УТВЕРЖДАЮ Директор Центрального государственного архива Республики Казахстан Р. Сариева от "14" июля 1999 г.

Важнейшим условием оптимизации состава и содержания документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, создания полноценной источниковой базы, всесторонне и объективно отражающей историю развития государства и общества, является определение источников комплектования государственных архивов страны.  

Обретение Казахстаном государственности, изменения, произошедшие в общественно-политическом строе, коренные преобразования в экономической, социальной и политической сферах привели и приводят к возникновению новых видов учреждений, организаций, предприятий, общественных объединений и партий (далее организаций), в деятельности части из них создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение. Принятие Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" дает реальную правовую базу для взаимодействия государственной архивной службы и юридических лиц всех организационно-правовых форм по обеспечению документального историко-культурного наследия народа.

Основными задачами настоящих Методических рекомендаций являются определения:  

- критерий отбора источников комплектования государственных архивов всех уровней; 

- критерий распределения источников комплектования между государственными архивами всех уровней;  

- форма приема документов от источников комплектования;  

- порядок включения новых организации в Список источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов.  

Автор не рассматривает вопросы, связанные с комплектованием документами личного происхождения, так как данное направление деятельности имеет самостоятельное значение и требует отдельного научно-методического обеспечения.  

Структурно Методические рекомендации состоят: из вводной части; основной части, описывающей критерии отбора источников комплектования, распределения источников комплектования, определяющей формы приема документов, порядок включения организаций в Список источников и потенциальных источников комплектования; заключения; списка использованной литературы. В конце приводятся необходимые приложения к документу.  

Методические рекомендации могут быть использованы в практической работе государственных архивных учреждений по уточнению и ведению конкретных Списков источников и потенциальных источников комплектования, разработке адаптированных к местным условиям нормативно-методических разработок по отбору документов организаций на государственное хранение.

1.1. Под дефиницией "Определение источников комплектования государственных архивов" понимается:  

- изучение структуры и организационной основы отраслевой системы (организации); 

- анализ основных направлений деятельности отраслевой системы (организации), определение состава и содержания образующегося в ее деятельности комплекса документов;  

- определение формы приема документов от организаций, включенных в Список источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов; 

- проведение необходимого комплекса практических мероприятий по включению организации в Список источников и потенциальных источников комплектования государственного архива.  

1.2. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы или конкретной организации, дислоцированных в зоне комплектования конкретного государственного архивного учреждения, предусматривает их выявление, определение основной миссии, целевого назначения, круга решаемых задач, возложенных функции, рамок компетенции.  

1.3. В ходе изучения необходимо ознакомиться с документами, раскрывающие вопросы, изложенные в п. 1.2.:  

- нормативными правовыми актами (законы Республики Казахстан, Указы Президента Республики Казахстан, постановления и распоряжения Правительства Республики Казахстан, решения акимов, приказы и т.д.), на основании которых образовалась (преобразовалась) отраслевая система или организация;  

- организационно-распорядительными, нормативными, методическими документами (положения, уставы и т.д.), определяющими функции и задачи отраслевой системы или организации;  

- общей и специальной (отраслевой, ведомственной) литературой.  

1.4. При изучении необходимо консультироваться с ведущими специалистами отрасли (организации), просмотреть необходимые материалы министерств, ведомств, аппаратов акимов, местных финансовых, юридических, статистических и других органов. Выявление рекомендуется проводить на основании Примерного списка видов учреждений, организации и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов (Алматы, 1999), соответствующих классификаторов и перечней, изданных Агентством Республики Казахстан по статистике.  

1.5. В ходе изучения структуры и организационный основы очень важно выявить все направления деятельности отраслевой системы (организации), ее организационно-правовую форму, наличие филиалов (отделений, дочерних структур и их юридический статус).  

1.6. При отнесении конкретной организации, имеющей разноплановые функции (например, производственные, управленческие, торгово-посреднические, научно-методологические и т.д.), к той или иной отрасли народного хозяйства необходимо выявить доминирующее направление ее деятельности. В дальнейшем рекомендуется регулярное изучение генезиса функции организации, т.к. в условиях рыночной экономики и постоянного изменения конъюнктуры спроса их иерархия может существенно измениться, что должно найти адекватное отражение в Списке источников и потенциальных источников комплектования.  

