года № 11 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры» по графику. Передачу дел, обработку документов, составление описей осуществляют специалисты структурных подразделений.

Вместе с документами передаются регистрационно-контрольные карточки для пополнения ими справочного фонда архива (по ним проводится сверка наличия документов).

Прием и передача документов в архив оформляется актом, подписанным руководителем и специалистом соответствующего структурного подразделения и специалистом, обеспечивающим работу архива.

На отсутствующие документы (в случае утраты) составляется акт, подписанный руководителем и специалистом структурного подразделения. Экземпляр акта передается в архив.

14. Обработка документов проводится ежегодно. В ходе ее осуществляется экспертиза ценности документов, составляются и оформляются отдельные разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны иметь титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.

При реорганизации или ликвидации органов и учреждений прокуратуры проводится внеплановая обработка документов. Специалист соответствующего структурного подразделения в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела и надзорные производства, оформляет и передает в архив независимо от сроков хранения.

При выделении из состава органов и учреждений прокуратуры структурного подразделения со статусом новой организации, ему передаются профильные незавершенные в делопроизводстве дела, а также личные дела и лицевые счета работников, перешедших во вновь образованную организацию.

При ликвидации органов и учреждений прокуратуры без правопреемников их дела с документами по личному составу подлежат передаче в государственный архив.

15. Для организации обработки документов и рассмотрения ее результатов создается центральная экспертная комиссия (далее ЦЭК) или экспертная комиссии (далее ЭК). Задачи, функции и порядок работы ЦЭК (ЭК) определяется Положением о ней.

В процессе обработки используется Перечень документов органов и учреждений прокуратуры с указанием сроков их хранения и сводная номенклатура дел.

16. Экспертиза ценности документов проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подготовки их к передаче на постоянное хранение в государственный архив и определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда.

Экспертиза ценности документов проводится путем их полистного просмотра. Вторые экземпляры, черновики, неоформленные копии документов подлежат изъятию.

17. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в 2-х экземплярах, которые передаются в государственный и ведомственные архивы.

Порядок уничтожения документов с пометой «Для служебного пользования» определен приказом   председателя Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов от 29 августа 2000 года № 8 «Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения».

18. Документы Национального архивного фонда в соответствии с законодательством Республики Казахстан подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив за счет сил и средств организации.

19. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственных архивах:

- образованных в деятельности Генеральной прокуратуры Республики Казахстан - 15 лет;

- образованных в деятельности органов и учреждений прокуратуры - 10 лет.

Передача осуществляется на основании описи дел постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом.

20. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих реставрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел.

Проверка дел постоянного хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу - 10 лет, документов на электронных носителях - 3 года.

21. Внеочередная проверка проводится:

- до и после перемещения дел в другое помещение (архивохранилище);

- после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение или доступ в архивохранилища посторонних лиц;

- смене лица, ответственного за работу ведомственного архива;

- реорганизации (ликвидации) органа или учреждения прокуратуры. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки.

По итогам составляется справка, подлежащая утверждению руководителем органов и учреждений прокуратуры по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа управления архивами и документацией.

По завершении проверки в конце описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с проставлением записи «Проверена» и дата.

Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и представления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.

22. Ведомственному архиву предоставляется отдельное здание, специализированное (приспособленное) для хранения документов или помещение в здании органов и учреждений прокуратуры.

Архивохранилище обеспечивается современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией.

Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилище не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

В архивохранилищах устанавливаются металлические двери, на окнах металлические решетки.

23. Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами, вспомогательными - металлические шкафы и сейфы.

Документы размещаются на полках средств хранения в стандартных архивных коробках, электронные носители - футлярах.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

24. Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19 градусов, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) электронных носителях - температура +15 - +25, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха.

Архивохранилища содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, накопления пыли.

Дела, пораженные плесенью и насекомыми подлежат срочной передаче на специальную обработку в санитарно-эпидемиологическую службу.

25. Выдача дел из архива осуществляется по требованию, подписанному начальником структурного подразделения или лицом его замещающим, с отметкой в журнале на срок, не более месяца.

При выдаче и возвращении дела проверяется нумерация листов и состояние документов дела.

При обнаружении повреждений дела, отсутствия отдельных листов составляется акт, который передается руководителю органов и учреждений прокуратуры для принятия мер в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

26. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих, итоговых изменений в составе и объеме архивных фондов и является основой для составления листов архивного фонда, паспорта ведомственного архива.

Учет каждого поступления или выбытия документа ведется под самостоятельным порядковым номером.

27. Для выполнения возложенных основных задач и функций ведомственный архив имеет право:

1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Генеральной прокуратуры, в нижестоящих органах и учреждений прокуратуры;

2) запрашивать от структурных подразделений и органов и учреждений прокуратуры сведения, необходимые для работы ведомственного архива;

3) информировать руководство прокуратуры о выявленных недостатках в оформлении и хранении документов в структурных подразделениях Генеральной прокуратуры и органах и учреждений прокуратуры.

28. Специалист, ответственный за работу архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

 
 СОГЛАСОВАНО 
 
 ОДОБРЕНО 
 
 
 протоколом ЦЭПК Комитета 
 
 протоколом ЭК 
 
 
 информации и архивов 
 
 Генеральной прокуратуры 
 
 
 Министерства культуры информации 
 
 Республики Казахстан 
 
 
 и спорта Республики Казахстан 
 
 6 декабря 2005 года № 3 
 
 
 27 декабря 2005 года № 6