Документ на русском языке

Единая система конструкторской документации ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ГОСТ 2.501-88 (CT СЭВ 159-83)

Unified system for design documentation Registration and storage rules

Редакция с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.06.2010 г.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам

ИСПОЛНИТЕЛИ

В.Ф. Курочкин, канд. техн. наук; П.А. Шалаев, канд. техн. наук; Б С. Мендриков; С.С. Борушек; Е.А. Лобода; В.Г. Мартынов; Л.Д. Амирджанянц; А.Ю. Воронова

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 17.03.88 № 614

Дата введения 01.01.89

3. Пункт исключен (см. сноску)

4. ВЗАМЕН ГОСТ 2.501-68, ГОСТ 3.1111-77 (в части разд. 2)

5. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Переиздание. Октябрь 1988 г.

Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов выполненных в бумажной и электронной формах (далее - документы) изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.

1.2. Все имеющиеся на предприятии'' подлинники, дубликаты и копии документов (далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд. 2 и приложением 2.*

1) '' Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.

2) Знаком «*» отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;

- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102-68 и ГОСТ 13.1.002-80.*

Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.*

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

- инвентарный номер документа;

- дата регистрации;

- обозначение документа;

- наименование;

- число листов в документе;

- формат документа по ГОСТ 2.301;

- кем выпущен документ;

- подпись о приемке документа на хранение;

- примечание (при необходимости).

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер.*

2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.