1.7. Важным и необходимым этапом работы является изучение характера документирования в отрасли (организации), движения и распределения документной информации, ее поглощаемости и повторяемости. В этих целях анализируется состав и содержание управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и машиночитаемой документации, особенности документирования и документационного обеспечения управления. Изучение комплекса документов целесообразно начинать с ведущей, головной, т.е. основной организации системы, расположенной в зоне комплектования архива. Если в зоне комплектования дислоцированы несколько организаций одного вида (разновидности), то в качестве базовой организации можно выбрать одну или несколько из них, являющихся наиболее характерными. При выявлении и отнесении документов в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан необходимо использовать действующие перечни типовых документов с указанием сроков хранения, отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения, примерные, типовые, конкретные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, директивные указания республиканского уполномоченного органа управления архивами и документацией, рекомендации специалистов из числа работников изучаемой отрасли (организации).

2.1. К критериям определения источников комплектования государственных архивов относятся:  

- значение организации в отраслевой системе;  

- полнота отражения документационной информации в фонде другой, как правило, вышестоящей организации.  

2.2. Значение организации в отраслевой системе определяет ценность создаваемого в ее деятельности комплекса документов. 

2.3. Критерий значения организации в отраслевой системе предполагает определение:  

- правового статуса организации;  

- возложенной на нее миссии, функционально-целевого назначения;  

- уровня организации в отраслевой системе.  

2.3.1. Правовой статус организации характеризует ее с точки зрения юридической самостоятельности и организационно- правовой формы.  

Для организаций, состоящих на учете в Комитете регистрационной службы Министерства юстиции Республики Казахстан и его подведомственных структурах, характерны наличие нормативных правовых актов об их образовании (реорганизации), возложенной миссии, выполняемых задач и функций, пределах компетенции (законы, указы, постановления, решения, уставы, положения, приказы и т.д.), самостоятельного баланса (сметы, бухгалтерской отчетности, расчетного счета в банке), штатного расписания, печати, углового штампа, официальных бланков на организационно-распорядительную документацию.  

Организационно-правовая форма юридического лица выступает в зависимости форм собственности в виде:  

- органов управления (высших государственных и местных);  

- государственных предприятий (на правах хозяйственного ведения или казенных), находящихся в республиканской или коммунальной собственности;  

- хозяйственных товариществ в форме полного, коммандитного товарищества, товарищества с ограниченной ответственностью, товарищества с дополнительной ответственностью, акционерных обществ различных типов;  

- производственных кооперативов, объединений;  

- некоммерческих учреждений, общественных объединений, фондов, партий, потребительских кооперативов, ассоциаций (союзов) и т.д. 

На основе всей совокупности критериев к числу источников комплектования могут быть отнесены, как правило, только организации, являющиеся юридическими лицами.  

Важное значение имеет определение положения организации, входящей в состав различных объединений. В том случае, если организация является юридическим лицом, то она, с учетом всех установленных критерий и факторов, вносится в Список источников и потенциальных источников комплектования как самостоятельная единица. При отсутствии статуса юридического лица документы организации принимаются в составе фонда аппарата управления или объединения.  

2.3.2. Миссия и функционально-целевое назначение организации определяется прежде всего ее принадлежностью к органам управления либо к производственной (не относящейся непосредственно к управленческой) деятельности.  

В деятельности органов управления, осуществляющих функции руководства, контроля, планирования, учета, отчетности в наиболее полном объеме откладывается документация об основных направлениях и результатах деятельности организаций системы. Поэтому органы управления в первую очередь подлежат включению в состав источников комплектования. Необходимо учесть, что иногда функции руководства могут быть возложены на организации производственной сферы. Например, Республиканская санэпидемстанция, Центральный государственный архив Республики Казахстан (с 1996 по 1999 гг.) и т.д.  

При определении источников комплектования на основании критерия значения организации необходимо иметь в виду, что существует различие в степени и характере участия каждого вида организации в решении поставленных перед отраслью задач. Отсюда вытекает необходимость четкой дифференциации организации по признакам их функционального назначения и конкретного вклада в деятельность отрасли в целом. В соответствии с этим выделяют основные, вспомогательные и обслуживающие организации.