Работа по исполнению запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа, является одним из основных направлений деятельности государственных архивов Республики Казахстан.  

Настоящая Инструкция разработана с целью содействия архивным учреждениям Республики Казахстан в правильной и своевременной организации исполнения запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа, а также дальнейшего совершенствования этой работы.  

1. Государственные архивы Республики Казахстан исполняют поступающие из-за рубежа запросы социально-правового характера по обеспечению прав и законных интересов граждан Республики Казахстан, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих за пределами Республики Казахстан.  

2. Запросы социально-правового характера физических и юридических лиц в архивные учреждения Республики Казахстан поступают по следующим каналам:  

- из Министерства иностранных дел Республики Казахстан;  

- из посольств и консульств иностранных государств, аккредитованных в Республике Казахстан;  

- из других министерств и ведомств Республики Казахстан и подчиненных им организаций;  

- непосредственно от физических или юридических лиц государств, с которыми Республика Казахстан имеет соответствующие договоры или соглашения о правовой помощи (в частности, от нотариальных офисов, общественных организаций США, Государства Израиль, Федеративной Республики Германии, Республики Польши и др., занимающихся вопросами выплаты компенсаций лицам, пострадавшим в годы Второй мировой войны).  

3. Запросы поступают в виде анкет установленного образца, нот, писем, заявлений, в которых должны быть следующие данные: фамилия, имя, отчество; год, месяц, число, место рождения (город/село, район, область, край, республика); национальность, гражданство; название и адрес предприятия, учреждения, в котором работал заявитель, должность, время работы; для какой цели требуется документ; точный адрес заявителя).  

Анкеты, ноты, письма, заявления с неполными данными к исполнению не принимаются и возвращаются адресату (МИД РК, соответствующим посольствам, консульствам, ведомствам).  

4. Исполнение запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа, организуют Комитет по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан, а на местах - органы управления архивами и документацией областей, г. Астаны, государственные архивы Мангистауской, Североказахстанской областей и г. Алматы.  

Непосредственное исполнение запросов осуществляется государственными архивами Республики Казахстан.  

5. Государственные архивы Республики Казахстан исполняют запросы по истребованию документов о трудовой деятельности, размерах заработной платы, образовании, награждении, присвоении ученых степеней и званий, участии в работе общественных организаций, несчастных случаях на производстве, нахождении на излечении, пенсии, эвакуации, депортации, спецпоселении, нахождении в трудовой армии, пребывании в местах лишения свободы, имущественных правах, установлении родственных связей, возраста (на основании церковно-приходских книг с записями актов гражданского состояния, нехозяйственных книг сельских советов), генеалогии, проживании в зонах экологического бедствия и других документов, касающихся обеспечения прав и законных интересов граждан.  

К исполнению принимаются запросы только о фактах и событиях, произошедших на территории Республики Казахстан.  

6. Запросы социально-правового характера, поступающие из-за рубежа и не относящиеся к компетенции архивных учреждений Республики Казахстан, направляются:  

- по истребованию свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в Министерство юстиции Республики Казахстан или непосредственно в областные, районные органы ЗАГСа;  

- по розыску граждан в Национальный Комитет Общества Красного Полумесяца и Красного Креста Республики Казахстан или его региональные отделения, органы милиции по месту жительства;  

- по истребованию подлинных документов, подтверждающих обучение и окончание иностранными гражданами учебных заведений, дающих высшее и среднее профессиональное образование, в Министерство образования и науки Республики Казахстан;