Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93.

В соответствии с Планом мероприятий по реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Основные правила работы ведомственных архивов.

2. Направить Основные правила работы ведомственных архивов в установленном законодательством порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Казахстан.

3. Определить, что после государственной регистрации Основные правила работы ведомственных архивов имеют обязательную силу для ведомственных архивов государственных организаций, осуществляющих хранение управленческой документации.

4. Приказ вводится в действие после его государственной регистрации.

Председатель Комитета 

1. Основные правила работы ведомственных архивов (далее - Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", Указом Президента Республики Казахстан от 16 марта 2001 года N 573 "О Государственной программе формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан на 2001-2003 годы", постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года N 1538 "Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан", постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 мая 2001 года N 674 "Об утверждении Плана мероприятий по реализации Государственной программы формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан", постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы" и постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 мая 2002 года N 578 "Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов". 

2. Ведомственный архив организации создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. В составе ведомственного архива образуется электронный архив. 

3. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о нем, определяющим задачи, функции, источники комплектования и состав принимаемых документов. 

4. Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем организации по согласованию с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан или местным уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией. 

5. Настоящие Правила применяются в работе ведомственных архивов, хранящих несекретную управленческую документацию. 

6. Методическую и практическую помощь по внедрению настоящих Правил в практику работы ведомственных архивов и контроль за их выполнением осуществляют уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией Республики Казахстан, местные уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией (далее - уполномоченные органы), центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивы). 

7. Руководитель организации и работники ведомственного архива, виновные в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан. 

8. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

9. Прием документов от структурных подразделений организации осуществляется в порядке, определенном приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33 "О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан" (государственный регистрационный N 2331).

10. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу другой организации - источника комплектования ведомственного архива принимаются по описям дел, документы временного (до 10 лет включительно) хранения - по номенклатуре дел за соответствующий период.

11. Обработка документов проводится ежегодно в соответствии с планом работы ведомственного архива. В ходе ее осуществляется экспертиза ценности документов, составляются и оформляются отдельные разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (далее - описи дел) и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 

12. При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая обработка документов. 

13. Обработка документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан проводится за счет сил и средств организации.

14. Для организации обработки документов и рассмотрения ее результатов в организации создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) или экспертная комиссия (далее - ЭК). Задачи, функции и порядок работы ЦЭК (ЭК) определяются Положением (приложение 1) 

о ней. 

15. В процессе обработки используются типовой, отраслевой (ведомственный) перечень документов с указанием сроков их хранения, типовая (примерная) номенклатура дел и номенклатура дел организации за соответствующий период.

16. Экспертиза ценности документов проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - Национального архивного фонда), подготовки их к передаче на постоянное хранение в государственный архив и определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда. 

17. Экспертиза ценности документов осуществляется путем их полистного просмотра. Вторые экземпляры, черновики, неоформленные копии документов подлежат изъятию из дел.

18. Описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются отдельно по каждому архивному фонду, в пределах которого им присваиваются самостоятельные порядковые номера. 

19. При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке. 

20. Опись дел завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти). Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер. 

21. Описи дел, составленные в связи с реорганизацией (ликвидацией) организации, являются завершенными вне зависимости от общего количества включенных заголовков. 

22. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков. 

23. Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указывается его заголовок, а в графе "Примечание" - отметка "Смотри дело N ". 

24. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу утверждаются руководителем организации и ЭПК соответствующего уполномоченного органа после одобрения ЦЭК (ЭК) организации. 

25. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после одобрения ЦЭК (ЭК) организации. 

26. Заголовки однородных документов и дел вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, под обобщенным наименованием. 

27. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа после одобрения ЦЭК (ЭК) организации.

28. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу в зависимости от видов носителей документов составляются по установленной форме (приложения 2 и 3). 

29. К описям дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов и итоговая запись. 

30. На титульном листе проставляются официальное наименование государственного архива, номер, название и изменения в названии архивного фонда; номер и название описи дел, крайние даты включенных заголовков дел, место и год составления описи. 

31. В предисловии за период, охватывающий крайние даты включенных дел, излагаются сведения об образовании, реорганизации (ликвидации), задачах, функциях, структуре организации и изменениях в них со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые данные архивных документов; информационном содержании дел, особенностях их формирования и систематизации; физическом состоянии и месте хранения описанных дел. 

32. В опись дел постоянного хранения включаются заголовки дел, отнесенных к составу Национального архивного фонда, в том числе личных дел руководителей организаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан, а также документов, имеющих в номенклатуре дел организации отметку "ЭПК". 

33. Систематизация заголовков в описи дел постоянного хранения определяется хронологически-структурным и номинально-логическим классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения, внутри каждого года - в соответствии со структурой, установленной учредительными документами, внутри каждого структурного подразделения - в порядке их расположения в номенклатуре дел организации. 

Для организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения, систематизация определяется хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) классификационным признаком: заголовки группируются по году заведения дела, внутри каждого года - по направлениям деятельности организации в порядке убывания их важности.